Cómo Gardant simplificó la elaboración de informes sobre residencias para personas mayores con Sage Intacct

(0:07) Hemos integrado Sage Intact, que es nuestro software ERP.
(0:07) Lo tenemos como una integración nocturna.
(0:17) También usamos datos de Paycom, aunque no está integrado directamente.

(0:17) Tenemos a alguien en nuestro equipo que carga los datos después de cada nómina, así como algunos otros datos internos que utilizamos.
(0:39) Nuestra empresa pertenece a la industria de residencias asistidas, por lo que administramos diferentes comunidades en varios estados que ofrecen Medicaid y pago privado.
(0:48) Cada comunidad tiene su propia contabilidad, nómina, etc., por lo que Solver es muy útil para combinar esas distintas contabilidades.

(0:59) Cada una de las comunidades que administramos tiene su propia contabilidad, así que queríamos contar con un software que nos diera la capacidad de crear reportes donde pudiéramos ver cómo se comparan todas estas comunidades entre sí, además de ofrecer reportes combinados para los propietarios que comparten varias comunidades.
(1:29) Solver nos ayuda con este problema.
(1:29) También queríamos tener un solo lugar donde se concentrara el presupuesto, para poder comparar esos elementos e ir a un solo lugar para ver esas partidas presupuestarias.

(1:44) Antes, hacíamos los presupuestos en Excel y podían surgir muchos problemas manuales con ellos.
(1:51) Solver ha sido excelente hasta ahora.
(1:51) Siento que nuestra capacidad para crear reportes y generarlos en beneficio de todas las operaciones de la empresa y de los distintos directores ejecutivos de las comunidades ha sido sobresaliente.

(2:20) No hemos escuchado más que elogios sobre los reportes que entregamos.
(2:20) Hemos sido una empresa en crecimiento, así que también se han incorporado nuevas personas al equipo a quienes estamos capacitando en Solver, y creo que el hecho de que parte de nuestro equipo asista a la conferencia este año nos ayudará a aprender cómo usar mejor Solver y mejorar aún más nuestros reportes.
(2:41) La razón principal por la que elegimos Solver fue para ayudar a resolver un problema de presupuestos que teníamos.

(2:52) Antes hacíamos los presupuestos de forma muy manual en Excel, y cualquier cambio requería abrir un archivo de Excel para cada comunidad, actualizarlo y volver a guardarlo.
(3:05) También había problemas cuando alguien hacía un ajuste o cambio manual en un presupuesto y eso podía desajustarlo todo.
(3:10) Al tenerlo en Solver, tenemos control sobre ello.

(3:18) Podemos hacer ajustes una sola vez que impactan todos los presupuestos.
(3:18) También podemos extraer información y compararla.
(3:27) Tan solo la capacidad de crear un reporte una vez y poder generarlo para varios meses mostrando el mismo conjunto de datos ha mejorado enormemente la eficiencia.
(3:47) También hemos podido crear reportes para los grupos de propietarios, sobre los cuales no hemos escuchado más que elogios.
(3:52) La eficiencia y la rapidez de estos reportes nos han ayudado enormemente.
(3:52) Hemos creado nuestros propios reportes que benefician a nuestra empresa o responden a lo que la empresa necesita en cada momento.

(4:13) Los presupuestos están personalizados según la forma en que presupuestamos, presentamos las partidas, etc.
(4:23) No creo que hayamos hecho personalizaciones en Solver, pero las plantillas son únicas para nuestra empresa y nuestras necesidades.
(4:31) Solver lo utiliza exclusivamente el equipo de análisis, pero podemos generar diversos reportes que ayudan enormemente a nuestras operaciones.

(4:43) Hay distintos aspectos que ellos revisan en diferentes momentos, y les gusta poder ver, especialmente, el Trailing 12 (últimos 12 meses) de todas las comunidades que tienen contabilidades distintas en nuestro software contable.
(4:59) Podemos generar un reporte y entregárselo.
(4:59) Hay otros aspectos que les gusta comparar.
(5:04) Hemos comparado distintos presupuestos entre sí que pertenecen al mismo grupo de propietarios, para entender qué preguntas podrían tener sobre por qué una comunidad tiene mejor desempeño que otra.
(5:16) El equipo de análisis es quien tiene acceso a Solver por ahora.
(5:16) Sin embargo, estamos extrayendo datos para los distintos departamentos de Guardant, especialmente operaciones.

(5:25) La colaboración entre el equipo de análisis y operaciones es muy estrecha.
(5:34) Trabajamos juntos constantemente para mejorar las cosas no solo en las comunidades, sino también en Guardant.
(5:41) Nos encanta poder trabajar juntos para crear un reporte que se va a utilizar, y que una vez que ese reporte se guarda y se publica, otros miembros del equipo de análisis puedan acceder a él para generarlo y ejecutarlo, y que sea tan sencillo como, al mes siguiente, presionar “ejecutar”, exportarlo a Excel y enviarlo.

(6:04) No tenemos que volver a crear el reporte cada cierre de mes.
(6:04) Eso en sí mismo es una eficiencia.
(6:10) Tenemos varios reportes que generamos para nuestra alta dirección y que hemos ido afinando con el tiempo, y ahora las personas pueden ejecutarlos, generarlos y enviarlos a altos ejecutivos para que vean cómo van las comunidades y nuestra empresa, y ellos valoran esta visión general que podemos ofrecer.

(6:33) Por ahora, usamos Solver solo para presupuestos y para algunos reportes de todo el portafolio.
(6:48) Creemos y definitivamente queremos ampliar el uso de Solver para proyecciones, múltiples versiones de presupuesto, etc.
(6:59) La razón por la que no lo hemos hecho es que la empresa ha crecido, así que hemos estado capacitando a nuevos miembros en el uso de Solver tal como lo usamos actualmente, pero esperamos que, a medida que nuestro equipo crezca, se estabilice y podamos asistir a estas conferencias, podamos ampliar el uso de Solver para cubrir las necesidades que creemos que tienen nuestros propietarios y la empresa y que aún no estamos atendiendo.

(7:22) Los beneficios que hemos obtenido al usar Solver han sido significativos.
(7:33) Hay muchas eficiencias que se logran simplemente al tener todo en un solo lugar, al poder crear un reporte una vez y ejecutarlo nuevamente.
(7:44) Antes habríamos tenido que recrear ese reporte una y otra vez o exportar varios archivos para crear un solo reporte, así que tenerlo todo en uno nos ha ahorrado muchísimas horas.

(7:51) También ha habido una reducción de riesgos, ya que solo ciertas personas tienen la capacidad de modificar estas fórmulas, cambiarlas y cosas por el estilo.
(8:06) Tener los datos concentrados en un solo lugar también nos ha beneficiado enormemente.
(8:12) No he escuchado más que cosas maravillosas sobre Solver por parte de personas fuera del equipo, personas que están dentro de nuestra empresa pero fuera del equipo de análisis y que ni siquiera lo usan.

(8:25) Saben lo que podemos hacer con él y hablan maravillas, así que eso me parece algo muy positivo.
(8:33) Nuestro capacitador de Solver, John Stravos, fue excelente.
(8:33) No podría hablar mejor de él.

(8:45) Siempre estuvo disponible para ayudarnos.
(8:45) De hecho, hicimos la transición a Solver justo al inicio del COVID, así que todos estábamos adaptándonos a trabajar desde casa, buscando ese equilibrio e intentando entender Solver, y John siempre estuvo dispuesto a conectarse a una llamada con nosotros, revisar en su propio tiempo los problemas que teníamos y darnos una respuesta.
(9:04) Recibimos un apoyo tremendo de su parte para que pudiéramos hacerlo funcionar y llegar a donde necesitábamos estar.

(9:10) En general, la capacitación y todo lo demás salió de maravilla.