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Department Revenue and Expense Forecast Form

¿Qué es un formulario de previsión de ingresos y gastos por departamento?

Las previsiones financieras por departamento se consideran importantes instrumentos de planificación empresarial y son utilizadas por los directores de presupuesto y los jefes de departamento para gestionar los ingresos y los gastos y para sustituir las cifras del presupuesto anual. Una funcionalidad clave en este tipo de forma de previsión permite a los usuarios ver las cantidades históricas reales a lo largo del mes actual e introducir las cantidades previstas para el resto del año. A continuación, se presenta un ejemplo de este tipo de formulario de pronóstico.

 

Propósito de los formularios de previsión por departamentos

Las empresas y organizaciones utilizan los Formularios de Previsión por Departamentos para sustituir los presupuestos anuales del año en curso y tener una nueva perspectiva para los períodos restantes. Cuando se utilizan como parte de las buenas prácticas empresariales en el Departamento de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) y Contabilidad, una empresa puede mejorar la precisión de su planificación y el uso de sus recursos, así como reducir el riesgo de que la empresa pierda completamente sus objetivos financieros.

 

Ejemplo de formulario de previsión para un departamento

A continuación, se muestra un ejemplo de una plantilla de previsiones basada en parámetros por cuenta y departamento del libro mayor.

Departmental Forecast

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¿Quién utiliza este tipo de formularios de entrada de previsión?

Los usuarios típicos de este tipo de reportes son: directores financieros, controladores, gerentes de presupuesto y jefes de departamento.

Otras plantillas de previsión que se utilizan a menudo en conjunción con las plantillas de previsión por departamentos

Los Departamentos de Planificación y Análisis Financiero Progresivo (FP&A) y Contabilidad a veces utilizan varios formularios de previsión por departamento, junto con previsiones de ventas, planes de flujo de caja y otras herramientas de gestión y control.

¿De dónde provienen los datos para el análisis?

Los datos reales (transacciones históricas) suelen provenir de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finanzas, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite y otros.

En los análisis en los que se utilizan presupuestos o previsiones, los datos suelen provenir de modelos internos de hojas de cálculo Excel o de soluciones profesionales de gestión del rendimiento empresarial (CPM/EPM).

 

¿Qué herramientas se utilizan normalmente para la presentación de informes, la planificación y Dashboards?

 

Ejemplos de programas informáticos empresariales utilizados con los datos y los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP) mencionados anteriormente son:

  • Escritores de informes de ERP nativos y herramientas de consulta
  • Hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel)
  • Herramientas de gestión de la actuación profesional (CPM) (por ejemplo, Solver)
  • Dashboards (por ejemplo, Microsoft Power BI and Tableau)

 

Soluciones tecnológicas de gestión del rendimiento empresarial (CPM) y más ejemplos

 

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Strategy and Goals Input Form

What is the strategic and goals input forms?

Strategy and goal input forms are considered management tools and are used by executives to capture company goals for strategic key performance indicators (KPIs). Some key functions in this type of strategic input template will allow the company to capture the metrics in a database for its most important objectives. Later, it’s easy to incorporate these metrics into budgets, financial reports, and dashboards. Here’s an example of this type of strategic input template.

 

Purpose of the strategy and objectives templates

Businesses and organizations use the Strategy and Objectives Templates to provide managers with continuous visibility into strategic metrics to help guide their tactics and decision making. When used as part of good business practice in Financial Planning and Analysis (FP&A) departments, a company can improve its strategic alignment, as well as reduce the risk of managers losing focus on the big picture.

 

Strategy and goals template example

Here’s an example of a strategic goal input form for multiple future years and for both financial and statistical metrics.

 

Corporate Strategy

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Who uses these types of strategy entry forms?

Typical users of this type of report are: The Board of Directors and Executives.

 

Other strategic input templates often used in conjunction with strategy and objective templates

The Progressive Financial Planning and Analysis (FP&A) Departments use several different Strategy and Goals Templates, along with presentations on corporate planning and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

 

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

 

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

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Annual Budget KPI Report

¿Qué es un informe de indicadores (KPI) del presupuesto anual?

Los informes de indicadores clave de rendimiento (KPI) del presupuesto se consideran tableros de gestión y son utilizados por los ejecutivos y los gestores de presupuestos para garantizar que el presupuesto anual esté en consonancia con los objetivos estratégicos de la organización. Algunas de las funciones clave de este tipo de informe permiten al usuario comparar los presupuestos con los objetivos estratégicos de varios años, tanto para los KPI financieros como para los estadísticos. El hecho de destacar las excepciones ayuda a centrar la atención en las variaciones del presupuesto frente a las metas que requieren más atención. A continuación encontrará un ejemplo de este tipo de informe.

 

Propósito de los informes de indicadores (KPI) del presupuesto

Las empresas y organizaciones utilizan los informes de indicadores (KPI) del presupuesto para asegurarse de que los presupuestos estén dentro de su rango aceptable de los objetivos estratégicos. También da a los gerentes y ejecutivos de presupuesto una comprobación de la realidad de que están presupuestando los recursos apropiados en las áreas más estratégicas. Cuando se utiliza como parte de las buenas prácticas empresariales en los Departamentos de Planificación y Análisis Financiero (FP&A), una empresa puede mejorar sus posibilidades de conseguir que la versión final del presupuesto sea aprobada por la junta, así como reducir el riesgo de no cumplir con los plazos del presupuesto debido a las revisiones presupuestarias requeridas por los ejecutivos.

 

Ejemplo de informes de indicadores (KPI) del presupuesto

Aquí se presenta un ejemplo de un informe de indicadores (KPI) del presupuesto que compara el presupuesto propuesto con varios años de objetivos estratégicos.

 

Strategic Budget KPIs

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¿Quién utiliza este tipo de reporte?

Los usuarios típicos de este tipo de reportes son: El Consejo de Administración, los Ejecutivos, el Director Financiero y el Gerente de Presupuesto.

Otros modelos de presupuesto que se utilizan a menudo en conjunción con los informes de indicadores (KPI) del presupuesto.

Los Departamentos de Planificación y Análisis Financiero Progresivo (FP&A) utilizan varios informes de indicadores (KPI) del presupuesto diferentes, junto con el paquete de presupuesto anual detallado y otras herramientas de gestión y control.

¿De dónde provienen los datos para el análisis?

Los datos reales (transacciones históricas) suelen provenir de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finanzas, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite y otros.

En los análisis en los que se utilizan presupuestos o previsiones, los datos suelen provenir de modelos internos de hojas de cálculo Excel o de soluciones profesionales de gestión del rendimiento empresarial (CPM/EPM).

¿Qué herramientas se utilizan normalmente para la presentación de informes, la planificación y Dashboards?

Ejemplos de programas informáticos empresariales utilizados con los datos y los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP) mencionados anteriormente son:

  • Escritores de informes de ERP nativos y herramientas de consulta
  • Hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel)
  • Herramientas de gestión de la actuación profesional (CPM) (por ejemplo, Solver)
  • Dashboards (por ejemplo, Microsoft Power BI and Tableau)

Soluciones tecnológicas de gestión del rendimiento empresarial (CPM) y más ejemplos

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Top-down Profit & Loss Budget Form

What is a ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Form? 

Top-down Profit and Loss (P&G) budgeting models are considered “what if”, “breakout”, or modeling templates (depending on who you ask) and are used by budget managers and analysts to create quickly budget or forecast scenarios. A key functionality used in these types of budget models includes the ability to automatically calculate income and expenses for all general ledger accounts and departments. The user can enter the target profit at the top of the form. The formulas then dynamically calculate all the rows and distribute the annual amounts across the months. You can either use a flat spread or follow the calculations based on last year’s seasonality. Each bead (row) can also be adjusted up or down if a unique treatment is required. Here is an example of this type of budget model.

Purpose of the ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Forms

Businesses and organizations use top-down P&L budget forms to allow a budget manager to quickly and easily create one or more budget versions of P&L. When used as part of good business practice in a Financial Planning and Analysis (FP&A) Department, a company can improve its scenario planning capabilities, as well as reduce the risks associated with classic bottom-up budgets that drag the budgeting process. , or when a company only has time to create a single budget scenario.

Sample ‘Top Down’ Profit and Loss Budget Form

This is an example of a P&G budget entry form with various features like feedback, broadcast, etc …

 

Top-down Profit & Loss Budget Form

Top-down Profit & Loss Budget Form

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Who uses this type of budget model?

Typical users of this type of report are: CFOs, treasurers, budget managers, and department heads.

Other budget templates often used in conjunction with P&L ‘Top Down’ budget forms.

Most Financial Planning and Analysis (FP&A) departments use several different ‘Top Down’ profit and loss budgeting forms, along with the classic ascendant budget forms, which often cover detailed templates for payroll, capital expenditures, sales and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

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Expense Budget Input Form with Line Item Detail

What is a detailed expense budget entry form?

Departmental Spending Budget Entry Forms are considered a key element in the annual budgeting process and are used by budget managers to plan for GL expenditures for the following year. Some of the key features of this type of budget form allow users to enter company expenses by department, and often include features such as disclosure of annual totals and verbatim comments. Below you will find an example of this type of budget form.

Purpose of department spending budgets

Businesses and organizations use department spending budgets to plan future expenses and the corresponding profitability. It also helps them set spending thresholds for their managers. When used as part of good business practice in a Planning and Budgeting Department, a company can improve its control of expenses, as well as reduce the risk that department heads do not take ownership of the overall performance of the company.

Example of department expense budget

Here is an example of a budget entry form used by department managers and includes various features such as feedback, broadcast, and line details.

Department Expense Budget Input Form with Line Item Detail

Expense Budget Input Form with Line Item Detail

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Who uses this type of Quote Form?

Typical users of this type of report are: CFOs, budget managers, and department heads.

Other budget formats often used in conjunction with department expense budgets

Most Planning and Budgeting Departments use several different departmental expense budgets, along with entry templates for payroll, capital expenditures, sales, and other management and control tools.

Where does the data for the analysis come from?

Actual data (historical transactions) usually comes from enterprise resource planning (ERP) systems such as: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL , Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite and others.

In analyzes using budgeting or forecasting, the data typically comes from internal Excel spreadsheet models or from professional business performance management (CPM / EPM) solutions.

What tools are typically used for reporting, planning, and dashboards?

Examples of business software used with the data and enterprise resource planning (ERP) systems mentioned above are:

  • Native ERP report writers and query tools
  • Spreadsheets (for example, Microsoft Excel)
  • Performance Management (CPM) tools (for example, Solver )
  • Dashboards (for example, Microsoft Power BI and Tableau)

Business Performance Management (CPM) Technology Solutions and More Examples

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Cómo volver a pronosticar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es fácil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy rápido.

¿Cómo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?

A veces ocurren eventos inesperados y está claro que el rendimiento real de la empresa se está moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensación de empleados
  • Una descomposición financiera detallada de los objetivos estratégicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas señales de que su presupuesto se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administración comenta por qué se está produciendo una desviación del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzará a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es “inútil” o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pronóstico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la próxima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pronósticos.

Las técnicas de pronosticación de otras compañías solo incluyen una única versión presupuestaria anual como línea de base, y para estas empresas volver a pronosticar “forzadamente” debido a eventos inesperados podría implicar muchos más brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del próximo año
  2. Dejar el presupuesto tal cual está y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del año y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pronóstico.

La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo sólo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y algunas veces también para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de cálculo y luego volver a importar el pronóstico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y más grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por división o departamento. Estas empresas tienen o muchos más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.

Profit and loss report

¿Cómo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pronóstico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa está usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto último es que el nuevo pronóstico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llevó a la volver a realizar el pronóstico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevaría a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestación y los pronósticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos está altamente controlado por fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticación puede calcular rápidamente todas las entradas necesarias automáticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducción/aumento en el número de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificación Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • Análisis de qué pasaría si, ‘what if’

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Independientemente de cómo lo llame y del tipo de herramienta de planificación que utilice, un modelo de pronóstico automatizado puede volver a crear un pronóstico completo en minutos u horas frente a días o semanas con métodos manuales.

Un modelo automatizado también le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pronóstico “Mejor caso”, “Peor caso” o “Probable”, puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pronóstico. En su lugar, reemplace la versión presupuestaria “Probable” por el escenario “Mejor caso” o “Peor caso” y ya está listo.

Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y éste volverá a calcular y a almacenar las transacciones de pronóstico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compañía tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pronóstico presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisición de un competidor. La planificación reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de su organización.