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Cet article est la quatrième partie d’une série de huit articles sur l’évaluation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La quatrième partie se concentre sur l’évaluation de la gamme de fonctions de tableau de bord des meilleurs logiciels de CPM.

Si les fonctions de reporting financier, de consolidation et de budgétisation des outils de gestion des performances de l’entreprise (CPM) sont très précieuses pour les professionnels de la comptabilité et de la finance, la plupart des dirigeants souhaitent également voir les chiffres clés de l’organisation représentés graphiquement.
Les outils d’analyse graphique se divisent généralement en deux catégories : 1) les graphiques statiques ; et 2) les tableaux de bord interactifs. Les deux peuvent être souhaitables car les graphiques statiques peuvent mettre en évidence les informations les plus importantes des rapports financiers, telles que les revenus, les bénéfices et les marges, tandis que les tableaux de bord interactifs bien conçus permettent une analyse approfondie, guidée par l’utilisateur.
Lorsque vous cherchez à acquérir une nouvelle solution de planification ou de reporting financier et que vous comparez les fournisseurs finalistes, il est important d’examiner quelles méthodes d’analyse graphique ils proposent parmi celles décrites ci-dessus.
Voici quelques-unes des principales architectures de tableau de bord à rechercher dans les meilleures solutions logicielles de CPM
En général, un ou plusieurs de ces trois types d’analyses graphiques ci-dessous sont fournis par les principaux fournisseurs de CPM :

1. Graphiques intégrés dans les rapports financiers

Il s’agit généralement de diagrammes à barres, de diagrammes à colonnes, de diagrammes circulaires ou de diagrammes de tendance intégrés dans des états financiers tels que les rapports de pertes et profits et les bilans. Bien que les rédacteurs de rapports financiers soient spécialement conçus pour gérer les structures de comptes et le formatage des états financiers, et bien mieux que les solutions de tableau de bord, ils peuvent bénéficier de manière significative des graphiques et des feux de signalisation pour mettre en évidence les chiffres les plus importants. Ce type de rapport « hybride » est proposé par certains fournisseurs de CPM et ne doit pas être confondu avec les solutions de tableau de bord.

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2. Tableaux de bord natifs dans le portail CPM

Un certain nombre de fournisseurs de CPM ont développé des tableaux de bord propriétaires dans leurs portails cloud.

Un avantage des tableaux de bord natifs est qu’ils dérivent généralement de la même structure de données/tables que le module de reporting et de planification de la solution CPM. Un autre avantage est donc un temps de mise en œuvre plus court et un seul endroit pour configurer la sécurité des utilisateurs. Cependant, les entreprises investissent de plus en plus dans des solutions de tableaux de bord spécialisées telles que Power BI et Tableau, et il est donc moins efficace d’utiliser plusieurs outils de tableaux de bord qu’une seule solution d’entreprise qui peut facilement être prise en charge en interne.

En outre, ces solutions spécialisées, comme Power BI et Tableau, offrent des fonctionnalités beaucoup plus avancées que la plupart des tableaux de bord propriétaires.

3. Tableaux de bord intégrés de premier ordre

Les solutions professionnelles de tableaux de bord ont gagné en popularité au fil des ans, et des solutions comme Power BI de Microsoft et Tableau sont devenues les leaders du marché. En raison de l’attention particulière que les vendeurs de solutions de tableaux de bord autonomes peuvent porter à leurs produits, le rythme de développement est rapide et l’étendue et la profondeur des fonctionnalités sont très solides. En conséquence, un grand nombre d’organisations ont déployé ces solutions en tant que standard dans un ou plusieurs départements en interne et les utilisent pour présenter les données de leurs différents systèmes transactionnels, y compris leur solution CPM.

Sur la base des normalisations de leurs clients pour ces solutions de tableaux de bord de pointe, un certain nombre de fournisseurs de CPM ont créé des connecteurs qui facilitent l’extraction des données, des dimensions et de la logique de base de données du produit CPM vers les outils de tableaux de bord. Il en résulte une mise en œuvre plus rapide des tableaux de bord, ainsi qu’une courbe d’apprentissage et un coût de licence inférieurs à ceux de la mise en œuvre d’un tableau de bord propriétaire au sein de la solution CPM.

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Combien coûte une solution de tableau de bord?
S’il est important de faire ses propres analyses pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez possède les caractéristiques clés nécessaires à un déploiement réussi, les économies totales de temps et d’efforts ainsi que l’amélioration des capacités de prise de décision sont tout aussi importantes.

Voici quelques éléments auxquels vous devez penser lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes :

  • L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le même nombre d’utilisateurs et de modules?
  • Si vous bénéficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit rétabli ?
  • Le vendeur offre-t-il une politique écrite pour les augmentations annuelles de prix?
  • Les estimations de mise en œuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le même travail?

Une bonne règle générale consiste à demander à chaque fournisseur le coût total de l’abonnement pour les cinq premières années. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. Et, si le fournisseur appartient à une société de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous êtes encore client. Vous devez donc vous assurer que vous recevez un document indiquant la politique en matière d’augmentation des prix à l’avenir – y compris si le fournisseur est vendu à une autre société.

Voici un outil gratuit de comparaison des fournisseurs qui vous aidera à comparer les fournisseurs sur un certain nombre de caractéristiques différentes. Cet outil comprend également un simple calculateur de retour sur investissement (ROI) qui fait partie du score total du fournisseur.

Conclusion

En résumé, le choix d’une nouvelle solution de tableau de bord pour compléter les outils de reporting financier et de budgétisation de l’entreprise devient de plus en plus une priorité stratégique pour les organisations de tous les secteurs. Comme nous l’avons vu précédemment, certaines fonctionnalités sont plus importantes que d’autres et peuvent être des facteurs clés due succès, en plus d’un processus de mise en œuvre bien exécuté.

Cet article est la sixième partie d’une série de huit articles sur l’évaluation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La partie 6 se concentre sur les nombreuses fonctionnalités d’intégration Microsoft à rechercher dans les meilleurs logiciels de CPM.

La plupart des organisations dans le monde utilisent une ou plusieurs technologies de Microsoft. Ainsi, lors de la sélection d’une nouvelle solution de gestion des performances de l’entreprise (CPM) cloud, l’avantage d’un alignement étroit sur Microsoft peut aller de « léger » à « très important » ou « nécessaire ».

À mesure que les entreprises du monde entier ont migré leurs applications les unes après les autres vers le cloud, elles ont dû rétablir la connectivité qui existait entre leurs solutions lorsqu’elles les hébergeaient dans leur propre salle de serveurs.
Pour les raisons mentionnées ci-dessus, la plupart des principaux fournisseurs de CPM ont intégré les technologies Microsoft les plus populaires afin d’accroître la productivité de leurs clients.

Voici quelques-unes des principales intégrations Microsoft à rechercher dans les meilleures solutions CPM

En fonction des technologies Microsoft utilisées par votre organisation, une ou plusieurs de ces intégrations peuvent être bénéfiques (voire très importantes) :

1. Intégration de Microsoft Office / Microsoft 365

Les intégrations CPM à Microsoft Office / Microsoft 365 ci-dessous peuvent probablement être classées dans cet ordre d’importance pour une équipe financière et comptable :

  • Les intégrations Excel peuvent tout offrir, depuis le concepteur de rapport CPM qui est un add-in Excel, jusqu’à l’exportation de rapports vers Excel et l’importation de données depuis Excel.
  • Les intégrations PowerPoint sont généralement utilisées pour afficher et rafraîchir des rapports ou des tableaux de bord dans le cadre d’une présentation financière d’entreprise.
  • Les intégrations Word sont moins populaires mais peuvent s’avérer essentielles pour les gouvernements et autres organisations qui doivent actualiser les chiffres financiers et autres dans de longs documents de rapports annuels ou trimestriels.

Exemple d’un tableau de bord Power BI en direct dans une présentation PowerPoint:

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2. Intégration de Power BI

Power BI (suivi de près par Tableau) est devenu l’outil de tableau de bord le plus populaire au monde. Un grand nombre d’entreprises l’utilisent déjà et d’autres le feront à l’avenir. Pour cette raison, un nombre croissant de fournisseurs de CPM ont développé des connecteurs certifiés par Microsoft qui permettent de transférer facilement les données et les dimensions vers Power BI.

Certains fournisseurs de CPM vont même jusqu’à proposer Power BI comme leur principale solution de tableaux de bord et incluent des tableaux de bord financiers prêts à l’emploi afin de permettre aux clients de se lancer rapidement. Si vous possédez déjà ou prévoyez d’acheter Power BI, cette approche élimine la nécessité d’acheter des licences de tableaux de bord propriétaires d’un fournisseur de CPM et permet à l’équipe financière d’apprendre un seul outil de visualisation.

3. Intégration de Microsoft Teams

Teams est le portail de collaboration très populaire de Microsoft. De nombreux fournisseurs tiers ont créé des applications pour présenter leurs applications cloud au sein du portail Teams.

Alors que toutes les meilleures solutions CPM peuvent exporter des rapports entièrement formatés vers Excel et que ceux-ci peuvent être importés dans Teams, peu d’entre elles ont conçu des applications permettant d’ouvrir l’application CPM depuis Teams et, par exemple, d’exécuter des rapports tout en étant dans un groupe Teams discutant de la rentabilité ou des liquidités avec d’autres managers.

4. Intégrations Microsoft Dynamics

Dynamics 365 Finance et Dynamics 365 Business Central sont les applications ERP cloud de Microsoft. Si vous possédez déjà ou prévoyez de mettre en œuvre l’un de ces ERP, il est important d’examiner de près la manière dont les fournisseurs de CPM que vous évaluez se connectent à ces solutions.

Une intégration étroite et facile entre votre système ERP et la solution CPM permet d’établir des rapports dynamiques, ainsi que des budgets et des prévisions avec des données historiques actualisées. Certaines intégrations permettent même de reprendre facilement les budgets dans le grand livre (GL).

Si vous utilisez un ancien ERP Microsoft Dynamics tel que GP, SL, NAV ou AX, l’intégration des nouvelles solutions CPM est tout aussi importante. Si vous prévoyez de migrer vers Dynamics 365, vous pouvez même utiliser le CPM pour stocker les données historiques de votre ancien ERP, ce qui rendra la migration vers le nouvel ERP plus rapide et plus facile.

5. Déploiement d’Azure

Étant donné que les fournisseurs de CPM gèrent leurs propres applications cloud, l’utilisateur final ne voit généralement pas sur quelle plateforme cloud, telle qu’Azure ou AWS, fonctionne son portail CPM. Azure peut être plus important pour certains départements informatiques s’ils ont déjà des plans ou des projets utilisant d’autres outils Microsoft Azure tels que Power Apps.

L’alignement profond de Microsoft a-t-il un coût supplémentaire ?

Cela dépend de chaque fournisseur de CPM. La plateforme cloud (dans ce cas, Azure) est toujours intégrée dans le prix du fournisseur, mais il arrive souvent que les fournisseurs facturent un prix par connecteur d’intégration (par exemple, vers Power BI, PowerPoint ou Dynamics 365).
S’il est important de faire ses recherches pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez dispose des intégrations Microsoft clés nécessaires à un déploiement réussi et efficace, les économies totales de temps et d’efforts, ainsi que l’amélioration de la prise de décision, sont tout aussi importantes.

Voici un outil gratuit de comparaison des fournisseurs qui vous aidera à comparer les fournisseurs sur un certain nombre de caractéristiques différentes. Cet outil comprend également un simple calculateur de retour sur investissement (ROI) qui fait partie du score total du fournisseur.

Conclusion

En résumé, s’assurer qu’une nouvelle solution CPM s’intègre bien aux applications de productivité et ERP contribue à garantir la longévité de la solution ainsi que la satisfaction des utilisateurs. En d’autres termes, l’intégration doit figurer sur la liste de contrôle des fonctionnalités à examiner lors des démonstrations et des entretiens avec les fournisseurs.

Cet article est la deuxième partie d’une série de huit articles sur l’évaluation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La deuxième partie se concentre sur les fonctionnalités des meilleurs logiciels de reporting financier.

Les logiciels de reporting financier qui offrent également des fonctionnalités de consolidation et de planification appartiennent à une catégorie de logiciels généralement appelée Corporate Performance Management (CPM). Certains y font également référence sous le nom de Enterprise Performances Management (EPM). Étant donné que la plupart des entreprises prévoient actuellement de déplacer leurs systèmes ERP vers le cloud ou l’ont fait récemment, les solutions de reporting financier basées sur le cloud sont plus populaires que jamais.

Si les rédacteurs de rapports ERP natifs sont capables de produire des états financiers et des rapports de grand livre auxiliaire, ils ne sont généralement pas très doués pour le formatage et les formules avancées. De plus, comme ils sont intégrés au système ERP, ils ne peuvent pas produire de rapports sur des données provenant d’autres sources. Les entreprises exportent donc presque toujours une partie ou la totalité de leurs rapports vers Excel pour les finaliser et les assembler. En conséquence, toute une industrie de solutions de reporting basées sur le cloud a vu le jour pour faire passer les entreprises au niveau supérieur en matière d’automatisation des rapports et de processus de clôture mensuelle.

De nombreux fournisseurs de logiciels proposent aujourd’hui des solutions de reporting indépendantes, qu’elles soient autonomes ou intégrées à une suite CPM. Par conséquent, au cours du processus de sélection d’un logiciel, vous devrez choisir avec soin la solution qui convient le mieux à votre entreprise. Cela signifie que la fonctionnalité doit être adaptée à votre activité unique et qu’elle doit prendre en charge les exigences spécifiques à votre secteur. Et, bien sûr, le retour sur investissement (ROI) doit être positif.
Lors du processus de sélection du meilleur logiciel de reporting financier pour votre organisation, certaines fonctionnalités sont toujours plus importantes que d’autres.

Voici quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher pour trouver le meilleur logiciel de reporting financier

Alors que la plupart des fournisseurs peuvent probablement présenter plus de 100 fonctionnalités dans leur produit (ce qui peut rendre le processus de sélection d’un logiciel douloureux), les principaux critères de réussite peuvent être réduits à quelques domaines clés. Chacun d’entre eux est énuméré et discuté ci-dessous.

1. Formatage avancé des rapports

Par définition, tout bon rédacteur de rapports dispose d’un « concepteur de modèles » permettant de créer des rapports réutilisables et paramétrés. En plus des rapports préétablis que les principaux fournisseurs devraient fournir d’emblée, le concepteur de rapports est l’endroit où un utilisateur ou un consultant formé peut créer de nouveaux modèles tels que des rapports de pertes et profits et des bilans spécifiques aux besoins de l’entreprise.

Environ la moitié des fournisseurs de CPM proposent des compléments à Microsoft Excel où sont conçus des modèles. Cela offre généralement la meilleure flexibilité de formatage et de mise en page. En outre, presque tous les membres de l’équipe du département financier sont déjà très familiers avec Excel, de sorte que le fait d’avoir un rédacteur de rapports intégré à Excel raccourcit la courbe d’apprentissage. D’autres fournisseurs ont créé des concepteurs de rapports propriétaires pour que les utilisateurs puissent concevoir des rapports financiers, mais ils ne disposent jamais de toutes les capacités de formatage d’Excel. Quelques fournisseurs proposent non seulement la conception de rapports Excel, mais aussi un portail web cloud où les utilisateurs finaux peuvent exécuter les modèles sous forme de rapports web à partir de n’importe quel appareil et sans avoir besoin de modules complémentaires Excel.

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Note 1 : Méfiez-vous des fournisseurs de CPM qui proposent deux concepteurs de rapports, car cela signifie deux fois plus de formation pour les utilisateurs expérimentés. Le processus de clôture de fin de mois, les paquets de rapports et d’autres domaines peuvent devenir désordonnés si les modèles sont créés avec deux technologies différentes. La raison de l’existence de deux outils est presque toujours que la fonctionnalité du concepteur propriétaire du fournisseur n’était pas suffisante pour ses clients, et qu’il a donc ajouté plus tard un concepteur Excel pour gérer les modèles complexes de clients avec beaucoup de formatage.

Note 2 : En outre, faites attention aux arguments de vente qui utilisent des tableaux de bord « sexy » pour détourner votre attention des questions relatives à la mise en forme des états financiers. Alors que les tableaux de bord sont des outils de gestion géniaux axés sur l’analyse graphique, ils ne sont PAS conçus pour être des rédacteurs de rapports financiers capables de développer et de maintenir facilement des éléments tels que les structures de comptes GL à l’origine des rapports sur les profits et pertes, les bilans, les tableaux de flux de trésorerie et d’autres rapports critiques.

Sans un concepteur de rapports dans votre nouvelle solution de planification, vous risquez fort de devoir modifier considérablement vos formats de rapports préférés pour les adapter aux capacités de l’outil du fournisseur. Dans de nombreux cas, vous risquez même de vous retrouver, vous et votre personnel, à devoir continuer à utiliser vos feuilles de calcul Excel surchargées, car vous devrez exporter les rapports vers Excel, puis les reformater manuellement chaque mois.

Voici une liste d’environ 500 exemples de rapports, de tableaux de bord et de modèles de budgétisation. C’est une bonne idée de demander à vos candidats fournisseurs si vous pouvez voir des exemples de leurs bibliothèques de modèles. Plus ils fourniront d’exemples, plus vous serez assuré que leur solution dispose d’un bon concepteur de rapports.

2. Formules avancées

Les rapports financiers comptent parmi les rapports les plus difficiles à élaborer en raison de la diversité des calendriers comptables, de la complexité ou de l’évolution des plans comptables, ainsi que des ratios et calculs personnalisés nécessaires pour mesurer les performances. Ces formules et ratios, généralement créés dans Excel, peuvent être difficiles, voire impossibles, à traduire dans une solution qui utilise des formules propriétaires ou des calculs préétablis.

La connaissance des formules est également importante. Là encore, Excel est la norme de facto, non seulement en matière de formatage mais aussi de formules. Pour cette raison, la plupart des fournisseurs de rapports créent leur concepteur de rapports dans Excel ou essaient d’imiter les formules Excel dans leur outil propriétaire.

Si votre nouveau concepteur de rapports n’est pas doté d’une fonction de formule solide et familière, vous risquez fort de devoir faire appel à des consultants pour vous aider à concevoir des rapports de manière continue, et/ou de voir votre équipe financière perdre des heures chaque mois à déverser des rapports dans Excel pour les « corriger ».

3. Consolidations avancées

Si tous les rédacteurs de rapports financiers peuvent agréger les données entre les comptes et les départements, un nombre beaucoup plus restreint de solutions peuvent effectuer de véritables consolidations. En plus de consolider les données financières entre les filiales et les divisions pour produire des rapports d’entreprise de haute qualité, les fonctionnalités importantes incluent:

  • Écritures manuelles d’élimination inter-sociétés avec commentaires et piste d’audit
  • Éliminations automatiques entre sociétés
  • Conversion des devises
  • Roll-up des soldes des filiales avec un plan comptable différent
  • Capacité à saisir et à suivre des ajustements supplémentaires « en amont », le cas échéant.

Une solution de pointe disposera également de règles de gestion, telles que des hiérarchies et/ou des attributs de dimension, qui permettront d’inclure automatiquement les nouveaux comptes sans avoir à mettre à jour manuellement les rapports ou à courir le risque que les rapports financiers mensuels soient erronés ou incomplets.

Certains systèmes ERP se chargent assez bien de cette tâche en interne, mais généralement avec beaucoup moins de souplesse qu’une véritable solution de reporting CPM.

4. Liste de contrôle du processus avancé de clôture et de reporting

Si la plupart des solutions modernes de reporting CPM basées sur le cloud proposent un module de workflow, les listes de contrôle sont plus rares. Une liste de contrôle du processus de reporting financier est généralement une liste organisée chronologiquement de tous les éléments qu’un contrôleur doit exécuter ou superviser lors de la clôture du mois en ce qui concerne le reporting. Il s’agit parfois d’une centaine de tâches individuelles ou plus, impliquant de nombreuses personnes.

Les principales étapes sont les suivantes :

  • Clôture des livres dans le système ERP et transfert des données vers la solution de reporting.
  • Consulter les rapports d’exception et de rapprochement pour signaler les problèmes et rapprocher les éléments.
  • Exécution des rapports de balance de vérification
  • Écritures d’ajustement (dans l’ERP ou l’outil CPM)
  • Exécution de tous les rapports de fin de mois
  • Effectuer des analyses de variance et de tendance avec des commentaires
  • Publication (visualisation sur le web, courriel ou Excel) des rapports mensuels avec commentaires
  • Envoi de présentations PowerPoint à l’équipe de direction

Les meilleures solutions de reporting proposent des listes de contrôle interactives pour s’assurer que tout est fait dans les temps. Elles comprennent souvent des fonctionnalités telles que des cases à cocher, des descriptions, des responsables, des liens vers les activités, des délais et des notifications.

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Liste de contrôle interactive pour les rapports mensuels

Sans un bon module de flux de travail et des listes de contrôle, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup plus de temps à rappeler les échéances aux personnes concernées et à leur demander des réactions ou des commentaires. Ce niveau de suivi constant peut devenir encore plus frustrant et complexe si vous êtes coincé dans la gestion manuelle des tâches dans des entreprises qui ont plusieurs filiales et de grandes équipes comptables impliquées dans la clôture mensuelle.

5. Intégrations ERP préconstruites

Toutes les bonnes solutions de reporting CPM doivent, par définition, être capables de s’intégrer au minimum aux balances du grand livre de votre système ERP. Cependant, tous les outils ne sont pas excellents pour établir des rapports sur d’autres données. De même, certaines solutions de reporting s’intègrent mieux à certains ERP que d’autres.

Voici quelques questions à poser aux différents vendeurs pendant votre processus d’évaluation :

L’intégration à votre ERP se fait-elle en temps réel ou les données sont-elles exportées vers la base de données cloud de la solution CPM ? (Il y a des avantages et des inconvénients dans les deux cas).

  • A quelle fréquence les données de l’ERP peuvent-elles être rafraîchies dans l’outil de reporting?
  • L’intégration ERP est-elle préconfigurée ou devez-vous la cartographier et la configurer?
  • Le rédacteur de rapports ne fonctionne-t-il qu’avec les données du grand livre ou pouvez-vous également introduire des transactions du grand livre auxiliaire et des données non ERP?
  • L’intégration permettra-t-elle de détecter les changements tels que les nouveaux comptes et les nouvelles sociétés?

Lorsque vous évaluez différents fournisseurs de CPM pour vos besoins de reporting financier et opérationnel, vous devez demander des informations détaillées sur l’intégration de chaque solution à vos systèmes, y compris des estimations sur le temps et le coût nécessaires à leur configuration. La configuration d’une très bonne intégration préconstruite ne devrait pas prendre plus d’une heure, tandis que les « boîtes à outils » peuvent prendre plusieurs jours pour configurer et se connecter à chaque source de données. Le choix de votre fournisseur sera donc généralement clair lorsque vous verrez ses estimations pour l’étape d’intégration de la mise en œuvre.

Sans de bonnes intégrations automatisées à vos systèmes sources, vos utilisateurs finiront par perdre beaucoup de temps à charger et éventuellement « nettoyer » les données.

6. Conçu pour le cloud

Si les solutions de reporting financier sur site ont été la technologie standard pendant des décennies, ce sont aujourd’hui les solutions cloud qui règnent. Les outils de reporting CPM construits avec une architecture cloud native offrent de nombreux avantages par rapport aux solutions classiques sur site. Ces avantages comprennent des fonctionnalités de back-end telles que la multi-location pour permettre des mises à niveau efficaces et fréquentes, la répartition des charges de traitement et de données sur les ressources matérielles, et la possibilité de tirer parti de ce que les grands centres de données et plates-formes de cloud public ont à offrir.

À titre d’exemple, dans l’ancien monde sur site, il était normal d’effectuer une mise à jour annuelle de votre logiciel, alors que dans le monde du cloud computing, il est normal de s’attendre à des mises à jour mensuelles entièrement gratuites et automatisées. Ces mises à jour régulières fournissent également aux utilisateurs un flux continu de nouvelles fonctionnalités et de corrections de bogues.

Les solutions cloud très flexibles permettront toujours aux utilisateurs finaux d’exécuter et de visualiser des rapports à la fois dans Excel et dans leur navigateur web (aucune installation de logiciel n’est nécessaire sur les ordinateurs des utilisateurs). Veillez à ce que les deux interfaces utilisent les mêmes définitions de rapport (et non deux technologies de rapport différentes) et permettent d’accéder en direct aux détails des transactions (drill-down) lorsque l’utilisateur a besoin d’une analyse plus approfondie.
Sans une architecture spécialement conçue pour le cloud, un fournisseur se laissera distancer par ses concurrents au fil du temps. Un certain nombre d’anciens fournisseurs sur site n’ont pas reconstruit leurs technologies pour les optimiser pour le cloud et, par conséquent, ils devront un jour ou l’autre reconstruire leur produit ou leurs clients migreront vers d’autres fournisseurs.

Combien coûte une solution d’information financière ?

S’il est important de faire ses propres recherches pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez possède les caractéristiques clés nécessaires à un déploiement réussi, il est également important de prendre en compte le coût total et les économies de temps et d’efforts, ainsi que le potentiel de la solution pour améliorer la prise de décision dans votre entreprise.

Voici quelques éléments auxquels vous devez penser lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes :

  • L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le même nombre d’utilisateurs et de modules?
  • Si vous bénéficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit rétabli?
  • Le vendeur a-t-il une politique écrite concernant les augmentations annuelles de prix?
  • Les estimations de mise en œuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le même travail?

Une bonne règle de base consiste à demander à chaque fournisseur le coût total de l’abonnement pour les cinq premières années. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. Et si le fournisseur appartient à une société de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous êtes encore client. Dans ce cas, il est judicieux de vous assurer que vous recevez un document indiquant leur politique en matière d’augmentation des prix à l’avenir, y compris s’ils sont vendus à une autre société.

Voici un outil qui vous aidera à comparer les fournisseurs et à calculer le retour sur investissement (ROI).

Pourquoi ne pas utiliser Excel ou la fonctionnalité de reporting financier de mon système ERP ?

Excel est de loin l’outil de reporting le plus populaire au monde car il est gratuit (si vous possédez déjà Excel), incroyablement flexible et presque tous les professionnels de la comptabilité et de la finance savent l’utiliser. Si vous disposez d’un plan comptable simple et que les unités commerciales et les utilisateurs départementaux ne sont pas trop nombreux, Excel peut très bien être le meilleur logiciel de reporting financier pour votre entreprise.

Cependant, tout le monde sait qu’il est temps de remplacer les rapports établis à l’aide d’un tableur. Les signaux d’alarme sont les suivants :

  • Distribution manuelle laborieuse des rapports
  • Problèmes de consolidation des feuilles de calcul
  • Liens ne fonctionnant plus
  • Faible flexibilité des rapports
  • Manque de sécurité pour les utilisateurs
  • Problèmes de version
  • et ainsi de suite…

Tous les systèmes ERP disposent d’une fonctionnalité de reporting de base, mais ces outils ne sont généralement pas à la hauteur en termes de formatage, de capacité à inclure des données non-ERP et de flexibilité pour gérer les hiérarchies de comptes et de sociétés de manière dynamique dans les définitions de rapports. La vérité est que, quelle que soit la promotion faite par un fournisseur d’ERP de ses fonctions de reporting intégrées, les entreprises finissent presque toujours par revenir à Excel pour une partie de leur reporting, même après avoir acheté une toute nouvelle solution ERP en mode cloud. Puis, quand Excel devient trop pénible, elles acquièrent une solution CPM.

Conclusion

En résumé, le choix d’une nouvelle solution de reporting financier pour automatiser le reporting mensuel, ainsi que pour couvrir d’autres besoins en matière de reporting de gestion, promet d’aboutir à des décisions meilleures et plus rapides au sein d’une entreprise. C’est pourquoi la facilité du reporting financier devient de plus en plus une priorité stratégique pour les organisations de tous les secteurs. Comme nous l’avons vu précédemment, certaines fonctionnalités sont plus importantes que d’autres et peuvent être des facteurs clés de succès en plus d’un processus de mise en œuvre bien exécuté.

Cet article est la huitième partie d’une série de huit articles sur l’évaluation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La huitième partie explique pourquoi et quand utiliser les classements d’analystes tiers pour évaluer les meilleurs logiciels de CPM.

Si certaines entreprises n’ont pas besoin de passer par un processus de sélection détaillé pour établir une liste des meilleures solutions logicielles de gestion de la performance d’entreprise (CPM) pour leur organisation, d’autres ont du pain sur la planche. Si vous faites partie de cette dernière catégorie, voici un outil d’évaluation des fournisseurs qui peut vous être utile.
L’un des éléments clés de nombreuses listes de contrôle pour l’évaluation des produits de CPM consiste à examiner comment des sociétés tierces, généralement appelées analystes ou sites Web d’analystes, évaluent et classent les fournisseurs.
Nous aborderons ci-dessous l’utilisation d’analystes pour aider à évaluer et à noter les meilleures solutions de planification et de reporting financier pour les besoins de votre entreprise. Ce type de recherche par des tiers peut compléter les résultats et les opinions de votre équipe interne.

Quand les cabinets d’analystes sont de moindre importance

Avant d’entrer dans le détail des cabinets d’analystes, abordons brièvement certaines situations où les rapports d’analystes avec les classements des fournisseurs de CPM ne sont pas aussi utiles et, dans certains cas, coûtent du temps et de l’argent supplémentaires dans le processus de sélection. Par exemple, lorsqu’une solution de CPM de premier plan est déjà associée à votre fournisseur d’ERP et offre des intégrations préétablies et d’autres avantages qui l’emportent sur les autres différences potentielles entre les fournisseurs.

Quels cabinets d’analystes utiliser ?

S’il existe quelques sociétés dont les analystes sont des experts du secteur du CPM qui effectuent des mois de recherche chaque année pour analyser les tendances et classer les fournisseurs, il existe beaucoup plus d’analystes qui sont une perte de temps ou qui sont même directement trompeurs dans leurs classements.

1. Exemples de cabinets professionnels d’analyse CPM

  • Classements établis par des analystes et des enquêtes : Gartner et Dresner Advisory Services, BARC
  • Classements établis par les utilisateurs : G2

2. Cabinets d' »analystes » non qualifiés ou trompeurs

  • Les sites Web de type « clickbait » (appât à click) qui établissent leurs propres listes de fournisseurs sans effectuer de recherches appropriées, dans le seul but d’être classés sur un moteur de recherche afin de vendre de la publicité ou d’obtenir des fonds de « parrainage » que les fournisseurs paient pour y figurer (par exemple, une liste des « 10 meilleurs fournisseurs CPM »).
  • Les sites web appartenant à des vendeurs de CPM se classent eux-mêmes.
  • Des « rapports de recherche » d' »analystes » payés par un fournisseur de CPM spécifique.

Ainsi, si vous consultez des rapports d’analystes pour trouver le meilleur outil de CPM pour votre entreprise, soyez conscient de qui ou de quoi sont les conseils.

Comment savoir si les rapports des analystes sont biaisés ou s’ils représentent fidèlement les vendeurs ?

Il est clair que presque toutes les recherches effectuées par un être humain sont biaisées d’une manière ou d’une autre, que ce soit consciemment (par exemple, en fonction des sponsors des fournisseurs ou des personnes avec lesquelles ils parlent le plus) ou inconsciemment (par exemple, en fonction des connaissances de l’analyste). Même une société aussi réputée que Gartner a sans doute un certain parti pris dans ses rapports, car elle inclut les commentaires des analystes et les revenus des fournisseurs comme l’un des facteurs dans ses « Magic Quadrants » – ce qui peut ou non indiquer qui devrait être le « leader » dans un secteur spécifique. Compte tenu du rythme des changements technologiques et des acquisitions sur le marché, la meilleure solution de CPM pour votre entreprise il y a six mois n’est peut-être plus le meilleur choix aujourd’hui.
D’autres rapports d’analystes ou classements de vendeurs sont des sites Web qui s’appuient sur les commentaires des utilisateurs plutôt que sur les recherches des analystes. On pourrait dire que ces sites Web fournissent les commentaires les plus neutres, bien qu’ils ne soient pas aussi détaillés et analytiques que les principaux rapports produits par les cabinets d’analystes à part entière.
Il y a aussi les innombrables sociétés qui décernent des « prix » et des classements basés sur les paiements des fournisseurs. Ces sociétés sont très partiales et doivent être évitées. Il est assez facile de les détecter en examinant le site Web de la société et en observant le manque de profondeur dans la recherche et le contenu du CPM.

Ce que les analystes professionnels réussissent (et parfois ne réussissent pas)

Les principaux cabinets d’analyse CPM publient généralement un rapport CPM majeur par an. La totalité ou une partie des données contenues dans ce rapport proviennent d’enquêtes menées auprès des clients de chaque fournisseur. En raison de tout le travail nécessaire à la rédaction de ces rapports et parce que les clients ne veulent pas être constamment bombardés d’enquêtes, les rapports présentent des données qui datent de 15 à 16 mois. Ce décalage s’explique par le fait que les enquêtes auprès des clients commencent généralement 3 à 4 mois avant la publication du rapport et que le rapport est ensuite disponible sur le marché pendant un an, jusqu’à la publication du rapport de l’année suivante.
Étant donné que de nombreux fournisseurs de logiciels cloud publient des versions mensuelles et que de nouvelles fonctionnalités apparaissent en permanence, ces rapports peuvent manquer d’importantes fonctionnalités du fournisseur. Des sites Web comme G2 et d’autres commencent à suivre le même modèle ; ils sont constamment mis à jour lorsqu’un client décide de laisser son avis. Cependant, ils sont moins détaillés et moins structurés.

Exemples de cabinets d’analystes qui examinent les logiciels de CPM

Il existe un certain nombre de sociétés qui fournissent des évaluations des fournisseurs de CPM et des études de marché. Voici des exemples de trois catégories différentes de ces entreprises :

  • Gartner: Classement des fournisseurs établi par des analystes et des enquêtes auprès des clients. Fournit également des rapports de recherche sur presque toutes les catégories de sociétés informatiques. Un important rapport CPM est produit une fois par an.
  • Dresner Advisory Services: Classement des fournisseurs en fonction des enquêtes menées auprès des clients. Fournit également des rapports de recherche. Se concentre presque exclusivement sur le CPM (ils l’appellent EPM, ou Enterprise Performance Management). Un rapport majeur sur le CPM est publié une fois par an.
  • G2: Axé sur les commentaires des clients. Les rapports de classement sont produits automatiquement sur leur site Web (g2.com). Les classements sont continuellement mis à jour au fur et à mesure que les clients saisissent leurs commentaires sur le site Web de G2.

Combien coûte le recours à un cabinet d’analystes?

Certains rapports de recherche des fournisseurs de CPM sont gratuits, tandis que beaucoup d’entre eux sont concédés sous licence par les fournisseurs de CPM eux-mêmes et partagés avec les clients. Cependant, il faut savoir que les fournisseurs n’accordent naturellement des licences et ne partagent que les rapports de recherche qui jettent une bonne lumière sur leur produit, il y a donc un biais à prendre en compte.
Certains cabinets d’analystes proposent également des services de sélection, soit sous la forme d’appels rémunérés avec leurs conseillers CPM, soit sous la forme de véritables concerts où ils dirigent ou participent à l’ensemble du processus de sélection en tant que « consultant ». Dans le passé, ils avaient l’habitude de fournir aux clients des modèles d’appels d’offres comportant des centaines de questions prédéfinies. Ces modèles ont perdu de leur popularité ces derniers temps, car les fournisseurs et les équipes d’évaluation internes redoutent les longs récits, toujours conçus pour avoir l’air bien, ou ils peuvent passer à côté de domaines entiers de fonctionnalité qui sont en plein essor.
Dans tous les cas, il est presque toujours utile de faire d’abord ses propres recherches en dressant la liste la plus détaillée possible des problèmes actuels et en quantifiant ($$) les coûts et les efforts liés à l’exécution des processus actuels de reporting et de planification. Ces « recherches » doivent également inclure la vision de l’équipe de direction sur les avantages commerciaux qu’elle souhaite obtenir avec une nouvelle solution de CPM.

Conclusion

Les principales solutions logicielles de CPM en mode cloud disposent d’un grand nombre de caractéristiques et de fonctionnalités, et des modifications et améliorations sont publiées en permanence. Ainsi, lorsque vous et votre équipe interne établissez une liste des meilleures solutions CPM pour les besoins de l’entreprise, il est conseillé de faire vos propres recherches, d’examiner les démonstrations de produits et de vous assurer que les meilleurs candidats s’intègrent facilement à votre ERP et à d’autres systèmes importants. Si votre équipe présente des complexités particulières ou manque de temps et de compétences en matière d’évaluation, un cabinet d’analystes peut vous aider de diverses manières.

Liens vers des ressources utiles en matière de recherche et d’évaluation de logiciels

Outil de comparaison des fournisseurs et calculateur de retour sur investissement
Solver Tour Central
Plus de 500 exemples de budgets et de rapports
• Rapports d’analystes et notations : G2 et Dresner

powerbiandsolver

If you have ever tried to build and maintain financial reports inside a visualization tool, the answer should be simple. Power BI works well for dashboards, but modern cloud-based corporate performance management (CPM) solutions are the best option for your financial reports.

BI vs. CPM

Let’s elaborate. Power BI belongs to a category typically referred to as Business Intelligence (BI) tools. While purpose-built, financial reporting and consolidation tools belong to a category referred to as Corporate Performance Management (CPM) Software.

Business Intelligence:

In the business intelligence category, you also find other well-known solutions such as Tableau and Domo. For the most part, BI tools are purpose-built for dashboards with rich visualizations. Also, BI tools are increasingly infused with artificial intelligence (AI) capabilities.

Corporate Performance Management Software:

On the other hand, CPM solutions are specifically designed for accounting teams to consolidate financial data. CPMs often produce professionally formatted financial reports such as: 

  • Profit & Loss
  • Balance Sheet
  • Cash flow statements

Most CPM reporting tools offer budgeting modules. And in recent years, the ability to do sophisticated planning such as sales forecasting and modeling.

If the difference between BI and CPM is so clear, why is “Financial Reporting in Power BI or in a Corporate Performance Management Solution” even a topic worth covering in a blog? 

Well, with the rapid rise in popularity of Power BI for financial reporting and its key competitors, an army of “hungry” consultants have emerged.  And, given a strong and flexible tool like Power BI, a sales person with the right technical skills can make almost anything, including formatted financial reports, look good.  Many companies have fallen into this trap lately of using Power BI for financial reporting. And, when you ask a skilled, revenue motivated consultant: Can you do that? Chances are that you will get a “Yes!”  And after a few weeks…or a few months, and a sizable consulting bill, you may actually have good looking Power BI financial reports.  But, as excited as your executives may be to have a single cloud-based portal for both dashboards and financial reports, for most financial executives this has a tendency to turn into a small nightmare.  Why?

Because neither Power BI nor its BI competitors were designed to manage a financial reporting process.

A lot of hard coding and hacking is needed behind the scenes in Power BI’s modeling language. Of course, if you are ready to hire a technical expert or keep your Power BI consultant permanently retained to handle model changes as your chart of accounts grows, your roll-ups change or you need to write a new report, you could survive for a while. Eventually, we can say with certainty, you will be back in Excel to do your financial reporting where your accounting team is comfortable with formulas and formatting.

Alternatively, you can deploy a CPM solution that is built to streamline the financial process. Also, you can deploy a CPM tool to deliver professionally formatted financial statements.

With a CPM solution, you can also move your budgeting process into the CPM tool and run it all in the cloud.  Now, it does not have to be an either or.

The Best Way: Use BI Tools and CPMs Reporting Tools Together

An increasing number of CPM vendors offer pre-built integrations to leading BI tools like Power BI.

Two such vendors are Solver and Prophix. As an example, Solver is similar to Power BI in that it is an Azure cloud-based platform, and it comes with a pre-built connector to Power BI.  Below is an example of a comparison between Power BI and Solver. It clearly shows that companies looking for both dashboards and financial reporting should use a BI tool for their dashboards and a CPM tool for their financial reporting. Neither tool replaces the other.

power bi and solver

As organizations gear up for what can be the « Roaring Twenties,” having the right tools for the job might be one of the smartest strategic moves a management team can make. On the other hand, trying to fit a square peg in a round hole, could lead to frustration. The frustration is delayed reporting and wasted money. It is increasingly accepted that “data is the new gold.” When Power BI is integrated with a best-in-class CPM solution and both are running in the cloud, organizations are likely a step closer to success and industry leadership in the years ahead.

sage-intacct

If you have surveyed an audience of mid-market accounting and finance professionals, you almost always find that 90-95% primarily rely on manual budget models in Excel. How is this possible when most enterprise resource planning (ERP) systems, including Sage Intacct, have both basic native ERP budget functionalities? In some cases, they also have specialized add-on modules. For example, the Microsoft Dynamics on-premise ERPs had the now “retired” Forecaster product and for Sage, it is the Sage Budgeting and Planning. Other ERP systems have built various Excel export and import mechanisms to make it easier for users to budget in Excel. Then, re-import the GL portion of the budget.

While most ERP vendor’s budget add-ons do the job better then entering budgets directly into the ERP system, there still seems to be a large group of companies that simply need a full-featured budgeting and forecasting solution to get the workflow, formula and layout flexibility they need. These solutions are typically referred to as Corporate Performance Management (CPM) tools. They also include a reporting and consolidation functionality.

How do I know if my planning process is NOT streamlined?

Typically, there are a number of key motivators when an organization begins to look for a CPM solution to improve its planning process:

  • Effort spent exporting and importing data from Sage Intacct to home grown Excel budgets
  • Current process is error-prone and a resource strain on the finance team
  • Lack of time and resources to quickly re-forecast (for example if a virus hits the economy!)
  • Lack of automation to create many budget versions
  • Current tool too complex for staff to learn so ended up back with a manual Excel model
  • Find that the ROI of automation with a CPM tool is higher than the cost of manual processes

Which benefits should I expect from modern CPM Planning tool?

Because Sage Intacct is a cloud-based ERP system, pretty much all customers looking for a full featured CPM solution like Solver, Adaptive Insight or Anaplan, will also expect a high degree of functionality, including:

  • Cloud-based platform
  • Pre-integration to Sage Intacct and Sage Intacct approval as a certified add-on vendor
  • Complete workflow functionality to manage submissions, reviews and approvals of the budget
  • Highly flexibly budget form design to completely replace the company’s manual Excel models
  • Strong native report writer for variance reporting and budget consolidations
  • User administration and security that allow for any person to participate in the budget regardless if they are users of Sage Intacct or not
  • Usability features like spreading, break-back, lien items with comments, and more.

I am planning to implement Sage Intacct. What is the best timing for budgeting tool?

Accounting teams always have a lot on their plate. Therefore, it never seems to be a great time to implement another software. However, the best time seems to be in the 2-3 months after the most recent budget cycle. Not only will issues and needs be fresh in mind, but it also allows for plenty of time to select, implement and test a new planning solution before the next budget cycle starts. Some organizations even do a “dry run” of their new budget solution during the year for one of their forecasts.

Carefully selecting a CPM vendor is important

Turbulent Mergers & Acquisition (M&A) market

For example, when a vendor gets acquired, it usually ends less than good for customers. The most typical reason that issues arise is that acquiring companies are much larger than the target company. Therefore, politics and other internal priorities at the parent company tend to drive employees away, disturb the focus of product development, increase prices and more.

Eventually, many acquired products die slowly, and customers end up switching products and vendors. Comshare, Adaytum, SRC Software and Clarity are a few vendors that suffered this during the M&A spree that took place in the CPM space about 15-20 years ago. Over the past 3 years, another wave of M&A has happened, including Workday acquiring Adaptive Insight, a PE firm acquiring Host Analytics from its old investor, Wolters Kluwer acquired Tagetik, and PE-owned Insight Software acquiring Jet Global, Atlas, BizNet and other players in the game.

Protecting the significant financial investment

There are more CPM solutions that are cloud-based. Customers can sign up for one or more years of subscription versus having to purchase the software upfront. However, even if a subscription is reasonable, the amount of time and effort from the internal staff (often with the help of costly consultants) has to be put in to get a CPM solution fully up and running. Also the reports, budget model and dashboards that management need are very significant. You can expect anywhere from twenty thousand dollars and to several hundred and thousands of dollars in direct and indirect costs for full blown implementations. In other words, picking the right vendor and the right product carries a much larger costs than simply a year’s worth of subscription.

Protecting your job

While a good vendor selection and successful implementation can be a significant boon to the careers of project management, it can be the opposite if it all does not work out well. Let alone the stress and long hours that often come from enterprise software implementations,  should it not end well,  can be a scar that follows you for a long time in your career.

Be Strategic

Whether there is too much pain from spreadsheet budgeting or a tactical hint for competitive advantages with faster and better decision-making that drives your search for a CPM solution, a final piece of advice is to be strategic about it. Don’t look at a CPM solution as a temporary band-aid, but view this technology for what it can be when properly chosen and implemented with care. One of your most important decision-making tools that can help drive growth and success for your organization in the 2020s.

hybrid cloud

There are more than 200,000 companies running on-premise ERP systems from Microsoft, Sage, SAP and Acumatica world-wide and many are not planning to move to the cloud yet. However, if you are one of them, this does not mean that your company can’t start taking advantage of modern cloud-based reporting solutions today to drive better and faster decisions for yourself and your management team!

Hasn’t Cloud-based reporting for on-premise ERPs been available for a long time?

Yes, vendors like Prophix, Solver, Vena, Adaptive Insights, and Planful (formerly Host Analytics) have offered both cloud-based financial reporting and budgeting for years. However, all of these vendors have typical corporate performance management (CPM) architectures that require data to be loaded from the on-premise ERP and into the cloud CPM tool before the user can run reports. 

The process requires a “refresh” of data from the ERP database into the CPM database which means that the data users see in reports is not real-time. This also mean that the drill-down on any number is only as detailed as the lowest level data that was loaded into the cloud CPM database. 

Your executives are often ok with this because they want to wait on their report analysis until the accounting team has closed the books. However, the accounting team that is posting transactions in the ERP system almost always prefers live ERP reporting because they want to immediately see the impact of journal entries in their reports. They don’t want to refresh data into a CPM reporting database first, and then wait one minute, ten minutes or significantly longer to run reports after the data has been transferred to the CPM tool.

How do I get true live reporting for my on-premise ERP GP data?  

The obvious answer is that you use the report writer that natively comes with your ERP system such as  Management Reporter, GP Report Writer, Smartlist or SQL Reporting Services (SSRS). However, at best, it would be safe to say that these tools have aged “gracefully,” and they are just not comparable to many modern cloud reporting tools.

Key weaknesses of on-premise report tools include:

  • Not particularly user-friendly for accounting staff to design reports.
  • Lack of easy and professional formatting.
  • Typically requires VPN or Terminal Server to connect to the ERP in order to run reports from outside the office network.
  • Maintaining multiple report writers for different data (e.g. for formatted financial statements versus sub-ledger transaction reports).

In order to overcome these weaknesses and help on-premise ERP customers maximize the value of their data a modern, cloud-based reporting platform, Solver has now launched what they refer to as “Hybrid Cloud Reporting.” You can see it live in this video. This is a unique integration technology that enables you to:

  • Use your web-browser to run beautifully formatted reports (looks like Excel formatting).
  • Benefit from true real-time reports on your ERP data without any data transfer to a separate reporting database.
  • Drill-down from any number in the report directly into your underlying GP transactional data. 
  • Easy internet and browser-based access with no need for VPN, or software like Terminal Server.
  • Enter budgets from user-friendly forms (looks like Excel) in the cloud and have the transactions stored directly into the GL budget table in the ERP database.
  • Be better prepared to move to a cloud ERP later because the reporting and budgeting solution is already in the cloud. 

In other words, now your accountants and reporting end-users get the best of two worlds by only needing a web browser to run live ERP reports and drill-down.

Below is a simple architecture diagram to explain how it works:

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What about budgeting and forecasting?

Like many other cloud-based CPM solutions, Solver also offers budgeting and forecasting. With the new Hybrid Cloud technology and Solver’s cloud-based Planning Module, users can store budget data directly back from Solver’s budget forms in the cloud, into the General Ledger budget table in the ERP database. 

So, if you struggle with manual Excel-based spreadsheets for your budgets, you can save a lot of time by eliminating emailing files between users, linking between spreadsheets, and put better controls in place for the entire budget process with workflow and approvals. 

As an example, users can access budget forms like the example below with their browser and instantly, until you close the budget process, update their department’s budget in the ERP system. Since Solver’s Hybrid Cloud updates are real-time, reports can immediately be run to see the impact of these changes on the budget.

Enjoy Faster and Better Decisions in the 2020s

Companies like Solver, Prophix, Vena, Adaptive Insights, and Planful are driving the next generation cloud-based reporting and planning technology. However, with the lack of live reporting and live budget write-back to on-premise ERP systems, accountants and very active ERP users have been left with their legacy tools for their real-time reporting needs.  

With the release of Solver Hybrid Cloud, these users now get the best of both worlds and can start ushering in the 2020’s by enabling themselves and other users with faster and better decisions.  Learn more about the benefits of choosing Solver CPM solutions by contacting us today or requesting a demo. 

Supported ERP systems are: Microsoft Dynamics GP, SL, and NAV, Sage 100 (SQL)*, 300* and 500*, SAP Business One (SQL)*, and Acumatica*.

*) Direct budget writeback not offered for these ERPs.

 

It is easy to predict the future when it is business as usual. However, if your business environment is suddenly impacted by something like the coronavirus, a delayed product launch or an unplanned acquisition, your corporate budget may become obsolete very quickly.

How Do I Know it is Time To Replace the Budget with a Forecast?

Sometimes unexpected events happen and it is clear the company’s actual performance is moving so far above or below the annual budget that it no longer provides value in the following ways: 

  • A cost control tool
  • A target for employee compensation plans
  • A detailed financial break-down of corporate strategic goals
  • A financial plan for various corporate initiatives

There are many signs that you need to create a budget reforecast because it is becoming obsolete due to unexpected events, such as:

  • Management comments why a revenue or expense budget variance is occurring
  • Complaints from sales teams that their targets are too high due to XYZ event
  • Lack of budget ownership from department heads

In addition, you will start hearing from executives that the budget column in the financial statements is “useless” or that the budget target figure in a Key Performance Indicator (KPI) is no longer valuable. 

Some organizations have a predefined monthly, quarterly or semi-annual reforecasting process, and when the unexpected happens, they simply take this into account next time they reforecast. These companies often have budgeting and forecasting software such as Solver, Adaptive Insight or Planful to speed up and automate the time and effort it takes to create budgets and forecasts.

Other organizations’ forecasting techniques only include a single annual budget version as a baseline, and for these companies a “forced” reforecast due to unexpected events might involve a lot more arms and legs and interruptions to people’s work schedules.  

What to do When the Corporate Budget Becomes Obsolete?

Companies generally do one of the following when their budgets become obsolete: 

  1. Do nothing and live with the undocumented comments and questions until next year’s budget is launched
  2. Leave the budget as is and use report comments to explain big budget variances (see sample screenshot below).
  3. Reforecast the rest of the year and replace the now defunct budget with the new forecast

Most companies enter their corporate forecasts at a higher level than the annual budget, and often it is only done at the Profit & Loss account level and sometimes also for Balance Sheet and Cash Flow.

In most cases, smaller organizations with well organized, home-grown Excel models can forecast in their spreadsheet and then re-import the forecast into their ERP system or third-party reporting tool. In mid-sized and larger organizations even forecasts at the GL account level may require a lot of work due to requirements to do this by division or department. These companies either have more human resources available to perform the work or they use a budgeting tool to automate it.

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How to Reforecast Your Budget?

Whether your forecasting requirements are simple enough to be handled in Excel or your company is using a modern budgeting tool, there are ways to avoid the painfully slow bottom-up data entry process. The problem with the latter is that the new forecast may already be old by the time you are done. In these cases, the unexpected event that led to the reforecast could have changed again, leading you to start all over.

Budgeting and forecasting software automation typically means that your input model is highly formula driven. For example, your forecast model can rapidly calculate all the required entries automatically such as % Revenue Increase, Target Net Income, Reduction/Increase in Headcount, etc. This functionality has many names such as:

  • Top-down planning
  • Driver-based modelling
  • Break-back modelling (see sample screenshot below)
  • What-if analysis

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Regardless of what you call it and the type of planning tool you use, an automated reforecasting model can create an entire forecast in minutes or hours versus days or weeks with manual methods. 

 An automated model also allows you to create multiple scenarios. For example, armed with a “Best Case”, “Worst Case” or “Likely” forecast scenarios, you can be prepared for unexpected events without rushing to reforecast. Instead, you replace the “Likely” budget version with the already created “Best Case” or “Worst Case” scenario and you are done. 

If the situation calls for a brand new scenario, you adjust the drivers in the automated model and it will recalculate and store the underlying account-level forecast transactions.  

When your company has the right tools and plans ready for a budget reforecast they will be prepared for a virus outbreak, stock market crash or exciting acquisition of a competitor. Planning ahead will reduce stress and blood pressure for the organization’s finance team.

blog image for corporate performance management during COVID-19

As we all struggle to adjust to our new reality of social distancing and general economic uncertainty, it seems as if our expectations for the future are changing day-by-day, if not hour-by-hour.

It is hard to tell what next week will be like for businesses across the world, much less what next month will look like – or six months from now. However, with a good Corporate Performance Management (CPM) solution, your company can gain insight into a range of possible future scenarios, so you can start executing meaningful action items right now.

With the right CPM in your toolbox, you can get fast answers to pressing COVID-related questions, such as:

  • How will it impact my business if I let some employees go? 
  • What can I expect for cash flow, as things stand now? 
  • Which expenses should I cut – now and later?
  • Who are the customers that are slow to pay? 
  • What is the best case scenario of COVID on my business… and the worst?

If you are not sure how to find those answers with your CPM, or if you are not sure whether your current system provides this critical information, this article will help.

What Are the Two Essential Capabilities of Corporate Performance Management During COVID-19?

If you already have and use a world-class Corporate Performance Management system such as Solver, Adaptive Insights, or Prophix, you can breathe easy. You already have access to the tools you will need to answer your COVID-related questions.

Those tools are:

1. Forecasting

Due to the ever-changing nature of the COVID-19 pandemic, nearly every company across the planet is having to throw out and replace their 2020 budgets right now. Forecasting on the fly can be difficult if you are working from spreadsheets but, with a highly effective CPM solution, you will have the freedom to run new forecasts for every twist and turn as the coronavirus situation unfolds.

Some of the best forecasts to run include:

  • Payroll modelling / forecasting

As a business leader, you already understand that it is possible you may have to let a few employees go or do a temporary salary cut before we all return to « business as usual. » This forecast helps you clearly identify the effect of your staffing strategy, so you can be more confident that you are making the right choice.

  • Sales modelling / forecasting

Perhaps you are not looking at staff reductions. Essential industries such as healthcare or food and health manufacturing are experiencing a steep rise in sales as a result of the coronavirus. However, whether your sales are on the rise or your company is facing a temporary slowdown, it is critical that you have accurate, timely insight into what you can expect for sales and revenues in 2020.

  • P&L, Balance Sheet, and Cash Flow forecasting

It is always a good business practice to keep a close watch on your P&Ls and Balance Sheets to make sure your financials are in order. With the abrupt market shifts we are all seeing right now, it is more important than ever to closely oversee changes in your operating, investing, and financing cash flows as you update your strategy.

2. Reporting

In an emergency, it can be difficult to sort through the sea of reports available to you from a Corporate Performance Management solution, so here is your quick guide to the essential reports you will need right now.

  • Multiple forecast versions compared

Gain insight into your organization’s best-case scenarios, worst-case scenarios, and everything in between using this easy-to-understand comparison report that maximizes your forecasting vision.

Actuals vs. Budgets are handy when your budget fits a predicted scenario, but we think it is safe to guess that your budgets do not quite match up with your reality right now. This report replaces your budgets with forecasts, so you can perform a more accurate actual vs. « budget » comparison that is based on the most up-to-date data.

  • Reports focused on vendor and payroll expenses

It may be time to cut expenses soon, so knowing which of your expenses are “expendable” may be critical information for your company. This report gives you the numbers you need, so you are prepared to cut back if and when that is required.

  • Customer aging receivables

Right now, every company across the world is anxious about the future and rethinking their expenditures – including your clients. By using reports focused on customer aging receivables, you will get quick and accurate insight into which of your customers or clients are late to pay, so you can check in instantly.

Not Using a CPM Solution Yet? There Is Still Time.  

If you are relying on unwieldy spreadsheets or the limited reporting options included with your ERP, you are probably frustrated at the lack of insight you have.

In truth, lack of insight can be a big problem for companies right now, considering how quickly the economic landscape situation is changing. If you are ready to get accurate, up-to-date financial and operational data at your fingertips, including easy-to-read KPI dashboards, planning tools, and a secure data warehouse to house all your data, now is the right time to get your Corporate Performance Management solution set up.

Setting up a modern CPM solution is easier than ever, but you will still need to make sure you choose the right solution for your needs. Though you have a wide range of strong CPM solutions available to your company, your ideal solution will depend on your unique business setup, size, industry, integration needs, and objectives.

However, to make sure your CPM system meets your precise needs during the coronavirus situation and beyond, you will want to ensure you choose a CPM that fits these requirements:

  • Cloud-based solution

If your workforce is largely working from home (WFH) for the duration, now will not be the right time to deploy or support an on-premises / in-office server solution. A cloud-based CPM is more convenient to implement and support during a disruption, and it is also more convenient to access for consultants working from home.

  • Rapid deployment

A CPM that takes months to deploy will not help you solve the situation right here and now. Cloud-based solutions are faster and easier to deploy than on-premises solutions, and CPMs that include pre-built vendor report and forecast templates will get you analyzing your evolving numbers the same day your solution goes live, so you can answer your critical questions instantly.

Learn More About Your Options for Corporate Performance Management

If chosen carefully, effective, cloud-based CPMs can help you maintain your agility with quick decision-making during the coronavirus or any other unexpected setback.

Ready for some advice that will help you determine which CPM is right for you? We can help.

Since 1996, the global team of CPM experts at Solver have helped companies like yours successfully navigate the rapidly changing business landscapes that define our modern, global commerce world. We are happy to share our expertise with you, so you can find your path through this unexpected and unprecedented worldwide situation.

Truly, you can ask us anything about CPM. We promise you a careful, well-reasoned answer that makes sense for your exact needs. (We do not like one-size-fits-all answers, and we suspect you do not like them either.)

 

We guarantee that when you contact Solver, you will get the guidance and help you need to understand all your CPM options, so you can confidently move your business forward in all situations, including right now.

Ask Solver a Question.

 

liquidityriskanalysis

Nobody likes a budget that is far off target, especially when it could result in a liquidity crisis. Luckily, most companies rarely have to experience such a stressful event. Although, in a turbulent economy where interest rates and stock indexes move up and down like yo-yos and news about corporate layoffs are part of daily news headlines, strong financial clarity does not seem like a bad idea.

So, what does a cash flow forecast mean to most people?

Here is a definition: A cash flow forecast is a plan that shows how much money a business expects to receive in, and pay out, over a given period of time. 

Based on the definition above, it seems logical that all businesses should have a cash flow forecast perfectly ingrained in their corporate processes, but is that the reality? Let’s take a closer look at this.

Are All Businesses Doing Cash Flow Forecasting?

As much as it seems to make perfect sense to have a good estimate of your future cash outflows and inflows, many companies never get around to doing it. This is especially true in small and mid-sized businesses. Some of the reasons for the lack of cash flow forecasting models are the following:

  • The finance staff don’t have time to prepare it
  • Lack of tools that automate cash flow forecasting
  • Complexity in creating a good cash flow model
  • Lack of accuracy in past models leading to reduced appetite to repeat it
  • Other business tasks or fires keep executives focused in other areas
  • The financial planning team is exhausted after then annual budget process with no time or motivation to re-forecast the budget during the year

Regardless of the reason for not doing a cash flow forecast, healthy cash flow is the lifeblood of all businesses, so there is no lack of motivation.

Let’s look at the potential benefits of accurate cash flow forecasting.

Why Do Companies Want to Project Their Future Cash Outflows and Inflows?

Most executives know they would sleep better at night if they had a mechanism that fairly accurately could tell them if the liquidity of their business is healthy or not in the months ahead.

Below is an example of a report using simple color indicators and charts to help managers analyze the company’s projected cash position based on underlying cash flow forecast.

liquidity risk analysis

There are several very logical reasons why a company can benefit from regular cash flow forecasts, including:

  1. Reduce the risk of insolvency – by having a clear idea of any upcoming liquidity issues, management can react early and avoid drama and stress
  2. Move faster on investment opportunities – if you, thanks to a cash flow forecast, early on know that the business will be flush with cash in the months ahead, you can start planning acquisitions, down payment of high interest debt, purchases of strategic capital assets, etc.
  3. Satisfy bankers to enable debt financing or other bank-backed financial transactions

In other words, solid cash flow forecasts can be of tremendous value to a management team. However, if many financial teams dread the additional work of doing planning and performing a cash flow analysis, how can companies still get it done?

How to Automate Cash Flow Forecasts?

As in many other cases, technology can help automate laborious tasks. In the case of cash flow forecasting, there is a cloud software category often referred to as Corporate Performance Management (CPM) solutions that includes vendors such as Adaptive Insights, Centage and Solver that specialize in planning, budgeting and forecasting.

Benefits of CPM tools include scenario forecasting to predict “great”, “good” and “bad” scenarios so managers can plan accordingly. In other cases, CPM solutions provide entire driver-based forecast processes. Driver-based means that the forecast includes assumptions that help automate and simplify creation of sales, payroll, expenses, balance sheet and cash flow forecasts.

Sometimes managers don’t have the time or the need for a full forecast to analyze projected liquidity, in which case they can use simulation models to quickly adjust elements of their cash outflows and inflows to see the impact on the cash position as seen in this example:

cashflowanalysis

Most executives would agree that accurate cash flow forecasts provide numerous benefits to their business. During economic turmoil cash flow forecasts can help lower the risk of running into liquidity problems and increasing the chance to be ready to jump on investment opportunities. Regardless of the motivation, there are good tools available to help automate and simplify such financial planning processes.

At Solver, we offer Corporate Performance Management Solutions that help you establish cash flow forecasts and analyses and prepare for uncertain times. Contact one of our expert team members to learn how we can help you improve your cash flow processes.

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