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Workforce Planning

Uno de los cambios más significativos en las empresas durante COVID-19 ha sido las políticas de trabajo desde el hogar a gran escala que casi todas las empresas implementaron. Si bien algunas empresas pueden haber practicado esto parcial o totalmente desde hace unos años, nunca en la historia del mundo había sucedido a este nivel.

Muchos propietarios de negocios están ansiosos por el retorno de su personal a la oficina, sin embargo, la mayoría de los miembros de su equipo han disfrutado de su nueva libertad de trabajar desde casa ahorrando los costos en tiempo y dinero de viajes.

Algunas empresas ya han anunciado que serán completamente trabajadas desde casa en el futuro. Algunos empleados pueden llegar a cambiar de empresa para encontrar un empleador más flexible si la presión para presentarse en la oficina cinco días a la semana es demasiado alta.

Lo más probable es que la tendencia de trabajo remoto acelerada por el COVID-19 no se desvanezca. Habrá otras tendencias que seguirán dando forma a los hábitos de trabajo desde el hogar, tales como:

  • Tecnología de realidad virtual
  • Tecnología de vídeo y colaboración (Equipos, Slack, Zoom, etc.)
  • Tiempos de viaje más largos debido a la reemergente congestión del tráfico
  • Molestia de todas las nuevas “reglas de limpieza” al entrar en la oficina
  • Los precios inmobiliarios que impulsan a los trabajadores a vivir más lejos del trabajo
  • Los precios inmobiliarios comerciales y tarifas de aparcamiento
  • Las preocupaciones de seguridad con respecto al internet en casa ya que a menudo es menos seguro que el utilizado en la oficina

Si el trabajo desde casa se está convirtiendo en la nueva normalidad para muchas organizaciones, surgen una serie de nuevas preguntas, entre ellas:

  • ¿Cómo aseguran las empresas que los miembros de su equipo son tan eficientes o más eficientes que cuando trabajan en la oficina?
  • ¿Cómo operan los gerentes cuando rara vez se encuentran con los miembros de su equipo por medios que no sean virtualmente en videollamadas?

Echemos un vistazo más de cerca a estos dos elementos importantes.

Estrategias y KPIs eficientes para la planificación de la fuerza de trabajo

Cada vez más, los ejecutivos se están duplicando en transparencia bidireccional. En otras palabras, el compartir cómo le está yendo como empresa y cómo está el desempeño de cada miembro del equipo en comparación con los objetivos acordados. Para que esto funcione se emplean planes y procesos de compensación basados en el rendimiento.

A continuación, se deben implementar herramientas para realizar un seguimiento de las métricas y proporcionar informes. Imagine cuadros de mando y cuadros de mando con KPI personales y semáforos. Este es el enfoque recomendado de acuerdo con muchos gurús de gestión. Utiliza estrategias compartidas tipo “top down” (que se imparte desde la gerencia y se distribuye hacia el resto de la organización) y metas que apoyen a los KPI’s, las cuales van a estar divididas en diferentes niveles, desde los departamentos de la compañía hasta los individuos. Después, a medida que llegan los resultados, estos serán compartidos desde el individuo hacia arriba para observar cómo fue el desempeño de los miembros del equipo y de los departamentos contra los objetivos establecidos.

Específicamente, con un crecimiento probable y fuerte en las tendencias del trabajo desde el hogar, los ejecutivos ya están reflexionando sobre cómo asegurar que los empleados estén comprometidos, sean eficientes y estén orientados a los objetivos mientras llevan a cabo su trabajo desde su dormitorio o sala de estar. Con una supervisión limitada y una micro-gestión de la vieja escuela que se desvanece rápidamente, los KPI personales para el trabajo están creciendo rápidamente en popularidad. Sin embargo, establecer los mejores objetivos posibles para los KPI de los empleados puede ser un poco de ciencia en sí mismo.

A menudo atribuido al gurú de la gestión, Peter Drucker, y utilizado por primera vez por George T. Doran en 1981, el acrónimo, SMART (por sus siglas en inglés, se utiliza para guiar la configuración de objetivos. A continuación, se ofrece una descripción general de los objetivos de SMART:

  • Specific (Especifico) – simple, sensible, significativo
  • Measurable (Medible) – significativo, motivador
  • Achievable (Alcanzable) – acordado, alcanzable
  • Relevant (Relevante) – razonable, realista y posible, basado en resultados

En los años venideros, las organizaciones tanto en el sector público como en el privado, explorarán y probarán cada vez más los KPI individuales, y quienes sean más exitosos con esto estarán mejor equipados para construir organizaciones prósperas que sean “a prueba de futuro”.

Elementos clave de la planificación remota de la fuerza de trabajo

Gestionar y hacer crecer a los empleados con éxito siempre ha sido un área que puede poner a una empresa por delante de sus competidores. Las empresas gastan dinero en beneficios, capacitación, educación y planes de compensación para mejorar su personal. Sin embargo, las organizaciones ascienden desde dentro, sin experiencia, y no capacitan a los nuevos gerentes. Este fue un proceso fallido y el futuro requerirá mejores gerentes con un mayor porcentaje de empleados que trabajan desde casa.

Definir descripciones de trabajo

El punto de partida es el más importante. Para cada puesto, un gerente necesita una descripción del trabajo con las seis a ocho responsabilidades principales del rol junto con los KPI que se establecerán cada año. Defina lo que hace que un candidato exitoso y un candidato que fallaría en el rol. Cada empleado recibe este documento del gerente y luego lo revisa con el gerente en una reunión para asegurarse de que ambos entienden las expectativas.

Hay muchas maneras de llegar a las principales funciones y responsabilidades del puesto. Entrevistar a personas actualmente en el rol, investigar en línea, hablar con el departamento de RRHH, y discutir con otros gerentes. Mantenga la lista de responsabilidades concisa, pero incluya detalles. Cuantos más detalles en torno a cada rol permitan al empleado comprender el rol y mejorar sus posibilidades de éxito.

Identifique los KPI que definirán el rol.

El gerente debe explicar cómo medirá cada KPI en el rol y qué es un éxito o un fracaso. Describir de dónde proceden los datos y cómo se calcula el KPI. A continuación, siéntese con el empleado y documente cuáles serán los objetivos para cada KPI por un período específico. Asegúrese de que el empleado está a bordo y acepta que puede alcanzar sus objetivos. Si se establecen números en los que no creen, entonces usted puede perder al empleado al principio del proceso.

Revisar y finalizar los KPI

Históricamente, los gerentes tenían una revisión anual que trataba de encapsular lo que sucedió a lo largo del año, pero por lo general sólo destacaba los últimos meses ya que eso es todo lo que la mayoría recuerda. En un año como 2020, se hace aún más difícil con el rápido cambio al trabajo remoto.

Comience ahora: reúnase con el empleado mensualmente, muestre el objetivo de KPI, los resultados hasta la fecha y una varianza. Incluya un semáforo en cada KPI para mostrar si el empleado está teniendo éxito (verde), fallando (rojo) o en el medio (amarillo). Para todos los elementos amarillos y rojos, los elementos de acción de documentos que el empleado necesita hacer para mejorar los que están por debajo del objetivo.

Ahora cuando se reúnan el gerente simplemente revisará los números y los elementos de acción anteriores. Muchos de los problemas de eficiencia del trabajo desaparecen y todo se trata de productividad. A continuación, se muestra un ejemplo de un cuadro de mando simple para que un gerente revise con un consultor que incluya datos reales, el objetivo, la varianza con los semáforos y los objetivos para los próximos cuatro trimestres.

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Al hacer esto en todos los ámbitos, la cultura cambia para convertirse en una fuerza de trabajo altamente productiva. Los buenos empleados quieren trabajar con otros buenos empleados. Esta cultura ayuda a construir una empresa rentable con alto crecimiento. Terminar con los empleados que regularmente no cumplen sus metas, pero de una manera que está clara desde el primer día.

Beneficios de un software automatizado de planificación de la fuerza de trabajo y la gestión de KPI’s

Ya sea que sus KPI’s y los requisitos de planificación de la fuerza de trabajo sean lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que actualmente utilicen herramienta moderna de planificación y presupuestación, ahora puede ser un buen momento para pensar en maneras de combinar la presupuestación, la planificación de la fuerza de trabajo, los informes y la administración de KPI en una única solución.

Por lo tanto, ya sea causado por un brote de virus desafortunado o tendencias tecnológicas que afectan a su industria, tener herramientas para la planificación de la fuerza de trabajo eficaces para estar listo para un reforecast siempre va a reducir el estrés y la presión arterial para el equipo de gestión de la organización.

 

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Para cualquier pregunta, visite www.solverglobal.com o póngase en contacto con Solver en info@solverglobal.com.

Example of an automated statistical forecast

El núcleo de cada estrategia de negocio para productos y servicios es proporcionar una gestión óptima de la cadena de suministro. Una ineficiencia en la cadena de suministro se come en los resultados de la organización. Las cadenas de suministro se están volviendo más complejas con más variaciones en los productos, los canales de distribución y la planificación de materiales. La planificación precisa de la oferta y la demanda es esencial para una productividad y rentabilidad óptimas.

¿Cómo obtiene una empresa una cadena de suministro óptima? Se reduce a que tan bien una organización puede desarrollar un plan de demanda. La demanda nunca es lineal y rara vez es fácil de predecir. Un equipo de planificación debe tener los datos históricos adecuados que se puedan utilizar para crear pronósticos estadísticos, lograr el consenso de las partes interesadas y ser rápido para pivotar en las tendencias cambiantes del mercado interno o externo. En este artículo, tratamos de definir y discutir los elementos de planificación de la demanda, analizar el costo del error y describir los pasos hacia el éxito.

¿Qué es la planificación de la demanda?

La planificación de la demanda es un proceso de varios pasos para pronosticar la demanda, mejorar la precisión de las previsiones y alinear el inventario con picos y valles de demanda. En otras palabras, la planificación de la demanda es el proceso de pronosticar la demanda de un producto o servicio.

La planificación exitosa de la demanda se define por tener el nivel de inventario adecuado para satisfacer las necesidades del cliente y minimizar el excedente de inventario o la deficiencia.

Estos son los cuatro aspectos cruciales de la planificación de la demanda en orden de importancia:

  • Gestión del portafolio de productos: la gestión de portafolios de productos supervisa todo el ciclo de vida del producto. Comienza con la introducción de un nuevo producto al eventual final de su ciclo de vida. El mantenimiento de los datos del producto es clave para la previsión estadística.
  • Pronóstico estadístico: construya un pronóstico con datos de inventario anteriores, datos de ventas y el historial de productos adecuado para predecir datos o tendencias futuros.
  • Tendencias (internas y externas): construya en su pronóstico una estimación de las influencias casuales de las tendencias internas y externas. Las tendencias internas incluyen la estacionalidad de sus productos y la contratación de talento para escalar los diferentes procesos. Las tendencias externas incluyen crisis económicas inesperadas, competencia, fuerzas socioculturales, legales y políticas.
  • Eventos y promociones: una vez que se genera un pronóstico con los factores anteriores en mente, los eventos y promociones se pueden usar para ayudar a alcanzar tus objetivos de S&OP.

Los aspectos de la planificación de la demanda van más allá de los componentes estadísticos de una previsión de demanda. La planificación de la demanda apalanca las previsiones de demanda precisas para crear planes de acción para la organización y, al mismo tiempo, estar al tanto de los factores internos y externos que afectan al suministro en todos los pasos de la cadena y la demanda del consumidor.

La implementación de la planificación de la demanda utiliza el análisis de los datos de los productos y las promociones comerciales para alcanzar los objetivos de ventas e inventario. Las organizaciones deben ser rápidas para pivotar y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado incluso después de iniciar un plan de demanda.

La planificación de la demanda es un esfuerzo continuo para garantizar la máxima gestión de la rentabilidad.

Importancia de la planificación automatizada de la demanda

Fallar en adoptar un enfoque automatizado de previsión estadística y planificación de la demanda puede dar lugar a una amplia gama de problemas, como atrasos, clientes insatisfechos, exceso o deficiencia de inventario o una respuesta retrasada a la dinámica del mercado.

Tener respuestas tardías significa que su negocio puede perder una ventaja competitiva o quedar por detrás de la competencia. La incapacidad de actuar rápidamente sobre las interrupciones de la cadena de suministro tiene un impacto importante en los números de resultados y puede terminar perdiendo cuota de mercado frente a los competidores. A continuación, se muestra una lista de algunos de los impactos empresariales de no utilizar estrategias de planificación automatizada:

Credibilidad perdida

Perder credibilidad significa perder negocios. La imposibilidad de cumplir con los pedidos de los clientes debido a una mala planificación del inventario dará lugar a daños permanentes en la confianza que los clientes tienen con su empresa. Esto afectará los pedidos futuros y dejará su marca con un daño significativo a la reputación.

Recursos desperdiciados

La sobreestimación de la demanda conlleva un importante desperdicio de tiempo, dinero y personal. Si rotar el inventario lo suficientemente rápido se vuelve difícil, el flujo de efectivo de su negocio se verá afectado. Tener altos niveles de exceso u inventario obsoleto puede conducir a pérdidas financieras significativas.

Para mitigar los altos costos del fracaso, las empresas ahora más que nunca necesitan confiar en los números y adoptar una sofisticada estrategia de planificación de la demanda que aproveche los datos y los conocimientos del mercado. La adopción de estrategias automatizadas de planificación de la demanda dará lugar a previsiones procesables.

Aspectos de la planificación de la demanda

Comprender el trabajo requerido dentro de cada elemento de planificación de la demanda le permitirá crear las previsiones más precisas y actualizadas que informarán mejor a su departamento de Planificación de Ventas y Operaciones (S&OP).

  1. Gestión de portafolio de productos

Muchas veces, el desempeño de ventas anteriores se puede utilizar para pronosticar el desempeño de ventas futuras. Es importante mantener y limpiar regularmente los datos del producto. Los datos relevantes pueden incluir inventarios, existencias a medida que se producen, estacionalidad, ventas y demanda de los consumidores a través de picos y valles. La dificultad aquí suele ser el número de sistemas que mantienen estos conjuntos de datos como transacciones aisladas.

 

  1. Previsión estadística

Las previsiones necesitan un punto de referencia, datos históricos en ventas, inventario y demanda. Básicamente, lo que se actualizó en el pasado puede ser una buena indicación de las ventas futuras. Pero no todos los datos son útiles, los datos antiguos normalmente no son tan útiles como los datos más actuales, ya que podrían no correlacionarse con la demanda futura. La misma situación incorrecta ocurre cuando no se utilizan suficientes datos para crear una previsión. La cantidad correcta suele ser de 24 meses de los datos más recientes.

 

Example of an automated statistical forecast

 

Example of demand planning of weekly sales by item

  1. Tendencias internas

Las tendencias internas se refieren a problemas de personal a un nivel en la cadena de suministro, demanda estacional debido al tipo de producto, capital congelado, rotación lenta de inventarios, acciones y volatilidad general de ventas impredecibles. Las tendencias internas afectan incluso a las empresas mejor orientadas, lo que hace imperativo tener en cuenta estas influencias causales en la previsión.

 

  1. Tendencias externas

Las tendencias externas son otra forma de influencia causal, pero menos predecible y, por lo general, más difícil de aprovechar en la previsión de planificación de la demanda. Las tendencias externas generalmente obligan a una empresa a volver a realizar un pronóstico, mientras que las tendencias internas son menos propensas a conducir a una nueva previsión. Las empresas que se reordenan y actúan sobre las tendencias externas cambiantes, como una recesión económica o un clima político cambiante, están mejor posicionadas para tener éxito.

COVID-19 ha interrumpido la mayoría de las cadenas de suministro en todo el mundo a una escala sin precedentes. Amazon es probablemente una de las organizaciones más reconocibles que ha puesto un enorme esfuerzo en cambiar su cadena de suministro para priorizar el envío de artículos esenciales.

A la luz de COVID19, Amazon reorientó rápidamente las prioridades de envío y el cumplimiento de productos a los bienes esenciales de consumo. Han sido rápidos en escalar, extrayendo personal y recursos de distribución de bienes de consumo no esenciales y contratando 175 mil nuevos trabajadores en dos meses.

Los planificadores de demanda deben ser rápidos para identificar factores que pueden afectar la demanda, como desastres naturales, eventos de noticias, problemas internos y externos imprevistos. Para ello, una organización necesita estar armada con un repositorio central de toda su información para generar una previsión precisa y adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado para satisfacer la demanda de los clientes.

  1. Eventos y promociones

Una promoción de productos con plazos determinados podría dar lugar a más ventas en ese intervalo de tiempo a un margen menor. Ejemplos como el Black Friday y la Navidad pueden generar más ventas en esos pocos días que en todo un mes.

Una vez que se establece una previsión, debe haber un consenso sobre el plan de acción que sale de la previsión. Parte de este plan de acción es el uso de eventos y promociones para alcanzar los objetivos de ventas e inventario. Desea el equilibrio adecuado entre el volumen de negocios de inventario, las ventas y, al mismo tiempo, la reducción del costo de los productos vendidos y la reducción del desperdicio de recursos. Las promociones y las iniciativas de ventas externas pueden ayudarle a llegar allí.

El futuro de la planificación de la demanda

La planificación de la demanda es cada vez más digital gracias a los avances en tecnología y aprendizaje automático. Se está desarrollando un software de planificación de la demanda para posicionar mejor a las empresas para adaptar y actualizar las previsiones en tiempo real. Cada vez más empresas utilizan herramientas de CPM integradas con su sistema ERP para crear previsiones con varias versiones que se actualizan y refinan constantemente para estimar las ventas futuras.

Una acción exitosa de planificación de la demanda dará lugar a innumerables beneficios, entre ellos:

  • Menores costos de inventario
  • Disminución de las existencias
  • Reducción de residuos (inventario obsoleto)
  • Aumento de entregas a tiempo y completas
  • Disminución de los gastos de envío acelerado
  • Mejor negociación de precios con proveedores

 

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liquidityriskanalysis

A nadie le gusta un presupuesto que está lejos del objetivo, especialmente cuando podría resultar en una crisis de liquidez. Afortunadamente, la mayoría de las empresas rara vez tienen que experimentar un evento tan estresante. Aunque, en una economía turbulenta donde los tipos de interés y los índices bursátiles suben y bajan como yoyos y las noticias sobre despidos corporativos son parte de los titulares de las noticias diarias, una fuerte claridad financiera no parece una mala idea.

Entonces, ¿qué significa un pronóstico de flujo de caja para la mayoría de la gente?

Aquí hay una definición: Una previsión de flujo de caja es un plan que muestra cuánto dinero espera recibir y pagar una empresa en un período de tiempo determinado.

Basándose en la definición anterior, parece lógico que todas las empresas tengan una predicción del flujo de caja perfectamente integrada en sus procesos corporativos, pero ¿es esa la realidad? Echemos un vistazo más de cerca.

¿Todas las empresas están haciendo pronósticos de flujo de caja?

 

Por mucho que parezca tener sentido disponer de una buena estimación de sus futuras salidas y entradas de efectivo, muchas empresas nunca lo hacen. Esto es especialmente cierto en las pequeñas y medianas empresas.

Algunas de las razones de la falta de modelos de previsión de flujo de caja son las siguientes:

  • El personal de finanzas no tiene tiempo para prepararlo
  • Falta de herramientas para automatizar la previsión del flujo de caja
  • Complejidad en la creación de un buen modelo de flujo de efectivo
  • La falta de precisión en los modelos anteriores ha reducido el interés en repetirlo.
  • Otras tareas de negocios o incendios mantienen a los ejecutivos enfocados en otras áreas
  • El equipo de planificación financiera se cansa después del proceso de presupuesto anual y no tiene tiempo ni motivación para volver a pronosticar el presupuesto durante el año.

Independientemente de la razón por la que no se hace un pronóstico de flujo de caja, un flujo de caja correcto es esencial para todos los negocios, así que no hay falta de motivación.

Veamos los beneficios potenciales de una previsión precisa del flujo de efectivo.

¿Por qué las empresas quieren proyectar sus futuras salidas y entradas de efectivo?

 

La mayoría de los ejecutivos saben que dormirían mejor por la noche si dispusieran de un mecanismo que les indicara con bastante precisión si la liquidez de su negocio se mantendrá saludable o no en los meses venideros.

A continuación, se presenta un ejemplo de un informe que utiliza indicadores de color y gráficos sencillos para ayudar a los directivos a analizar la posición de efectivo proyectada de la empresa basándose en la previsión de flujo de efectivo subyacente.

liquidity risk analysis

Hay varias razones muy lógicas por las que una empresa puede beneficiarse de las pronósticos de flujo de caja regulares, entre ellas:

  1. Reducir el riesgo de insolvencia – al tener una idea clara de cualquier problema de liquidez que se presente, la administración puede reaccionar con prontitud y evitar el drama y el estrés
  2. Moverse más rápido en las oportunidades de inversión – si usted, gracias a una previsión de flujo de caja, sabe desde el principio que el negocio estará lleno de efectivo en los meses venideros, puede empezar a planificar las adquisiciones, el pago inicial de la deuda de alto interés, las compras de activos de capital estratégicos, etc.
  3. Satisfacer a los banqueros para permitir la financiación de la deuda u otras transacciones financieras respaldadas por el banco

En otras palabras, los pronósticos sólidos de flujo de caja pueden ser de gran valor para un equipo de administración. Sin embargo, si muchos equipos financieros temen el trabajo adicional de hacer la planificación y la realización de un análisis de flujo de caja, ¿cómo pueden las empresas todavía hacerlo?

¿Cómo automatizar las predicciones de flujo de caja?

 

Como en muchos otros casos, la tecnología puede ayudar a automatizar tareas laboriosas. En el caso de la predicción del flujo de caja, existe una categoría de software en la nube que a menudo se denomina soluciones de gestión del rendimiento corporativo (CPM) y que incluye proveedores como Adaptive Insights, Centage y Solver que se especializan en la planificación, la presupuestación y la predicción.

Los beneficios de las herramientas de CPM incluyen la previsión de escenarios “excelentes”, “buenos” y “malos” para que los directivos puedan planificar de forma adecuada. En otros casos, las soluciones de CPM proporcionan procesos de previsión completos basados en controladores. Basado en controladores significa que el pronóstico incluye supuestos que ayudan a automatizar y simplificar la creación de pronósticos de ventas, nómina, gastos, balance general y flujo de caja.

A veces los administradores no tienen el tiempo o la necesidad de una predicción completa para analizar la liquidez proyectada, en cuyo caso pueden utilizar modelos de simulación para ajustar rápidamente los elementos de sus salidas y entradas de efectivo para ver el impacto en la posición de efectivo como se ve en este ejemplo:

 

cashflowanalysis

La mayoría de los ejecutivos estarían de acuerdo en que las predicciones exactas de flujo de caja proporcionan numerosos beneficios a su negocio. Durante las turbulencias económicas, las predicciones del flujo de caja pueden ayudar a reducir el riesgo de tener problemas de liquidez y aumentar la posibilidad de estar preparados para aprovechar las oportunidades de inversión. Independientemente de la motivación, hay buenas herramientas disponibles para ayudar a automatizar y simplificar esos procesos de planificación financiera.

 

En Solver, ofrecemos soluciones de gestión del rendimiento corporativo que le ayudan a establecer predicciones y análisis del flujo de caja y a prepararse para tiempos inciertos. Póngase en contacto con uno de los miembros de nuestro equipo de expertos para saber cómo podemos ayudarle a mejorar sus procesos de flujo de caja.

 

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios. Solver esta disponible en España, América Latina, Centro América, México, Colombia, Brasil, Peru, Ecuador, Argentina, Panama, Chile y en otros países.

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hybrid cloud

Nube Hibrida GP

 

Hay alrededor de 200.000 clientes de sistemas ERP en servidor privado de Microsoft, Sage, SAP y Acumatica en todo el mundo y muchos de estos no planean hacer el cambio a la nube todavía. Sin embargo, si usted es uno de ellos, ¡esto no significa que su empresa no pueda empezar hoy a aprovechar las modernas soluciones de reportería basadas en la nube para impulsar decisiones más rápidas y mejores para usted y su equipo de administración!

¿No han estado disponible informes basados en la nube para ERP locales durante mucho tiempo?

Sí, proveedores como, Solver, Vena,  Adaptive Insights o Planful (anteriormente Host Analytics) han ofrecido tanto reportes financieros basados en la nube como presupuestos durante años. Sin embargo, todos estos proveedores tienen arquitecturas típicas de administración del rendimiento corporativo (CPM) que requieren que los datos se carguen desde el ERP local a la herramienta de CPM en la nube antes de que el usuario pueda ejecutar informes.

El proceso requiere “refrescar” los datos de la base de datos ERP hacia la base de datos CPM, lo que significa que los datos que los usuarios ven en los informes no son en tiempo real. Esto también significa que el desglose de cualquier número es solo tan detallado como los datos de nivel más bajo que se cargaron en la base de datos de CPM en la nube.

Sus ejecutivos a menudo están de acuerdo con esto porque desean esperar para su análisis de reportes hasta que el equipo de contabilidad haya cerrado los libros. Sin embargo, el equipo de contabilidad que está registrando transacciones en el sistema ERP casi siempre prefiere reportes en el ERP en tiempo real porque quieren ver inmediatamente el impacto de las entradas diarias en sus reportes. No desean tener que actualizar los datos en una base de datos de reportes de CPM primero y, después, esperar un minuto, diez minutos o significativamente más tiempo para ejecutar reportes después de que los datos se hayan transferido a la herramienta CPM.

¿Cómo obtengo informes reales en vivo desde mi ERP en servidor privado?

La respuesta obvia es usar un escritor de informes nativo a su sistema ERP como Management Reporter, GP Report Writer, Smartlist o SQL Reporting Services (SSRS). Sin embargo, aunque ninguna de estas herramientas es inferior a lo que ofrecen otros sistemas ERP, y han envejecido “con gracia”, simplemente no son comparables con muchas herramientas modernas de reportes en la nube.

Las principales debilidades de las herramientas de informes locales incluyen:

  • No es particularmente fácil de usar para el personal de contabilidad que diseña reportes.
  • Falta de formato simple y profesional.
  • Normalmente requiere VPN o Terminal Server para conectarse a su ERP y ejecutar reportes desde fuera de la red de la oficina.
  • Mantener varios escritores de reportes para diferentes datos (por ejemplo, Management Reporter para informes de libro mayor y  SSRS para informes de nomina.

Con el fin de superar estas debilidades y ayudar a los clientes de sistemas ERP locales a maximizar el valor de sus datos con herramientas modernas para reportes basadas en la nube, Solver ha lanzado lo que denominan “Informes híbridos en la nube”. Esta es una tecnología de integración única que le permite:

  • Utilizar su navegador web para ejecutar informes con formato hermoso (parece formato de Excel).
  • Beneficiarse de reportes en tiempo real sobre sus datos ERP sin ninguna transferencia de datos a una base de datos de informes independiente.
  • Desglose de cualquier número del reporte directamente en los datos transaccionales de su ERP.
  • Fácil acceso por medio de Internet en navegador sin necesidad de VPN o software como Terminal Server.
  • Entrar presupuestos desde formularios fáciles de usar (se parece a Excel) en la nube y almacene las transacciones directamente en la tabla de presupuestos de su ERP local

En otras palabras, ahora sus contadores y sus usuarios finales de reportes obtienen lo mejor de dos mundos solo necesitando un navegador web para ejecutar informes en vivo y analizar.

 

Reportes Financieros Dynamics GP

 

 

A continuación, se muestra un diagrama de arquitectura simple para explicar cómo funciona:

¿Qué pasa con los presupuestos y los pronósticos?

Al igual que muchas otras soluciones de CPM basadas en la nube, Solver también ofrece presupuestos y pronósticos. Con la nueva tecnología Hybrid Cloud y el módulo de planificación basado en la nube de Solver, los usuarios pueden almacenar datos presupuestarios directamente desde los formularios de presupuesto de Solver en la nube, en la tabla de presupuesto de libro mayor.

Por lo tanto, si tiene problemas con hojas de cálculo manuales basadas en Excel para sus presupuestos, puede ahorrar mucho tiempo eliminando los correos electrónicos de archivos entre usuarios, la vinculación entre hojas de cálculo y estableciendo mejores controles para todo el proceso presupuestario con flujos de trabajo y aprobaciones.

Por ejemplo, los usuarios pueden acceder a formularios presupuestarios con su explorador e instantáneamente, hasta que usted cierre el proceso presupuestario, actualizar el presupuesto de su departamento en su ERP. Dado que las actualizaciones de Solver Hybrid Cloud son en tiempo real, los reportes se pueden ejecutar inmediatamente para ver el impacto de estos cambios en el presupuesto.

Disfrute de decisiones más rápidas y mejores en la década de los 2020s

Empresas como Solver, Prophix, Vena, Adaptive Insights y Planful están impulsando la tecnología de planificación y generación de reportes basados en la nube de próxima generación. Sin embargo, con la falta de reportes en vivo y la reescritura del presupuesto en tiempo real a sistemas ERP locales, los contadores y los usuarios de ERP muy activos se han quedado con sus herramientas heredadas para satisfacer sus necesidades de informes en tiempo real.

Con el lanzamiento de Solver Hybrid Cloud, estos usuarios ahora obtienen lo mejor de ambos mundos y pueden empezar liderar los años 2020s al permitirse a sí mismos y a otros usuarios tomar decisiones más rápidas y mejores.  Obtenga más información sobre los beneficios de elegir las soluciones de  CPM de Solver poniéndose en contacto con nosotros hoy mismo o solicitando una demostración.

 

Sistemas ERP Soportados para Solver Hybrid Cloud son Microsoft Dynamics GP*,SL y NAV, Sage 100(SQL),300 y 500, SAP Business One (SQL), y Acumatica.

* Escribir presupuestos a tablas del ERP en Vivo es solo soportado en Microsoft GP en este momento, otros ERP a seguir

 

 

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powerbiandsolver

Si busca crear y mantener informes financieros dentro de una herramienta de visualización, la respuesta debe ser simple. Use Power BI para sus paneles y use una solución moderna de gestión del rendimiento corporativo (CPM) basada en la nube para sus reportes financieros.

Comencemos con algunas definiciones: Power BI pertenece a una categoría que normalmente se conoce como Business Intelligence (BI), mientras que las herramientas de consolidación e informes financieros diseñadas con un propósito pertenecen a una categoría denominada Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM). En la categoría BI también encontrará otras soluciones conocidas como  Tableau  y  Domo. Aunque hay excepciones, en su mayoría, las herramientas de BI están diseñadas específicamente para paneles con visualizaciones enriquecidas y cada vez más infundidas con capacidades de inteligencia artificial (IA). Las soluciones de CPM, por otro lado, están diseñadas específicamente para que los equipos de contabilidad consoliden datos financieros y produzcan informes financieros con formato profesional, como los estados de pérdidas y ganancias, balance y flujo de efectivo. La mayoría de las soluciones de CPM también ofrecen módulos de presupuestación y, en los últimos años, la capacidad de realizar una planificación sofisticada, como la pronosticación y el modelado de ventas.

Por lo tanto, si la diferencia entre BI y CPM es tan clara, ¿por qué “Reportería financiera en Power BI o en una solución de Gestión de Rendimiento Corporativo” es entonces un tema que vale la pena cubrir en un blog? Bueno, con el rápido aumento de la popularidad de Power BI y sus principales competidores, ha surgido un ejército de consultores. Y, con una herramienta fuerte y flexible como Power BI, un consultor con las habilidades técnicas adecuadas puede hacer que casi cualquier cosa, incluidos los informes financieros formateados, se vean bien. Muchas empresas han caído en esta trampa últimamente, con la esperanza de que su suscripción a Power BI también pueda encargarse de su proceso de informes financieros. Y, cuando le preguntas a un consultor calificado y motivado por los ingresos: ¿Puedes hacer eso? Lo más probable es que usted obtendrá un “¡Sí!” y después de varias semanas… o    varios meses y una factura de consultoría considerable, es posible que tenga informes financieros atractivos en Power BI. Pero, por muy emocionados que estén sus ejecutivos de tener un único portal basado en la nube tanto para los cuadros de control como para los informes financieros, para la mayoría de los ejecutivos financieros esto tiende a convertirse en una pequeña pesadilla. ¿Por qué?

Porque ni Power BI ni sus competidores de BI se diseñaron nunca para administrar un proceso de informes financieros. El resultado es una gran cantidad de codificación y hacking detrás en el lenguaje de programación de PowerBI. Por supuesto, si está listo para contratar a un experto técnico o mantener a su consultor de Power BI permanentemente retenido para manejar los cambios de modelo a medida que crece su plan de cuentas, sus roll-ups cambian o necesita escribir un nuevo informe, podría sobrevivir por un tiempo. Pero eventualmente, con 99% de certeza, estará de vuelta en Excel haciendo sus informes financieros donde su equipo de contabilidad se siente cómodo con fórmulas y formato, o implementará una solución de CPM que está diseñada para facilitar el proceso de informes financieros y para entregar estados financieros con formato profesional. Eventualmente, probablemente también moverá su proceso de presupuestación a la herramienta CPM y lo ejecutará todo en la nube.

Ahora, no tiene que ser una o la otra. Un número cada vez mayor de proveedores de CPM ofrece integraciones preconstruidas a las principales herramientas de BI como Power BI. Dos de estos proveedores son Solver  y  Prophix. Por  ejemplo, Solver es similar a Power BI en que es una plataforma basada en la nube de Azure y viene con un conector preconstruido a Power BI. A continuación, se muestra un ejemplo de una comparación entre Power BI y Solver.

CPM vs BI

La tabla muestra claramente que las empresas que buscan tanto paneles como reportes financieros deben usar una herramienta de BI para sus paneles y una herramienta de CPM para sus reportes financieros. Ninguna de las dos herramientas reemplaza a la otra.

A medida que las organizaciones se preparan para lo que pueden ser los “clamorosos 20s”, tener las herramientas adecuadas para el trabajo podría ser uno de los movimientos estratégicos más inteligentes que un equipo de administración puede hacer. Por otro lado, tratar de encajar una clavija cuadrada en un agujero redondo, podría conducir a la frustración, retraso en la presentación de informes y dinero perdido. Hoy en día se acepta cada vez más que “los datos son el nuevo oro” y armado con Power BI integrado con la mejor solución de CPM de su clase, ambos corriendo en la nube, es muy probable que esté un paso más cerca del éxito y el liderazgo de la industria en los próximos años.

Cómo volver a pronosticar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es fácil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy rápido.

¿Cómo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?

A veces ocurren eventos inesperados y está claro que el rendimiento real de la empresa se está moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensación de empleados
  • Una descomposición financiera detallada de los objetivos estratégicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas señales de que su presupuesto se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administración comenta por qué se está produciendo una desviación del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzará a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es “inútil” o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pronóstico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la próxima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pronósticos.

Las técnicas de pronosticación de otras compañías solo incluyen una única versión presupuestaria anual como línea de base, y para estas empresas volver a pronosticar “forzadamente” debido a eventos inesperados podría implicar muchos más brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del próximo año
  2. Dejar el presupuesto tal cual está y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del año y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pronóstico.

La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo sólo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y algunas veces también para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de cálculo y luego volver a importar el pronóstico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y más grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por división o departamento. Estas empresas tienen o muchos más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.

Profit and loss report

¿Cómo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pronóstico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa está usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto último es que el nuevo pronóstico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llevó a la volver a realizar el pronóstico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevaría a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestación y los pronósticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos está altamente controlado por fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticación puede calcular rápidamente todas las entradas necesarias automáticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducción/aumento en el número de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificación Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • Análisis de qué pasaría si, ‘what if’

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Independientemente de cómo lo llame y del tipo de herramienta de planificación que utilice, un modelo de pronóstico automatizado puede volver a crear un pronóstico completo en minutos u horas frente a días o semanas con métodos manuales.

Un modelo automatizado también le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pronóstico “Mejor caso”, “Peor caso” o “Probable”, puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pronóstico. En su lugar, reemplace la versión presupuestaria “Probable” por el escenario “Mejor caso” o “Peor caso” y ya está listo.

Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y éste volverá a calcular y a almacenar las transacciones de pronóstico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compañía tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pronóstico presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisición de un competidor. La planificación reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de su organización.