Cómo la Federación Judía Asociada de Baltimore modernizó la elaboración de presupuestos con Solver

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En realidad, solo hemos integrado Sage Intacct con Solver. Los tipos de datos integrados fueron el libro mayor, el detalle del libro mayor, las nóminas, los proyectos, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. No hubo otras fuentes de datos aparte de esas.

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Nuestra organización es una red de organizaciones de servicios sociales que prestan servicio a la comunidad judía y al área metropolitana de Baltimore, además de atender intereses y comunidades a nivel global.

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Recibimos una demostración de RSM sobre Solver mientras estábamos elaborando la solicitud de propuestas para Intacct, y Solver era el único servicio que parecía que iba a satisfacer nuestras necesidades en materia de informes y presupuestos.

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Y eso fue parte de lo que nos llevó a buscar una nueva solución de generación de informes y planificación presupuestaria, ya que lo que teníamos antes era más fragmentado y manual, y buscábamos algo que nos permitiera optimizar y automatizar los procesos. Habíamos visto la demostración y, realmente, era el único software capaz de satisfacer esas necesidades.

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Las funciones de generación de informes satisfacen nuestras necesidades y son muy sólidas. Es difícil aprender a utilizarlo y hacer que funcione para nosotros.

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La versión estándar tampoco nos habría servido. Por eso, el equipo de Solver RSM fue fundamental a la hora de personalizar ampliamente el entorno para nosotros, y seguimos recurriendo a ellos constantemente para que nos ayuden con el diseño.

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Antes no contábamos con ningún software de elaboración de presupuestos. Así que Solver nos está agilizando ese proceso, lo cual ha sido de gran ayuda.

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En cuanto a las limitaciones o aspectos mejorables, ha habido problemas de comunicación entre Intacct y Solver, entre los programas, y a veces eso nos impide confiar en que los datos de Solver estén actualizados.

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Esto se debe a la gran cantidad de datos que se importan a Solver y a que no siempre se nos notifica de las actualizaciones en Intacct o en el propio Solver que pueden afectar a las actualizaciones nocturnas.

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Solver ha mejorado nuestros procesos empresariales críticos. Nos ha permitido pasar de elaborar presupuestos en archivos de Excel independientes a poder colaborar con los jefes de departamento y con diferentes entidades en la elaboración de los presupuestos.

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Aún no hemos terminado de crear todos los informes que necesitamos para optimizar por completo el proceso presupuestario. Pero lo que tenemos hasta ahora nos ha ayudado enormemente en cuanto a tiempo y optimización.

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En cuanto a las mejoras en los procesos o a los detalles de la optimización, las plantillas de presupuesto personalizadas han sido realmente fundamentales.

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Sin duda, hemos personalizado Solver. RSM nos ha creado plantillas presupuestarias personalizadas, informes y una estructura de datos específica para nuestra organización y para cada una de nuestras entidades.

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Tenemos un entorno complejo porque contamos con muchas entidades diferentes con necesidades distintas. Así que, sin duda, se trató de una solución a medida.

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Y el motivo de esa personalización fue que Solver, tal y como venía de fábrica, no satisfacía las complejas necesidades de nuestro sistema multiinstitucional. Teníamos muchas dimensiones y utilizaciones diferentes, incluidos distintos ejercicios fiscales.

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Así que, sin duda, era necesario personalizarlo.

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Así pues, las principales ventajas que hemos observado desde que implementamos Solver, especialmente en cuanto al ahorro de tiempo…

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Se ha agilizado todo el proceso presupuestario. Ahora es posible generar los estados financieros consolidados en un solo informe y hacerlo muy rápido.

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Nos permite ver la información en cualquier estado, como por ejemplo «contabilizada», «sin contabilizar», «borrador» y «enviada», algo que antes no podíamos hacer. Y podemos generar estados financieros de esa manera, lo cual resulta increíblemente útil.

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Los usuarios de Solver son el equipo financiero de cada organismo, y pronto ampliaremos su uso a los jefes de departamento para la elaboración de informes y presupuestos, lo que aumentará considerablemente la productividad.

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Y Solver ha permitido, sin duda, unos procesos más colaborativos y optimizados. Una vez más, estamos muy ilusionados por ponerlo a disposición de todos nuestros jefes de departamento para que puedan introducir datos en las plantillas presupuestarias y optimizar realmente ese proceso, haciéndolo más colaborativo.

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En cuanto a nuestros planes futuros de planificación y análisis financieros, y a la expansión de Solver, nos gustaría poder automatizar más procesos y seguir programando informes, así como conseguir que más usuarios sepan cómo elaborar informes.

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También queremos crear algunos informes de panel de control de los que aún no disponemos.

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En cuanto a la ampliación o extensión del uso de Solver, nos gustaría ampliar la base de usuarios para que puedan acceder a su propia información, o para que haya más usuarios de los que tenemos actualmente.

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Y otros planes adicionales de personalización e integración: estamos trabajando con RSM para personalizar las plantillas de presupuesto de las entidades restantes y tenemos previsto ampliar la recuperación de módulos adicionales de información de Intacct.

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Sin embargo, no tenemos previsto realizar ninguna integración adicional.

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En este momento, resulta difícil cuantificar el retorno de la inversión en términos de horas ahorradas, reducción de riesgos o aumento de la eficiencia. Aún no disponemos de esa métrica.

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Así que las respuestas a las preguntas sobre la precisión de los datos, la toma de decisiones e incluso los beneficios no financieros… simplemente aún no las hemos evaluado. Pero esos beneficios existen; simplemente aún no disponemos de métricas al respecto.

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Nuestro equipo de implementación y de proyecto fue fantástico. Dedicaron mucho tiempo a comprender nuestras complejas necesidades y a crear y personalizar un entorno que pudiéramos utilizar de verdad y del que pudiéramos obtener datos significativos.

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Por destacar algunos aspectos positivos: nuestro equipo de RSM se mostró muy disponible para impartir formación in situ, lo cual fue realmente clave.

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Al principio íbamos a realizar la formación en línea, pero la formación presencial fue realmente fundamental para nuestro éxito con Solver.

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En cuanto a consejos para otras organizaciones que estén considerando utilizar Solver, asegúrense sin duda de contar con un excelente equipo de implementación que les siga prestando apoyo durante su primer ciclo presupuestario y más allá.

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Creo que eso es realmente clave y una de las razones de nuestro éxito continuado.