Cómo Gardant simplificó la elaboración de informes sobre residencias para personas mayores con Sage Intacct

(0:07) Hemos integrado Sage Intact, que es nuestro software ERP.
(0:07) Lo tenemos como una integración nocturna.
(0:17) También usamos datos de Paycom, aunque no está integrado directamente.
(0:17) Tenemos a alguien en nuestro equipo que carga los datos después de cada nómina, así como otros datos internos que utilizamos.
(0:38) Nuestra empresa pertenece a la industria de residencias asistidas.
(0:38) Administramos diferentes comunidades en varios estados que aceptan Medicaid y pago privado.
(0:47) Cada comunidad tiene su propia contabilidad, nómina, etc.
(0:56) Por eso Solver es muy útil para consolidar esas distintas contabilidades.
(0:56) Cada una de las comunidades que administramos tiene su propia contabilidad.
(1:08) Así que queríamos tener un software que nos permitiera crear reportes donde pudiéramos ver cómo se comparan todas estas comunidades entre sí, y también proporcionar reportes consolidados para los propietarios que comparten varias comunidades.
(1:27) Solver nos ayuda con este problema.
(1:27) También queríamos tener un solo lugar donde se manejara el presupuesto.
(1:33) Así también podríamos comparar esos elementos y acudir a un solo lugar para ver las partidas del presupuesto.
(1:41) Antes, presupuestábamos en Excel y podían surgir muchos problemas por el trabajo manual.
(1:49) Solver ha sido excelente hasta ahora.
(1:49) Siento que nuestra capacidad para crear reportes y producirlos en beneficio de todas las operaciones de la empresa y de los distintos directores ejecutivos de las comunidades ha sido sobresaliente.
(2:11) No hemos recibido más que elogios por los reportes que entregamos.
(2:18) Somos una empresa en crecimiento.
(2:18) Por eso también se han incorporado personas nuevas al equipo a quienes estamos capacitando en Solver.
(2:25) Y creo que el hecho de que parte de nuestro equipo asista a la conferencia este año nos ayudará a aprender cómo usar mejor Solver y mejorar aún más nuestros reportes.
(2:41) La razón principal por la que elegimos Solver fue para resolver un problema de presupuestación que teníamos.
(2:51) Hacíamos el presupuesto de forma muy manual en Excel, y cualquier cambio requería abrir un archivo de Excel para cada comunidad, actualizarlo y volver a guardarlo.
(3:04) También había problemas cuando alguien hacía un ajuste o cambio manual en un presupuesto y eso podía descuadrarlo todo.
(3:11) Al tenerlo en Solver, tenemos control sobre ello.
(3:11) Podemos hacer ajustes una sola vez que impactan todos los presupuestos.
(3:18) También podemos extraer información y compararla.
(3:27) La simple capacidad de crear un reporte una vez y poder generarlo para varios meses con el mismo conjunto de datos ha mejorado enormemente la eficiencia.
(3:36) También hemos podido crear reportes para los grupos de propietarios, por los que no hemos recibido más que elogios.
(3:49) Así que la eficiencia y la puntualidad de estos reportes nos han ayudado muchísimo.
(3:49) Hemos creado nuestros propios reportes que benefician a nuestra empresa o responden a lo que la empresa necesita en cada momento.
(4:02) Los presupuestos están personalizados según cómo presupuestamos, cómo presentamos las partidas, etc.
(4:10) No creo que hayamos hecho personalizaciones en Solver, pero las plantillas son únicas para nuestra empresa y nuestras necesidades.
(4:33) Solver lo usa exclusivamente el equipo de análisis, pero podemos generar diversos reportes que ayudan mucho a nuestras operaciones.
(4:41) Hay diferentes aspectos que revisan en distintos momentos, y les gusta poder ver, especialmente los Trailing 12 (últimos 12 meses), de todas las comunidades que tienen contabilidades separadas en nuestro software contable.
(4:52) Podemos generar un reporte y entregárselo.
(4:56) Hay otros aspectos que les gusta comparar.
(4:56) Hemos comparado distintos presupuestos de comunidades que pertenecen al mismo grupo de propietarios para entender qué preguntas podrían tener sobre por qué una comunidad tiene mejor desempeño que otra.
(5:08) Actualmente, el equipo de análisis es quien tiene acceso a Solver.
(5:08) Sin embargo, extraemos datos para los distintos departamentos de Guardant, especialmente operaciones.
(5:22) La relación entre el equipo de análisis y operaciones es muy colaborativa.
(5:22) Trabajamos juntos constantemente para mejorar no solo las comunidades, sino también Guardant.
(5:35) Nos encanta poder crear un reporte que se va a usar y que, una vez guardado y publicado, otros miembros del equipo de análisis tengan acceso a él para generarlo y ejecutarlo, y que el mes siguiente sea tan sencillo como presionar “ejecutar”, exportarlo a Excel y enviarlo.
(5:54) No tenemos que volver a crear el reporte cada cierre de mes.
(5:54) Eso ya es una eficiencia en sí misma.
(6:00) Tenemos varios reportes para nuestra alta dirección que hemos ido afinando con el tiempo, y ahora las personas pueden ejecutarlos, generarlos y enviarlos a los altos ejecutivos para que vean cómo están las comunidades y nuestra empresa, y ellos valoran esta visión general que podemos ofrecerles.
(6:22) Actualmente usamos Solver solo para presupuestos y para algunos reportes de todo el portafolio.
(6:38) Creemos y definitivamente queremos ampliar el uso de Solver para pronósticos, manejo de múltiples versiones de presupuesto, etc.
(6:49) Los beneficios que hemos obtenido al usar Solver han sido significativos.
(6:49) Hay muchas eficiencias que se logran simplemente por tener todo en un solo lugar y poder crear un reporte una vez y ejecutarlo después.
(7:05) Antes habríamos tenido que recrear ese reporte una y otra vez, o exportar varios archivos para crear un solo reporte, así que poder tenerlo todo en uno nos ha ahorrado muchísimas horas.
(7:17) También ha habido una reducción de riesgos, ya que solo ciertas personas pueden tocar o modificar las fórmulas y ese tipo de cosas.
(7:32) Tener los datos concentrados en un solo lugar también nos ha beneficiado enormemente.
(7:32) He escuchado cosas maravillosas sobre Solver de personas fuera de nuestro equipo, personas de la empresa que están fuera del equipo de análisis y que ni siquiera lo usan.
(7:46) Saben lo que podemos hacer con él y hablan maravillas.
(7:53) Así que eso me parece algo maravilloso.
(7:53) Nuestro capacitador de Solver, John Stravos, fue excelente.
(8:06) No podría decir nada mejor de él.
(8:06) Siempre estuvo disponible para ayudarnos.
(8:06) Todos estábamos trabajando desde casa, manejando ese equilibrio y tratando de entender Solver, y John siempre estuvo dispuesto a tener una llamada con nosotros, revisar nuestros problemas en su propio tiempo y darnos una respuesta.
(8:18) Recibimos un apoyo tremendo de su parte para lograr que funcionara y llegar a donde necesitábamos estar.
(8:25) En general, la capacitación y todo lo demás salió de maravilla.