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Cet article est la quatri√®me partie d’une s√©rie de huit articles sur l’√©valuation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La quatri√®me partie se concentre sur l’√©valuation de la gamme de fonctions de tableau de bord des meilleurs logiciels de CPM.

Si les fonctions de reporting financier, de consolidation et de budg√©tisation des outils de gestion des performances de l’entreprise (CPM) sont tr√®s pr√©cieuses pour les professionnels de la comptabilit√© et de la finance, la plupart des dirigeants souhaitent √©galement voir les chiffres cl√©s de l’organisation repr√©sent√©s graphiquement.
Les outils d’analyse graphique se divisent g√©n√©ralement en deux cat√©gories : 1) les graphiques statiques ; et 2) les tableaux de bord interactifs. Les deux peuvent √™tre souhaitables car les graphiques statiques peuvent mettre en √©vidence les informations les plus importantes des rapports financiers, telles que les revenus, les b√©n√©fices et les marges, tandis que les tableaux de bord interactifs bien con√ßus permettent une analyse approfondie, guid√©e par l’utilisateur.
Lorsque vous cherchez √† acqu√©rir une nouvelle solution de planification ou de reporting financier et que vous comparez les fournisseurs finalistes, il est important d’examiner quelles m√©thodes d’analyse graphique ils proposent parmi celles d√©crites ci-dessus.
Voici quelques-unes des principales architectures de tableau de bord à rechercher dans les meilleures solutions logicielles de CPM
En g√©n√©ral, un ou plusieurs de ces trois types d’analyses graphiques ci-dessous sont fournis par les principaux fournisseurs de CPM :

1. Graphiques intégrés dans les rapports financiers

Il s’agit g√©n√©ralement de diagrammes √† barres, de diagrammes √† colonnes, de diagrammes circulaires ou de diagrammes de tendance int√©gr√©s dans des √©tats financiers tels que les rapports de pertes et profits et les bilans. Bien que les r√©dacteurs de rapports financiers soient sp√©cialement con√ßus pour g√©rer les structures de comptes et le formatage des √©tats financiers, et bien mieux que les solutions de tableau de bord, ils peuvent b√©n√©ficier de mani√®re significative des graphiques et des feux de signalisation pour mettre en √©vidence les chiffres les plus importants. Ce type de rapport ¬ę¬†hybride¬†¬Ľ est propos√© par certains fournisseurs de CPM et ne doit pas √™tre confondu avec les solutions de tableau de bord.

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2. Tableaux de bord natifs dans le portail CPM

Un certain nombre de fournisseurs de CPM ont développé des tableaux de bord propriétaires dans leurs portails cloud.

Un avantage des tableaux de bord natifs est qu’ils d√©rivent g√©n√©ralement de la m√™me structure de donn√©es/tables que le module de reporting et de planification de la solution CPM. Un autre avantage est donc un temps de mise en Ňďuvre plus court et un seul endroit pour configurer la s√©curit√© des utilisateurs. Cependant, les entreprises investissent de plus en plus dans des solutions de tableaux de bord sp√©cialis√©es telles que Power BI et Tableau, et il est donc moins efficace d’utiliser plusieurs outils de tableaux de bord qu’une seule solution d’entreprise qui peut facilement √™tre prise en charge en interne.

En outre, ces solutions spécialisées, comme Power BI et Tableau, offrent des fonctionnalités beaucoup plus avancées que la plupart des tableaux de bord propriétaires.

3. Tableaux de bord intégrés de premier ordre

Les solutions professionnelles de tableaux de bord ont gagn√© en popularit√© au fil des ans, et des solutions comme Power BI de Microsoft et Tableau sont devenues les leaders du march√©. En raison de l’attention particuli√®re que les vendeurs de solutions de tableaux de bord autonomes peuvent porter √† leurs produits, le rythme de d√©veloppement est rapide et l’√©tendue et la profondeur des fonctionnalit√©s sont tr√®s solides. En cons√©quence, un grand nombre d’organisations ont d√©ploy√© ces solutions en tant que standard dans un ou plusieurs d√©partements en interne et les utilisent pour pr√©senter les donn√©es de leurs diff√©rents syst√®mes transactionnels, y compris leur solution CPM.

Sur la base des normalisations de leurs clients pour ces solutions de tableaux de bord de pointe, un certain nombre de fournisseurs de CPM ont cr√©√© des connecteurs qui facilitent l’extraction des donn√©es, des dimensions et de la logique de base de donn√©es du produit CPM vers les outils de tableaux de bord. Il en r√©sulte une mise en Ňďuvre plus rapide des tableaux de bord, ainsi qu’une courbe d’apprentissage et un co√Ľt de licence inf√©rieurs √† ceux de la mise en Ňďuvre d’un tableau de bord propri√©taire au sein de la solution CPM.

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Combien co√Ľte une solution de tableau de bord?
S’il est important de faire ses propres analyses pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez poss√®de les caract√©ristiques cl√©s n√©cessaires √† un d√©ploiement r√©ussi, les √©conomies totales de temps et d’efforts ainsi que l’am√©lioration des capacit√©s de prise de d√©cision sont tout aussi importantes.

Voici quelques éléments auxquels vous devez penser lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes :

  • L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le m√™me nombre d’utilisateurs et de modules?
  • Si vous b√©n√©ficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit r√©tabli ?
  • Le vendeur offre-t-il une politique √©crite pour les augmentations annuelles de prix?
  • Les estimations de mise en Ňďuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le m√™me travail?

Une bonne r√®gle g√©n√©rale consiste √† demander √† chaque fournisseur le co√Ľt total de l’abonnement pour les cinq premi√®res ann√©es. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. Et, si le fournisseur appartient √† une soci√©t√© de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous √™tes encore client. Vous devez donc vous assurer que vous recevez un document indiquant la politique en mati√®re d’augmentation des prix √† l’avenir – y compris si le fournisseur est vendu √† une autre soci√©t√©.

Voici un outil gratuit de comparaison des fournisseurs qui vous aidera à comparer les fournisseurs sur un certain nombre de caractéristiques différentes. Cet outil comprend également un simple calculateur de retour sur investissement (ROI) qui fait partie du score total du fournisseur.

Conclusion

En r√©sum√©, le choix d’une nouvelle solution de tableau de bord pour compl√©ter les outils de reporting financier et de budg√©tisation de l’entreprise devient de plus en plus une priorit√© strat√©gique pour les organisations de tous les secteurs. Comme nous l’avons vu pr√©c√©demment, certaines fonctionnalit√©s sont plus importantes que d’autres et peuvent √™tre des facteurs cl√©s due succ√®s, en plus d’un processus de mise en Ňďuvre bien ex√©cut√©.

Cet article est la sixi√®me partie d’une s√©rie de huit articles sur l’√©valuation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La partie 6 se concentre sur les nombreuses fonctionnalit√©s d’int√©gration Microsoft √† rechercher dans les meilleurs logiciels de CPM.

La plupart des organisations dans le monde utilisent une ou plusieurs technologies de Microsoft. Ainsi, lors de la s√©lection d’une nouvelle solution de gestion des performances de l’entreprise (CPM) cloud, l’avantage d’un alignement √©troit sur Microsoft peut aller de ¬ę¬†l√©ger¬†¬Ľ √† ¬ę¬†tr√®s important¬†¬Ľ ou ¬ę¬†n√©cessaire¬†¬Ľ.

√Ä mesure que les entreprises du monde entier ont migr√© leurs applications les unes apr√®s les autres vers le cloud, elles ont d√Ľ r√©tablir la connectivit√© qui existait entre leurs solutions lorsqu’elles les h√©bergeaient dans leur propre salle de serveurs.
Pour les raisons mentionn√©es ci-dessus, la plupart des principaux fournisseurs de CPM ont int√©gr√© les technologies Microsoft les plus populaires afin d’accro√ģtre la productivit√© de leurs clients.

Voici quelques-unes des principales intégrations Microsoft à rechercher dans les meilleures solutions CPM

En fonction des technologies Microsoft utilisées par votre organisation, une ou plusieurs de ces intégrations peuvent être bénéfiques (voire très importantes) :

1. Intégration de Microsoft Office / Microsoft 365

Les int√©grations CPM √† Microsoft Office / Microsoft 365 ci-dessous peuvent probablement √™tre class√©es dans cet ordre d’importance pour une √©quipe financi√®re et comptable :

  • Les int√©grations Excel peuvent tout offrir, depuis le concepteur de rapport CPM qui est un add-in Excel, jusqu’√† l’exportation de rapports vers Excel et l’importation de donn√©es depuis Excel.
  • Les int√©grations PowerPoint sont g√©n√©ralement utilis√©es pour afficher et rafra√ģchir des rapports ou des tableaux de bord dans le cadre d’une pr√©sentation financi√®re d’entreprise.
  • Les int√©grations Word sont moins populaires mais peuvent s’av√©rer essentielles pour les gouvernements et autres organisations qui doivent actualiser les chiffres financiers et autres dans de longs documents de rapports annuels ou trimestriels.

Exemple d’un tableau de bord Power BI en direct dans une pr√©sentation PowerPoint:

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2. Intégration de Power BI

Power BI (suivi de pr√®s par Tableau) est devenu l’outil de tableau de bord le plus populaire au monde. Un grand nombre d’entreprises l’utilisent d√©j√† et d’autres le feront √† l’avenir. Pour cette raison, un nombre croissant de fournisseurs de CPM ont d√©velopp√© des connecteurs certifi√©s par Microsoft qui permettent de transf√©rer facilement les donn√©es et les dimensions vers Power BI.

Certains fournisseurs de CPM vont m√™me jusqu’√† proposer Power BI comme leur principale solution de tableaux de bord et incluent des tableaux de bord financiers pr√™ts √† l’emploi afin de permettre aux clients de se lancer rapidement. Si vous poss√©dez d√©j√† ou pr√©voyez d’acheter Power BI, cette approche √©limine la n√©cessit√© d’acheter des licences de tableaux de bord propri√©taires d’un fournisseur de CPM et permet √† l’√©quipe financi√®re d’apprendre un seul outil de visualisation.

3. Intégration de Microsoft Teams

Teams est le portail de collaboration très populaire de Microsoft. De nombreux fournisseurs tiers ont créé des applications pour présenter leurs applications cloud au sein du portail Teams.

Alors que toutes les meilleures solutions CPM peuvent exporter des rapports enti√®rement format√©s vers Excel et que ceux-ci peuvent √™tre import√©s dans Teams, peu d’entre elles ont con√ßu des applications permettant d’ouvrir l’application CPM depuis Teams et, par exemple, d’ex√©cuter des rapports tout en √©tant dans un groupe Teams discutant de la rentabilit√© ou des liquidit√©s avec d’autres managers.

4. Intégrations Microsoft Dynamics

Dynamics 365 Finance et Dynamics 365 Business Central sont les applications ERP cloud de Microsoft. Si vous poss√©dez d√©j√† ou pr√©voyez de mettre en Ňďuvre l’un de ces ERP, il est important d’examiner de pr√®s la mani√®re dont les fournisseurs de CPM que vous √©valuez se connectent √† ces solutions.

Une int√©gration √©troite et facile entre votre syst√®me ERP et la solution CPM permet d’√©tablir des rapports dynamiques, ainsi que des budgets et des pr√©visions avec des donn√©es historiques actualis√©es. Certaines int√©grations permettent m√™me de reprendre facilement les budgets dans le grand livre (GL).

Si vous utilisez un ancien ERP Microsoft Dynamics tel que GP, SL, NAV ou AX, l’int√©gration des nouvelles solutions CPM est tout aussi importante. Si vous pr√©voyez de migrer vers Dynamics 365, vous pouvez m√™me utiliser le CPM pour stocker les donn√©es historiques de votre ancien ERP, ce qui rendra la migration vers le nouvel ERP plus rapide et plus facile.

5. D√©ploiement d’Azure

√Čtant donn√© que les fournisseurs de CPM g√®rent leurs propres applications cloud, l’utilisateur final ne voit g√©n√©ralement pas sur quelle plateforme cloud, telle qu’Azure ou AWS, fonctionne son portail CPM. Azure peut √™tre plus important pour certains d√©partements informatiques s’ils ont d√©j√† des plans ou des projets utilisant d’autres outils Microsoft Azure tels que Power Apps.

L’alignement profond de Microsoft a-t-il un co√Ľt suppl√©mentaire ?

Cela d√©pend de chaque fournisseur de CPM. La plateforme cloud (dans ce cas, Azure) est toujours int√©gr√©e dans le prix du fournisseur, mais il arrive souvent que les fournisseurs facturent un prix par connecteur d’int√©gration (par exemple, vers Power BI, PowerPoint ou Dynamics 365).
S’il est important de faire ses recherches pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez dispose des int√©grations Microsoft cl√©s n√©cessaires √† un d√©ploiement r√©ussi et efficace, les √©conomies totales de temps et d’efforts, ainsi que l’am√©lioration de la prise de d√©cision, sont tout aussi importantes.

Voici un outil gratuit de comparaison des fournisseurs qui vous aidera à comparer les fournisseurs sur un certain nombre de caractéristiques différentes. Cet outil comprend également un simple calculateur de retour sur investissement (ROI) qui fait partie du score total du fournisseur.

Conclusion

En r√©sum√©, s’assurer qu’une nouvelle solution CPM s’int√®gre bien aux applications de productivit√© et ERP contribue √† garantir la long√©vit√© de la solution ainsi que la satisfaction des utilisateurs. En d’autres termes, l’int√©gration doit figurer sur la liste de contr√īle des fonctionnalit√©s √† examiner lors des d√©monstrations et des entretiens avec les fournisseurs.

Cet article est la deuxi√®me partie d’une s√©rie de huit articles sur l’√©valuation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La deuxi√®me partie se concentre sur les fonctionnalit√©s des meilleurs logiciels de reporting financier.

Les logiciels de reporting financier qui offrent √©galement des fonctionnalit√©s de consolidation et de planification appartiennent √† une cat√©gorie de logiciels g√©n√©ralement appel√©e Corporate Performance Management (CPM). Certains y font √©galement r√©f√©rence sous le nom de Enterprise Performances Management (EPM). √Čtant donn√© que la plupart des entreprises pr√©voient actuellement de d√©placer leurs syst√®mes ERP vers le cloud ou l’ont fait r√©cemment, les solutions de reporting financier bas√©es sur le cloud sont plus populaires que jamais.

Si les r√©dacteurs de rapports ERP natifs sont capables de produire des √©tats financiers et des rapports de grand livre auxiliaire, ils ne sont g√©n√©ralement pas tr√®s dou√©s pour le formatage et les formules avanc√©es. De plus, comme ils sont int√©gr√©s au syst√®me ERP, ils ne peuvent pas produire de rapports sur des donn√©es provenant d’autres sources. Les entreprises exportent donc presque toujours une partie ou la totalit√© de leurs rapports vers Excel pour les finaliser et les assembler. En cons√©quence, toute une industrie de solutions de reporting bas√©es sur le cloud a vu le jour pour faire passer les entreprises au niveau sup√©rieur en mati√®re d’automatisation des rapports et de processus de cl√īture mensuelle.

De nombreux fournisseurs de logiciels proposent aujourd’hui des solutions de reporting ind√©pendantes, qu’elles soient autonomes ou int√©gr√©es √† une suite CPM. Par cons√©quent, au cours du processus de s√©lection d’un logiciel, vous devrez choisir avec soin la solution qui convient le mieux √† votre entreprise. Cela signifie que la fonctionnalit√© doit √™tre adapt√©e √† votre activit√© unique et qu’elle doit prendre en charge les exigences sp√©cifiques √† votre secteur. Et, bien s√Ľr, le retour sur investissement (ROI) doit √™tre positif.
Lors du processus de s√©lection du meilleur logiciel de reporting financier pour votre organisation, certaines fonctionnalit√©s sont toujours plus importantes que d’autres.

Voici quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher pour trouver le meilleur logiciel de reporting financier

Alors que la plupart des fournisseurs peuvent probablement pr√©senter plus de 100 fonctionnalit√©s dans leur produit (ce qui peut rendre le processus de s√©lection d’un logiciel douloureux), les principaux crit√®res de r√©ussite peuvent √™tre r√©duits √† quelques domaines cl√©s. Chacun d’entre eux est √©num√©r√© et discut√© ci-dessous.

1. Formatage avancé des rapports

Par d√©finition, tout bon r√©dacteur de rapports dispose d’un ¬ę¬†concepteur de mod√®les¬†¬Ľ permettant de cr√©er des rapports r√©utilisables et param√©tr√©s. En plus des rapports pr√©√©tablis que les principaux fournisseurs devraient fournir d’embl√©e, le concepteur de rapports est l’endroit o√Ļ un utilisateur ou un consultant form√© peut cr√©er de nouveaux mod√®les tels que des rapports de pertes et profits et des bilans sp√©cifiques aux besoins de l’entreprise.

Environ la moiti√© des fournisseurs de CPM proposent des compl√©ments √† Microsoft Excel o√Ļ sont con√ßus des mod√®les. Cela offre g√©n√©ralement la meilleure flexibilit√© de formatage et de mise en page. En outre, presque tous les membres de l’√©quipe du d√©partement financier sont d√©j√† tr√®s familiers avec Excel, de sorte que le fait d’avoir un r√©dacteur de rapports int√©gr√© √† Excel raccourcit la courbe d’apprentissage. D’autres fournisseurs ont cr√©√© des concepteurs de rapports propri√©taires pour que les utilisateurs puissent concevoir des rapports financiers, mais ils ne disposent jamais de toutes les capacit√©s de formatage d’Excel. Quelques fournisseurs proposent non seulement la conception de rapports Excel, mais aussi un portail web cloud o√Ļ les utilisateurs finaux peuvent ex√©cuter les mod√®les sous forme de rapports web √† partir de n’importe quel appareil et sans avoir besoin de modules compl√©mentaires Excel.

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Note 1 : M√©fiez-vous des fournisseurs de CPM qui proposent deux concepteurs de rapports, car cela signifie deux fois plus de formation pour les utilisateurs exp√©riment√©s. Le processus de cl√īture de fin de mois, les paquets de rapports et d’autres domaines peuvent devenir d√©sordonn√©s si les mod√®les sont cr√©√©s avec deux technologies diff√©rentes. La raison de l’existence de deux outils est presque toujours que la fonctionnalit√© du concepteur propri√©taire du fournisseur n’√©tait pas suffisante pour ses clients, et qu’il a donc ajout√© plus tard un concepteur Excel pour g√©rer les mod√®les complexes de clients avec beaucoup de formatage.

Note 2 : En outre, faites attention aux arguments de vente qui utilisent des tableaux de bord ¬ę¬†sexy¬†¬Ľ pour d√©tourner votre attention des questions relatives √† la mise en forme des √©tats financiers. Alors que les tableaux de bord sont des outils de gestion g√©niaux ax√©s sur l’analyse graphique, ils ne sont PAS con√ßus pour √™tre des r√©dacteurs de rapports financiers capables de d√©velopper et de maintenir facilement des √©l√©ments tels que les structures de comptes GL √† l‚Äôorigine des rapports sur les profits et pertes, les bilans, les tableaux de flux de tr√©sorerie et d’autres rapports critiques.

Sans un concepteur de rapports dans votre nouvelle solution de planification, vous risquez fort de devoir modifier consid√©rablement vos formats de rapports pr√©f√©r√©s pour les adapter aux capacit√©s de l’outil du fournisseur. Dans de nombreux cas, vous risquez m√™me de vous retrouver, vous et votre personnel, √† devoir continuer √† utiliser vos feuilles de calcul Excel surcharg√©es, car vous devrez exporter les rapports vers Excel, puis les reformater manuellement chaque mois.

Voici une liste d’environ 500 exemples de rapports, de tableaux de bord et de mod√®les de budg√©tisation. C’est une bonne id√©e de demander √† vos candidats fournisseurs si vous pouvez voir des exemples de leurs biblioth√®ques de mod√®les. Plus ils fourniront d’exemples, plus vous serez assur√© que leur solution dispose d’un bon concepteur de rapports.

2. Formules avancées

Les rapports financiers comptent parmi les rapports les plus difficiles √† √©laborer en raison de la diversit√© des calendriers comptables, de la complexit√© ou de l’√©volution des plans comptables, ainsi que des ratios et calculs personnalis√©s n√©cessaires pour mesurer les performances. Ces formules et ratios, g√©n√©ralement cr√©√©s dans Excel, peuvent √™tre difficiles, voire impossibles, √† traduire dans une solution qui utilise des formules propri√©taires ou des calculs pr√©√©tablis.

La connaissance des formules est √©galement importante. L√† encore, Excel est la norme de facto, non seulement en mati√®re de formatage mais aussi de formules. Pour cette raison, la plupart des fournisseurs de rapports cr√©ent leur concepteur de rapports dans Excel ou essaient d’imiter les formules Excel dans leur outil propri√©taire.

Si votre nouveau concepteur de rapports n’est pas dot√© d’une fonction de formule solide et famili√®re, vous risquez fort de devoir faire appel √† des consultants pour vous aider √† concevoir des rapports de mani√®re continue, et/ou de voir votre √©quipe financi√®re perdre des heures chaque mois √† d√©verser des rapports dans Excel pour les ¬ę¬†corriger¬†¬Ľ.

3. Consolidations avancées

Si tous les r√©dacteurs de rapports financiers peuvent agr√©ger les donn√©es entre les comptes et les d√©partements, un nombre beaucoup plus restreint de solutions peuvent effectuer de v√©ritables consolidations. En plus de consolider les donn√©es financi√®res entre les filiales et les divisions pour produire des rapports d’entreprise de haute qualit√©, les fonctionnalit√©s importantes incluent:

  • √Čcritures manuelles d’√©limination inter-soci√©t√©s avec commentaires et piste d’audit
  • √Čliminations automatiques entre soci√©t√©s
  • Conversion des devises
  • Roll-up des soldes des filiales avec un plan comptable diff√©rent
  • Capacit√© √† saisir et √† suivre des ajustements suppl√©mentaires ¬ę¬†en amont¬†¬Ľ, le cas √©ch√©ant.

Une solution de pointe disposera √©galement de r√®gles de gestion, telles que des hi√©rarchies et/ou des attributs de dimension, qui permettront d’inclure automatiquement les nouveaux comptes sans avoir √† mettre √† jour manuellement les rapports ou √† courir le risque que les rapports financiers mensuels soient erron√©s ou incomplets.

Certains syst√®mes ERP se chargent assez bien de cette t√Ęche en interne, mais g√©n√©ralement avec beaucoup moins de souplesse qu’une v√©ritable solution de reporting CPM.

4. Liste de contr√īle du processus avanc√© de cl√īture et de reporting

Si la plupart des solutions modernes de reporting CPM bas√©es sur le cloud proposent un module de workflow, les listes de contr√īle sont plus rares. Une liste de contr√īle du processus de reporting financier est g√©n√©ralement une liste organis√©e chronologiquement de tous les √©l√©ments qu’un contr√īleur doit ex√©cuter ou superviser lors de la cl√īture du mois en ce qui concerne le reporting. Il s’agit parfois d’une centaine de t√Ęches individuelles ou plus, impliquant de nombreuses personnes.

Les principales étapes sont les suivantes :

  • Cl√īture des livres dans le syst√®me ERP et transfert des donn√©es vers la solution de reporting.
  • Consulter les rapports d’exception et de rapprochement pour signaler les probl√®mes et rapprocher les √©l√©ments.
  • Ex√©cution des rapports de balance de v√©rification
  • √Čcritures d’ajustement (dans l’ERP ou l’outil CPM)
  • Ex√©cution de tous les rapports de fin de mois
  • Effectuer des analyses de variance et de tendance avec des commentaires
  • Publication (visualisation sur le web, courriel ou Excel) des rapports mensuels avec commentaires
  • Envoi de pr√©sentations PowerPoint √† l’√©quipe de direction

Les meilleures solutions de reporting proposent des listes de contr√īle interactives pour s’assurer que tout est fait dans les temps. Elles comprennent souvent des fonctionnalit√©s telles que des cases √† cocher, des descriptions, des responsables, des liens vers les activit√©s, des d√©lais et des notifications.

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Liste de contr√īle interactive pour les rapports mensuels

Sans un bon module de flux de travail et des listes de contr√īle, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup plus de temps √† rappeler les √©ch√©ances aux personnes concern√©es et √† leur demander des r√©actions ou des commentaires. Ce niveau de suivi constant peut devenir encore plus frustrant et complexe si vous √™tes coinc√© dans la gestion manuelle des t√Ęches dans des entreprises qui ont plusieurs filiales et de grandes √©quipes comptables impliqu√©es dans la cl√īture mensuelle.

5. Intégrations ERP préconstruites

Toutes les bonnes solutions de reporting CPM doivent, par d√©finition, √™tre capables de s’int√©grer au minimum aux balances du grand livre de votre syst√®me ERP. Cependant, tous les outils ne sont pas excellents pour √©tablir des rapports sur d’autres donn√©es. De m√™me, certaines solutions de reporting s’int√®grent mieux √† certains ERP que d’autres.

Voici quelques questions √† poser aux diff√©rents vendeurs pendant votre processus d’√©valuation :

L’int√©gration √† votre ERP se fait-elle en temps r√©el ou les donn√©es sont-elles export√©es vers la base de donn√©es cloud de la solution CPM ? (Il y a des avantages et des inconv√©nients dans les deux cas).

  • A quelle fr√©quence les donn√©es de l’ERP peuvent-elles √™tre rafra√ģchies dans l’outil de reporting?
  • L’int√©gration ERP est-elle pr√©configur√©e ou devez-vous la cartographier et la configurer?
  • Le r√©dacteur de rapports ne fonctionne-t-il qu’avec les donn√©es du grand livre ou pouvez-vous √©galement introduire des transactions du grand livre auxiliaire et des donn√©es non ERP?
  • L’int√©gration permettra-t-elle de d√©tecter les changements tels que les nouveaux comptes et les nouvelles soci√©t√©s?

Lorsque vous √©valuez diff√©rents fournisseurs de CPM pour vos besoins de reporting financier et op√©rationnel, vous devez demander des informations d√©taill√©es sur l’int√©gration de chaque solution √† vos syst√®mes, y compris des estimations sur le temps et le co√Ľt n√©cessaires √† leur configuration. La configuration d’une tr√®s bonne int√©gration pr√©construite ne devrait pas prendre plus d’une heure, tandis que les ¬ę¬†bo√ģtes √† outils¬†¬Ľ peuvent prendre plusieurs jours pour configurer et se connecter √† chaque source de donn√©es. Le choix de votre fournisseur sera donc g√©n√©ralement clair lorsque vous verrez ses estimations pour l’√©tape d’int√©gration de la mise en Ňďuvre.

Sans de bonnes int√©grations automatis√©es √† vos syst√®mes sources, vos utilisateurs finiront par perdre beaucoup de temps √† charger et √©ventuellement ¬ę¬†nettoyer¬†¬Ľ les donn√©es.

6. Conçu pour le cloud

Si les solutions de reporting financier sur site ont √©t√© la technologie standard pendant des d√©cennies, ce sont aujourd’hui les solutions cloud qui r√®gnent. Les outils de reporting CPM construits avec une architecture cloud native offrent de nombreux avantages par rapport aux solutions classiques sur site. Ces avantages comprennent des fonctionnalit√©s de back-end telles que la multi-location pour permettre des mises √† niveau efficaces et fr√©quentes, la r√©partition des charges de traitement et de donn√©es sur les ressources mat√©rielles, et la possibilit√© de tirer parti de ce que les grands centres de donn√©es et plates-formes de cloud public ont √† offrir.

√Ä titre d’exemple, dans l’ancien monde sur site, il √©tait normal d’effectuer une mise √† jour annuelle de votre logiciel, alors que dans le monde du cloud computing, il est normal de s’attendre √† des mises √† jour mensuelles enti√®rement gratuites et automatis√©es. Ces mises √† jour r√©guli√®res fournissent √©galement aux utilisateurs un flux continu de nouvelles fonctionnalit√©s et de corrections de bogues.

Les solutions cloud tr√®s flexibles permettront toujours aux utilisateurs finaux d’ex√©cuter et de visualiser des rapports √† la fois dans Excel et dans leur navigateur web (aucune installation de logiciel n’est n√©cessaire sur les ordinateurs des utilisateurs). Veillez √† ce que les deux interfaces utilisent les m√™mes d√©finitions de rapport (et non deux technologies de rapport diff√©rentes) et permettent d’acc√©der en direct aux d√©tails des transactions (drill-down) lorsque l’utilisateur a besoin d’une analyse plus approfondie.
Sans une architecture sp√©cialement con√ßue pour le cloud, un fournisseur se laissera distancer par ses concurrents au fil du temps. Un certain nombre d’anciens fournisseurs sur site n’ont pas reconstruit leurs technologies pour les optimiser pour le cloud et, par cons√©quent, ils devront un jour ou l’autre reconstruire leur produit ou leurs clients migreront vers d’autres fournisseurs.

Combien co√Ľte une solution d’information financi√®re ?

S’il est important de faire ses propres recherches pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez poss√®de les caract√©ristiques cl√©s n√©cessaires √† un d√©ploiement r√©ussi, il est √©galement important de prendre en compte le co√Ľt total et les √©conomies de temps et d’efforts, ainsi que le potentiel de la solution pour am√©liorer la prise de d√©cision dans votre entreprise.

Voici quelques éléments auxquels vous devez penser lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes :

  • L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le m√™me nombre d’utilisateurs et de modules?
  • Si vous b√©n√©ficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit r√©tabli?
  • Le vendeur a-t-il une politique √©crite concernant les augmentations annuelles de prix?
  • Les estimations de mise en Ňďuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le m√™me travail?

Une bonne r√®gle de base consiste √† demander √† chaque fournisseur le co√Ľt total de l’abonnement pour les cinq premi√®res ann√©es. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. Et si le fournisseur appartient √† une soci√©t√© de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous √™tes encore client. Dans ce cas, il est judicieux de vous assurer que vous recevez un document indiquant leur politique en mati√®re d’augmentation des prix √† l’avenir, y compris s’ils sont vendus √† une autre soci√©t√©.

Voici un outil qui vous aidera à comparer les fournisseurs et à calculer le retour sur investissement (ROI).

Pourquoi ne pas utiliser Excel ou la fonctionnalité de reporting financier de mon système ERP ?

Excel est de loin l’outil de reporting le plus populaire au monde car il est gratuit (si vous poss√©dez d√©j√† Excel), incroyablement flexible et presque tous les professionnels de la comptabilit√© et de la finance savent l’utiliser. Si vous disposez d’un plan comptable simple et que les unit√©s commerciales et les utilisateurs d√©partementaux ne sont pas trop nombreux, Excel peut tr√®s bien √™tre le meilleur logiciel de reporting financier pour votre entreprise.

Cependant, tout le monde sait qu’il est temps de remplacer les rapports √©tablis √† l’aide d’un tableur. Les signaux d’alarme sont les suivants :

  • Distribution manuelle laborieuse des rapports
  • Probl√®mes de consolidation des feuilles de calcul
  • Liens ne fonctionnant plus
  • Faible flexibilit√© des rapports
  • Manque de s√©curit√© pour les utilisateurs
  • Probl√®mes de version
  • et ainsi de suite…

Tous les syst√®mes ERP disposent d’une fonctionnalit√© de reporting de base, mais ces outils ne sont g√©n√©ralement pas √† la hauteur en termes de formatage, de capacit√© √† inclure des donn√©es non-ERP et de flexibilit√© pour g√©rer les hi√©rarchies de comptes et de soci√©t√©s de mani√®re dynamique dans les d√©finitions de rapports. La v√©rit√© est que, quelle que soit la promotion faite par un fournisseur d’ERP de ses fonctions de reporting int√©gr√©es, les entreprises finissent presque toujours par revenir √† Excel pour une partie de leur reporting, m√™me apr√®s avoir achet√© une toute nouvelle solution ERP en mode cloud. Puis, quand Excel devient trop p√©nible, elles acqui√®rent une solution CPM.

Conclusion

En r√©sum√©, le choix d’une nouvelle solution de reporting financier pour automatiser le reporting mensuel, ainsi que pour couvrir d’autres besoins en mati√®re de reporting de gestion, promet d’aboutir √† des d√©cisions meilleures et plus rapides au sein d’une entreprise. C’est pourquoi la facilit√© du reporting financier devient de plus en plus une priorit√© strat√©gique pour les organisations de tous les secteurs. Comme nous l’avons vu pr√©c√©demment, certaines fonctionnalit√©s sont plus importantes que d’autres et peuvent √™tre des facteurs cl√©s de succ√®s en plus d’un processus de mise en Ňďuvre bien ex√©cut√©.

Cet article est la huiti√®me partie d’une s√©rie de huit articles sur l’√©valuation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La huiti√®me partie explique pourquoi et quand utiliser les classements d’analystes tiers pour √©valuer les meilleurs logiciels de CPM.

Si certaines entreprises n’ont pas besoin de passer par un processus de s√©lection d√©taill√© pour √©tablir une liste des meilleures solutions logicielles de gestion de la performance d’entreprise (CPM) pour leur organisation, d’autres ont du pain sur la planche. Si vous faites partie de cette derni√®re cat√©gorie, voici un outil d’√©valuation des fournisseurs qui peut vous √™tre utile.
L’un des √©l√©ments cl√©s de nombreuses listes de contr√īle pour l’√©valuation des produits de CPM consiste √† examiner comment des soci√©t√©s tierces, g√©n√©ralement appel√©es analystes ou sites Web d’analystes, √©valuent et classent les fournisseurs.
Nous aborderons ci-dessous l’utilisation d’analystes pour aider √† √©valuer et √† noter les meilleures solutions de planification et de reporting financier pour les besoins de votre entreprise. Ce type de recherche par des tiers peut compl√©ter les r√©sultats et les opinions de votre √©quipe interne.

Quand les cabinets d’analystes sont de moindre importance

Avant d’entrer dans le d√©tail des cabinets d’analystes, abordons bri√®vement certaines situations o√Ļ les rapports d’analystes avec les classements des fournisseurs de CPM ne sont pas aussi utiles et, dans certains cas, co√Ľtent du temps et de l’argent suppl√©mentaires dans le processus de s√©lection. Par exemple, lorsqu’une solution de CPM de premier plan est d√©j√† associ√©e √† votre fournisseur d’ERP et offre des int√©grations pr√©√©tablies et d’autres avantages qui l’emportent sur les autres diff√©rences potentielles entre les fournisseurs.

Quels cabinets d’analystes utiliser ?

S’il existe quelques soci√©t√©s dont les analystes sont des experts du secteur du CPM qui effectuent des mois de recherche chaque ann√©e pour analyser les tendances et classer les fournisseurs, il existe beaucoup plus d’analystes qui sont une perte de temps ou qui sont m√™me directement trompeurs dans leurs classements.

1. Exemples de cabinets professionnels d’analyse CPM

  • Classements √©tablis par des analystes et des enqu√™tes : Gartner et Dresner Advisory Services, BARC
  • Classements √©tablis par les utilisateurs : G2

2. Cabinets d'¬†¬Ľanalystes¬†¬Ľ non qualifi√©s ou trompeurs

  • Les sites Web de type ¬ę¬†clickbait¬†¬Ľ (app√Ęt √† click) qui √©tablissent leurs propres listes de fournisseurs sans effectuer de recherches appropri√©es, dans le seul but d’√™tre class√©s sur un moteur de recherche afin de vendre de la publicit√© ou d’obtenir des fonds de ¬ę¬†parrainage¬†¬Ľ que les fournisseurs paient pour y figurer (par exemple, une liste des ¬ę¬†10 meilleurs fournisseurs CPM¬†¬Ľ).
  • Les sites web appartenant √† des vendeurs de CPM se classent eux-m√™mes.
  • Des ¬ę¬†rapports de recherche¬†¬Ľ d'¬†¬Ľanalystes¬†¬Ľ pay√©s par un fournisseur de CPM sp√©cifique.

Ainsi, si vous consultez des rapports d’analystes pour trouver le meilleur outil de CPM pour votre entreprise, soyez conscient de qui ou de quoi sont les conseils.

Comment savoir si les rapports des analystes sont biais√©s ou s’ils repr√©sentent fid√®lement les vendeurs ?

Il est clair que presque toutes les recherches effectu√©es par un √™tre humain sont biais√©es d’une mani√®re ou d’une autre, que ce soit consciemment (par exemple, en fonction des sponsors des fournisseurs ou des personnes avec lesquelles ils parlent le plus) ou inconsciemment (par exemple, en fonction des connaissances de l’analyste). M√™me une soci√©t√© aussi r√©put√©e que Gartner a sans doute un certain parti pris dans ses rapports, car elle inclut les commentaires des analystes et les revenus des fournisseurs comme l’un des facteurs dans ses ¬ę¬†Magic Quadrants¬†¬Ľ – ce qui peut ou non indiquer qui devrait √™tre le ¬ę¬†leader¬†¬Ľ dans un secteur sp√©cifique. Compte tenu du rythme des changements technologiques et des acquisitions sur le march√©, la meilleure solution de CPM pour votre entreprise il y a six mois n’est peut-√™tre plus le meilleur choix aujourd’hui.
D’autres rapports d’analystes ou classements de vendeurs sont des sites Web qui s’appuient sur les commentaires des utilisateurs plut√īt que sur les recherches des analystes. On pourrait dire que ces sites Web fournissent les commentaires les plus neutres, bien qu’ils ne soient pas aussi d√©taill√©s et analytiques que les principaux rapports produits par les cabinets d’analystes √† part enti√®re.
Il y a aussi les innombrables soci√©t√©s qui d√©cernent des ¬ę¬†prix¬†¬Ľ et des classements bas√©s sur les paiements des fournisseurs. Ces soci√©t√©s sont tr√®s partiales et doivent √™tre √©vit√©es. Il est assez facile de les d√©tecter en examinant le site Web de la soci√©t√© et en observant le manque de profondeur dans la recherche et le contenu du CPM.

Ce que les analystes professionnels réussissent (et parfois ne réussissent pas)

Les principaux cabinets d’analyse CPM publient g√©n√©ralement un rapport CPM majeur par an. La totalit√© ou une partie des donn√©es contenues dans ce rapport proviennent d’enqu√™tes men√©es aupr√®s des clients de chaque fournisseur. En raison de tout le travail n√©cessaire √† la r√©daction de ces rapports et parce que les clients ne veulent pas √™tre constamment bombard√©s d’enqu√™tes, les rapports pr√©sentent des donn√©es qui datent de 15 √† 16 mois. Ce d√©calage s’explique par le fait que les enqu√™tes aupr√®s des clients commencent g√©n√©ralement 3 √† 4 mois avant la publication du rapport et que le rapport est ensuite disponible sur le march√© pendant un an, jusqu’√† la publication du rapport de l’ann√©e suivante.
√Čtant donn√© que de nombreux fournisseurs de logiciels cloud publient des versions mensuelles et que de nouvelles fonctionnalit√©s apparaissent en permanence, ces rapports peuvent manquer d’importantes fonctionnalit√©s du fournisseur. Des sites Web comme G2 et d’autres commencent √† suivre le m√™me mod√®le ; ils sont constamment mis √† jour lorsqu’un client d√©cide de laisser son avis. Cependant, ils sont moins d√©taill√©s et moins structur√©s.

Exemples de cabinets d’analystes qui examinent les logiciels de CPM

Il existe un certain nombre de sociétés qui fournissent des évaluations des fournisseurs de CPM et des études de marché. Voici des exemples de trois catégories différentes de ces entreprises :

  • Gartner: Classement des fournisseurs √©tabli par des analystes et des enqu√™tes aupr√®s des clients. Fournit √©galement des rapports de recherche sur presque toutes les cat√©gories de soci√©t√©s informatiques. Un important rapport CPM est produit une fois par an.
  • Dresner Advisory Services: Classement des fournisseurs en fonction des enqu√™tes men√©es aupr√®s des clients. Fournit √©galement des rapports de recherche. Se concentre presque exclusivement sur le CPM (ils l’appellent EPM, ou Enterprise Performance Management). Un rapport majeur sur le CPM est publi√© une fois par an.
  • G2: Ax√© sur les commentaires des clients. Les rapports de classement sont produits automatiquement sur leur site Web (g2.com). Les classements sont continuellement mis √† jour au fur et √† mesure que les clients saisissent leurs commentaires sur le site Web de G2.

Combien co√Ľte le recours √† un cabinet d’analystes?

Certains rapports de recherche des fournisseurs de CPM sont gratuits, tandis que beaucoup d’entre eux sont conc√©d√©s sous licence par les fournisseurs de CPM eux-m√™mes et partag√©s avec les clients. Cependant, il faut savoir que les fournisseurs n’accordent naturellement des licences et ne partagent que les rapports de recherche qui jettent une bonne lumi√®re sur leur produit, il y a donc un biais √† prendre en compte.
Certains cabinets d’analystes proposent √©galement des services de s√©lection, soit sous la forme d’appels r√©mun√©r√©s avec leurs conseillers CPM, soit sous la forme de v√©ritables concerts o√Ļ ils dirigent ou participent √† l’ensemble du processus de s√©lection en tant que ¬ę¬†consultant¬†¬Ľ. Dans le pass√©, ils avaient l’habitude de fournir aux clients des mod√®les d’appels d’offres comportant des centaines de questions pr√©d√©finies. Ces mod√®les ont perdu de leur popularit√© ces derniers temps, car les fournisseurs et les √©quipes d’√©valuation internes redoutent les longs r√©cits, toujours con√ßus pour avoir l’air bien, ou ils peuvent passer √† c√īt√© de domaines entiers de fonctionnalit√© qui sont en plein essor.
Dans tous les cas, il est presque toujours utile de faire d’abord ses propres recherches en dressant la liste la plus d√©taill√©e possible des probl√®mes actuels et en quantifiant ($$) les co√Ľts et les efforts li√©s √† l’ex√©cution des processus actuels de reporting et de planification. Ces ¬ę¬†recherches¬†¬Ľ doivent √©galement inclure la vision de l’√©quipe de direction sur les avantages commerciaux qu’elle souhaite obtenir avec une nouvelle solution de CPM.

Conclusion

Les principales solutions logicielles de CPM en mode cloud disposent d’un grand nombre de caract√©ristiques et de fonctionnalit√©s, et des modifications et am√©liorations sont publi√©es en permanence. Ainsi, lorsque vous et votre √©quipe interne √©tablissez une liste des meilleures solutions CPM pour les besoins de l’entreprise, il est conseill√© de faire vos propres recherches, d’examiner les d√©monstrations de produits et de vous assurer que les meilleurs candidats s’int√®grent facilement √† votre ERP et √† d’autres syst√®mes importants. Si votre √©quipe pr√©sente des complexit√©s particuli√®res ou manque de temps et de comp√©tences en mati√®re d’√©valuation, un cabinet d’analystes peut vous aider de diverses mani√®res.

Liens vers des ressources utiles en mati√®re de recherche et d’√©valuation de logiciels

‚ÄĘ Outil de comparaison des fournisseurs et calculateur de retour sur investissement
‚ÄĘ Solver Tour Central
‚ÄĘ Plus de 500 exemples de budgets et de rapports
‚ÄĘ Rapports d’analystes et notations : G2 et Dresner

sage-intacct

If you have surveyed an audience of mid-market accounting and finance professionals, you almost always find that 90-95% primarily rely on manual budget models in Excel. How is this possible when most enterprise resource planning (ERP) systems, including Sage Intacct, have both basic native ERP budget functionalities? In some cases, they also have specialized add-on modules. For example, the Microsoft Dynamics on-premise ERPs had the now ‚Äúretired‚ÄĚ Forecaster product and for Sage, it is the Sage Budgeting and Planning. Other ERP systems have built various Excel export and import mechanisms to make it easier for users to budget in Excel. Then, re-import the GL portion of the budget.

While most ERP vendor’s budget add-ons do the job better then entering budgets directly into the ERP system, there still seems to be a large group of companies that simply need a full-featured budgeting and forecasting solution to get the workflow, formula and layout flexibility they need. These solutions are typically referred to as Corporate Performance Management (CPM) tools. They also include a reporting and consolidation functionality.

How do I know if my planning process is NOT streamlined?

Typically, there are a number of key motivators when an organization begins to look for a CPM solution to improve its planning process:

  • Effort spent exporting and importing data from Sage Intacct to home grown Excel budgets
  • Current process is error-prone and a resource strain on the finance team
  • Lack of time and resources to quickly re-forecast (for example if a virus hits the economy!)
  • Lack of automation to create many budget versions
  • Current tool too complex for staff to learn so ended up back with a manual Excel model
  • Find that the ROI of automation with a CPM tool is higher than the cost of manual processes

Which benefits should I expect from modern CPM Planning tool?

Because Sage Intacct is a cloud-based ERP system, pretty much all customers looking for a full featured CPM solution like Solver, Adaptive Insight or Anaplan, will also expect a high degree of functionality, including:

  • Cloud-based platform
  • Pre-integration to Sage Intacct and Sage Intacct approval as a certified add-on vendor
  • Complete workflow functionality to manage submissions, reviews and approvals of the budget
  • Highly flexibly budget form design to completely replace the company‚Äôs manual Excel models
  • Strong native report writer for variance reporting and budget consolidations
  • User administration and security that allow for any person to participate in the budget regardless if they are users of Sage Intacct or not
  • Usability features like spreading, break-back, lien items with comments, and more.

I am planning to implement Sage Intacct. What is the best timing for budgeting tool?

Accounting teams always have a lot on their plate. Therefore, it never seems to be a great time to implement another software. However, the best time seems to be in the 2-3 months after the most recent budget cycle. Not only will issues and needs be fresh in mind, but it also allows for plenty of time to select, implement and test a new planning solution before the next budget cycle starts. Some organizations even do a ‚Äúdry run‚ÄĚ of their new budget solution during the year for one of their forecasts.

Carefully selecting a CPM vendor is important

Turbulent Mergers & Acquisition (M&A) market

For example, when a vendor gets acquired, it usually ends less than good for customers. The most typical reason that issues arise is that acquiring companies are much larger than the target company. Therefore, politics and other internal priorities at the parent company tend to drive employees away, disturb the focus of product development, increase prices and more.

Eventually, many acquired products die slowly, and customers end up switching products and vendors. Comshare, Adaytum, SRC Software and Clarity are a few vendors that suffered this during the M&A spree that took place in the CPM space about 15-20 years ago. Over the past 3 years, another wave of M&A has happened, including Workday acquiring Adaptive Insight, a PE firm acquiring Host Analytics from its old investor, Wolters Kluwer acquired Tagetik, and PE-owned Insight Software acquiring Jet Global, Atlas, BizNet and other players in the game.

Protecting the significant financial investment

There are more CPM solutions that are cloud-based. Customers can sign up for one or more years of subscription versus having to purchase the software upfront. However, even if a subscription is reasonable, the amount of time and effort from the internal staff (often with the help of costly consultants) has to be put in to get a CPM solution fully up and running. Also the reports, budget model and dashboards that management need are very significant. You can expect anywhere from twenty thousand dollars and to several hundred and thousands of dollars in direct and indirect costs for full blown implementations. In other words, picking the right vendor and the right product carries a much larger costs than simply a year’s worth of subscription.

Protecting your job

While a good vendor selection and successful implementation can be a significant boon to the careers of project management, it can be the opposite if it all does not work out well. Let alone the stress and long hours that often come from enterprise software implementations,  should it not end well,  can be a scar that follows you for a long time in your career.

Be Strategic

Whether there is too much pain from spreadsheet budgeting or a tactical hint for competitive advantages with faster and better decision-making that drives your search for a CPM solution, a final piece of advice is to be strategic about it. Don’t look at a CPM solution as a temporary band-aid, but view this technology for what it can be when properly chosen and implemented with care. One of your most important decision-making tools that can help drive growth and success for your organization in the 2020s.

hybrid cloud

There are more than 200,000 companies running on-premise ERP systems from Microsoft, Sage, SAP and Acumatica world-wide and many are not planning to move to the cloud yet. However, if you are one of them, this does not mean that your company can’t start taking advantage of modern cloud-based reporting solutions today to drive better and faster decisions for yourself and your management team!

Hasn’t Cloud-based reporting for on-premise ERPs been available for a long time?

Yes, vendors like Prophix, Solver, Vena, Adaptive Insights, and Planful (formerly Host Analytics) have offered both cloud-based financial reporting and budgeting for years. However, all of these vendors have typical corporate performance management (CPM) architectures that require data to be loaded from the on-premise ERP and into the cloud CPM tool before the user can run reports. 

The process requires a ‚Äúrefresh‚ÄĚ of data from the ERP database into the CPM database which means that the data users see in reports is not real-time. This also mean that the drill-down on any number is only as detailed as the lowest level data that was loaded into the cloud CPM database.¬†

Your executives are often ok with this because they want to wait on their report analysis until the accounting team has closed the books. However, the accounting team that is posting transactions in the ERP system almost always prefers live ERP reporting because they want to immediately see the impact of journal entries in their reports. They don’t want to refresh data into a CPM reporting database first, and then wait one minute, ten minutes or significantly longer to run reports after the data has been transferred to the CPM tool.

How do I get true live reporting for my on-premise ERP GP data?  

The obvious answer is that you use the report writer that natively comes with your ERP system such as¬† Management Reporter, GP Report Writer, Smartlist or SQL Reporting Services (SSRS). However, at best, it would be safe to say that these tools have aged ‚Äúgracefully,‚ÄĚ and they are just not comparable to many modern cloud reporting tools.

Key weaknesses of on-premise report tools include:

  • Not particularly user-friendly for accounting staff to design reports.
  • Lack of easy and professional formatting.
  • Typically requires VPN or Terminal Server to connect to the ERP in order to run reports from outside the office network.
  • Maintaining multiple report writers for different data (e.g. for formatted financial statements versus sub-ledger transaction reports).

In order to overcome these weaknesses and help on-premise ERP customers maximize the value of their data a modern, cloud-based reporting platform, Solver has now launched what they refer to as ‚ÄúHybrid Cloud Reporting.‚ÄĚ You can see it live in this video. This is a unique integration technology that enables you to:

  • Use your web-browser to run beautifully formatted reports (looks like Excel formatting).
  • Benefit from true real-time reports on your ERP data without any data transfer to a separate reporting database.
  • Drill-down from any number in the report directly into your underlying GP transactional data.¬†
  • Easy internet and browser-based access with no need for VPN, or software like Terminal Server.
  • Enter budgets from user-friendly forms (looks like Excel) in the cloud and have the transactions stored directly into the GL budget table in the ERP database.
  • Be better prepared to move to a cloud ERP later because the reporting and budgeting solution is already in the cloud.¬†

In other words, now your accountants and reporting end-users get the best of two worlds by only needing a web browser to run live ERP reports and drill-down.

Below is a simple architecture diagram to explain how it works:

hybriddiagram

What about budgeting and forecasting?

Like many other cloud-based CPM solutions, Solver also offers budgeting and forecasting. With the new Hybrid Cloud technology and Solver’s cloud-based Planning Module, users can store budget data directly back from Solver’s budget forms in the cloud, into the General Ledger budget table in the ERP database. 

So, if you struggle with manual Excel-based spreadsheets for your budgets, you can save a lot of time by eliminating emailing files between users, linking between spreadsheets, and put better controls in place for the entire budget process with workflow and approvals. 

As an example, users can access budget forms like the example below with their browser and instantly, until you close the budget process, update their department’s budget in the ERP system. Since Solver’s Hybrid Cloud updates are real-time, reports can immediately be run to see the impact of these changes on the budget.

Enjoy Faster and Better Decisions in the 2020s

Companies like Solver, Prophix, Vena, Adaptive Insights, and Planful are driving the next generation cloud-based reporting and planning technology. However, with the lack of live reporting and live budget write-back to on-premise ERP systems, accountants and very active ERP users have been left with their legacy tools for their real-time reporting needs.  

With the release of Solver Hybrid Cloud, these users now get the best of both worlds and can start ushering in the 2020’s by enabling themselves and other users with faster and better decisions.  Learn more about the benefits of choosing Solver CPM solutions by contacting us today or requesting a demo. 

Supported ERP systems are: Microsoft Dynamics GP, SL, and NAV, Sage 100 (SQL)*, 300* and 500*, SAP Business One (SQL)*, and Acumatica*.

*) Direct budget writeback not offered for these ERPs.

 

It is easy to predict the future when it is business as usual. However, if your business environment is suddenly impacted by something like the coronavirus, a delayed product launch or an unplanned acquisition, your corporate budget may become obsolete very quickly.

How Do I Know it is Time To Replace the Budget with a Forecast?

Sometimes unexpected events happen and it is clear the company’s actual performance is moving so far above or below the annual budget that it no longer provides value in the following ways: 

  • A cost control tool
  • A target for employee compensation plans
  • A detailed financial break-down of corporate strategic goals
  • A financial plan for various corporate initiatives

There are many signs that you need to create a budget reforecast because it is becoming obsolete due to unexpected events, such as:

  • Management comments why a revenue or expense budget variance is occurring
  • Complaints from sales teams that their targets are too high due to XYZ event
  • Lack of budget ownership from department heads

In addition, you will start hearing from executives that the budget column in the financial statements is ‚Äúuseless‚ÄĚ or that the budget target figure in a Key Performance Indicator (KPI) is no longer valuable.¬†

Some organizations have a predefined monthly, quarterly or semi-annual reforecasting process, and when the unexpected happens, they simply take this into account next time they reforecast. These companies often have budgeting and forecasting software such as Solver, Adaptive Insight or Planful to speed up and automate the time and effort it takes to create budgets and forecasts.

Other organizations‚Äô forecasting techniques only include a single annual budget version as a baseline, and for these companies a ‚Äúforced‚ÄĚ reforecast due to unexpected events might involve a lot more arms and legs and interruptions to people‚Äôs work schedules.¬†¬†

What to do When the Corporate Budget Becomes Obsolete?

Companies generally do one of the following when their budgets become obsolete: 

  1. Do nothing and live with the undocumented comments and questions until next year’s budget is launched
  2. Leave the budget as is and use report comments to explain big budget variances (see sample screenshot below).
  3. Reforecast the rest of the year and replace the now defunct budget with the new forecast

Most companies enter their corporate forecasts at a higher level than the annual budget, and often it is only done at the Profit & Loss account level and sometimes also for Balance Sheet and Cash Flow.

In most cases, smaller organizations with well organized, home-grown Excel models can forecast in their spreadsheet and then re-import the forecast into their ERP system or third-party reporting tool. In mid-sized and larger organizations even forecasts at the GL account level may require a lot of work due to requirements to do this by division or department. These companies either have more human resources available to perform the work or they use a budgeting tool to automate it.

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How to Reforecast Your Budget?

Whether your forecasting requirements are simple enough to be handled in Excel or your company is using a modern budgeting tool, there are ways to avoid the painfully slow bottom-up data entry process. The problem with the latter is that the new forecast may already be old by the time you are done. In these cases, the unexpected event that led to the reforecast could have changed again, leading you to start all over.

Budgeting and forecasting software automation typically means that your input model is highly formula driven. For example, your forecast model can rapidly calculate all the required entries automatically such as % Revenue Increase, Target Net Income, Reduction/Increase in Headcount, etc. This functionality has many names such as:

  • Top-down planning
  • Driver-based modelling
  • Break-back modelling (see sample screenshot below)
  • What-if analysis

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Regardless of what you call it and the type of planning tool you use, an automated reforecasting model can create an entire forecast in minutes or hours versus days or weeks with manual methods. 

¬†An automated model also allows you to create multiple scenarios. For example, armed with a ‚ÄúBest Case‚ÄĚ, ‚ÄúWorst Case‚ÄĚ or ‚ÄúLikely‚ÄĚ forecast scenarios, you can be prepared for unexpected events without rushing to reforecast. Instead, you replace the ‚ÄúLikely‚ÄĚ budget version with the already created ‚ÄúBest Case‚ÄĚ or ‚ÄúWorst Case‚ÄĚ scenario and you are done.¬†

If the situation calls for a brand new scenario, you adjust the drivers in the automated model and it will recalculate and store the underlying account-level forecast transactions.  

When your company has the right tools and plans ready for a budget reforecast they will be prepared for a virus outbreak, stock market crash or exciting acquisition of a competitor. Planning ahead will reduce stress and blood pressure for the organization’s finance team.

blog image for corporate performance management during COVID-19

As we all struggle to adjust to our new reality of social distancing and general economic uncertainty, it seems as if our expectations for the future are changing day-by-day, if not hour-by-hour.

It is hard to tell what next week will be like for businesses across the world, much less what next month will look like ‚Äď or six months from now. However, with a good Corporate Performance Management (CPM) solution, your company can gain insight into a range of possible future scenarios, so you can start executing meaningful action items right now.

With the right CPM in your toolbox, you can get fast answers to pressing COVID-related questions, such as:

  • How will it impact my business if I let some employees go?¬†
  • What can I expect for cash flow, as things stand now?¬†
  • Which expenses should I cut ‚Äď now and later?
  • Who are the customers that are slow to pay?¬†
  • What is the best case scenario of COVID on my business… and the¬†worst?

If you are not sure how to find those answers with your CPM, or if you are not sure whether your current system provides this critical information, this article will help.

What Are the Two Essential Capabilities of Corporate Performance Management During COVID-19?

If you already have and use a world-class Corporate Performance Management system such as Solver, Adaptive Insights, or Prophix, you can breathe easy. You already have access to the tools you will need to answer your COVID-related questions.

Those tools are:

1. Forecasting

Due to the ever-changing nature of the COVID-19 pandemic, nearly every company across the planet is having to throw out and replace their 2020 budgets right now. Forecasting on the fly can be difficult if you are working from spreadsheets but, with a highly effective CPM solution, you will have the freedom to run new forecasts for every twist and turn as the coronavirus situation unfolds.

Some of the best forecasts to run include:

  • Payroll modelling / forecasting

As a business leader, you already understand that it is possible you may have to let a few employees go or do a temporary salary cut before we all return to ¬ę¬†business as usual.¬†¬Ľ This forecast helps you clearly identify the effect of your staffing strategy, so you can be more confident that you are making the right choice.

  • Sales modelling / forecasting

Perhaps you are not looking at staff reductions. Essential industries such as healthcare or food and health manufacturing are experiencing a steep rise in sales as a result of the coronavirus. However, whether your sales are on the rise or your company is facing a temporary slowdown, it is critical that you have accurate, timely insight into what you can expect for sales and revenues in 2020.

  • P&L, Balance Sheet, and Cash Flow forecasting

It is always a good business practice to keep a close watch on your P&Ls and Balance Sheets to make sure your financials are in order. With the abrupt market shifts we are all seeing right now, it is more important than ever to closely oversee changes in your operating, investing, and financing cash flows as you update your strategy.

2. Reporting

In an emergency, it can be difficult to sort through the sea of reports available to you from a Corporate Performance Management solution, so here is your quick guide to the essential reports you will need right now.

  • Multiple forecast versions compared

Gain insight into your organization’s best-case scenarios, worst-case scenarios, and everything in between using this easy-to-understand comparison report that maximizes your forecasting vision.

Actuals vs. Budgets are handy when your budget fits a predicted scenario, but we think it is safe to guess that your budgets do not quite match up with your reality right now. This report replaces your budgets with forecasts, so you can perform a more accurate actual vs. ¬ę¬†budget¬†¬Ľ comparison that is based on the most up-to-date data.

  • Reports focused on vendor and payroll expenses

It may be time to cut expenses soon, so knowing which of your expenses are ‚Äúexpendable‚ÄĚ may be critical information for your company. This report gives you the numbers you need, so you are prepared to cut back if and when that is required.

  • Customer aging receivables

Right now, every company across the world is anxious about the future and rethinking their expenditures ‚Äď including your clients. By using reports focused on customer aging receivables, you will get quick and accurate insight into which of your customers or clients are late to pay, so you can check in instantly.

Not Using a CPM Solution Yet? There Is Still Time.  

If you are relying on unwieldy spreadsheets or the limited reporting options included with your ERP, you are probably frustrated at the lack of insight you have.

In truth, lack of insight can be a big problem for companies right now, considering how quickly the economic landscape situation is changing. If you are ready to get accurate, up-to-date financial and operational data at your fingertips, including easy-to-read KPI dashboards, planning tools, and a secure data warehouse to house all your data, now is the right time to get your Corporate Performance Management solution set up.

Setting up a modern CPM solution is easier than ever, but you will still need to make sure you choose the right solution for your needs. Though you have a wide range of strong CPM solutions available to your company, your ideal solution will depend on your unique business setup, size, industry, integration needs, and objectives.

However, to make sure your CPM system meets your precise needs during the coronavirus situation and beyond, you will want to ensure you choose a CPM that fits these requirements:

  • Cloud-based solution

If your workforce is largely working from home (WFH) for the duration, now will not be the right time to deploy or support an on-premises / in-office server solution. A cloud-based CPM is more convenient to implement and support during a disruption, and it is also more convenient to access for consultants working from home.

  • Rapid deployment

A CPM that takes months to deploy will not help you solve the situation right here and now. Cloud-based solutions are faster and easier to deploy than on-premises solutions, and CPMs that include pre-built vendor report and forecast templates will get you analyzing your evolving numbers the same day your solution goes live, so you can answer your critical questions instantly.

Learn More About Your Options for Corporate Performance Management

If chosen carefully, effective, cloud-based CPMs can help you maintain your agility with quick decision-making during the coronavirus or any other unexpected setback.

Ready for some advice that will help you determine which CPM is right for you? We can help.

Since 1996, the global team of CPM experts at Solver have helped companies like yours successfully navigate the rapidly changing business landscapes that define our modern, global commerce world. We are happy to share our expertise with you, so you can find your path through this unexpected and unprecedented worldwide situation.

Truly, you can ask us anything about CPM. We promise you a careful, well-reasoned answer that makes sense for your exact needs. (We do not like one-size-fits-all answers, and we suspect you do not like them either.)

 

We guarantee that when you contact Solver, you will get the guidance and help you need to understand all your CPM options, so you can confidently move your business forward in all situations, including right now.

Ask Solver a Question.

 

liquidityriskanalysis

Nobody likes a budget that is far off target, especially when it could result in a liquidity crisis. Luckily, most companies rarely have to experience such a stressful event. Although, in a turbulent economy where interest rates and stock indexes move up and down like yo-yos and news about corporate layoffs are part of daily news headlines, strong financial clarity does not seem like a bad idea.

So, what does a cash flow forecast mean to most people?

Here is a definition: A cash flow forecast is a plan that shows how much money a business expects to receive in, and pay out, over a given period of time. 

Based on the definition above, it seems logical that all businesses should have a cash flow forecast perfectly ingrained in their corporate processes, but is that the reality? Let’s take a closer look at this.

Are All Businesses Doing Cash Flow Forecasting?

As much as it seems to make perfect sense to have a good estimate of your future cash outflows and inflows, many companies never get around to doing it. This is especially true in small and mid-sized businesses. Some of the reasons for the lack of cash flow forecasting models are the following:

  • The finance staff don‚Äôt have time to prepare it
  • Lack of tools that automate cash flow forecasting
  • Complexity in creating a good cash flow model
  • Lack of accuracy in past models leading to reduced appetite to repeat it
  • Other business tasks or fires keep executives focused in other areas
  • The financial planning team is exhausted after then annual budget process with no time or motivation to re-forecast the budget during the year

Regardless of the reason for not doing a cash flow forecast, healthy cash flow is the lifeblood of all businesses, so there is no lack of motivation.

Let’s look at the potential benefits of accurate cash flow forecasting.

Why Do Companies Want to Project Their Future Cash Outflows and Inflows?

Most executives know they would sleep better at night if they had a mechanism that fairly accurately could tell them if the liquidity of their business is healthy or not in the months ahead.

Below is an example of a report using simple color indicators and charts to help managers analyze the company’s projected cash position based on underlying cash flow forecast.

liquidity risk analysis

There are several very logical reasons why a company can benefit from regular cash flow forecasts, including:

  1. Reduce the risk of insolvency ‚Äď by having a clear idea of any upcoming liquidity issues, management can react early and avoid drama and stress
  2. Move faster on investment opportunities ‚Äď if you, thanks to a cash flow forecast, early on know that the business will be flush with cash in the months ahead, you can start planning acquisitions, down payment of high interest debt, purchases of strategic capital assets, etc.
  3. Satisfy bankers to enable debt financing or other bank-backed financial transactions

In other words, solid cash flow forecasts can be of tremendous value to a management team. However, if many financial teams dread the additional work of doing planning and performing a cash flow analysis, how can companies still get it done?

How to Automate Cash Flow Forecasts?

As in many other cases, technology can help automate laborious tasks. In the case of cash flow forecasting, there is a cloud software category often referred to as Corporate Performance Management (CPM) solutions that includes vendors such as Adaptive Insights, Centage and Solver that specialize in planning, budgeting and forecasting.

Benefits of CPM tools include scenario forecasting to predict ‚Äúgreat‚ÄĚ, ‚Äúgood‚ÄĚ and ‚Äúbad‚ÄĚ scenarios so managers can plan accordingly. In other cases, CPM solutions provide entire driver-based forecast processes. Driver-based means that the forecast includes assumptions that help automate and simplify creation of sales, payroll, expenses, balance sheet and cash flow forecasts.

Sometimes managers don’t have the time or the need for a full forecast to analyze projected liquidity, in which case they can use simulation models to quickly adjust elements of their cash outflows and inflows to see the impact on the cash position as seen in this example:

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Most executives would agree that accurate cash flow forecasts provide numerous benefits to their business. During economic turmoil cash flow forecasts can help lower the risk of running into liquidity problems and increasing the chance to be ready to jump on investment opportunities. Regardless of the motivation, there are good tools available to help automate and simplify such financial planning processes.

At Solver, we offer Corporate Performance Management Solutions that help you establish cash flow forecasts and analyses and prepare for uncertain times. Contact one of our expert team members to learn how we can help you improve your cash flow processes.

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Workforce Planning

One of the most significant changes to businesses during COVID-19 has been  the large-scale work-from-home policies that almost all companies implemented. While some businesses may have partially or fully practiced this for a few years already, it has never in the history of the world been at this level. 

As many business owners are eager to get their staff back in the office, they may find that a majority of their team members have enjoyed their newfound freedom of working from home with zero commute time and no travel costs.

Some companies have already announced that they will be completely work-from-home going forward. Some employees may switch companies to find a more flexible employer if pressure to show up in the office five days a week is too high. 

Chances are that the remote work trend that was accelerated by COVID-19 will not fade away. There will be other trends that will continue to shape work-from-home habits such as:

  • Virtual reality technology
  • Video and collaboration technology (Teams, Slack, Zoom, etc.)
  • Longer commute times due to re-emerging traffic congestion
  • Hassle of all the new ‚Äúcleanliness rules‚ÄĚ when coming into the office
  • Real estate prices driving workers to live further away from work¬†¬†
  • Commercial real estate prices and parking rates
  • Security concerns as home internet often is less secure than being in office¬†

If work-from-home is becoming the new normal for many organizations, a number of new questions arise including: 

  • How do companies assure that their team members are as- or more efficient as they were when working at the office?¬†
  • How do managers operate when they rarely ever meet their team members other than virtually on video calls?

Let’s take a closer look at both of these important items.

Efficient Workforce Planning Strategies and KPIs

Increasingly, executives are doubling down on two-way transparency. In other ways, the sharing of how you are doing as a company and how each team member is performing against agreed upon goals. In order for this to work, employ performance-based compensation plans and processes. 

Next, tools must be implemented to track metrics and provide reports. Imagine dashboards and scorecards with personal KPIs  and traffic lights. This is the recommended approach according to many management gurus.  Use top down sharing of strategies and goals that support the KPIs, broken down from company to department to individuals. Then, as results come in, bottom-up sharing of how team members as well as departments performed versus goals. 

Specifically, with likely strong growth in work-from-home trends, executives are already pondering how to ensure that employees are engaged, efficient and goal driven as they conduct their work from their bedroom or living room. With limited oversight and old-school micromanagement quickly fading, personal KPIs for work are rapidly growing in popularity. However, setting the best possible goals for employee KPIs can be a bit of science in itself.

Often attributed to the management guru, Peter Drucker, and first used by George T. Doran in 1981, the acronym, SMART, is used to guide goal setting.  Here is an overview of SMART goals: 

  • Specific – simple, sensible, significant
  • Measurable – meaningful, motivating
  • Achievable – agreed, attainable
  • Relevant – reasonable, realistic and resourced, results-based

In the years ahead, organizations both in public and private sector, will increasingly explore and try out individual KPIs, and those that are most successful with it are better equipped to build thriving organizations that are ‚Äúfuture proof‚ÄĚ.¬†

Key Elements of Remote Workforce Planning 

Managing and growing employees successfully has always been an area that can put a company ahead of its competitors. Companies spend money on benefits, training, education, and compensation plans to improve their staff. However, organizations promote from within, without experience, and do not train the new managers. This was a failing process and the future will require better managers with a higher percentage of employees working from home.

Define Job Descriptions 

The starting point is the most important. For each position, a manager needs a job description with the six to eight main responsibilities of the role along with the KPIs that will be set each year. Define what makes a successful candidate and a candidate that would fail in the role. Each employee receives this document from the manager and then the manager reviews it in a meeting to ensure both understand the expectations.

There are many ways of coming up with the main roles and responsibilities of the position. Interview people currently in the role, research online, talk to the HR department, and discuss with other managers. Keep the list of responsibilities concise, but include details. The more details around each role will enable the employee to understand the role and improve their chances of success.

Pinpoint the KPIs that will Define the Role.

The manager should explain how he/she will measure each KPI in the role and what is a success or a failure. Describe where the data comes from and how the KPI is calculated. Then sit with the employee and document what the goals for each KPI by a specific period will be. Ensure that the employee is onboard and agrees that they can achieve their goals. If numbers are set that they do not believe in, then you may lose the employee early on in the process.

Review and Finalize the KPIs 

Historically, managers would have an annual review that tried to encapsulate what happened over the year, but typically only highlighted the last few months as that is all that most remember. In a year like 2020, it becomes even more difficult with the rapid shift to remote work. 

Start now ‚Äď meet with the employee monthly, show the KPI goal, the results to date, and a variance. Include a traffic light on each KPI to show whether the employee is succeeding (green), failing (red), or in the middle (yellow). For all yellow and red items document action items that the employee needs to do to improve upon those that are below the goal.¬†

Now, when you meet, the manager simply reviews the numbers and the prior action items. Many of the work from home efficiency concerns go away and it is all about productivity.  Below is an example of a simple scorecard for a manager to review with a consultant that includes actual data, the goal, variance with traffic lights, and goals for the next four quarters.

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By doing this across the board, the culture changes to become a highly productive workforce. Good employees want to work with other good employees. This culture helps build a profitable company with high growth. Terminate the employees that regularly do not meet their goals, but in a way that is clear from day one. 

 

Benefits of Automated Workforce Planning Software and KPI Management

Whether your KPIs and workforce planning requirements are simple enough to be handled in Excel or currently using a modern planning and budgeting tool, now may be a good time to think about ways to combine budgeting, workforce planning, reporting and KPI management into a single solution. 

So, whether caused by an unfortunate virus outbreak or technology trends affecting your industry, having effective workforce planning tools and plans to be ready for a reforecast is always going to reduce stress and blood pressure for the organization’s management team.