Amplíe el valor de Microsoft Dynamics GP con reportes de nube híbrida

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Amplíe el valor de Microsoft Dynamics GP con reportes de nube híbrida

Hay alrededor de 40.000 clientes de Microsoft Dynamics GP en todo el mundo y muchos de estos no planean hacer el cambio a la nube todavía. Sin embargo, si usted es uno de ellos, ¡esto no significa que su empresa no pueda empezar hoy a aprovechar las modernas soluciones de reportería basadas en la nube para impulsar decisiones más rápidas y mejores para usted y su equipo de administración!

¿No han estado disponible informes basados en la nube para ERP locales durante mucho tiempo?

Sí, proveedores como Prophix, Solver, Vena,  Adaptive Insights o Planful (anteriormente Host Analytics) han ofrecido tanto reportes financieros basados en la nube como presupuestos durante años. Sin embargo, todos estos proveedores tienen arquitecturas típicas de administración del rendimiento corporativo (CPM) que requieren que los datos se carguen desde el ERP local a la herramienta de CPM en la nube antes de que el usuario pueda ejecutar informes.

El proceso requiere “refrescar” los datos de la base de datos ERP hacia la base de datos CPM, lo que significa que los datos que los usuarios ven en los informes no son en tiempo real. Esto también significa que el desglose de cualquier número es solo tan detallado como los datos de nivel más bajo que se cargaron en la base de datos de CPM en la nube.

Sus ejecutivos a menudo están de acuerdo con esto porque desean esperar para su análisis de reportes hasta que el equipo de contabilidad haya cerrado los libros. Sin embargo, el equipo de contabilidad que está registrando transacciones en el sistema ERP casi siempre prefiere reportes en el ERP en tiempo real porque quieren ver inmediatamente el impacto de las entradas diarias en sus reportes. No desean tener que actualizar los datos en una base de datos de reportes de CPM primero y, después, esperar un minuto, diez minutos o significativamente más tiempo para ejecutar reportes después de que los datos se hayan transferido a la herramienta CPM.

¿Cómo obtengo informes reales en vivo para mis datos de Dynamics GP en servidor privado?

La respuesta obvia es usar un escritor de informes local como la herramienta Management Reporter predeterminada, GP Report Writer, Smartlist o SQL Reporting Services (SSRS). Sin embargo, aunque ninguna de estas herramientas es inferior a lo que ofrecen otros sistemas ERP, y han envejecido “con gracia”, simplemente no son comparables con muchas herramientas modernas de reportes en la nube.

Las principales debilidades de las herramientas de informes locales incluyen:

  • No es particularmente fácil de usar para el personal de contabilidad que diseña reportes.
  • Falta de formato simple y profesional.
  • Normalmente requiere VPN o Terminal Server para conectarse a Dynamics GP y ejecutar reportes desde fuera de la red de la oficina.
  • Mantener varios escritores de reportes para diferentes datos (por ejemplo, Management Reporter para informes de libro mayor y GP Report Writer y SSRS para reportes de subcapas).

Con el fin de superar estas debilidades y ayudar a los clientes de GP a maximizar el valor de sus datos con herramientas modernas para reportes basadas en la nube, Solver ha lanzado lo que denominan “Informes híbridos en la nube”. Esta es una tecnología de integración única que le permite:

  • Utilizar su navegador web para ejecutar informes con formato hermoso (parece formato de Excel).
  • Beneficiarse de reportes en tiempo real sobre sus datos de GP sin ninguna transferencia de datos a una base de datos de informes independiente.
  • Desglose de cualquier número del reporte directamente en los datos transaccionales subyacentes de GP.
  • Fácil acceso por medio de Internet en navegador sin necesidad de VPN o software como Terminal Server.
  • Entrar presupuestos desde formularios fáciles de usar (se parece a Excel) en la nube y almacene las transacciones directamente en la tabla de presupuestos en Dynamics GP.

En otras palabras, ahora sus contadores y sus usuarios finales de reportes obtienen lo mejor de dos mundos solo necesitando un navegador web para ejecutar informes en vivo a GP y analizar.

A continuación, se muestra un diagrama de arquitectura simple para explicar cómo funciona:

Reportes Financieros Dynamics GP

 

¿Qué pasa con los presupuestos y los pronósticos?

Al igual que muchas otras soluciones de CPM basadas en la nube, Solver también ofrece presupuestos y pronósticos. Con la nueva tecnología Hybrid Cloud y el módulo de planificación basado en la nube de Solver, los usuarios pueden almacenar datos presupuestarios directamente desde los formularios de presupuesto de Solver en la nube, en la tabla de presupuesto de libro mayor en Dynamics GP.

Por lo tanto, si tiene problemas con hojas de cálculo manuales basadas en Excel para sus presupuestos, puede ahorrar mucho tiempo eliminando los correos electrónicos de archivos entre usuarios, la vinculación entre hojas de cálculo y estableciendo mejores controles para todo el proceso presupuestario con flujos de trabajo y aprobaciones.

Por ejemplo, los usuarios pueden acceder a formularios presupuestarios con su explorador e instantáneamente, hasta que usted cierre el proceso presupuestario, actualizar el presupuesto de su departamento en Microsoft Dynamics GP. Dado que las actualizaciones de Solver Hybrid Cloud son en tiempo real, los reportes se pueden ejecutar inmediatamente para ver el impacto de estos cambios en el presupuesto.

Disfrute de decisiones más rápidas y mejores en la década de los 2020s

Empresas como Solver, Prophix, Vena, Adaptive Insights y Planful están impulsando la tecnología de planificación y generación de reportes basados en la nube de próxima generación. Sin embargo, con la falta de reportes en vivo y la reescritura del presupuesto en tiempo real a sistemas ERP locales como Microsoft Dynamics GP, los contadores y los usuarios de ERP muy activos se han quedado con sus herramientas heredadas para satisfacer sus necesidades de informes en tiempo real.

Con el lanzamiento de Solver Hybrid Cloud para Microsoft Dynamics GP, estos usuarios ahora obtienen lo mejor de ambos mundos y pueden empezar liderar los años 2020s al permitirse a sí mismos y a otros usuarios tomar decisiones más rápidas y mejores.  Obtenga más información sobre los beneficios de elegir las soluciones de  CPM de Solver poniéndose en contacto con nosotros hoy mismo o solicitando una demostración.

 

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¿Reportes financieros en Power BI o en una solución de gestión de rendimiento corporativo?

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Si busca crear y mantener informes financieros dentro de una herramienta de visualización, la respuesta debe ser simple. Use Power BI para sus paneles y use una solución moderna de gestión del rendimiento corporativo (CPM) basada en la nube para sus reportes financieros.

Comencemos con algunas definiciones: Power BI pertenece a una categoría que normalmente se conoce como Business Intelligence (BI), mientras que las herramientas de consolidación e informes financieros diseñadas con un propósito pertenecen a una categoría denominada Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM). En la categoría BI también encontrará otras soluciones conocidas como  Tableau  y  Domo. Aunque hay excepciones, en su mayoría, las herramientas de BI están diseñadas específicamente para paneles con visualizaciones enriquecidas y cada vez más infundidas con capacidades de inteligencia artificial (IA). Las soluciones de CPM, por otro lado, están diseñadas específicamente para que los equipos de contabilidad consoliden datos financieros y produzcan informes financieros con formato profesional, como los estados de pérdidas y ganancias, balance y flujo de efectivo. La mayoría de las soluciones de CPM también ofrecen módulos de presupuestación y, en los últimos años, la capacidad de realizar una planificación sofisticada, como la pronosticación y el modelado de ventas.

Por lo tanto, si la diferencia entre BI y CPM es tan clara, ¿por qué “Reportería financiera en Power BI o en una solución de Gestión de Rendimiento Corporativo” es entonces un tema que vale la pena cubrir en un blog? Bueno, con el rápido aumento de la popularidad de Power BI y sus principales competidores, ha surgido un ejército de consultores. Y, con una herramienta fuerte y flexible como Power BI, un consultor con las habilidades técnicas adecuadas puede hacer que casi cualquier cosa, incluidos los informes financieros formateados, se vean bien. Muchas empresas han caído en esta trampa últimamente, con la esperanza de que su suscripción a Power BI también pueda encargarse de su proceso de informes financieros. Y, cuando le preguntas a un consultor calificado y motivado por los ingresos: ¿Puedes hacer eso? Lo más probable es que usted obtendrá un “¡Sí!” y después de varias semanas… o    varios meses y una factura de consultoría considerable, es posible que tenga informes financieros atractivos en Power BI. Pero, por muy emocionados que estén sus ejecutivos de tener un único portal basado en la nube tanto para los cuadros de control como para los informes financieros, para la mayoría de los ejecutivos financieros esto tiende a convertirse en una pequeña pesadilla. ¿Por qué?

Porque ni Power BI ni sus competidores de BI se diseñaron nunca para administrar un proceso de informes financieros. El resultado es una gran cantidad de codificación y hacking detrás en el lenguaje de programación de PowerBI. Por supuesto, si está listo para contratar a un experto técnico o mantener a su consultor de Power BI permanentemente retenido para manejar los cambios de modelo a medida que crece su plan de cuentas, sus roll-ups cambian o necesita escribir un nuevo informe, podría sobrevivir por un tiempo. Pero eventualmente, con 99% de certeza, estará de vuelta en Excel haciendo sus informes financieros donde su equipo de contabilidad se siente cómodo con fórmulas y formato, o implementará una solución de CPM que está diseñada para facilitar el proceso de informes financieros y para entregar estados financieros con formato profesional. Eventualmente, probablemente también moverá su proceso de presupuestación a la herramienta CPM y lo ejecutará todo en la nube.

Ahora, no tiene que ser una o la otra. Un número cada vez mayor de proveedores de CPM ofrece integraciones preconstruidas a las principales herramientas de BI como Power BI. Dos de estos proveedores son Solver  y  Prophix. Por  ejemplo, Solver es similar a Power BI en que es una plataforma basada en la nube de Azure y viene con un conector preconstruido a Power BI. A continuación, se muestra un ejemplo de una comparación entre Power BI y Solver.

CPM vs BI

La tabla muestra claramente que las empresas que buscan tanto paneles como reportes financieros deben usar una herramienta de BI para sus paneles y una herramienta de CPM para sus reportes financieros. Ninguna de las dos herramientas reemplaza a la otra.

A medida que las organizaciones se preparan para lo que pueden ser los “clamorosos 20s”, tener las herramientas adecuadas para el trabajo podría ser uno de los movimientos estratégicos más inteligentes que un equipo de administración puede hacer. Por otro lado, tratar de encajar una clavija cuadrada en un agujero redondo, podría conducir a la frustración, retraso en la presentación de informes y dinero perdido. Hoy en día se acepta cada vez más que “los datos son el nuevo oro” y armado con Power BI integrado con la mejor solución de CPM de su clase, ambos corriendo en la nube, es muy probable que esté un paso más cerca del éxito y el liderazgo de la industria en los próximos años.

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Cómo Volver a Pronosticar Rápidamente el Presupuesto de la Empresa Cuando Sucede lo Inesperado

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Cómo volver a pronosticar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es fácil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy rápido.

¿Cómo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?

A veces ocurren eventos inesperados y está claro que el rendimiento real de la empresa se está moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensación de empleados
  • Una descomposición financiera detallada de los objetivos estratégicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas señales de que su presupuesto se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administración comenta por qué se está produciendo una desviación del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzará a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es “inútil” o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pronóstico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la próxima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pronósticos.

Las técnicas de pronosticación de otras compañías solo incluyen una única versión presupuestaria anual como línea de base, y para estas empresas volver a pronosticar “forzadamente” debido a eventos inesperados podría implicar muchos más brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del próximo año
  2. Dejar el presupuesto tal cual está y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del año y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pronóstico.

La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo sólo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y algunas veces también para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de cálculo y luego volver a importar el pronóstico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y más grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por división o departamento. Estas empresas tienen o muchos más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.

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¿Cómo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pronóstico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa está usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto último es que el nuevo pronóstico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llevó a la volver a realizar el pronóstico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevaría a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestación y los pronósticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos está altamente controlado por fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticación puede calcular rápidamente todas las entradas necesarias automáticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducción/aumento en el número de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificación Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • Análisis de qué pasaría si, ‘what if’

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Independientemente de cómo lo llame y del tipo de herramienta de planificación que utilice, un modelo de pronóstico automatizado puede volver a crear un pronóstico completo en minutos u horas frente a días o semanas con métodos manuales.

Un modelo automatizado también le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pronóstico “Mejor caso”, “Peor caso” o “Probable”, puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pronóstico. En su lugar, reemplace la versión presupuestaria “Probable” por el escenario “Mejor caso” o “Peor caso” y ya está listo.

Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y éste volverá a calcular y a almacenar las transacciones de pronóstico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compañía tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pronóstico presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisición de un competidor. La planificación reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de su organización.

 

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Como elegir el mejor proveedor de CPM para sus necesidades de reportes financieros y presupuestos

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Sales Analysis Dashboard

Como elegir el mejor proveedor de CPM para sus necesidades de reportes financieros y presupuestos

¿Por qué las empresas están actualizando de hojas de cálculo a Gestion del Rendimiento Corporativo –Corporate Performance Management (CPM)?

Normalmente hay dos o tres motivadores claves por los que una organización comienza a buscar la solución de Gestión del Desempeño Corporativo (CPM):

1) La dificultad de en la presentación de informes manualmente o la presupuestación en la hoja de cálculo se está convirtiendo en una carga importante para el equipo financiero.

2) La administración ve una ventaja estratégica en la automatización de los procesos de informes, planificación y análisis para impulsar mejores y más rápidas decisiones que los competidores.

3) La empresa está migrando a un sistema ERP en la nube y también quiere actualizar los informes y la presupuestación a la mejor solución en la nube.

Sin embargo, ya sea para mejorar la eficiencia, las iniciativas estratégicas o la migración a la nube lo que impulsa la decisión de encontrar una solución de CPM, hay muchos obstáculos que se pueden evitar y así aumentar las posibilidades de éxito y un buen retorno de la inversión (ROI). Algunos de estos se discuten a continuación.

¿Por qué es importante seleccionar cuidadosamente a los proveedores de CPM?

  • Mercado de miembros y adquisiciones turbulento (M&A)

Al examinar ejemplos históricos, la mayoría de las veces cuando un proveedor es adquirido esto termina teniendo resultados negativos para los clientes. La razón más típica por la que surgen problemas es que las empresas adquisidoras suelen ser mucho más grandes que la empresa objetivo y, por lo tanto, la política y otras prioridades internas de la empresa matriz tienden a alejar a los empleados, perturbar el enfoque del desarrollo del producto, aumentar los precios y mucho más. Eventualmente, muchos productos adquiridos mueren lentamente, y los clientes terminan cambiando de producto y proveedor. Comshare, Adaytum, SRC Software y Clarity fueron sólo algunos proveedores que sufrieron este destino durante la oleada de fusiones y adquisiciones que tuvo lugar en el espacio CPM hace 15-20 años. En los últimos 3 años, se ha venido produciendo otra oleada de fusiones y adquisiciones, incluyendo la compra de Adaptive Insight por Workday, una empresa de PE que compra Host Analytics a su antiguo inversor, Wolters Kluwer comprando Tagetik, y PE adquiriendo Insight Software comprando Jet Global, Atlas, BizNet y a otros jugadores.

  • Proteger la inversión financiera

Las soluciones de CPM en estos días están cada vez más basadas en la nube y los clientes pueden registrarse por uno o más años de suscripción en lugar de tener que comprar el software por adelantado. Sin embargo, incluso si una suscripción es razonable, la cantidad de tiempo y esfuerzo requerido por el personal interno, a menudo con la ayuda de costosos consultores, para poner en marcha una solución de CPM completamente en funcionamiento con los informes, el modelo presupuestario y los paneles de visualización que necesita la administración puede ser muy significativo. Es de esperarse entre veinte mil dólares hasta varios cientos de miles de dólares en costos directos e indirectos para implementaciones completas. En otras palabras, elegir el proveedor y el producto adecuados conllevan un costo mucho mayor que simplemente el valor de un año de suscripción.

  • Proteger su trabajo

Si bien una buena selección de proveedores y una implementación exitosa pueden traer un beneficio significativo para las carreras del equipo directivo a cargo del proyecto, también, puede ser todo lo contrario si no funciona bien. Además, el estrés y las largas horas que a menudo conllevan las implementaciones de software empresarial, en caso de que no terminen bien, pueden ser una cicatriz que le siga durante mucho tiempo en su carrera.

Factores clave de selección de proveedores

Mientras que algunas organizaciones tienen procesos de selección de software demasiado rígidos cuando evalúan nuevas soluciones de CPM, otras sufren el problema opuesto.  Algunos consejos simples de regla general pueden incluir:

  • Evitar las licitaciones (RFP): A menos que las licitaciones (RFP) sean simples y se centren en los factores importantes determinados por los usuarios de negocios, tienden a jugar favorabilidades basadas en quién escribió el RFP y a menudo se basan en plantillas con demasiadas preguntas que ahogan los elementos importantes en los temas mucho menos relevantes. Además, pocos miembros del equipo terminan leyendo todas las respuestas de RFP, y los proveedores tienden a interpretar las preguntas a su manera con el fin de proporcionar un número máximo de respuestas positivas.
  • Conozca lo que desea: Indique los objetivos clave y las necesidades críticas para los proveedores y exija que se cubran en demostraciones.
  • Integraciones de ERP preconstruidas: asegúrese de que los proveedores de CPM que mire tengan una integración preconstruida con su sistema ERP, e idealmente proporcionen conectividad tanto a las tablas de contabilidad como a las tablas de contabilidad secundarias para que pueda informar, explorar en profundidad y presupuestar tanto detalle como lo deseen sus usuarios empresariales.
  • Compatibilidad con las mejores herramientas de visualización: en el pasado, la mayoría de los proveedores de CPM desarrollaron sus propias herramientas de visualización, a menudo muy limitadas. El resultado ha sido que muchas organizaciones, por lo tanto, también compraron las mejores herramientas de visualización para servir a otros usuarios y otras fuentes de datos en la empresa. Sin embargo, con el auge de soluciones avanzadas de visualización como Power BI y Tableau de Microsoft (adquiridas por Salesforce en 2019), la nueva tendencia es que las soluciones de CPM se centren en sus capacidades principales de generación de informes, consolidaciones y planificación y, en su lugar, entregan sus datos a las mejores soluciones de visualización según las integraciones que tengan preconstruidas.
  • Listo para la nube: Aunque muchas empresas siguen ejecutando varios de sus sistemas empresariales críticos en servidores locales, la tendencia de la nube es clara y las soluciones de CPM son generalmente más fáciles de administrar en la nube, con actualizaciones automatizadas, versiones frecuentes e interfaces fáciles de usar. Algunos, como Solver, incluso pueden consultar ciertos sistemas ERP locales en vivo desde la nube, proporcionando a los contadores información en tiempo real y profundizando directamente en su ERP. Asegúrese de que la solución de CPM que observa se ha diseñado para la nube y y que se trata de una arquitectura local “antigua” y de un solo inquilino que el proveedor aloja en algún lugar de la nube.
  • Estabilidad del proveedor: Como se discutió al principio de este blog, ha habido una enorme cantidad de adquisiciones en la industria de CPM en los últimos años, y la mayoría de los proveedores que no han sido adquiridos por un proveedor más grande, tienen fuertes inversiones de Private Equity (PE). Ejemplos son Vena,  Board  y   Excepciones notables a esto son  Prophix  y  Solver. Las empresas de PE generalmente quieren el retorno de su inversión dentro de los próximos 4-5 años después hacer su inversión para que puedan proporcionar rendimientos reales a sus inversionistas, y eso a menudo significa que los clientes encontrarán a su proveedor cambiando de propietario de nuevo, a menudo con el aumento de precios resultante y el enfoque de desarrollo cambiante.

Séa estratégico

Ya sea por la gran cantidad informes de hojas de cálculo y la dificultad que conlleva la presupuestación o encontrar una pista táctica para ventajas competitivas con una toma de decisiones más rápida y mejor lo que impulsa su búsqueda de una solución de CPM, un consejo final es ser estratégico al respecto. No vea una solución de CPM como una cura temporal, en vez de esto, vea esta tecnología por lo que puede ser cuando se elige e implementa correctamente con cuidado; una de sus herramientas de toma de decisiones más importantes que puede ayudar a impulsar el crecimiento y el éxito de su organización en los 2020s.

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