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A nadie le gusta un presupuesto que se aleja del objetivo, especialmente cuando puede provocar una crisis de liquidez. Por suerte, la mayoría de las empresas rara vez tienen que experimentar un acontecimiento tan estresante. Aunque, en una economía turbulenta en la que los tipos de interés y los índices bursátiles suben y bajan como yoyós y las noticias sobre despidos de empresas forman parte de los titulares diarios, una fuerte claridad financiera no parece una mala idea.

Entonces, ¿qué significa una previsión de tesorería para la mayoría de la gente?

He aquí una definición: Una previsión de tesorería es un plan que muestra la cantidad de dinero que una empresa espera recibir y pagar durante un periodo de tiempo determinado.

Basándonos en la definición anterior, parece lógico que todas las empresas deberían tener una previsión de tesorería perfectamente arraigada en sus procesos corporativos, pero ¿es esa la realidad? Veamos esto con más detalle.

¿Qué son los presupuestos de tesorería?

Los presupuestos de tesorería son un conjunto de elementos.  En concreto, las necesidades de capital, el coste de los bienes, los gastos de desarrollo, los gastos de explotación y las ventas e ingresos se ponen de manifiesto en un presupuesto de tesorería.  Y, como cualquier otro presupuesto de calidad, sus previsiones de tesorería se basan en los datos de resultados anteriores.  Para pronosticar tu flujo de caja, empezarás por mirar tus ventas estimadas para el próximo año, relacionadas con el porcentaje de volumen de negocio producido mensualmente.  Dividirás las ventas de cada mes entre las ventas al contado y a crédito.

Tus ventas al contado pueden registrarse en el informe de tesorería en el mismo mes en que se generan.  En cuanto a sus ventas a crédito, no son ventas con tarjeta de crédito que se traten como efectivo, sino que son ventas facturadas con plazos acordados.  Por lo tanto, usted querrá mirar sus registros de AR (cuentas por cobrar) y averiguar su período típico de cobro.  No podrá registrar sus ventas a crédito como efectivo hasta 5-10 días después de que termine el período porque está esperando que otro banco reciba el pago.

Lo siguiente son los otros ingresos.  Más concretamente, la siguiente partida de un estado de flujo de caja son los ingresos que obtiene de las inversiones, los intereses devengados por los préstamos concedidos y la liquidación de cualquier activo.  La suma de las ventas en efectivo, los créditos y otros ingresos es el total de tus ingresos.  En su primer mes de presupuesto de flujo de caja, normalmente estará compuesto por las ventas en efectivo, otros ingresos y cualquier cuenta por cobrar del presupuesto anterior que haya madurado hasta un punto de cobro durante el primer mes del presupuesto actual.

¿Todas las empresas hacen previsiones de tesorería?

Aunque parece muy lógico tener una buena estimación de las futuras entradas y salidas de efectivo, muchas empresas nunca llegan a hacerlo. Esto es especialmente cierto en las pequeñas y medianas empresas. Algunas de las razones de la falta de modelos de previsión de tesorería son las siguientes:

  • El personal de finanzas no tiene tiempo para prepararlo
  • Falta de herramientas que automaticen la previsión de tesorería
  • Complejidad en la creación de un buen modelo de flujo de caja
  • La falta de precisión de los modelos anteriores hace que se reduzca el apetito por repetirlo
  • Otras tareas empresariales o incendios mantienen a los ejecutivos centrados en otras áreas
  • El equipo de planificación financiera está agotado después del proceso presupuestario anual, sin tiempo ni motivación para volver a prever el presupuesto durante el año
  • Independientemente de la razón por la que no se haga una previsión de tesorería, un flujo de caja saludable es la savia de todas las empresas, por lo que no hay falta de motivación.

Veamos los beneficios potenciales de una previsión precisa del flujo de caja.

¿Por qué quieren las empresas proyectar sus futuras salidas y entradas de efectivo?

La mayoría de los ejecutivos saben que dormirían mejor por la noche si dispusieran de un mecanismo que les indicara con bastante precisión si la liquidez de su empresa es saludable o no en los próximos meses.

A continuación, se presenta un ejemplo de informe que utiliza indicadores de color y gráficos sencillos para ayudar a los directivos a analizar la posición de tesorería prevista de la empresa en función de la previsión de flujos de caja subyacentes.

Hay varias razones muy lógicas por las que una empresa puede beneficiarse de las previsiones periódicas de tesorería, entre ellas

  1. Reducir el riesgo de insolvencia: al tener una idea clara de los próximos problemas de liquidez, la dirección puede reaccionar con antelación y evitar el drama y el estrés
  2. Actuar con mayor rapidez ante las oportunidades de inversión: si, gracias a una previsión de tesorería, se sabe con antelación que la empresa estará llena de efectivo en los meses venideros, se puede empezar a planificar adquisiciones, el pago inicial de deudas de alto interés, la compra de activos de capital estratégicos, etc.
  3. Satisfacer a los banqueros para permitir la financiación de la deuda u otras operaciones financieras con respaldo bancario.

En otras palabras, unas previsiones de tesorería sólidas pueden ser de gran valor para un equipo de gestión. Sin embargo, si muchos equipos financieros temen el trabajo adicional de hacer una planificación y realizar un análisis de flujo de caja, ¿cómo pueden las empresas seguir haciéndolo?

¿Cómo automatizar las previsiones de tesorería?

Como en muchos otros casos, la tecnología puede ayudar a automatizar tareas laboriosas. En el caso de la previsión del flujo de caja, existe una categoría de software en la nube que suele denominarse soluciones de gestión del rendimiento corporativo (CPM) y que incluye proveedores como Adaptive Insights, Centage y Solver, especializados en la planificación, la elaboración de presupuestos y la previsión.

Las ventajas de las herramientas de CPM incluyen la previsión de escenarios para predecir los «grandes», «buenos» y «malos» escenarios para que los directivos puedan planificar en consecuencia. En otros casos, las soluciones de CPM proporcionan procesos completos de previsión basados en controladores. Basado en controladores significa que la previsión incluye supuestos que ayudan a automatizar y simplificar la creación de previsiones de ventas, nóminas, gastos, balances y flujos de caja.

A veces los directivos no tienen el tiempo o la necesidad de realizar una previsión completa para analizar la liquidez proyectada, en cuyo caso pueden utilizar modelos de simulación para ajustar rápidamente elementos de sus salidas y entradas de efectivo para ver el impacto en la posición de caja, como se ve en este ejemplo:

La mayoría de los ejecutivos estarían de acuerdo en que unas previsiones de tesorería precisas aportan numerosos beneficios a su empresa. Durante las turbulencias económicas, las previsiones de tesorería pueden ayudar a reducir el riesgo de tener problemas de liquidez y a aumentar la posibilidad de estar preparados para aprovechar las oportunidades de inversión. Independientemente de la motivación, hay buenas herramientas disponibles para ayudar a automatizar y simplificar estos procesos de planificación financiera.

En Solver, ofrecemos soluciones de gestión del rendimiento empresarial que le ayudan a establecer previsiones y análisis de tesorería y a prepararse para tiempos inciertos. Póngase en contacto con uno de los miembros de nuestro equipo de expertos para saber cómo podemos ayudarle a mejorar sus procesos de tesorería.

 

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Workforce Planning

Uno de los cambios más significativos para las empresas durante el COVID-19 ha sido la política de trabajo desde casa a gran escala que han aplicado casi todas las empresas. Aunque algunas empresas pueden haber practicado esto parcial o totalmente desde hace algunos años, nunca en la historia del mundo se había llegado a este nivel.

Como muchos propietarios de empresas están ansiosos por conseguir que su personal vuelva a la oficina, es posible que descubran que la mayoría de los miembros de su equipo han disfrutado de su nueva libertad de trabajar desde casa con cero tiempo de desplazamiento y sin costes de viaje.

Algunas empresas ya han anunciado que en adelante trabajarán completamente desde casa. Algunos empleados pueden cambiar de empresa para encontrar un empleador más flexible si la presión de presentarse en la oficina cinco días a la semana es demasiado alta.

 

Lo más probable es que la tendencia al trabajo a distancia que se aceleró con el COVID-19 no desaparezca. Habrá otras tendencias que seguirán dando forma a los hábitos de trabajo desde casa, como:

  • Tecnología de realidad virtual
  • Tecnología de vídeo y colaboración (Teams, Slack, Zoom, etc.)
  • Tiempos de desplazamiento más largos debido a la reaparición de la congestión del tráfico
  • La molestia de todas las nuevas «normas de limpieza» al llegar a la oficina
  • Los precios de los inmuebles llevan a los trabajadores a vivir más lejos del trabajo
  • Los precios de los inmuebles comerciales y las tarifas de aparcamiento
  • Preocupación por la seguridad, ya que el Internet en casa suele ser menos seguro que en la oficina
  • Ahora es el momento de iniciar el proceso presupuestario anual

 

Si el trabajo desde casa se está convirtiendo en la nueva normalidad para muchas organizaciones, surgen una serie de nuevas preguntas:

  • ¿Cómo se aseguran las empresas de que los miembros de su equipo son tan o más eficientes que cuando trabajan en la oficina?
  • ¿Cómo actúan los directivos cuando rara vez se reúnen con los miembros de su equipo si no es virtualmente en videollamadas?

Veamos con más detalle estos dos importantes aspectos.

 

Estrategias de planificación eficiente de la mano de obra y KPIs

Cada vez más, los ejecutivos apuestan por la transparencia bidireccional. En otras palabras, el intercambio de información sobre los resultados de la empresa y el rendimiento de cada miembro del equipo en relación con los objetivos acordados. Para que esto funcione, hay que emplear planes y procesos de compensación basados en el rendimiento.

A continuación, hay que implantar herramientas para hacer un seguimiento de las métricas y proporcionar informes. Imagínese tableros y cuadros de mando con KPI personales y semáforos. Este es el enfoque recomendado por muchos gurús de la gestión.  Hay que compartir de arriba abajo las estrategias y los objetivos que apoyan los KPI, desglosados de la empresa al departamento y a los individuos. A continuación, a medida que se obtienen los resultados, se comparte de forma ascendente el rendimiento de los miembros del equipo y de los departamentos con respecto a los objetivos.

 

En concreto, con el probable fuerte crecimiento de las tendencias de trabajo desde casa, los ejecutivos ya están reflexionando sobre cómo garantizar que los empleados estén comprometidos, sean eficientes y se guíen por los objetivos mientras realizan su trabajo desde su dormitorio o sala de estar. Con la supervisión limitada y la microgestión de la vieja escuela desapareciendo rápidamente, los KPI personales para el trabajo están creciendo rápidamente en popularidad. Sin embargo, establecer los mejores objetivos posibles para los KPI de los empleados puede ser un poco de ciencia en sí mismo.

A menudo atribuido al gurú de la gestión, Peter Drucker, y utilizado por primera vez por George T. Doran en 1981, el acrónimo SMART se utiliza para guiar la fijación de objetivos.  He aquí una visión general de los objetivos SMART:

  • Específicos – simples, sensatos, significativos
  • Medible – significativo, motivador
  • Alcanzable – acordado, alcanzable
  • Relevante: razonable, realista y con recursos, basado en los resultados.

En los próximos años, las organizaciones, tanto del sector público como del privado, explorarán y probarán cada vez más los indicadores clave de rendimiento (KPI) individuales, y las que tengan más éxito con ellos estarán mejor equipadas para construir organizaciones prósperas y «a prueba de futuro».

Elementos clave de la planificación del personal a distancia

Gestionar y hacer crecer a los empleados con éxito siempre ha sido un área que puede poner a una empresa por delante de sus competidores. Las empresas gastan dinero en beneficios, formación, educación y planes de compensación para mejorar su personal. Sin embargo, las organizaciones promocionan desde dentro, sin experiencia, y no forman a los nuevos directivos. Esto es un proceso fallido y el futuro requerirá mejores gestores con un mayor porcentaje de empleados que trabajen desde casa.

 

Definir las descripciones de los puestos de trabajo

El punto de partida es el más importante. Para cada puesto, un directivo necesita una descripción del trabajo con las seis u ocho responsabilidades principales de la función junto con los KPI que se establecerán cada año. Define lo que hace que un candidato tenga éxito y otro que fracase en el puesto. Cada empleado recibe este documento del director y luego éste lo revisa en una reunión para asegurarse de que ambos entienden las expectativas.

Hay muchas maneras de definir las principales funciones y responsabilidades del puesto. Entrevístese con las personas que actualmente desempeñan el papel, investigue en Internet, hable con el departamento de RRHH y discuta con otros directivos. Mantén la lista de responsabilidades concisa, pero incluye detalles. Cuantos más detalles haya en torno a cada función, el empleado podrá entenderla y mejorar sus posibilidades de éxito.

 

Definir las descripciones de los puestos de trabajo

El directivo debe explicar cómo medirá cada KPI de la función y qué es un éxito o un fracaso. Describa de dónde proceden los datos y cómo se calcula el KPI. A continuación, siéntese con el empleado y documente cuáles serán los objetivos de cada KPI para un período determinado. Asegúrese de que el empleado está de acuerdo y acepta que puede alcanzar sus objetivos. Si se fijan cifras en las que no creen, es posible que pierdan al empleado al principio del proceso.

 

Revisar y finalizar los KPIs

Históricamente, los gerentes hacían una revisión anual que intentaba resumir lo que había sucedido durante el año, pero normalmente sólo destacaban los últimos meses, ya que eso es todo lo que la mayoría recuerda. En un año como el 2020, se hace aún más difícil con el rápido cambio al trabajo remoto.

Empiece ahora: reúnase con el empleado mensualmente, muéstrele el objetivo del KPI, los resultados hasta la fecha y una variación. Incluya un semáforo en cada KPI para mostrar si el empleado está teniendo éxito (verde), fallando (rojo), o en el medio (amarillo). Para todos los elementos amarillos y rojos, documente las acciones que el empleado debe realizar para mejorar los que están por debajo del objetivo.

Ahora, cuando se reúnan, el gerente simplemente revisará los números y los elementos de acción previos. Muchas de las preocupaciones sobre la eficiencia del trabajo desde casa desaparecen y todo gira en torno a la productividad.  A continuación, se muestra un ejemplo de un sencillo cuadro de mando para que un directivo lo revise con un consultor, que incluye los datos reales, el objetivo, la desviación con el semáforo y los objetivos para los próximos cuatro trimestres.

Al hacer esto de forma generalizada, la cultura cambia para convertirse en una fuerza de trabajo altamente productiva. Los buenos empleados quieren trabajar con otros buenos empleados. Esta cultura ayuda a construir una empresa rentable con un alto crecimiento. Despida a los empleados que regularmente no cumplen sus objetivos, pero de una manera que sea clara desde el primer día.

 

Ventajas del software de planificación automática de la plantilla y de la gestión de los KPI

Tanto si sus requisitos de planificación de personal y KPI son lo suficientemente sencillos como para ser manejados en Excel como si actualmente utiliza una herramienta moderna de planificación y presupuestación, ahora puede ser un buen momento para pensar en formas de combinar la presupuestación, la planificación de personal, la elaboración de informes y la gestión de KPI en una única solución.

Por lo tanto, ya sea a causa de un desafortunado brote de virus o de las tendencias tecnológicas que afectan a su sector, disponer de herramientas de planificación de la plantilla eficaces y de planes para estar preparados para una nueva previsión siempre va a reducir el estrés y la presión sanguínea del equipo de gestión de la organización.

 

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Workforce Planning

Uno de los cambios más significativos en las empresas durante COVID-19 ha sido las políticas de trabajo desde el hogar a gran escala que casi todas las empresas implementaron. Si bien algunas empresas pueden haber practicado esto parcial o totalmente desde hace unos años, nunca en la historia del mundo había sucedido a este nivel.

Muchos propietarios de negocios están ansiosos por el retorno de su personal a la oficina, sin embargo, la mayoría de los miembros de su equipo han disfrutado de su nueva libertad de trabajar desde casa ahorrando los costos en tiempo y dinero de viajes.

Algunas empresas ya han anunciado que serán completamente trabajadas desde casa en el futuro. Algunos empleados pueden llegar a cambiar de empresa para encontrar un empleador más flexible si la presión para presentarse en la oficina cinco días a la semana es demasiado alta.

Lo más probable es que la tendencia de trabajo remoto acelerada por el COVID-19 no se desvanezca. Habrá otras tendencias que seguirán dando forma a los hábitos de trabajo desde el hogar, tales como:

  • Tecnología de realidad virtual
  • Tecnología de vídeo y colaboración (Equipos, Slack, Zoom, etc.)
  • Tiempos de viaje más largos debido a la reemergente congestión del tráfico
  • Molestia de todas las nuevas «reglas de limpieza» al entrar en la oficina
  • Los precios inmobiliarios que impulsan a los trabajadores a vivir más lejos del trabajo
  • Los precios inmobiliarios comerciales y tarifas de aparcamiento
  • Las preocupaciones de seguridad con respecto al internet en casa ya que a menudo es menos seguro que el utilizado en la oficina

Si el trabajo desde casa se está convirtiendo en la nueva normalidad para muchas organizaciones, surgen una serie de nuevas preguntas, entre ellas:

  • ¿Cómo aseguran las empresas que los miembros de su equipo son tan eficientes o más eficientes que cuando trabajan en la oficina?
  • ¿Cómo operan los gerentes cuando rara vez se encuentran con los miembros de su equipo por medios que no sean virtualmente en videollamadas?

Echemos un vistazo más de cerca a estos dos elementos importantes.

Estrategias y KPIs eficientes para la planificación de la fuerza de trabajo

Cada vez más, los ejecutivos se están duplicando en transparencia bidireccional. En otras palabras, el compartir cómo le está yendo como empresa y cómo está el desempeño de cada miembro del equipo en comparación con los objetivos acordados. Para que esto funcione se emplean planes y procesos de compensación basados en el rendimiento.

A continuación, se deben implementar herramientas para realizar un seguimiento de las métricas y proporcionar informes. Imagine cuadros de mando y cuadros de mando con KPI personales y semáforos. Este es el enfoque recomendado de acuerdo con muchos gurús de gestión. Utiliza estrategias compartidas tipo “top down” (que se imparte desde la gerencia y se distribuye hacia el resto de la organización) y metas que apoyen a los KPI’s, las cuales van a estar divididas en diferentes niveles, desde los departamentos de la compañía hasta los individuos. Después, a medida que llegan los resultados, estos serán compartidos desde el individuo hacia arriba para observar cómo fue el desempeño de los miembros del equipo y de los departamentos contra los objetivos establecidos.

Específicamente, con un crecimiento probable y fuerte en las tendencias del trabajo desde el hogar, los ejecutivos ya están reflexionando sobre cómo asegurar que los empleados estén comprometidos, sean eficientes y estén orientados a los objetivos mientras llevan a cabo su trabajo desde su dormitorio o sala de estar. Con una supervisión limitada y una micro-gestión de la vieja escuela que se desvanece rápidamente, los KPI personales para el trabajo están creciendo rápidamente en popularidad. Sin embargo, establecer los mejores objetivos posibles para los KPI de los empleados puede ser un poco de ciencia en sí mismo.

A menudo atribuido al gurú de la gestión, Peter Drucker, y utilizado por primera vez por George T. Doran en 1981, el acrónimo, SMART (por sus siglas en inglés, se utiliza para guiar la configuración de objetivos. A continuación, se ofrece una descripción general de los objetivos de SMART:

  • Specific (Especifico) – simple, sensible, significativo
  • Measurable (Medible) – significativo, motivador
  • Achievable (Alcanzable) – acordado, alcanzable
  • Relevant (Relevante) – razonable, realista y posible, basado en resultados
  • Time-based (Basado en Tiempos) – meta realista y ambiciosa

En los años venideros, las organizaciones tanto en el sector público como en el privado, explorarán y probarán cada vez más los KPI individuales, y quienes sean más exitosos con esto estarán mejor equipados para construir organizaciones prósperas que sean «a prueba de futuro».

Elementos clave de la planificación remota de la fuerza de trabajo

Gestionar y hacer crecer a los empleados con éxito siempre ha sido un área que puede poner a una empresa por delante de sus competidores. Las empresas gastan dinero en beneficios, capacitación, educación y planes de compensación para mejorar su personal. Sin embargo, las organizaciones ascienden desde dentro, sin experiencia, y no capacitan a los nuevos gerentes. Este fue un proceso fallido y el futuro requerirá mejores gerentes con un mayor porcentaje de empleados que trabajan desde casa.

Definir descripciones de trabajo

El punto de partida es el más importante. Para cada puesto, un gerente necesita una descripción del trabajo con las seis a ocho responsabilidades principales del rol junto con los KPI que se establecerán cada año. Defina lo que hace que un candidato exitoso y un candidato que fallaría en el rol. Cada empleado recibe este documento del gerente y luego lo revisa con el gerente en una reunión para asegurarse de que ambos entienden las expectativas.

Hay muchas maneras de llegar a las principales funciones y responsabilidades del puesto. Entrevistar a personas actualmente en el rol, investigar en línea, hablar con el departamento de RRHH, y discutir con otros gerentes. Mantenga la lista de responsabilidades concisa, pero incluya detalles. Cuantos más detalles en torno a cada rol permitan al empleado comprender el rol y mejorar sus posibilidades de éxito.

Identifique los KPI que definirán el rol.

El gerente debe explicar cómo medirá cada KPI en el rol y qué es un éxito o un fracaso. Describir de dónde proceden los datos y cómo se calcula el KPI. A continuación, siéntese con el empleado y documente cuáles serán los objetivos para cada KPI por un período específico. Asegúrese de que el empleado está a bordo y acepta que puede alcanzar sus objetivos. Si se establecen números en los que no creen, entonces usted puede perder al empleado al principio del proceso.

Revisar y finalizar los KPI

Históricamente, los gerentes tenían una revisión anual que trataba de encapsular lo que sucedió a lo largo del año, pero por lo general sólo destacaba los últimos meses ya que eso es todo lo que la mayoría recuerda. En un año como 2020, se hace aún más difícil con el rápido cambio al trabajo remoto.

Comience ahora: reúnase con el empleado mensualmente, muestre el objetivo de KPI, los resultados hasta la fecha y una varianza. Incluya un semáforo en cada KPI para mostrar si el empleado está teniendo éxito (verde), fallando (rojo) o en el medio (amarillo). Para todos los elementos amarillos y rojos, los elementos de acción de documentos que el empleado necesita hacer para mejorar los que están por debajo del objetivo.

Ahora cuando se reúnan el gerente simplemente revisará los números y los elementos de acción anteriores. Muchos de los problemas de eficiencia del trabajo desaparecen y todo se trata de productividad. A continuación, se muestra un ejemplo de un cuadro de mando simple para que un gerente revise con un consultor que incluya datos reales, el objetivo, la varianza con los semáforos y los objetivos para los próximos cuatro trimestres.

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Al hacer esto en todos los ámbitos, la cultura cambia para convertirse en una fuerza de trabajo altamente productiva. Los buenos empleados quieren trabajar con otros buenos empleados. Esta cultura ayuda a construir una empresa rentable con alto crecimiento. Terminar con los empleados que regularmente no cumplen sus metas, pero de una manera que está clara desde el primer día.

Beneficios de un software automatizado de planificación de la fuerza de trabajo y la gestión de KPI’s

Ya sea que sus KPI’s y los requisitos de planificación de la fuerza de trabajo sean lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que actualmente utilicen herramienta moderna de planificación y presupuestación, ahora puede ser un buen momento para pensar en maneras de combinar la presupuestación, la planificación de la fuerza de trabajo, los informes y la administración de KPI en una única solución.

Por lo tanto, ya sea causado por un brote de virus desafortunado o tendencias tecnológicas que afectan a su industria, tener herramientas para la planificación de la fuerza de trabajo eficaces para estar listo para un reforecast siempre va a reducir el estrés y la presión arterial para el equipo de gestión de la organización.

 

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios. Solver esta disponible en España, América Latina, Centro América, México, Colombia, Brasil, Peru, Ecuador, Argentina, Panama, Chile y en otros países.

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A nadie le gusta un presupuesto que está lejos del objetivo, especialmente cuando podría resultar en una crisis de liquidez. Afortunadamente, la mayoría de las empresas rara vez tienen que experimentar un evento tan estresante. Aunque, en una economía turbulenta donde los tipos de interés y los índices bursátiles suben y bajan como yoyos y las noticias sobre despidos corporativos son parte de los titulares de las noticias diarias, una fuerte claridad financiera no parece una mala idea.

Entonces, ¿qué significa un pronóstico de flujo de caja para la mayoría de la gente?

Aquí hay una definición: Una previsión de flujo de caja es un plan que muestra cuánto dinero espera recibir y pagar una empresa en un período de tiempo determinado.

Basándose en la definición anterior, parece lógico que todas las empresas tengan una predicción del flujo de caja perfectamente integrada en sus procesos corporativos, pero ¿es esa la realidad? Echemos un vistazo más de cerca.

¿Todas las empresas están haciendo pronósticos de flujo de caja?

 

Por mucho que parezca tener sentido disponer de una buena estimación de sus futuras salidas y entradas de efectivo, muchas empresas nunca lo hacen. Esto es especialmente cierto en las pequeñas y medianas empresas.

Algunas de las razones de la falta de modelos de previsión de flujo de caja son las siguientes:

  • El personal de finanzas no tiene tiempo para prepararlo
  • Falta de herramientas para automatizar la previsión del flujo de caja
  • Complejidad en la creación de un buen modelo de flujo de efectivo
  • La falta de precisión en los modelos anteriores ha reducido el interés en repetirlo.
  • Otras tareas de negocios o incendios mantienen a los ejecutivos enfocados en otras áreas
  • El equipo de planificación financiera se cansa después del proceso de presupuesto anual y no tiene tiempo ni motivación para volver a pronosticar el presupuesto durante el año.

Independientemente de la razón por la que no se hace un pronóstico de flujo de caja, un flujo de caja correcto es esencial para todos los negocios, así que no hay falta de motivación.

Veamos los beneficios potenciales de una previsión precisa del flujo de efectivo.

¿Por qué las empresas quieren proyectar sus futuras salidas y entradas de efectivo?

 

La mayoría de los ejecutivos saben que dormirían mejor por la noche si dispusieran de un mecanismo que les indicara con bastante precisión si la liquidez de su negocio se mantendrá saludable o no en los meses venideros.

A continuación, se presenta un ejemplo de un informe que utiliza indicadores de color y gráficos sencillos para ayudar a los directivos a analizar la posición de efectivo proyectada de la empresa basándose en la previsión de flujo de efectivo subyacente.

liquidity risk analysis

Hay varias razones muy lógicas por las que una empresa puede beneficiarse de las pronósticos de flujo de caja regulares, entre ellas:

  1. Reducir el riesgo de insolvencia – al tener una idea clara de cualquier problema de liquidez que se presente, la administración puede reaccionar con prontitud y evitar el drama y el estrés
  2. Moverse más rápido en las oportunidades de inversión – si usted, gracias a una previsión de flujo de caja, sabe desde el principio que el negocio estará lleno de efectivo en los meses venideros, puede empezar a planificar las adquisiciones, el pago inicial de la deuda de alto interés, las compras de activos de capital estratégicos, etc.
  3. Satisfacer a los banqueros para permitir la financiación de la deuda u otras transacciones financieras respaldadas por el banco

En otras palabras, los pronósticos sólidos de flujo de caja pueden ser de gran valor para un equipo de administración. Sin embargo, si muchos equipos financieros temen el trabajo adicional de hacer la planificación y la realización de un análisis de flujo de caja, ¿cómo pueden las empresas todavía hacerlo?

¿Cómo automatizar las predicciones de flujo de caja?

 

Como en muchos otros casos, la tecnología puede ayudar a automatizar tareas laboriosas. En el caso de la predicción del flujo de caja, existe una categoría de software en la nube que a menudo se denomina soluciones de gestión del rendimiento corporativo (CPM) y que incluye proveedores como Adaptive Insights, Centage y Solver que se especializan en la planificación, la presupuestación y la predicción.

Los beneficios de las herramientas de CPM incluyen la previsión de escenarios «excelentes», «buenos» y «malos» para que los directivos puedan planificar de forma adecuada. En otros casos, las soluciones de CPM proporcionan procesos de previsión completos basados en controladores. Basado en controladores significa que el pronóstico incluye supuestos que ayudan a automatizar y simplificar la creación de pronósticos de ventas, nómina, gastos, balance general y flujo de caja.

A veces los administradores no tienen el tiempo o la necesidad de una predicción completa para analizar la liquidez proyectada, en cuyo caso pueden utilizar modelos de simulación para ajustar rápidamente los elementos de sus salidas y entradas de efectivo para ver el impacto en la posición de efectivo como se ve en este ejemplo:

 

cashflowanalysis

La mayoría de los ejecutivos estarían de acuerdo en que las predicciones exactas de flujo de caja proporcionan numerosos beneficios a su negocio. Durante las turbulencias económicas, las predicciones del flujo de caja pueden ayudar a reducir el riesgo de tener problemas de liquidez y aumentar la posibilidad de estar preparados para aprovechar las oportunidades de inversión. Independientemente de la motivación, hay buenas herramientas disponibles para ayudar a automatizar y simplificar esos procesos de planificación financiera.

 

En Solver, ofrecemos soluciones de gestión del rendimiento corporativo que le ayudan a establecer predicciones y análisis del flujo de caja y a prepararse para tiempos inciertos. Póngase en contacto con uno de los miembros de nuestro equipo de expertos para saber cómo podemos ayudarle a mejorar sus procesos de flujo de caja.

 

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios. Solver esta disponible en España, América Latina, Centro América, México, Colombia, Brasil, Peru, Ecuador, Argentina, Panama, Chile y en otros países.

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Cómo volver a pronosticar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es fácil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy rápido.

¿Cómo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?

A veces ocurren eventos inesperados y está claro que el rendimiento real de la empresa se está moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensación de empleados
  • Una descomposición financiera detallada de los objetivos estratégicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas señales de que su presupuesto se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administración comenta por qué se está produciendo una desviación del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzará a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es «inútil» o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pronóstico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la próxima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pronósticos.

Las técnicas de pronosticación de otras compañías solo incluyen una única versión presupuestaria anual como línea de base, y para estas empresas volver a pronosticar “forzadamente» debido a eventos inesperados podría implicar muchos más brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del próximo año
  2. Dejar el presupuesto tal cual está y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del año y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pronóstico.

La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo sólo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y algunas veces también para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de cálculo y luego volver a importar el pronóstico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y más grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por división o departamento. Estas empresas tienen o muchos más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.

Profit and loss report

¿Cómo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pronóstico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa está usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto último es que el nuevo pronóstico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llevó a la volver a realizar el pronóstico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevaría a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestación y los pronósticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos está altamente controlado por fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticación puede calcular rápidamente todas las entradas necesarias automáticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducción/aumento en el número de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificación Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • Análisis de qué pasaría si, ‘what if’

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Independientemente de cómo lo llame y del tipo de herramienta de planificación que utilice, un modelo de pronóstico automatizado puede volver a crear un pronóstico completo en minutos u horas frente a días o semanas con métodos manuales.

Un modelo automatizado también le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pronóstico «Mejor caso», «Peor caso» o «Probable», puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pronóstico. En su lugar, reemplace la versión presupuestaria «Probable» por el escenario «Mejor caso» o «Peor caso» y ya está listo.

Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y éste volverá a calcular y a almacenar las transacciones de pronóstico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compañía tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pronóstico presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisición de un competidor. La planificación reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de su organización.