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Top-down Profit & Loss Budget Form

What is a ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Form? 

Top-down Profit and Loss (P&G) budgeting models are considered “what if”, “breakout”, or modeling templates (depending on who you ask) and are used by budget managers and analysts to create quickly budget or forecast scenarios. A key functionality used in these types of budget models includes the ability to automatically calculate income and expenses for all general ledger accounts and departments. The user can enter the target profit at the top of the form. The formulas then dynamically calculate all the rows and distribute the annual amounts across the months. You can either use a flat spread or follow the calculations based on last year’s seasonality. Each bead (row) can also be adjusted up or down if a unique treatment is required. Here is an example of this type of budget model.

Purpose of the ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Forms

Businesses and organizations use top-down P&L budget forms to allow a budget manager to quickly and easily create one or more budget versions of P&L. When used as part of good business practice in a Financial Planning and Analysis (FP&A) Department, a company can improve its scenario planning capabilities, as well as reduce the risks associated with classic bottom-up budgets that drag the budgeting process. , or when a company only has time to create a single budget scenario.

Sample ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Form

This is an example of a P&G budget entry form with various features like feedback, broadcast, etc …

 

Top-down Profit & Loss Budget Form

Top-down Profit & Loss Budget Form

You can find hundreds of additional examples here

 

Who uses this type of budget model?

Typical users of this type of report are: CFOs, treasurers, budget managers, and department heads.

Other budget templates often used in conjunction with P&L ‘Top Down’ budget forms.

Most Financial Planning and Analysis (FP&A) departments use several different ‘Top Down’ profit and loss budgeting forms, along with the classic ascendant budget forms, which often cover detailed templates for payroll, capital expenditures, sales and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

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Expense Budget Input Form with Line Item Detail

What is a detailed expense budget entry form?

Departmental Spending Budget Entry Forms are considered a key element in the annual budgeting process and are used by budget managers to plan for GL expenditures for the following year. Some of the key features of this type of budget form allow users to enter company expenses by department, and often include features such as disclosure of annual totals and verbatim comments. Below you will find an example of this type of budget form.

Purpose of department spending budgets

Businesses and organizations use department spending budgets to plan future expenses and the corresponding profitability. It also helps them set spending thresholds for their managers. When used as part of good business practice in a Planning and Budgeting Department, a company can improve its control of expenses, as well as reduce the risk that department heads do not take ownership of the overall performance of the company.

Example of department expense budget

Here is an example of a budget entry form used by department managers and includes various features such as feedback, broadcast, and line details.

Department Expense Budget Input Form with Line Item Detail

Expense Budget Input Form with Line Item Detail

You can find hundreds of additional examples here

 

Who uses this type of Quote Form?

Typical users of this type of report are: CFOs, budget managers, and department heads.

Other budget formats often used in conjunction with department expense budgets

Most Planning and Budgeting Departments use several different departmental expense budgets, along with entry templates for payroll, capital expenditures, sales, and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

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Accounts Receivable Report with Dynamic Aging Buckets Example

What is an accounts receivable report grouped by dynamic aging?

Old accounts receivable reports are considered operational reports and are used by accountants to determine past due balances from clients. Some of the key features of this type of report is that it dynamically calculates and displays outstanding amounts by querying for transactions within date ranges such as 0-30 days, 31-60 days, and so on. Because it is dynamic, the user does not need to run any old processes in their ERP system first. Below you will find an example of this type of report.

Purpose of Aging Reports AR

Aging reporting (AR) is used by businesses and organizations to easily spot customers who are behind on their payments. When used as part of good business practice in a Financial Planning and Analysis (FP&A) and Accounting Department, a company can improve its liquidity, as well as reduce the risk that a customer will never pay.

Accounts Receivable Aging Report Example

Here is an example of a modern aging (AR) report with automatically calculated aging groupings.

Accounts Receivable Report with Dynamic Aging Buckets

Accounts Receivable Report with Dynamic Aging Buckets

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Who uses this type of Report?

Typical users of this type of report are: CFOs, controlling treasurers, and accountants.

Other reports often used in conjunction with accounts receivable (AR) aging reports

Most financial planning and analysis (FP&A) and accounting departments use several different AR aging reports, along with sales transaction reports, accounts payable (AP) reports, and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

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financial planning

La planificación financiera precisa es una parte integral del éxito de toda empresa. También requiere una cantidad considerable de tiempo y energía del departamento financiero de la empresa, especialmente si la empresa se enfrenta a un mercado volátil. Para satisfacer la necesidad de presupuestos, pronósticos y análisis financieros precisos y consistentes, las grandes empresas han formado ramas específicas de planificación y análisis financiero (FP&A por sus siglas en inglés) dentro de sus organizaciones para ayudarlas a planificar el futuro.

Los profesionales FP&A ayudan a las empresas a ajustar sus procesos financieros y a tomar decisiones más informadas con respecto a las operaciones comerciales y los objetivos financieros. Siga leyendo para obtener más información sobre el proceso FP&A, sus beneficios y cómo Solver puede ayudar a optimizar este proceso para empresas de diversas industrias.

Qué es FP&A? El proceso de FP&A

FP&A se puede ver como un proceso que involucra tres pasos básicos: presupuestar, pronosticar y analizar los informes financieros de una empresa.

Dentro del departamento de finanzas de una empresa, los profesionales de FP&A proporcionan informes financieros y una perspectiva clara para los procesos de toma de decisiones financieras de la empresa. En general, los profesionales de FP&A trabajan en estrecha colaboración con las directivas de una empresa para brindar apoyo basado en datos en las principales decisiones financieras.

A diferencia de los contadores y analistas financieros, los profesionales de FP&A analizan datos financieros, identifican patrones y tendencias en los procesos financieros de sus empresas y recomiendan estrategias para mejorar el éxito financiero y operativo de sus empresas. El papel de un FP&A es multifacético, pero el propósito de este puesto radica en última instancia en ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones financieras.

El proceso general de FP&A está compuesto estos pasos básicos:

  • Analizar la situación financiera actual de la organización
  • Definir objetivos financieros basados ​​en datos
  • Considerar variables e identificar diferentes cursos de acción
  • Crear un plan de acción financiera teniendo en cuenta posibles alternativas.
  • Revisar y reevaluar el plan de acción con las directivas de una organización según sea necesario

Los pasos precisos de FP&A pueden variar según el tamaño de una organización, su industria y sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) u otro software que tenga implementado. Sin embargo, los pasos generales de presupuestación, previsión y análisis del FP&A siguen siendo los mismos.

Consejos de profesionales: Mejorando su proceso de FP&A

El proceso de FP&A puede volverse complejo a medida que una organización crece y asume una mayor responsabilidad financiera. A menudo, una economía impredecible puede obligar al departamento financiero de una organización a ser creativo cuando se trata de planificación y gestión de recursos. Aquí es cuando los profesionales de FP&A se necesitan más que nunca.

Para tener un buen flujo de su proceso de FP&A de un vistazo a los siguientes consejos de expertos de FP&A:

Defina el proceso de análisis y planificación financiera para su empresa

Cada empresa es única. Como resultado de esto, cada proceso de FP&A va a variar ligeramente y para aprovechar al máximo su proceso de FP&A debe determinar qué significa FP&A para su organización.

Para la mayoría de las empresas, FP&A se refiere a la suma de todos los procesos de elaboración de informes financieros mensuales y presupuestarios anuales. Sin embargo, FP&A también puede incluir un nuevo pronóstico trimestral, informes de ventas semanales y otras operaciones financieras.

Determine cómo deben verse sus procesos de FP&A para cumplir con los objetivos financieros a corto y largo plazo de su organización. Recuerde que su proceso de FP&A necesita manejar datos financieros y no financieros de todos los niveles de su organización.

Designe un departamento específico de FP&A dentro de su empresa

Si bien el manejo de los procesos de FP&A se encuentra en el territorio de los departamentos de finanzas en general, FP&A ha surgido como un trabajo bastante especializado.

Es mejor tener un sector de su departamento financiero dedicado específicamente a los procesos de FP&A, de tal forma que pueda beneficiarse de los conocimientos financieros de expertos que no solo conocen su empresa, sino que también tienen experiencia en la evaluación de los datos financieros de su empresa de forma holística y con una visión de crecimiento futuro.

Tener un sector de su departamento de finanzas dedicado a analizar cómo su empresa gasta el dinero y genera ingresos encaminará a su empresa para alcanzar sus objetivos financieros.

Obtenga la historia completa detrás de sus números

El objetivo final de FP&A es ayudarlo a comprender el “por qué” detrás de los números en sus informes financieros. Los profesionales de FP&A no solo recopilan los datos financieros y operativos de la empresa, sino que también los analizan para determinar patrones y correlaciones entre los datos y las prácticas financieras de su organización. Esto ayuda a los líderes empresariales a detectar tendencias problemáticas y desarrollar un plan de acción para mejorar las prácticas financieras de su organización.

Los profesionales de FP&A ayudan a las organizaciones a aprender de la data histórica para que puedan mejorar sus hábitos y procesos financieros. FP&A ayuda a las partes interesadas a comprender por qué los números son los que son y cómo lograr mejores resultados.

Priorizar el aprendizaje

Los procesos de FP&A inevitablemente resaltarán las oportunidades de mejora organizacional. Cuando se identifican tales áreas las empresas deben aprovechar estos momentos y aprender de ellos. No todas las decisiones financieras son perfectas, pero cuando una organización puede reconocer dónde puede estar fallando y ponerse a trabajar inmediatamente para encontrar soluciones se está preparando también para el éxito a largo plazo.

Para aprovechar al máximo los procesos de FP&A, los líderes de la empresa deben adoptar los datos financieros tal como los ven y priorizar el aprendizaje de los conocimientos de los profesionales de FP&A de su equipo.

Manténgase enfocado en el futuro

En general, el proceso de FP&A es un esfuerzo enfocado en el futuro. Con tantas variables como lo son el mercado, las cadenas de suministro, las operaciones internas cambiantes y muchas más, los líderes de la empresa pueden perderse fácilmente en los detalles de los datos actuales.

Sin embargo, las buenas prácticas de FP&A dirigen el enfoque de la empresa hacia el crecimiento futuro con modelos de previsión y presupuesto de vanguardia que adoptan un enfoque holístico de la trayectoria de crecimiento de la empresa.

Implementé un software FP&A para mejorar procesos

Una de las mejores cosas que puede hacer por los procesos de FP&A de su empresa es implementar el software de gestión del desempeño corporativo (CPM) adecuado para sus necesidades de proceso de presupuestación de FP&A. En Solver, ofrecemos soluciones CPM innovadoras que se pueden adaptar a los procesos de elaboración de presupuestos, previsión e informes de su empresa.

Con el software Solver CPM, puede mantener todos sus datos financieros en un solo lugar y armar informes completos, realizar análisis avanzados y más.

Póngase en contacto con Solver para optimizar sus procesos de FP&A hoy

Con el software CPM de Solver, la generación de informes y análisis financieros nunca ha sido tan fácil. Contáctenos para hablar con un experto sobre cómo puede optimizar el flujo de su proceso de FP&A con nuestras soluciones de software de popularidad mundial. Envíe una consulta o solicite una demostración del producto hoy mismo.

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios. Solver esta disponible en España, América Latina, Centro América, México, Colombia, Brasil, Peru, Ecuador, Argentina, Panama, Chile y en otros países.

Para cualquier pregunta, visite www.solverglobal.com o póngase en contacto con Solver en info@solverglobal.com.

Workforce Planning

Uno de los cambios más significativos en las empresas durante COVID-19 ha sido las políticas de trabajo desde el hogar a gran escala que casi todas las empresas implementaron. Si bien algunas empresas pueden haber practicado esto parcial o totalmente desde hace unos años, nunca en la historia del mundo había sucedido a este nivel.

Muchos propietarios de negocios están ansiosos por el retorno de su personal a la oficina, sin embargo, la mayoría de los miembros de su equipo han disfrutado de su nueva libertad de trabajar desde casa ahorrando los costos en tiempo y dinero de viajes.

Algunas empresas ya han anunciado que serán completamente trabajadas desde casa en el futuro. Algunos empleados pueden llegar a cambiar de empresa para encontrar un empleador más flexible si la presión para presentarse en la oficina cinco días a la semana es demasiado alta.

Lo más probable es que la tendencia de trabajo remoto acelerada por el COVID-19 no se desvanezca. Habrá otras tendencias que seguirán dando forma a los hábitos de trabajo desde el hogar, tales como:

  • Tecnología de realidad virtual
  • Tecnología de vídeo y colaboración (Equipos, Slack, Zoom, etc.)
  • Tiempos de viaje más largos debido a la reemergente congestión del tráfico
  • Molestia de todas las nuevas “reglas de limpieza” al entrar en la oficina
  • Los precios inmobiliarios que impulsan a los trabajadores a vivir más lejos del trabajo
  • Los precios inmobiliarios comerciales y tarifas de aparcamiento
  • Las preocupaciones de seguridad con respecto al internet en casa ya que a menudo es menos seguro que el utilizado en la oficina

Si el trabajo desde casa se está convirtiendo en la nueva normalidad para muchas organizaciones, surgen una serie de nuevas preguntas, entre ellas:

  • ¿Cómo aseguran las empresas que los miembros de su equipo son tan eficientes o más eficientes que cuando trabajan en la oficina?
  • ¿Cómo operan los gerentes cuando rara vez se encuentran con los miembros de su equipo por medios que no sean virtualmente en videollamadas?

Echemos un vistazo más de cerca a estos dos elementos importantes.

Estrategias y KPIs eficientes para la planificación de la fuerza de trabajo

Cada vez más, los ejecutivos se están duplicando en transparencia bidireccional. En otras palabras, el compartir cómo le está yendo como empresa y cómo está el desempeño de cada miembro del equipo en comparación con los objetivos acordados. Para que esto funcione se emplean planes y procesos de compensación basados en el rendimiento.

A continuación, se deben implementar herramientas para realizar un seguimiento de las métricas y proporcionar informes. Imagine cuadros de mando y cuadros de mando con KPI personales y semáforos. Este es el enfoque recomendado de acuerdo con muchos gurús de gestión. Utiliza estrategias compartidas tipo “top down” (que se imparte desde la gerencia y se distribuye hacia el resto de la organización) y metas que apoyen a los KPI’s, las cuales van a estar divididas en diferentes niveles, desde los departamentos de la compañía hasta los individuos. Después, a medida que llegan los resultados, estos serán compartidos desde el individuo hacia arriba para observar cómo fue el desempeño de los miembros del equipo y de los departamentos contra los objetivos establecidos.

Específicamente, con un crecimiento probable y fuerte en las tendencias del trabajo desde el hogar, los ejecutivos ya están reflexionando sobre cómo asegurar que los empleados estén comprometidos, sean eficientes y estén orientados a los objetivos mientras llevan a cabo su trabajo desde su dormitorio o sala de estar. Con una supervisión limitada y una micro-gestión de la vieja escuela que se desvanece rápidamente, los KPI personales para el trabajo están creciendo rápidamente en popularidad. Sin embargo, establecer los mejores objetivos posibles para los KPI de los empleados puede ser un poco de ciencia en sí mismo.

A menudo atribuido al gurú de la gestión, Peter Drucker, y utilizado por primera vez por George T. Doran en 1981, el acrónimo, SMART (por sus siglas en inglés, se utiliza para guiar la configuración de objetivos. A continuación, se ofrece una descripción general de los objetivos de SMART:

  • Specific (Especifico) – simple, sensible, significativo
  • Measurable (Medible) – significativo, motivador
  • Achievable (Alcanzable) – acordado, alcanzable
  • Relevant (Relevante) – razonable, realista y posible, basado en resultados
  • Time-based (Basado en Tiempos) – meta realista y ambiciosa

En los años venideros, las organizaciones tanto en el sector público como en el privado, explorarán y probarán cada vez más los KPI individuales, y quienes sean más exitosos con esto estarán mejor equipados para construir organizaciones prósperas que sean “a prueba de futuro”.

Elementos clave de la planificación remota de la fuerza de trabajo

Gestionar y hacer crecer a los empleados con éxito siempre ha sido un área que puede poner a una empresa por delante de sus competidores. Las empresas gastan dinero en beneficios, capacitación, educación y planes de compensación para mejorar su personal. Sin embargo, las organizaciones ascienden desde dentro, sin experiencia, y no capacitan a los nuevos gerentes. Este fue un proceso fallido y el futuro requerirá mejores gerentes con un mayor porcentaje de empleados que trabajan desde casa.

Definir descripciones de trabajo

El punto de partida es el más importante. Para cada puesto, un gerente necesita una descripción del trabajo con las seis a ocho responsabilidades principales del rol junto con los KPI que se establecerán cada año. Defina lo que hace que un candidato exitoso y un candidato que fallaría en el rol. Cada empleado recibe este documento del gerente y luego lo revisa con el gerente en una reunión para asegurarse de que ambos entienden las expectativas.

Hay muchas maneras de llegar a las principales funciones y responsabilidades del puesto. Entrevistar a personas actualmente en el rol, investigar en línea, hablar con el departamento de RRHH, y discutir con otros gerentes. Mantenga la lista de responsabilidades concisa, pero incluya detalles. Cuantos más detalles en torno a cada rol permitan al empleado comprender el rol y mejorar sus posibilidades de éxito.

Identifique los KPI que definirán el rol.

El gerente debe explicar cómo medirá cada KPI en el rol y qué es un éxito o un fracaso. Describir de dónde proceden los datos y cómo se calcula el KPI. A continuación, siéntese con el empleado y documente cuáles serán los objetivos para cada KPI por un período específico. Asegúrese de que el empleado está a bordo y acepta que puede alcanzar sus objetivos. Si se establecen números en los que no creen, entonces usted puede perder al empleado al principio del proceso.

Revisar y finalizar los KPI

Históricamente, los gerentes tenían una revisión anual que trataba de encapsular lo que sucedió a lo largo del año, pero por lo general sólo destacaba los últimos meses ya que eso es todo lo que la mayoría recuerda. En un año como 2020, se hace aún más difícil con el rápido cambio al trabajo remoto.

Comience ahora: reúnase con el empleado mensualmente, muestre el objetivo de KPI, los resultados hasta la fecha y una varianza. Incluya un semáforo en cada KPI para mostrar si el empleado está teniendo éxito (verde), fallando (rojo) o en el medio (amarillo). Para todos los elementos amarillos y rojos, los elementos de acción de documentos que el empleado necesita hacer para mejorar los que están por debajo del objetivo.

Ahora cuando se reúnan el gerente simplemente revisará los números y los elementos de acción anteriores. Muchos de los problemas de eficiencia del trabajo desaparecen y todo se trata de productividad. A continuación, se muestra un ejemplo de un cuadro de mando simple para que un gerente revise con un consultor que incluya datos reales, el objetivo, la varianza con los semáforos y los objetivos para los próximos cuatro trimestres.

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Al hacer esto en todos los ámbitos, la cultura cambia para convertirse en una fuerza de trabajo altamente productiva. Los buenos empleados quieren trabajar con otros buenos empleados. Esta cultura ayuda a construir una empresa rentable con alto crecimiento. Terminar con los empleados que regularmente no cumplen sus metas, pero de una manera que está clara desde el primer día.

Beneficios de un software automatizado de planificación de la fuerza de trabajo y la gestión de KPI’s

Ya sea que sus KPI’s y los requisitos de planificación de la fuerza de trabajo sean lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que actualmente utilicen herramienta moderna de planificación y presupuestación, ahora puede ser un buen momento para pensar en maneras de combinar la presupuestación, la planificación de la fuerza de trabajo, los informes y la administración de KPI en una única solución.

Por lo tanto, ya sea causado por un brote de virus desafortunado o tendencias tecnológicas que afectan a su industria, tener herramientas para la planificación de la fuerza de trabajo eficaces para estar listo para un reforecast siempre va a reducir el estrés y la presión arterial para el equipo de gestión de la organización.

 

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios. Solver esta disponible en España, América Latina, Centro América, México, Colombia, Brasil, Peru, Ecuador, Argentina, Panama, Chile y en otros países.

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P&l budget estimate comparison variance report

¿Qué es la planificación financiera de escenarios múltiples?

Planificando múltiples escenarios, las empresas pueden analizar varios resultados comerciales potenciales y pronosticar el rendimiento general con cada uno de estos modelos. ¿Qué pasaría con las ventas? ¿Recuento de empleados? ¿Flujo de efectivo?

 

Los impulsores clave de cada escenario son identificar y modelar para crear una imagen completa del presupuesto o pronóstico. Esto permite a las empresas prepararse y predecir mejor el rendimiento futuro, y ayuda a explicar áreas de incertidumbre.

 

¿Por qué es importante el modelado de múltiples escenarios financieros?

Cuando las empresas crean un presupuesto anual, éste capta las mejores suposiciones para el rendimiento del año siguiente. Estas suposiciones están influenciadas en gran medida por los datos históricos y las tendencias, la estrategia de la empresa, y la experiencia en la industria del contribuyente individual del presupuesto y su conocimiento del mercado y la economía actuales. Cuanto más precisos sean los contribuyentes al presupuesto con sus supuestos, más exacto será el presupuesto cuando se compare con el rendimiento real.

 

Tengan en cuenta que un presupuesto anual detallado sólo representa un resultado potencial de las muchas variables que podrían presentarse en el año siguiente. Si bien la versión final del presupuesto puede considerarse el resultado “más probable” sobre la base de los conocimientos expertos de la organización, es sólo un posible escenario.

 

A medida que la economía, el mercado y las operaciones internas de la empresa cambian, ese escenario “más probable” podría no estar ya en consonancia con las expectativas actuales. De hecho, puede haber uno, dos, tres o más escenarios de alta probabilidad que deben ser considerados por los ejecutivos y los equipos de finanzas.

 

Estrategia y escenarios: Alinear y refinar

Las empresas de alto rendimiento tienen presupuestos y previsiones que se alinean estrechamente con la estrategia de la empresa. Al planificar para diferentes escenarios financieros, las empresas pueden prepararse proactivamente para estos posibles resultados, asegurando la alineación con los objetivos estratégicos y proporcionando la capacidad de ajustarse rápidamente a los cambios cuando sea necesario. Las empresas que buscan implementar una planificación de escenarios múltiples deben centrarse en varias áreas clave:

 

– Identificar y captar la estrategia de la compañía

  • Definiendo los escenarios más probables
    • Factores internos
    • Factores externos
  • Usando modelos basados en controladores para definir escenarios
  • Medir el rendimiento y perfeccionar los modelos

 

Identificar y capturar la estrategia de su empresa

Un plan financiero y estratégico bien definido actúa como una brújula para guiar las actividades de la compañía. Pero, un componente crítico para tener una estrategia efectiva, es asegurarse de que no sólo sea conocida y comprendida por unos pocos a nivel ejecutivo, sino que esté bien socializada en toda la organización y se utilice para gestionar y medir el rendimiento.

 

Un marco estratégico sólido permite a la empresa establecer objetivos estratégicos específicos que pueden ser supervisados y medidos a través de indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos KPIs proporcionan una forma fácil de definir el éxito y medir y compartir los resultados y objetivos dentro de la organización.

 

Por ejemplo, si parte de la estrategia de la compañía se centra en aumentar la satisfacción del cliente, entonces algunos potenciales KPI y objetivos podrían ser:

 

  • Disminuir el tiempo medio de envío del producto de 8 horas a 2 horas en 6/30/2022
  • Aumentar las referencias de los clientes en un 15% para el 31/12/2021

 

Cada uno de estos indicadores clave de rendimiento (KPI) define y mide eficazmente el éxito cuantificando un objetivo y estableciendo un plazo para su cumplimiento. Identificando, registrando y rastreando estos como el primer paso en nuestro proceso de planificación, podemos entonces asegurar que nuestro presupuesto y pronóstico se alinean con estos objetivos, y si no lo hace, ajustar únicamente lo necesario.

 

La imagen de abajo muestra un ejemplo de informe de KPI que compara los objetivos con las cifras presupuestadas finales. En caso de discrepancias entre ambos, la dirección debe determinar si el presupuesto o la estrategia debe actualizarse para que estén alineados.

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Cómo definir los escenarios financieros probables

Si bien el número de posibles resultados comerciales en un período determinado es básicamente infinito, sólo un pequeño número de ellos se consideran “de alta probabilidad”. Estos escenarios altamente probables deberían ser el centro de la planificación de múltiples escenarios. El objetivo no es modelar todos los posibles escenarios, sino centrarse en los más significativos que tengan más probabilidades de ocurrir.

 

Cómo construir el escenario financiero de factores internos

La mayoría de los factores internos para la construcción de escenarios se relacionan directamente con la estrategia general de la empresa. En este punto, la cuestión de “cómo se alcanzarán estos objetivos estratégicos” se transforma en escenarios potenciales. Esto es especialmente importante cuando hay incertidumbre o factores externos que podrían influir en la dirección que toma la empresa para alcanzar sus objetivos.

 

En el ejemplo anterior, parte de la estrategia de la empresa del ejemplo se centra en aumentar la satisfacción del cliente. Para lograr este objetivo hay numerosas iniciativas que podrían realizarse, por ejemplo:

 

  • Aumentar la plantilla para mejorar el tiempo de entrega y el servicio al cliente.
  • Consolidar las operaciones en un almacén centralizado.
  • Abriendo centros de distribución regionales.

 

Definir detalladamente cada una de ellas permite a los ejecutivos analizar de cerca el retorno de la inversión (ROI) y determinar el plan de acción más efectivo.

 

Como construir escenarios de planificación financieros con factores externos

Independientemente de lo bien que se prepare una empresa, hay factores externos que pueden hacer descarrilar esos planes o provocar un cambio de rumbo. Estos varían según el negocio y la industria, pero algunos generales pueden incluir:

 

  • Recesión económica
  • Los cambios en el mercado
  • Cambios legislativos
  • Cambio o consolidación de la competencia

 

Los posibles escenarios y combinaciones que pueden crearse son ilimitados, pero siempre hay que centrarse en lo que es probable que ocurra y en lo que está en consonancia con los objetivos de la empresa.

 

Uso de modelos basados en controladores para definir escenarios

Recrear un proceso presupuestario anual que requiere mucho tiempo para elaborar modelos adicionales de previsión financiera de alta probabilidad no es una opción viable. La creación de cada modelo debe ser algo que se pueda hacer muy rápidamente y que se pueda actualizar fácilmente. La forma más eficaz de hacerlo es con un modelo de previsión basado en controladores que aproveche un enfoque descendente para generar una línea de base a partir de datos históricos y tendencias. Esta línea base se convierte en un punto de partida que luego puede ser ajustado a un nivel más detallado para áreas clave como la previsión de ingresos, la planificación de la fuerza de trabajo, los gastos operacionales y el flujo de caja.

 

El uso de controladores y supuestos fácilmente ajustables permite el modelado de resultados ilimitados y el análisis en profundidad de escenarios hipotéticos.

 

Medición del rendimiento y perfeccionamiento de los modelos

Después de desarrollar un modelo de escenario financiero a partir de los escenarios de mayor probabilidad, es fundamental que no se pongan en la repisa a acumular polvo, sino que se analicen de forma continua para comprobar su precisión y asegurar que la empresa está alcanzando sus objetivos. Se pueden aprovechar informes sencillos para determinar qué versión del modelo resulta más precisa, y esta versión del pronóstico se puede incorporar a los informes y paquetes de informes existentes para proporcionar proyecciones actualizadas oportunamente.

 

forecast scenario

El análisis también identificará las áreas del modelo que requieren ajustes. Esto puede indicar un error en los supuestos, la metodología o un cambio en las condiciones del mercado. Al aislar e identificar estas variaciones, no sólo se crea un modelo financiero más preciso, sino que se desarrolla continuamente un mejor proceso de previsión.

 

Cómo iniciar el análisis de su escenario financiero con Solver

La solución de gestión del rendimiento corporativo (CPM) basada en la nube de Solver proporciona las herramientas necesarias para optimizar y automatizar el proceso de planificación de escenarios múltiples. Para obtener información adicional, póngase en contacto con Solver, o solicite una demostración para ver la solución en acción. Disponible con soporte y implementaciones localizadas para

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Por muchos años pareciera que todos los proveedores de ERP de mercado medio y de empresa han aspirado a ofrecer consolidaciones financieras nativas. Sin embargo, todos tienden quedarse cortos, a menudo para decepción de los clientes a los que se les prometió que su nuevo sistema ERP fácilmente podría producir las finanzas consolidadas de sus libros de contabilidad subsidiarias individuales.

Entonces, ¿por qué es tan difícil para un proveedor de ERP ofrecer la funcionalidad de consolidación necesaria dentro del propio sistema ERP? Puede haber cualquier número de razones tales como:

  • Falta de capacidad para manejar diferentes planes de cuentas
  • Falta de capacidad para consolidarse entre subsidiarias con diferentes calendarios fiscales
  • Funcionalidad de conversión de moneda deficiente
  • Funcionalidad de eliminación automática débil
  • Tedioso para registrar ajustes de consolidación manuales
  • Escritor de informes financieros débil para producir los informes consolidados
  • Proceso de consolidación torpe con demasiados pasos
  • Problemático para consolidarse entre filiales con diferentes ERPs
  • Falta de consolidaciones de forma dinámicas

overloaded manager

Sería el sueño de un controlador si todas estas áreas se manejaran elegantemente dentro de su sistema ERP. Y, mientras que la mayoría de los ERP de mercado medio y de empresa normalmente pueden marcar todas o la mayoría de las casillas para las características de consolidación, casi siempre, consolidar en el ERP es simplemente demasiado ineficiente con demasiados pasos, por lo que el equipo de finanzas termina haciéndolo en Excel donde al menos se sienten cómodos con fórmulas y pueden producir diseños para informe profesionales.

Entonces, ¿qué pasa con el sistema ERP de Dynamics 365 Finance and Operations  (D365 FO) de Microsoft? Aunque claramente se puede considerar una de las principales soluciones en la nube en el mercado hoy en día, como son SAP, Oracle y Workday, los clientes con consolidaciones significativas y las necesidades de informes financieros relacionados, a menudo terminan en Excel en los pasos finales del proceso. Si bien hay un montón de características de consolidación en D365 FO y su escritor de reportes de gestión nativo está por encima del promedio, es cada vez más normal que los clientes agreguen una solución de la mejor calidad en gestión del rendimiento corporativo (CPM) para agilizar sus informes financieros y consolidaciones.   Solver  es un ejemplo de una solución de CPM que viene con  varias ventajas añadidas para los clientes de Microsoft, como: La solución está basada en la nube de Azure como D365 FO, integración configurable con el libro mayor de D365, así como el detalle del libro mayor y cuenta con un conector preconstruido a Power BI para visualización.

 

PowerBI_Dashboard_01

 

Algunos proveedores de CPM basados en la nube ahora también ofrecen un complemento de Excel para proporcionar a los usuarios un diseño de informes más flexible y familiar, mientras que los usuarios finales todavía pueden ejecutar los mismos informes en la nube utilizando sus exploradores web o utilizando su Excel local en el escritorio conectado a la base de datos de CPM en la nube.

 

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Una ventaja adicional de las soluciones modernas de CPM basadas en la nube es que normalmente también albergan capacidades avanzadas de presupuestación y flujo de trabajo que permiten una única solución y un único diseñador de informes/formularios para reportes financieros, consolidaciones y presupuestos.

Ahora, en la década de los 2020’s, permitir decisiones más rápidas y mejores será una de las principales ventajas competitivas que diferencian a las empresas exitosas y en crecimiento de otras. Una solución ERP líder como Dynamics 365 Finance and Operations es una gran plataforma de transacciones basada en la nube para impulsar mejores procesos de datos y contabilidad. Una solución de CPM moderna con un ajuste adecuado encima de D365 FO y que complementa la visualización en Power BI marca las casillas que un equipo financiero necesita para  llevar sus consolidaciones y sus los procesos de informes financieros  al siguiente nivel.

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios.

Para cualquier pregunta, visite www.solverglobal.com o póngase en contacto con Solver en info@solverglobal.com.

hybrid cloud

Nube Hibrida GP

 

Hay alrededor de 200.000 clientes de sistemas ERP en servidor privado de Microsoft, Sage, SAP y Acumatica en todo el mundo y muchos de estos no planean hacer el cambio a la nube todavía. Sin embargo, si usted es uno de ellos, ¡esto no significa que su empresa no pueda empezar hoy a aprovechar las modernas soluciones de reportería basadas en la nube para impulsar decisiones más rápidas y mejores para usted y su equipo de administración!

¿No han estado disponible informes basados en la nube para ERP locales durante mucho tiempo?

Sí, proveedores como, Solver, Vena,  Adaptive Insights o Planful (anteriormente Host Analytics) han ofrecido tanto reportes financieros basados en la nube como presupuestos durante años. Sin embargo, todos estos proveedores tienen arquitecturas típicas de administración del rendimiento corporativo (CPM) que requieren que los datos se carguen desde el ERP local a la herramienta de CPM en la nube antes de que el usuario pueda ejecutar informes.

El proceso requiere “refrescar” los datos de la base de datos ERP hacia la base de datos CPM, lo que significa que los datos que los usuarios ven en los informes no son en tiempo real. Esto también significa que el desglose de cualquier número es solo tan detallado como los datos de nivel más bajo que se cargaron en la base de datos de CPM en la nube.

Sus ejecutivos a menudo están de acuerdo con esto porque desean esperar para su análisis de reportes hasta que el equipo de contabilidad haya cerrado los libros. Sin embargo, el equipo de contabilidad que está registrando transacciones en el sistema ERP casi siempre prefiere reportes en el ERP en tiempo real porque quieren ver inmediatamente el impacto de las entradas diarias en sus reportes. No desean tener que actualizar los datos en una base de datos de reportes de CPM primero y, después, esperar un minuto, diez minutos o significativamente más tiempo para ejecutar reportes después de que los datos se hayan transferido a la herramienta CPM.

¿Cómo obtengo informes reales en vivo desde mi ERP en servidor privado?

La respuesta obvia es usar un escritor de informes nativo a su sistema ERP como Management Reporter, GP Report Writer, Smartlist o SQL Reporting Services (SSRS). Sin embargo, aunque ninguna de estas herramientas es inferior a lo que ofrecen otros sistemas ERP, y han envejecido “con gracia”, simplemente no son comparables con muchas herramientas modernas de reportes en la nube.

Las principales debilidades de las herramientas de informes locales incluyen:

  • No es particularmente fácil de usar para el personal de contabilidad que diseña reportes.
  • Falta de formato simple y profesional.
  • Normalmente requiere VPN o Terminal Server para conectarse a su ERP y ejecutar reportes desde fuera de la red de la oficina.
  • Mantener varios escritores de reportes para diferentes datos (por ejemplo, Management Reporter para informes de libro mayor y  SSRS para informes de nomina.

Con el fin de superar estas debilidades y ayudar a los clientes de sistemas ERP locales a maximizar el valor de sus datos con herramientas modernas para reportes basadas en la nube, Solver ha lanzado lo que denominan “Informes híbridos en la nube”. Esta es una tecnología de integración única que le permite:

  • Utilizar su navegador web para ejecutar informes con formato hermoso (parece formato de Excel).
  • Beneficiarse de reportes en tiempo real sobre sus datos ERP sin ninguna transferencia de datos a una base de datos de informes independiente.
  • Desglose de cualquier número del reporte directamente en los datos transaccionales de su ERP.
  • Fácil acceso por medio de Internet en navegador sin necesidad de VPN o software como Terminal Server.
  • Entrar presupuestos desde formularios fáciles de usar (se parece a Excel) en la nube y almacene las transacciones directamente en la tabla de presupuestos de su ERP local

En otras palabras, ahora sus contadores y sus usuarios finales de reportes obtienen lo mejor de dos mundos solo necesitando un navegador web para ejecutar informes en vivo y analizar.

 

Reportes Financieros Dynamics GP

 

 

A continuación, se muestra un diagrama de arquitectura simple para explicar cómo funciona:

¿Qué pasa con los presupuestos y los pronósticos?

Al igual que muchas otras soluciones de CPM basadas en la nube, Solver también ofrece presupuestos y pronósticos. Con la nueva tecnología Hybrid Cloud y el módulo de planificación basado en la nube de Solver, los usuarios pueden almacenar datos presupuestarios directamente desde los formularios de presupuesto de Solver en la nube, en la tabla de presupuesto de libro mayor.

Por lo tanto, si tiene problemas con hojas de cálculo manuales basadas en Excel para sus presupuestos, puede ahorrar mucho tiempo eliminando los correos electrónicos de archivos entre usuarios, la vinculación entre hojas de cálculo y estableciendo mejores controles para todo el proceso presupuestario con flujos de trabajo y aprobaciones.

Por ejemplo, los usuarios pueden acceder a formularios presupuestarios con su explorador e instantáneamente, hasta que usted cierre el proceso presupuestario, actualizar el presupuesto de su departamento en su ERP. Dado que las actualizaciones de Solver Hybrid Cloud son en tiempo real, los reportes se pueden ejecutar inmediatamente para ver el impacto de estos cambios en el presupuesto.

Disfrute de decisiones más rápidas y mejores en la década de los 2020s

Empresas como Solver, Prophix, Vena, Adaptive Insights y Planful están impulsando la tecnología de planificación y generación de reportes basados en la nube de próxima generación. Sin embargo, con la falta de reportes en vivo y la reescritura del presupuesto en tiempo real a sistemas ERP locales, los contadores y los usuarios de ERP muy activos se han quedado con sus herramientas heredadas para satisfacer sus necesidades de informes en tiempo real.

Con el lanzamiento de Solver Hybrid Cloud, estos usuarios ahora obtienen lo mejor de ambos mundos y pueden empezar liderar los años 2020s al permitirse a sí mismos y a otros usuarios tomar decisiones más rápidas y mejores.  Obtenga más información sobre los beneficios de elegir las soluciones de  CPM de Solver poniéndose en contacto con nosotros hoy mismo o solicitando una demostración.

 

Sistemas ERP Soportados para Solver Hybrid Cloud son Microsoft Dynamics GP*,SL y NAV, Sage 100(SQL),300 y 500, SAP Business One (SQL), y Acumatica.

* Escribir presupuestos a tablas del ERP en Vivo es solo soportado en Microsoft GP en este momento, otros ERP a seguir

 

 

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios.

Para cualquier pregunta, visite www.solverglobal.com o póngase en contacto con Solver en info@solverglobal.com.

 

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Si busca crear y mantener informes financieros dentro de una herramienta de visualización, la respuesta debe ser simple. Use Power BI para sus paneles y use una solución moderna de gestión del rendimiento corporativo (CPM) basada en la nube para sus reportes financieros.

Comencemos con algunas definiciones: Power BI pertenece a una categoría que normalmente se conoce como Business Intelligence (BI), mientras que las herramientas de consolidación e informes financieros diseñadas con un propósito pertenecen a una categoría denominada Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM). En la categoría BI también encontrará otras soluciones conocidas como  Tableau  y  Domo. Aunque hay excepciones, en su mayoría, las herramientas de BI están diseñadas específicamente para paneles con visualizaciones enriquecidas y cada vez más infundidas con capacidades de inteligencia artificial (IA). Las soluciones de CPM, por otro lado, están diseñadas específicamente para que los equipos de contabilidad consoliden datos financieros y produzcan informes financieros con formato profesional, como los estados de pérdidas y ganancias, balance y flujo de efectivo. La mayoría de las soluciones de CPM también ofrecen módulos de presupuestación y, en los últimos años, la capacidad de realizar una planificación sofisticada, como la pronosticación y el modelado de ventas.

Por lo tanto, si la diferencia entre BI y CPM es tan clara, ¿por qué “Reportería financiera en Power BI o en una solución de Gestión de Rendimiento Corporativo” es entonces un tema que vale la pena cubrir en un blog? Bueno, con el rápido aumento de la popularidad de Power BI y sus principales competidores, ha surgido un ejército de consultores. Y, con una herramienta fuerte y flexible como Power BI, un consultor con las habilidades técnicas adecuadas puede hacer que casi cualquier cosa, incluidos los informes financieros formateados, se vean bien. Muchas empresas han caído en esta trampa últimamente, con la esperanza de que su suscripción a Power BI también pueda encargarse de su proceso de informes financieros. Y, cuando le preguntas a un consultor calificado y motivado por los ingresos: ¿Puedes hacer eso? Lo más probable es que usted obtendrá un “¡Sí!” y después de varias semanas… o    varios meses y una factura de consultoría considerable, es posible que tenga informes financieros atractivos en Power BI. Pero, por muy emocionados que estén sus ejecutivos de tener un único portal basado en la nube tanto para los cuadros de control como para los informes financieros, para la mayoría de los ejecutivos financieros esto tiende a convertirse en una pequeña pesadilla. ¿Por qué?

Porque ni Power BI ni sus competidores de BI se diseñaron nunca para administrar un proceso de informes financieros. El resultado es una gran cantidad de codificación y hacking detrás en el lenguaje de programación de PowerBI. Por supuesto, si está listo para contratar a un experto técnico o mantener a su consultor de Power BI permanentemente retenido para manejar los cambios de modelo a medida que crece su plan de cuentas, sus roll-ups cambian o necesita escribir un nuevo informe, podría sobrevivir por un tiempo. Pero eventualmente, con 99% de certeza, estará de vuelta en Excel haciendo sus informes financieros donde su equipo de contabilidad se siente cómodo con fórmulas y formato, o implementará una solución de CPM que está diseñada para facilitar el proceso de informes financieros y para entregar estados financieros con formato profesional. Eventualmente, probablemente también moverá su proceso de presupuestación a la herramienta CPM y lo ejecutará todo en la nube.

Ahora, no tiene que ser una o la otra. Un número cada vez mayor de proveedores de CPM ofrece integraciones preconstruidas a las principales herramientas de BI como Power BI. Dos de estos proveedores son Solver  y  Prophix. Por  ejemplo, Solver es similar a Power BI en que es una plataforma basada en la nube de Azure y viene con un conector preconstruido a Power BI. A continuación, se muestra un ejemplo de una comparación entre Power BI y Solver.

CPM vs BI

La tabla muestra claramente que las empresas que buscan tanto paneles como reportes financieros deben usar una herramienta de BI para sus paneles y una herramienta de CPM para sus reportes financieros. Ninguna de las dos herramientas reemplaza a la otra.

A medida que las organizaciones se preparan para lo que pueden ser los “clamorosos 20s”, tener las herramientas adecuadas para el trabajo podría ser uno de los movimientos estratégicos más inteligentes que un equipo de administración puede hacer. Por otro lado, tratar de encajar una clavija cuadrada en un agujero redondo, podría conducir a la frustración, retraso en la presentación de informes y dinero perdido. Hoy en día se acepta cada vez más que “los datos son el nuevo oro” y armado con Power BI integrado con la mejor solución de CPM de su clase, ambos corriendo en la nube, es muy probable que esté un paso más cerca del éxito y el liderazgo de la industria en los próximos años.

Cómo volver a pronosticar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es fácil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy rápido.

¿Cómo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?

A veces ocurren eventos inesperados y está claro que el rendimiento real de la empresa se está moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensación de empleados
  • Una descomposición financiera detallada de los objetivos estratégicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas señales de que su presupuesto se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administración comenta por qué se está produciendo una desviación del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzará a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es “inútil” o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pronóstico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la próxima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pronósticos.

Las técnicas de pronosticación de otras compañías solo incluyen una única versión presupuestaria anual como línea de base, y para estas empresas volver a pronosticar “forzadamente” debido a eventos inesperados podría implicar muchos más brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del próximo año
  2. Dejar el presupuesto tal cual está y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del año y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pronóstico.

La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo sólo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y algunas veces también para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de cálculo y luego volver a importar el pronóstico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y más grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por división o departamento. Estas empresas tienen o muchos más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.

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¿Cómo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pronóstico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa está usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto último es que el nuevo pronóstico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llevó a la volver a realizar el pronóstico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevaría a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestación y los pronósticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos está altamente controlado por fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticación puede calcular rápidamente todas las entradas necesarias automáticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducción/aumento en el número de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificación Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • Análisis de qué pasaría si, ‘what if’

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Independientemente de cómo lo llame y del tipo de herramienta de planificación que utilice, un modelo de pronóstico automatizado puede volver a crear un pronóstico completo en minutos u horas frente a días o semanas con métodos manuales.

Un modelo automatizado también le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pronóstico “Mejor caso”, “Peor caso” o “Probable”, puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pronóstico. En su lugar, reemplace la versión presupuestaria “Probable” por el escenario “Mejor caso” o “Peor caso” y ya está listo.

Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y éste volverá a calcular y a almacenar las transacciones de pronóstico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compañía tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pronóstico presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisición de un competidor. La planificación reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de su organización.