The information you are reading is more than 2 years old and may be outdated
learn-excel

Presque tous les professionnels de la finance aiment et détestent à la fois Microsoft Excel. Il semble que nous ne puissions pas vivre avec lui et que nous ne puissions pas vivre sans lui !

Ainsi, lorsque vous cherchez √† acqu√©rir une nouvelle solution de planification ou de reporting financier et que vous comparez les fournisseurs finalistes, l’interaction de chaque solution avec Excel fait partie des principales exigences des utilisateurs.

Il convient de noter qu’alors qu’un nombre croissant de solutions cloud ont √©merg√© entre 2010 et 2015, le sentiment populaire des fournisseurs de solutions bas√©es sur un navigateur √©tait que leurs outils allaient compl√®tement se d√©barrasser d’Excel. Mais, en peu de temps, leurs clients ont commenc√© √† regretter la puissance de formatage et de calcul d’Excel (ainsi que sa familiarit√©) lorsqu’ils cr√©aient des rapports et des mod√®les budg√©taires. En cons√©quence, les premiers fournisseurs de solutions cloud ont ajout√© des compl√©ments Excel pour offrir une exp√©rience de conception alternative aux fans d’Excel, et plusieurs fournisseurs plus r√©cents, comme Vena et Solver, ont fait d’Excel une partie int√©grante de leurs solutions cloud.

Pour la plupart des entreprises, la fonctionnalit√© d’Excel est LA cl√© du succ√®s lorsqu’elles utilisent le meilleur logiciel de planification et de rapports financiers.

Voici quelques-unes des principales caract√©ristiques √† rechercher dans les compl√©ments Excel pour l’√©tablissement de rapports et de budgets.

La plupart des utilisateurs de la finance, de la comptabilit√© et de la budg√©tisation consid√®rent qu’une forte int√©gration d’Excel est l’une des cinq principales caract√©ristiques √† prendre en compte lors de l’√©valuation et de la comparaison des fournisseurs de solutions de planification et de reporting. Nous examinerons ci-dessous certaines caract√©ristiques importantes √† prendre en compte √† cet √©gard.

1. La diff√©rence entre l’exportation/importation d’Excel et les compl√©ments d’Excel

Si pratiquement toutes les solutions de reporting, de planification et de gestion des performances de l’entreprise (CPM) permettent d’importer des donn√©es et d’exporter des rapports vers Excel, il ne faut pas confondre ces processus avec les compl√©ments Excel, qui sont des plugins de Microsoft Excel apparaissant sur son ruban.

Gr√Ęce √† un outil de conception compl√©mentaire √† Excel, les utilisateurs peuvent cr√©er des rapports dynamiques et param√©tr√©s qui tirent des donn√©es de la base de donn√©es ERP ou CPM. Les donn√©es peuvent √™tre actualis√©es et r√©√©crites (budg√©tisation et pr√©vision) sans aucun type de processus d’exportation et d’importation, ce qui offre un libre-service aux utilisateurs finaux.

Sur cette page, vous trouverez des centaines d’exemples de rapports et de formulaires de budg√©tisation construits √† l’aide d’un module compl√©mentaire Excel et con√ßus pour √™tre ex√©cut√©s dans un navigateur. L’examen d’exemples de fournisseurs des types de mod√®les que vous souhaitez cr√©er avec votre nouvelle solution peut √™tre une tr√®s bonne garantie que les capacit√©s de conception et de mise en page de la solution choisie r√©pondront aux besoins de votre organisation.

2. Exemples d’outils purement Excel par rapport √† des portails web avec des modules compl√©mentaires

Dans le pass√©, les modules compl√©mentaires Excel √©taient des outils de reporting autonomes qui devaient √™tre install√©s sur le bureau (ou la machine virtuelle) de chaque utilisateur. Ainsi, si vous aviez 50 utilisateurs, votre service informatique devait maintenir et mettre √† jour 50 modules compl√©mentaires Excel. Heureusement, la situation a chang√©. Depuis l’apparition des architectures cloud sur le march√© du CPM, presque tous les fournisseurs ont cr√©√© des portails web multi-tenant qui sont g√©r√©s et mis √† jour automatiquement par le fournisseur.

Aujourd’hui, il reste encore quelques compl√©ments Excel classiques et la plupart d’entre eux ont la capacit√© de se connecter aux ERP cloud et d’envoyer les donn√©es vers Excel lorsque les rapports sont trait√©s. Cependant, tous les principaux fournisseurs disposent de portails web o√Ļ les rapports sont stock√©s et, dans certains cas, √©galement ex√©cut√©s dans le navigateur de l’utilisateur sans qu’il soit n√©cessaire d’utiliser Excel pour les ex√©cuter. Cette architecture est particuli√®rement utile pour les processus de planification o√Ļ un nombre important d’utilisateurs finaux peuvent simplement ouvrir leur navigateur et saisir des budgets et des pr√©visions qui sont stock√©s directement dans la base de donn√©es cloud de la solution CPM.

3. L’importance des lignes et colonnes dynamiques d’Excel par rapport aux lignes et colonnes statiques

La plupart des organisations ajoutent des comptes, des d√©partements et d’autres membres de dimension √† leur ERP au cours de l’ann√©e. Pour les anciens modules compl√©mentaires Excel, cela n√©cessite g√©n√©ralement une maintenance manuelle des rapports et des mod√®les de budget afin d’ins√©rer de nouvelles lignes ou colonnes, ou de maintenir le contenu des listes d√©roulantes pour les param√®tres (par exemple, une liste de d√©partements). En effet, ces compl√©ments ne peuvent placer des r√©f√©rences de formules qu’au niveau des cellules de la feuille de calcul.

Gr√Ęce aux compl√©ments Excel modernes, vous pouvez disposer d’une liste dynamique de lignes ou de colonnes et de param√®tres de rapport globaux.

Voici quelques exemples rapides :

  • Lignes dynamiques

Si vous avez, par exemple, 20 comptes de d√©penses de fonctionnement, vous pouvez cr√©er une formule de plage sur une seule ligne dans Excel qui s’√©tend automatiquement √† 20 lignes. Si quelqu’un ajoute un nouveau num√©ro de compte dans cette plage, vous obtenez automatiquement 21 lignes dans le rapport (ou le formulaire budg√©taire). Dans les anciens compl√©ments Excel, vous devez cr√©er manuellement chaque ligne et, comme ils sont statiques, les nouveaux comptes ne deviennent pas automatiquement de nouvelles lignes.

  • Colonnes dynamiques

Disons que vous souhaitez obtenir des donn√©es r√©elles de janvier au mois en cours et une pr√©vision du mois prochain jusqu’√† d√©cembre. Dans un compl√©ment Excel moderne, ce rapport peut √™tre r√©alis√© de mani√®re dynamique, quel que soit le mois pour lequel vous l’ex√©cutez. Avec les anciens compl√©ments Excel statiques, vous devrez modifier manuellement les formules chaque mois, cr√©er 11 versions du rapport ou faire des ¬ę¬†trucs¬†¬Ľ importants dans le rapport pour le rendre plus dynamique.

lignes_colonnes_dynamiques

Conception de modèles avec lignes et colonnes dynamiques

  • Param√®tres globaux dynamiques

Les filtres de rapport pour la soci√©t√©, le d√©partement, la p√©riode ou la version du budget en sont des exemples typiques. Dans les anciens compl√©ments Excel, ils sont con√ßus comme des bo√ģtes d√©roulantes Excel ordinaires qui se remplissent en fonction de donn√©es (par exemple, une liste de mois ou de d√©partements) cach√©es quelque part dans le classeur. Dans les compl√©ments Excel modernes, ces s√©lecteurs de param√®tres sont des listes d√©roulantes dans un menu lat√©ral ou dans la feuille Excel qui tire son contenu directement de la base de donn√©es.

En d’autres termes, ils sont toujours frais et n’ont pas besoin de listes de dimensions cach√©es dans chaque rapport ou mod√®le de budget.

En résumé, les compléments Excel modernes dotés de lignes et de colonnes dynamiques et de paramètres globaux permettent de concevoir des rapports plus rapidement et de réduire le travail de maintenance. Ils sont également moins susceptibles de produire des rapports erronés car ils peuvent inclure automatiquement les nouveaux comptes et les autres membres de la dimension ERP qui ont tendance à changer.

4. Excel est-il le principal outil de conception ou une solution supplémentaire à apprendre ?

Les professionnels de la finance et de la comptabilit√© ont tendance √† √™tre tr√®s occup√©s et peu d’entre eux aiment passer plus de temps que n√©cessaire pour cr√©er ou maintenir des rapports. Comme nous l’avons vu pr√©c√©demment, c’est l’une des principales raisons pour lesquelles les compl√©ments Excel sont si populaires et sont revenus dans les solutions CPM cloud. Cependant, lorsque vous comparez des fournisseurs proposant des concepteurs de rapports bas√©s sur Excel, il est important de rechercher si leur outil Excel est leur deuxi√®me (¬†¬Ľ optionnel ¬ę¬†) ou LE concepteur de rapports.

Les solutions cloud qui proposent un concepteur Web propri√©taire et un concepteur Excel facultatif obligent les utilisateurs √† apprendre deux outils et √† d√©cider en permanence si un nouveau rapport doit √™tre cr√©√© dans Excel ou dans l’outil de navigation propri√©taire. La cr√©ation d’un ensemble mensuel de rapports √† partir des deux outils, si possible, peut √™tre d√©sordonn√©e et entra√ģner trop d’efforts manuels.

Les solutions dot√©es d’un concepteur Excel unique et sp√©cialis√© pr√©sentent l’avantage d’offrir aux utilisateurs un seul outil √† apprendre, et la mise en forme et la distribution des rapports peuvent √™tre effectu√©es en un seul endroit.

5. Conçu pour le cloud

Si certains compl√©ments Excel h√©rit√©s du pass√© sont encore de purs outils sur site, la plupart peuvent d√©sormais se connecter aux ERP cloud. La derni√®re g√©n√©ration de compl√©ments Excel peut non seulement √™tre g√©r√©e (installation, s√©curit√© des utilisateurs, etc.) √† partir de portails cloud, mais certains, comme Solver, peuvent m√™me ¬ę¬†convertir¬†¬Ľ automatiquement des mod√®les d’Excel en rapports et formulaires de saisie Web. Dans ces outils, les utilisateurs peuvent choisir d’ex√©cuter le m√™me rapport en tant que rapport Web sans avoir besoin d’un module compl√©mentaire Excel. Ils peuvent √©galement utiliser le compl√©ment Excel pour ouvrir le rapport dans Excel et l’ex√©cuter.

En d’autres termes, dans le cadre de la recherche et de la comparaison des solutions de reporting et de budg√©tisation des fournisseurs, il convient de d√©terminer si leurs logiciels de planification et de finance reposent sur des outils existants ou sur des architectures cloud sp√©cialement con√ßues.

6. Combien co√Ľte une solution CPM avec des rapports et une planification bas√©s sur Excel ?

S’il est important de faire ses devoirs pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez poss√®de les caract√©ristiques cl√©s n√©cessaires √† un d√©ploiement r√©ussi, votre co√Ľt total et les √©conomies de temps et d’efforts sont importants, tout comme votre capacit√© accrue √† prendre des d√©cisions meilleures et plus rapides dans votre entreprise.

Voici quelques facteurs à prendre en compte lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes :

  • L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le m√™me nombre d’utilisateurs et de modules ?
  • Si vous b√©n√©ficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit r√©tabli ?
  • Le vendeur a-t-il une politique √©crite concernant les augmentations annuelles de prix ?
  • Les estimations de mise en Ňďuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le m√™me travail ?

Une bonne r√®gle de base consiste √† demander √† chaque fournisseur le co√Ľt total de l’abonnement pour les cinq premi√®res ann√©es. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. Par ailleurs, si le fournisseur appartient √† une soci√©t√© de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous √™tes encore client. Vous devrez donc vous assurer que vous recevez un document indiquant sa politique en mati√®re d’augmentation des prix √† l’avenir (y compris en cas de vente √† une autre soci√©t√©).

Voici un outil gratuit de comparaison des fournisseurs et de retour sur investissement (ROI) qui vous aidera à comparer les fournisseurs sur un certain nombre de caractéristiques différentes. Cet outil comprend également un calculateur de retour sur investissement (ROI) simple qui fait partie du score total du fournisseur.

 Conclusion

En r√©sum√©, choisir l’une des meilleures solutions logicielles de reporting financier pour automatiser le reporting mensuel, ainsi que pour couvrir d’autres besoins de reporting de gestion, permettra en fin de compte de prendre des d√©cisions meilleures et plus rapides au sein de votre entreprise. C’est pourquoi la recherche des meilleurs outils de planification et de reporting financier devient de plus en plus une priorit√© strat√©gique pour les entreprises de tous les secteurs.

Comme nous l’avons vu pr√©c√©demment, certaines caract√©ristiques sont plus importantes que d’autres dans le processus d’√©valuation et peuvent constituer des facteurs cl√©s de succ√®s – en plus d’un processus de mise en Ňďuvre bien ex√©cut√©, bien s√Ľr.

Liens vers des ressources utiles en mati√®re de recherche et d’√©valuation de logiciels