Cómo Gardant simplificó la elaboración de informes sobre residencias para personas mayores con Sage Intacct

0:07 Hemos integrado Sage Intacct, que es nuestro software ERP. La integración se realiza cada noche.

0:16 También utilizamos datos de Paycom, aunque no están integrados directamente. Contamos con una persona de nuestro equipo que carga los datos tras cada nómina, así como otros datos internos que utilizamos.

0:39 Nuestra empresa opera en el sector de la residencia asistida. Gestionamos diferentes comunidades en varios estados que ofrecen servicios financiados por Medicaid y de pago privado.

0:52 Cada comunidad tiene su propia contabilidad, nómina, etc., por lo que Solver resulta muy útil para combinar todos esos registros contables.

1:08 Cada una de las comunidades que gestionamos tiene su propio sistema contable, por lo que buscábamos un software que nos permitiera crear informes en los que pudiéramos comparar todas estas comunidades entre sí, así como proporcionar informes combinados para los propietarios de varias comunidades. Solver nos ayuda con esto.

1:34 También queríamos disponer de un único lugar donde se centralizaran los presupuestos, de modo que pudiéramos comparar esas partidas y acudir a un solo sitio para ver todas ellas. Antes de Solver, elaborábamos los presupuestos en Excel, y podían surgir muchos problemas relacionados con el trabajo manual.

1:59 Solver nos ha ido de maravilla hasta ahora. Creo que nuestra capacidad para crear informes y elaborarlos en beneficio de toda la empresa, incluidas las operaciones y los distintos directores ejecutivos de las comunidades, ha sido excepcional.

2:15 No hemos oído más que elogios sobre los informes que proporcionamos. Creo que, por ahora, lo único que nos limita es nuestro conocimiento de Solver. Somos una empresa en crecimiento y se han incorporado nuevas personas al equipo a las que estamos formando en el uso de Solver. Creo que el hecho de que parte de nuestro equipo asista a la conferencia de este año nos ayudará a aprender a utilizar Solver aún mejor y a mejorar nuestros informes.

2:57 La razón principal por la que elegimos Solver fue para resolver un problema de elaboración de presupuestos. Elaborábamos los presupuestos de forma muy manual en Excel, y cualquier cambio tenía que realizarse abriendo un archivo de Excel para cada comunidad, actualizándolo y guardándolo de nuevo.

3:15 También surgían problemas cuando alguien realizaba un ajuste manual en un presupuesto y lo desequilibraba todo. Al gestionarlo en Solver, tenemos el control. Podemos hacer ajustes una sola vez que afecten a todos los presupuestos.

3:38 También podemos extraer información y compararla. El simple hecho de poder crear un informe una sola vez y utilizarlo para varios meses con el mismo conjunto de datos ha mejorado enormemente la eficiencia.

3:54 También hemos podido crear informes para los grupos de propietarios que no han recibido más que elogios. La eficiencia y la puntualidad de estos informes nos han ayudado enormemente.

4:12 Hemos creado informes individuales que benefician a nuestra empresa y se adaptan a nuestras necesidades. Los presupuestos se personalizan según cómo presentamos las partidas.

4:29 No hemos realizado ninguna personalización en Solver en sí, pero las plantillas son exclusivas de nuestra empresa y se adaptan a nuestras necesidades.

4:45 Solver lo utiliza principalmente el equipo de análisis, pero podemos generar diversos informes que ayudan enormemente a nuestro equipo de operaciones.

4:55 Hay diferentes métricas que analizan en distintos momentos, especialmente los informes de los últimos 12 meses para todas las comunidades con libros contables independientes en nuestro software de contabilidad. Podemos generar un único informe y facilitárselo.

5:13 También hemos comparado los presupuestos de las distintas comunidades que pertenecen al mismo grupo de propietarios para poder comprender mejor por qué una comunidad puede estar obteniendo mejores resultados que otra.

5:24 El equipo de análisis es el único grupo que tiene acceso a Solver en este momento. Sin embargo, estamos extrayendo datos para varios departamentos, especialmente para el de operaciones.

5:38 La colaboración entre el equipo de análisis y el de operaciones es muy estrecha. Trabajamos juntos constantemente para mejorar no solo las comunidades, sino también la empresa en su conjunto.

5:53 Nos encanta poder crear un informe una sola vez. Una vez guardado y publicado, el resto del equipo de análisis puede acceder a él, ejecutarlo, exportarlo a Excel y enviarlo. No tenemos que volver a crear el informe cada mes.

6:15 Eso ya es una ventaja en sí mismo. Contamos con varios informes para nuestra dirección ejecutiva que hemos ido perfeccionando con el tiempo. Ahora los usuarios pueden ejecutarlos y enviárselos a la dirección, ofreciéndoles una visión general del rendimiento de las comunidades y de la empresa.

6:47 En este momento utilizamos Solver principalmente para la elaboración de presupuestos e informes de toda la cartera.

6:55 Sin duda, queremos ampliar el uso de Solver a la elaboración de previsiones y a múltiples versiones presupuestarias. Aún no lo hemos hecho porque hemos estado creciendo como empresa e incorporando a nuevos miembros del equipo a nuestros procesos actuales.

7:19 A medida que nuestro equipo crezca, se estabilice y asista a conferencias, esperamos ampliar el uso que hacemos de Solver para satisfacer mejor las necesidades de nuestros propietarios y de la empresa.

7:39 Los beneficios que hemos obtenido al utilizar Solver han sido significativos. Se ha ganado en eficiencia simplemente al tenerlo todo en un solo lugar.

7:46 La posibilidad de crear un informe una sola vez y ejecutarlo repetidamente nos ha ahorrado muchas horas. Antes, habríamos tenido que volver a crear los informes o combinar varios archivos exportados.

8:05 También se ha reducido el riesgo, ya que solo determinadas personas pueden modificar fórmulas y datos. Tenerlo todo en un mismo lugar nos ha beneficiado enormemente.

8:24 Solo he oído comentarios maravillosos sobre Solver por parte de personas ajenas al equipo de análisis. Ven lo que somos capaces de hacer con él y no paran de elogiarlo, lo cual es estupendo.

8:47 Nuestro formador de Solver, John Straos, fue excelente. No tengo palabras suficientes para elogiarlo. Siempre estuvo disponible para ayudarnos.

8:56 De hecho, hicimos la transición a Solver al inicio de la pandemia de COVID, así que todos trabajábamos desde casa mientras aprendíamos a utilizar el sistema. John siempre estaba dispuesto a hacer una llamada, revisar los problemas con nosotros y responder con soluciones.

9:20 Contamos con un apoyo tremendo por su parte para que todo funcionara. En cuanto a la implementación, yo no participé en la conexión de los datos de nuestro software existente. De eso se encargó otro miembro de nuestro equipo.

9:35 Creo que hubo aspectos de la implementación que podríamos haber hecho un poco mejor. Debido al momento en que se produjo, durante la pandemia y el teletrabajo, es posible que se nos pasaran por alto algunas cosas.

9:58 Ahora estamos corrigiendo algunas de esas cosas a medida que nos familiarizamos más con Solver y con lo que esperamos del software. Para otras organizaciones, creo que es importante tener en cuenta no solo cómo se va a utilizar Solver hoy, sino también cómo se va a utilizar en el futuro.

10:14 Esa planificación de futuro ayudará a determinar cómo estructurar el almacén de datos y qué se quiere conseguir con Solver.

10:22 En general, sin embargo, la formación y la implementación han ido de maravilla.