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Si busca crear y mantener informes financieros dentro de una herramienta de visualización, la respuesta debe ser simple. Use Power BI para sus paneles y use una solución moderna de gestión del rendimiento corporativo (CPM) basada en la nube para sus reportes financieros.

Comencemos con algunas definiciones: Power BI pertenece a una categoría que normalmente se conoce como Business Intelligence (BI), mientras que las herramientas de consolidación e informes financieros diseñadas con un propósito pertenecen a una categoría denominada Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM). En la categoría BI también encontrará otras soluciones conocidas como  Tableau  y  Domo. Aunque hay excepciones, en su mayoría, las herramientas de BI están diseñadas específicamente para paneles con visualizaciones enriquecidas y cada vez más infundidas con capacidades de inteligencia artificial (IA). Las soluciones de CPM, por otro lado, están diseñadas específicamente para que los equipos de contabilidad consoliden datos financieros y produzcan informes financieros con formato profesional, como los estados de pérdidas y ganancias, balance y flujo de efectivo. La mayoría de las soluciones de CPM también ofrecen módulos de presupuestación y, en los últimos años, la capacidad de realizar una planificación sofisticada, como la pronosticación y el modelado de ventas.

Por lo tanto, si la diferencia entre BI y CPM es tan clara, ¿por qué “Reportería financiera en Power BI o en una solución de Gestión de Rendimiento Corporativo” es entonces un tema que vale la pena cubrir en un blog? Bueno, con el rápido aumento de la popularidad de Power BI y sus principales competidores, ha surgido un ejército de consultores. Y, con una herramienta fuerte y flexible como Power BI, un consultor con las habilidades técnicas adecuadas puede hacer que casi cualquier cosa, incluidos los informes financieros formateados, se vean bien. Muchas empresas han caído en esta trampa últimamente, con la esperanza de que su suscripción a Power BI también pueda encargarse de su proceso de informes financieros. Y, cuando le preguntas a un consultor calificado y motivado por los ingresos: ¿Puedes hacer eso? Lo más probable es que usted obtendrá un “¡Sí!” y después de varias semanas… o    varios meses y una factura de consultoría considerable, es posible que tenga informes financieros atractivos en Power BI. Pero, por muy emocionados que estén sus ejecutivos de tener un único portal basado en la nube tanto para los cuadros de control como para los informes financieros, para la mayoría de los ejecutivos financieros esto tiende a convertirse en una pequeña pesadilla. ¿Por qué?

Porque ni Power BI ni sus competidores de BI se diseñaron nunca para administrar un proceso de informes financieros. El resultado es una gran cantidad de codificación y hacking detrás en el lenguaje de programación de PowerBI. Por supuesto, si está listo para contratar a un experto técnico o mantener a su consultor de Power BI permanentemente retenido para manejar los cambios de modelo a medida que crece su plan de cuentas, sus roll-ups cambian o necesita escribir un nuevo informe, podría sobrevivir por un tiempo. Pero eventualmente, con 99% de certeza, estará de vuelta en Excel haciendo sus informes financieros donde su equipo de contabilidad se siente cómodo con fórmulas y formato, o implementará una solución de CPM que está diseñada para facilitar el proceso de informes financieros y para entregar estados financieros con formato profesional. Eventualmente, probablemente también moverá su proceso de presupuestación a la herramienta CPM y lo ejecutará todo en la nube.

Ahora, no tiene que ser una o la otra. Un número cada vez mayor de proveedores de CPM ofrece integraciones preconstruidas a las principales herramientas de BI como Power BI. Dos de estos proveedores son Solver  y  Prophix. Por  ejemplo, Solver es similar a Power BI en que es una plataforma basada en la nube de Azure y viene con un conector preconstruido a Power BI. A continuación, se muestra un ejemplo de una comparación entre Power BI y Solver.

CPM vs BI

La tabla muestra claramente que las empresas que buscan tanto paneles como reportes financieros deben usar una herramienta de BI para sus paneles y una herramienta de CPM para sus reportes financieros. Ninguna de las dos herramientas reemplaza a la otra.

A medida que las organizaciones se preparan para lo que pueden ser los “clamorosos 20s”, tener las herramientas adecuadas para el trabajo podría ser uno de los movimientos estratégicos más inteligentes que un equipo de administración puede hacer. Por otro lado, tratar de encajar una clavija cuadrada en un agujero redondo, podría conducir a la frustración, retraso en la presentación de informes y dinero perdido. Hoy en día se acepta cada vez más que “los datos son el nuevo oro” y armado con Power BI integrado con la mejor solución de CPM de su clase, ambos corriendo en la nube, es muy probable que esté un paso más cerca del éxito y el liderazgo de la industria en los próximos años.

Cómo volver a pronosticar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es fácil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy rápido.

¿Cómo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?

A veces ocurren eventos inesperados y está claro que el rendimiento real de la empresa se está moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensación de empleados
  • Una descomposición financiera detallada de los objetivos estratégicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas señales de que su presupuesto se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administración comenta por qué se está produciendo una desviación del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzará a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es “inútil” o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pronóstico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la próxima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pronósticos.

Las técnicas de pronosticación de otras compañías solo incluyen una única versión presupuestaria anual como línea de base, y para estas empresas volver a pronosticar “forzadamente” debido a eventos inesperados podría implicar muchos más brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del próximo año
  2. Dejar el presupuesto tal cual está y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del año y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pronóstico.

La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo sólo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y algunas veces también para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de cálculo y luego volver a importar el pronóstico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y más grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por división o departamento. Estas empresas tienen o muchos más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.

Profit and loss report

¿Cómo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pronóstico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa está usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto último es que el nuevo pronóstico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llevó a la volver a realizar el pronóstico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevaría a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestación y los pronósticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos está altamente controlado por fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticación puede calcular rápidamente todas las entradas necesarias automáticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducción/aumento en el número de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificación Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • Análisis de qué pasaría si, ‘what if’

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Independientemente de cómo lo llame y del tipo de herramienta de planificación que utilice, un modelo de pronóstico automatizado puede volver a crear un pronóstico completo en minutos u horas frente a días o semanas con métodos manuales.

Un modelo automatizado también le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pronóstico “Mejor caso”, “Peor caso” o “Probable”, puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pronóstico. En su lugar, reemplace la versión presupuestaria “Probable” por el escenario “Mejor caso” o “Peor caso” y ya está listo.

Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y éste volverá a calcular y a almacenar las transacciones de pronóstico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compañía tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pronóstico presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisición de un competidor. La planificación reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de su organización.