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Top-down Profit & Loss Budget Form

What is a ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Form? 

Top-down Profit and Loss (P&G) budgeting models are considered “what if”, “breakout”, or modeling templates (depending on who you ask) and are used by budget managers and analysts to create quickly budget or forecast scenarios. A key functionality used in these types of budget models includes the ability to automatically calculate income and expenses for all general ledger accounts and departments. The user can enter the target profit at the top of the form. The formulas then dynamically calculate all the rows and distribute the annual amounts across the months. You can either use a flat spread or follow the calculations based on last year’s seasonality. Each bead (row) can also be adjusted up or down if a unique treatment is required. Here is an example of this type of budget model.

Purpose of the ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Forms

Businesses and organizations use top-down P&L budget forms to allow a budget manager to quickly and easily create one or more budget versions of P&L. When used as part of good business practice in a Financial Planning and Analysis (FP&A) Department, a company can improve its scenario planning capabilities, as well as reduce the risks associated with classic bottom-up budgets that drag the budgeting process. , or when a company only has time to create a single budget scenario.

Sample ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Form

This is an example of a P&G budget entry form with various features like feedback, broadcast, etc …

 

Top-down Profit & Loss Budget Form

Top-down Profit & Loss Budget Form

You can find hundreds of additional examples here

 

Who uses this type of budget model?

Typical users of this type of report are: CFOs, treasurers, budget managers, and department heads.

Other budget templates often used in conjunction with P&L ‘Top Down’ budget forms.

Most Financial Planning and Analysis (FP&A) departments use several different ‘Top Down’ profit and loss budgeting forms, along with the classic ascendant budget forms, which often cover detailed templates for payroll, capital expenditures, sales and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

See hundreds of sample reports, consolidations, planning, budgets, forecasts and dashboards here

Expense Budget Input Form with Line Item Detail

What is a detailed expense budget entry form?

Departmental Spending Budget Entry Forms are considered a key element in the annual budgeting process and are used by budget managers to plan for GL expenditures for the following year. Some of the key features of this type of budget form allow users to enter company expenses by department, and often include features such as disclosure of annual totals and verbatim comments. Below you will find an example of this type of budget form.

Purpose of department spending budgets

Businesses and organizations use department spending budgets to plan future expenses and the corresponding profitability. It also helps them set spending thresholds for their managers. When used as part of good business practice in a Planning and Budgeting Department, a company can improve its control of expenses, as well as reduce the risk that department heads do not take ownership of the overall performance of the company.

Example of department expense budget

Here is an example of a budget entry form used by department managers and includes various features such as feedback, broadcast, and line details.

Department Expense Budget Input Form with Line Item Detail

Expense Budget Input Form with Line Item Detail

You can find hundreds of additional examples here

 

Who uses this type of Quote Form?

Typical users of this type of report are: CFOs, budget managers, and department heads.

Other budget formats often used in conjunction with department expense budgets

Most Planning and Budgeting Departments use several different departmental expense budgets, along with entry templates for payroll, capital expenditures, sales, and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

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Accounts Receivable Report with Dynamic Aging Buckets Example

What is an accounts receivable report grouped by dynamic aging?

Old accounts receivable reports are considered operational reports and are used by accountants to determine past due balances from clients. Some of the key features of this type of report is that it dynamically calculates and displays outstanding amounts by querying for transactions within date ranges such as 0-30 days, 31-60 days, and so on. Because it is dynamic, the user does not need to run any old processes in their ERP system first. Below you will find an example of this type of report.

Purpose of Aging Reports AR

Aging reporting (AR) is used by businesses and organizations to easily spot customers who are behind on their payments. When used as part of good business practice in a Financial Planning and Analysis (FP&A) and Accounting Department, a company can improve its liquidity, as well as reduce the risk that a customer will never pay.

Accounts Receivable Aging Report Example

Here is an example of a modern aging (AR) report with automatically calculated aging groupings.

Accounts Receivable Report with Dynamic Aging Buckets

Accounts Receivable Report with Dynamic Aging Buckets

You can find hundreds of additional examples here

 

Who uses this type of Report?

Typical users of this type of report are: CFOs, controlling treasurers, and accountants.

Other reports often used in conjunction with accounts receivable (AR) aging reports

Most financial planning and analysis (FP&A) and accounting departments use several different AR aging reports, along with sales transaction reports, accounts payable (AP) reports, and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

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liquidityriskanalysis

A nadie le gusta un presupuesto que está lejos del objetivo, especialmente cuando podría resultar en una crisis de liquidez. Afortunadamente, la mayoría de las empresas rara vez tienen que experimentar un evento tan estresante. Aunque, en una economía turbulenta donde los tipos de interés y los índices bursátiles suben y bajan como yoyos y las noticias sobre despidos corporativos son parte de los titulares de las noticias diarias, una fuerte claridad financiera no parece una mala idea.

Entonces, ¿qué significa un pronóstico de flujo de caja para la mayoría de la gente?

Aquí hay una definición: Una previsión de flujo de caja es un plan que muestra cuánto dinero espera recibir y pagar una empresa en un período de tiempo determinado.

Basándose en la definición anterior, parece lógico que todas las empresas tengan una predicción del flujo de caja perfectamente integrada en sus procesos corporativos, pero ¿es esa la realidad? Echemos un vistazo más de cerca.

¿Todas las empresas están haciendo pronósticos de flujo de caja?

 

Por mucho que parezca tener sentido disponer de una buena estimación de sus futuras salidas y entradas de efectivo, muchas empresas nunca lo hacen. Esto es especialmente cierto en las pequeñas y medianas empresas.

Algunas de las razones de la falta de modelos de previsión de flujo de caja son las siguientes:

  • El personal de finanzas no tiene tiempo para prepararlo
  • Falta de herramientas para automatizar la previsión del flujo de caja
  • Complejidad en la creación de un buen modelo de flujo de efectivo
  • La falta de precisión en los modelos anteriores ha reducido el interés en repetirlo.
  • Otras tareas de negocios o incendios mantienen a los ejecutivos enfocados en otras áreas
  • El equipo de planificación financiera se cansa después del proceso de presupuesto anual y no tiene tiempo ni motivación para volver a pronosticar el presupuesto durante el año.

Independientemente de la razón por la que no se hace un pronóstico de flujo de caja, un flujo de caja correcto es esencial para todos los negocios, así que no hay falta de motivación.

Veamos los beneficios potenciales de una previsión precisa del flujo de efectivo.

¿Por qué las empresas quieren proyectar sus futuras salidas y entradas de efectivo?

 

La mayoría de los ejecutivos saben que dormirían mejor por la noche si dispusieran de un mecanismo que les indicara con bastante precisión si la liquidez de su negocio se mantendrá saludable o no en los meses venideros.

A continuación, se presenta un ejemplo de un informe que utiliza indicadores de color y gráficos sencillos para ayudar a los directivos a analizar la posición de efectivo proyectada de la empresa basándose en la previsión de flujo de efectivo subyacente.

liquidity risk analysis

Hay varias razones muy lógicas por las que una empresa puede beneficiarse de las pronósticos de flujo de caja regulares, entre ellas:

  1. Reducir el riesgo de insolvencia – al tener una idea clara de cualquier problema de liquidez que se presente, la administración puede reaccionar con prontitud y evitar el drama y el estrés
  2. Moverse más rápido en las oportunidades de inversión – si usted, gracias a una previsión de flujo de caja, sabe desde el principio que el negocio estará lleno de efectivo en los meses venideros, puede empezar a planificar las adquisiciones, el pago inicial de la deuda de alto interés, las compras de activos de capital estratégicos, etc.
  3. Satisfacer a los banqueros para permitir la financiación de la deuda u otras transacciones financieras respaldadas por el banco

En otras palabras, los pronósticos sólidos de flujo de caja pueden ser de gran valor para un equipo de administración. Sin embargo, si muchos equipos financieros temen el trabajo adicional de hacer la planificación y la realización de un análisis de flujo de caja, ¿cómo pueden las empresas todavía hacerlo?

¿Cómo automatizar las predicciones de flujo de caja?

 

Como en muchos otros casos, la tecnología puede ayudar a automatizar tareas laboriosas. En el caso de la predicción del flujo de caja, existe una categoría de software en la nube que a menudo se denomina soluciones de gestión del rendimiento corporativo (CPM) y que incluye proveedores como Adaptive Insights, Centage y Solver que se especializan en la planificación, la presupuestación y la predicción.

Los beneficios de las herramientas de CPM incluyen la previsión de escenarios “excelentes”, “buenos” y “malos” para que los directivos puedan planificar de forma adecuada. En otros casos, las soluciones de CPM proporcionan procesos de previsión completos basados en controladores. Basado en controladores significa que el pronóstico incluye supuestos que ayudan a automatizar y simplificar la creación de pronósticos de ventas, nómina, gastos, balance general y flujo de caja.

A veces los administradores no tienen el tiempo o la necesidad de una predicción completa para analizar la liquidez proyectada, en cuyo caso pueden utilizar modelos de simulación para ajustar rápidamente los elementos de sus salidas y entradas de efectivo para ver el impacto en la posición de efectivo como se ve en este ejemplo:

 

cashflowanalysis

La mayoría de los ejecutivos estarían de acuerdo en que las predicciones exactas de flujo de caja proporcionan numerosos beneficios a su negocio. Durante las turbulencias económicas, las predicciones del flujo de caja pueden ayudar a reducir el riesgo de tener problemas de liquidez y aumentar la posibilidad de estar preparados para aprovechar las oportunidades de inversión. Independientemente de la motivación, hay buenas herramientas disponibles para ayudar a automatizar y simplificar esos procesos de planificación financiera.

 

En Solver, ofrecemos soluciones de gestión del rendimiento corporativo que le ayudan a establecer predicciones y análisis del flujo de caja y a prepararse para tiempos inciertos. Póngase en contacto con uno de los miembros de nuestro equipo de expertos para saber cómo podemos ayudarle a mejorar sus procesos de flujo de caja.

 

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios. Solver esta disponible en España, América Latina, Centro América, México, Colombia, Brasil, Peru, Ecuador, Argentina, Panama, Chile y en otros países.

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