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Este artículo trata de las bases de datos (DW) para las organizaciones que utilizan Acumatica, de modo que pueda optimizar sus capacidades de elaboración de informes haciendo la mejor inversión en software.

¿Ha pisado alguna vez una fábrica o un almacén? Suele ser un gran espacio que se utiliza como almacén de mercancías. Para las empresas, nunca ha habido un momento mejor para aumentar la productividad y reducir los costos. En un almacén o una fábrica, hay apoyo a la producción, oportunidad de expansión, embalaje y procesamiento, ahorro de tiempo y dinero, y minimización de los riesgos empresariales. Las ventajas se aplican también a las bases de datos (DW). Si está empezando a sentir que está perdiendo tiempo y energía que puede emplear en otra cosa en lugar de analizar y gestionar los datos con Microsoft Excel, los DW pueden ayudar eliminando el tedioso trabajo manual y los posibles errores. En este artículo, nos centraremos en los DW en la nube para que pueda aprovechar al máximo su experiencia con Acumatica.

Las modernas herramientas de gestión del rendimiento corporativo (CPM) se han reinventado con su plataforma de base de datos flexible, también conocida como DW en la nube. El DW en la nube es revolucionario porque puede almacenar todos sus datos importantes para erradicar la necesidad de una herramienta de informes única para cada fuente de datos. El almacenamiento de datos existe desde hace décadas. Bill Inmon, considerado el padre del Data Warehousing, fue el primero en discutir los principios en torno al DW y acuñó el término en la década de 1970. Avancemos rápidamente hasta los años 2000. Como se indica en el artículo de TechTarget sobre la guía de almacenamiento de datos en la nube: Using Redshift, plataformas rivales, Amazon Web Services (AWS) anunció su tecnología Redshift DW en 2012. Esto fue una gran noticia para el mundo de la tecnología de inteligencia empresarial (BI)/gestión del rendimiento corporativo (CPM) porque no solo se presenta como una nueva oferta de productos, sino que también abre una puerta al mercado de DW en la nube en su conjunto. En 2015, AWS obtuvo un lugar entre los proveedores clasificados en el informe anual de Gartner Magic Quadrant sobre plataformas DW y otras bases de datos analíticas. Desde entonces, también se encuentra entre una serie de competidores de DW en la nube. Las opciones de DW que actualmente están disponibles para los posibles usuarios incluyen las opciones de bases de datos Azure de Microsoft y dashDB de IBM.

Las organizaciones adoran los modernos DW en la nube porque todos los datos importantes de las empresas se reúnen en un solo lugar, y los DW en la nube permiten a los usuarios poner en marcha rápidamente sus sistemas. Un DW agrega los datos de la estructura de múltiples fuentes para que puedan ser analizados y gestionados para BI a mayor escala. La consolidación de estados de cuenta e informes para empresas con múltiples entidades nunca ha sido más fácil, ya que se almacena en un solo espacio. Los DWs se construyen pensando en el usuario de la empresa, y se dispone de varias características y personalización. Los datos alojados en los DW pueden utilizarse para la elaboración de presupuestos, dashboards, proyecciones, modelado, planificación e informes. Ahora que las ofertas de productos de BI/CPM están en la nube, los DWs son capaces de consolidar todas sus fuentes de datos sin importar la ubicación, ya sea en las instalaciones, alojada en la nube o basada en la web.

Los DWs continuarán siendo una fuente líder ya que los usuarios pueden traer múltiples fuentes de datos a una sola ubicación para mejorar los procesos de presupuesto, los reportes financieros y las visualizaciones de datos. Tómese un momento para considerar lo que su empresa necesita con respecto a un DW en la nube. Como DW empresarial, una solución en la nube como Solver puede integrarse bien con su sistema ERP Acumatica y con cualquier otra fuente de datos para consolidar todos sus datos organizativos importantes. Los usuarios locales no tienen que preocuparse porque, a medida que las soluciones de BI/CPM en la nube sigan creciendo, lo más probable es que aparezcan en el mercado modelos híbridos que combinen la influencia de la nube con la base local. Sí, todo se está abriendo camino hacia la nube, pero su empresa no tiene por qué dar el paso de la noche a la mañana.

En cuanto a las implementaciones de Acumatica basadas en la nube, las soluciones de BI como Solver y Adaptive Insights ofrecen integraciones preconstruidas para instalar datos desde la nube de Acumatica y en sus análisis especializados. No hay muchas ofertas de productos que tengan integraciones en vivo, pero una herramienta como Solver puede utilizarse tanto en instalaciones locales de Acumatica como en instalaciones de Acumatica basadas en la nube, lo que facilita a los usuarios que migran de las instalaciones locales a la nube o incluso a la inversa. La tecnología en la nube ha tardado en ser adoptada y confiada en el mundo de los negocios. Como se mencionó anteriormente, Microsoft Azure y AWS son dos de las mayores plataformas basadas en la nube que ofrecen gestión de datos, máquinas virtuales, aplicaciones web, y muchos más, para que su organización pueda trabajar en cualquier lugar del mundo, siempre y cuando tenga conexión a Internet, mientras es administrado por el proveedor de la nube.

La seguridad es un tema que me gusta abordar cuando me centro en las soluciones en la nube porque es una preocupación común entre muchas empresas. Tengo buenas noticias. Los DWs han sido construidos con esta preocupación en mente ya que los vendedores entienden la importancia de la seguridad en la Nube. Oímos hablar de piratas informáticos y de información privada expuesta. Los proveedores lo entienden y, como los datos viven en un solo lugar, la necesidad de seguridad es aún más importante. Los proveedores de BI/CPM han invertido mucho dinero y tiempo en hacer que sus servicios estén protegidos y que sea más fácil gestionar la seguridad por usuario o por título. Esta preocupación por gestionar el acceso de los usuarios y la privacidad de los datos siempre será una prioridad para estos proveedores.

Ya lo he mencionado antes, pero sugiero encarecidamente a las organizaciones que inviertan en una suite completa de soluciones de CPM. Esto ayudará a su organización a navegar por el mundo multi-nube al que estamos constantemente expuestos. Con un DW preconstruido y totalmente personalizable, su organización puede reunir fuentes de datos, ya sea desde las instalaciones o en la nube. Tenga en cuenta que su empresa no tiene que trasladar todos sus sistemas a la nube o a las instalaciones. Puede consolidar su información en una solución DW moderna y fácil de usar. Solver, Inc. se complace en responder a cualquier pregunta y, en general, en revisar las plataformas Excel, web y en la nube fáciles de usar de Solver para el análisis en tiempo real o integrado en la base de datos utilizando Acumatica.

Solver permite tomar decisiones de clase mundial con la suite de CPM basada en la nube de Solver, compuesta por presupuestos, informes, dashboards y bases de datos, entregados a través de un portal web. Solver está reinventando el CPM con su solución de próxima generación de fácil uso. Solver capacita a los usuarios de la empresa con características modernas, incluido el uso innovador de Excel conectado a la nube en el proceso de diseño de informes y formularios de presupuesto. Si está interesado en saber más, nuestro equipo está encantado de conocer sus necesidades y objetivos organizativos. 

En el mundo de la inteligencia empresarial (BI por sus siglas en ingles) y la gestión del rendimiento corporativo (CPM por sus siglas en ingles), a menudo parece que la tecnología se ha movido a un ritmo rápido, y otras veces, puede parecer que todo se ha acelerado de repente. Y ambas cosas pueden ser ciertas. Podría decirse que la innovación tecnológica ha ido cogiendo velocidad, creando un impulso que en ocasiones puede aumentar exponencialmente a medida que ciertos avances sientan las bases para que el siguiente escalafón surja, y así sucesivamente. La computación en la nube es uno de esos avances que siguen sumando opciones en desarrollos que parecen llegar de forma orgánica y rápida. Uno de los desarrollos relativamente más recientes de la cultura empresarial tiene que ver con las implantaciones multi-nube. Este artículo se centra en lo que son y hacen las implementaciones multi-nube, así como en lo que pueden hacer para los procesos de BI y CPM.

Hay varias palabras de moda y jerga relacionadas con las implementaciones en la nube. Una de mis favoritas, como persona de palabras, es «failover». Techopedia define failover como «la capacidad constante de cambiar automáticamente y sin problemas a una copia de seguridad altamente fiable. Esta puede funcionar de forma redundante o en modo operativo de espera ante el fallo de un servidor, aplicación, sistema u otro componente del sistema principal. La finalidad principal del failover es eliminar, o al menos reducir, el impacto en los usuarios cuando se produce un fallo del sistema». Ahora bien, el failover no es específico de la computación en la nube, pero en ese contexto, una implementación multi-nube ofrece el failover en términos de depender de un segundo servidor en la nube en el caso de fallos del sistema. Pero definamos primero las implementaciones multi-nube.

¿Qué es la Implementación Multi-Nube?

El término » implementación multi-nube» podría explicarse por sí mismo, ya que significa lo que sugiere: la utilización simultánea de dos o más sistemas de computación en la nube. Mientras que la implementación de la nube híbrida se refiere al uso tanto de una nube pública como de una nube privada que aloja soluciones locales, multi-nube significa que se cuenta con más de un proveedor de servicios en la nube. Las implementaciones multi-nube proporcionan redundancia de soporte del sistema en casos de fallos de hardware o software, pero también ayudan al consumidor a evitar el «bloqueo del proveedor»(«vendor lock-in»), que es otra palabra de moda en el contexto de la computación en la nube.

Los dos principales drivers para una implementación multi-nube que se han definido son: un plan de respaldo y evitar el bloqueo del proveedor. Contar con un proveedor de la nube de respaldo cuando su nube principal experimenta una interrupción puede parecer de sentido común, sobre todo si se tiene en cuenta cómo puede ocurrir. Los problemas de la plataforma en la nube van desde un simple fallo del conector del cable hasta un pulso electromagnético (EMP), o desde desastres naturales hasta actos de ciberguerra, que hemos visto aumentar recientemente, al menos en el ámbito político. También se puede experimentar una interrupción de la red a gran escala con el fallo de un único disco duro/unidad de disco, si esta avería se produce en un punto crítico del sistema, como un ordenador central. Por lo tanto, una copia de seguridad en la nube para su plataforma principal de computación en la nube tiene sentido.  Pero, ¿qué pasa con el bloqueo del proveedor?

Dado que la computación en nube es relativamente nueva, también parece ser el único camino a seguir, los consumidores están preparados. Dicho esto, existe la preocupación de que las ventajas de la computación moderna, alojada y gestionada tienen un inconveniente, y eso se siente como una falta de control. Aparece el término «vendor lock-in». Incluso con la capacidad de ampliación y el alcance que puede ofrecer un proveedor de nube pública, el hecho de estar ligado a un proveedor específico significa que está atado a los protocolos, estándares y herramientas particulares del proveedor de nube seleccionado. Esto podría ser costoso más adelante si decide migrar a otro proveedor. Además, algunos proveedores de la nube van a ser más adecuados o incluso se ofrecen exclusivamente para soportar aplicaciones específicas. Por ejemplo, es posible que usted quiera que Microsoft Azure aloje Power BI y otras herramientas de BI o CPM compatibles con Microsoft. Sin embargo, si te interesan las soluciones de big data, podrías optar por Amazon Web Services o la nube de Google porque podrían estar construidas para manejar esto mejor. Además, es posible que se quiera mantener alguna información o sistemas más sensibles/críticos en una nube privada detrás de un firewall. En cualquier caso, dado que sus sistemas son probablemente muy diversos, probablemente tenga sentido considerar la diversificación de su experiencia en la nube, por seguridad y por las preferencias de los consumidores en lo que respecta a la dependencia del proveedor.

¿Cómo Funciona la Implementación Multi-Nube?

Una implementación multi-nube puede ser un reto, teniendo en cuenta que se está trabajando en distintos entornos de nube de diferentes proveedores. La complejidad de las tecnologías, las interfaces, los servicios y la terminología diferentes, debido a la falta de estandarización entre los proveedores, hace que sea difícil moverse sin problemas entre ellos.  También hay que tener en cuenta el aspecto de la compatibilidad, o la falta de ella

Por lo general, se van a tener que utilizar soluciones o APIs (Application Programming Interfaces) para que la configuración de su solución de CPM o BI funcione en diferentes plataformas y nubes. Existen herramientas especializadas, como la plataforma de gestión de la nube (CMP), que es un conjunto de herramientas integradas que proporcionan una gestión automatizada de las nubes privadas y públicas, y que puede utilizarse para crear una implementación multi-nube sin interrupciones.  Sin embargo, la multi-nube requiere un mayor nivel de experiencia para saber qué trasladar a la nube, y dónde, cuándo y por qué. Esto implica un probable aumento de los gastos generales de gestión, tanto si se invierte en conexiones VPN como si sólo se supervisa. Sencillamente, la implementación de diferentes plataformas requiere una experiencia más diversificada. Además, la diversidad de los entornos de la nube resulta difícil cuando se trata de entender los diferenciadores de precios entre todos los proveedores de la nube y los servicios que ofrecen.

Estrategias de CPM y Presupuestos

Recopilación de Datos

Si todos usamos Excel, entonces todos nuestros datos se alinearán perfectamente, ¿verdad? Tal vez en teoría, pero incluso con plantillas básicas, las unidades individuales que trabajan por separado dejan demasiado margen de error. Recoger manualmente los datos necesarios para crear un presupuesto en primer lugar se convierte a menudo en una carga. Por ejemplo, si su organización requiere consolidar hojas de cálculo de Excel de múltiples unidades de negocio, convertir con precisión los escenarios presupuestarios se vuelve complicado. Si se permite el error humano, al elaborar manualmente un presupuesto se corre el riesgo de distribuir los datos de forma incorrecta, lo que provoca problemas dentro de la organización. Disponer de un único espacio para los presupuestos, las proyecciones y los datos tiene numerosas ventajas, una de ellas es la optimización de los canales de comunicación. Con una ubicación central para los presupuestos, no hay confusión sobre dónde deben enviarse los informes y los datos. En general, las organizaciones con múltiples unidades de negocio necesitan poder confiar en los datos proporcionados.

Mantener el Rumbo

Las distintas unidades de negocio tienen sus propios calendarios, plazos y, en el caso de las organizaciones multinacionales, divisas. Alinear todas estas variables puede contribuir a que el proceso presupuestario se prolongue durante meses. Por ejemplo, la distribución automática de informes por usuario automatiza un proceso propenso al error humano. Además, la eliminación de la pesada carga que supone el procesamiento manual permite a las unidades de negocio individuales mantenerse al día con sus respectivos calendarios. En general, la automatización puede incluso ahorrar tiempo en los pasos previos a la elaboración del presupuesto.

Utilizar las Herramientas Adecuadas

Como se ha descrito anteriormente, la consolidación de los datos y la distribución automática de los informes a varios usuarios puede hacer que sus procesos sean más eficientes. Del mismo modo, la posibilidad de editar informes sin necesidad de un desarrollador especializado en ERP (Enterprise Resource Planning) también ahorraría tiempo. Sin embargo, el reto de conseguir esa funcionalidad se convierte en todo un proceso en sí mismo.  Para las empresas que tienen un proceso manual, es necesario invertir en tecnología de elaboración de presupuestos e informes. Disponer de una integración entre el sistema ERP y la herramienta de presupuestación ahorra tiempo, dinero y probablemente algunos dolores de cabeza. La solución adecuada varía, pero siempre comienza con la evaluación del sistema ERP actual de su organización y los tipos de informes utilizados.

La Nube

Es difícil hablar de soluciones para escalar empresas sin mencionar el software en la nube. Sencillamente, hay una razón por la que tantas empresas están cambiando las soluciones locales. Para las empresas en crecimiento con varias partes móviles, el software en la nube no requiere que los datos se almacenen en un solo lugar en un momento dado. A la inversa, el software en la nube permite la colaboración desde diferentes lugares, lo que permite una comunicación y unas actualizaciones fluidas entre las unidades de negocio. La implementación de una solución local plantea un debate sobre la inversión y la eficiencia, mientras que el software en la nube sólo requiere una suscripción.

Cómo Crear una Solución de Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM)

Hablemos de estrategia y objetivos. Hay muchas razones para comunicar la estrategia, pero muy pocas organizaciones incluyen la estrategia como parte del proceso de planeación. Los gerentes y empleados que se encargan del proceso de presupuestación y proyección deben conocer la estrategia y los objetivos antes de la planeación. También debería estar en primer plano al introducir los datos. Un objetivo de la empresa debería ser proporcionar la estrategia y los objetivos antes, durante y después de introducir los datos.

Corporativo

El primer paso es definir la organización. Esto incluye el propósito de ésta, los valores fundamentales y el objetivo de la compañía. Puede que algunos de ellos no cambien con el tiempo, pero revíselos anualmente para asegurarse de que siguen siendo verdaderos. Otras áreas, como el DAFO (puntos fuertes, débiles, oportunidades y amenazas), las tendencias del sector y las iniciativas clave cambiarán regularmente y pueden modificarse trimestralmente.

Departamental

La estrategia y los objetivos de los departamentos son muy similares a los de la empresa, pero muchas de las secciones son innecesarias. El propósito de la organización, los valores fundamentales, las tendencias, las amenazas y los objetivos no son necesarios. Éstos provienen de la estrategia corporativa y se trasladan a los departamentos. Sin embargo, cada departamento debe conocer sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Esto debe documentarse, ya que puede cambiar gradualmente. Ver cómo se mejoran las debilidades, se potencian las fortalezas, se aprovechan las oportunidades y se minimizan las amenazas a nivel corporativo. Introducir los objetivos es extremadamente importante, no sólo a nivel corporativo sino también a nivel departamental. Los objetivos de los departamentos deben alinearse con los objetivos de la empresa.

Iniciativas Estratégicas

Las iniciativas son proyectos internos que ayudan a que las estrategias tengan éxito. Las estrategias sin planes específicos y detallados, y sin personas responsables de su éxito, fracasarán. Las organizaciones no deberían tener más que unas pocas iniciativas al año, ya que es crucial que los empleados de toda la empresa las entiendan. Sin embargo, dentro de cada iniciativa, habrá muchos proyectos y tareas que deben completarse para terminarla y alcanzar los objetivos.

Es fundamental establecer una cultura de cumplimiento de las iniciativas en el momento oportuno. Un gerente o ejecutivo debe ser responsable de completar cada proyecto de la iniciativa. Es muy importante que los ejecutivos y los gerentes de proyectos se reúnan con regularidad, ya sea semanal o bimensualmente, para informarse de la evolución de los proyectos.

Contabilidad

Junto con las iniciativas, una organización puede hacer un seguimiento de los éxitos y fracasos de los empleados. También pueden hacer un seguimiento de la importancia de cada tarea para la organización. De este modo, un empleado que termina múltiples tareas puede parecer más valioso que un empleado que sólo completa unas pocas tareas. Pero al hacer el seguimiento se puede ver que este último es mucho más valioso. Un ejemplo es el de un empleado que completa 10 tareas mundanas que llevan un par de horas cada una. Siguen siendo cruciales, pero muchos empleados podrían haber terminado estas mismas tareas. Este último empleado, sin embargo, ha trabajado en tareas que requieren planificación, dedicación, son vitales para el crecimiento de la empresa y requieren múltiples horas de trabajo.

Más Información sobre las Implementaciones Multi-Nube

Las implementaciones multi-nube se están convirtiendo en una consideración importante en términos de enfoque de la nube, ya que la mayoría de las empresas están planeando pasar a la nube como plataforma en los próximos dos años, si no lo están ya. Hay mucho que pensar, y será importante incluir a todas las partes interesadas en la tecnología y el flujo de trabajo empresarial en el proceso de planificación. Solver, Inc. se complace en responder a cualquier pregunta y revisar la solución de presupuestos e informes de Solver, fácil de usar y basada en Excel y la web, que permite la colaboración y las capacidades de toma de decisiones racionalizadas para su experiencia de BI.

Workforce Planning

Uno de los cambios más significativos en las empresas durante COVID-19 ha sido las políticas de trabajo desde el hogar a gran escala que casi todas las empresas implementaron. Si bien algunas empresas pueden haber practicado esto parcial o totalmente desde hace unos años, nunca en la historia del mundo había sucedido a este nivel.

Muchos propietarios de negocios están ansiosos por el retorno de su personal a la oficina, sin embargo, la mayoría de los miembros de su equipo han disfrutado de su nueva libertad de trabajar desde casa ahorrando los costos en tiempo y dinero de viajes.

Algunas empresas ya han anunciado que serán completamente trabajadas desde casa en el futuro. Algunos empleados pueden llegar a cambiar de empresa para encontrar un empleador más flexible si la presión para presentarse en la oficina cinco días a la semana es demasiado alta.

Lo más probable es que la tendencia de trabajo remoto acelerada por el COVID-19 no se desvanezca. Habrá otras tendencias que seguirán dando forma a los hábitos de trabajo desde el hogar, tales como:

  • Tecnología de realidad virtual
  • Tecnología de vídeo y colaboración (Equipos, Slack, Zoom, etc.)
  • Tiempos de viaje más largos debido a la reemergente congestión del tráfico
  • Molestia de todas las nuevas «reglas de limpieza» al entrar en la oficina
  • Los precios inmobiliarios que impulsan a los trabajadores a vivir más lejos del trabajo
  • Los precios inmobiliarios comerciales y tarifas de aparcamiento
  • Las preocupaciones de seguridad con respecto al internet en casa ya que a menudo es menos seguro que el utilizado en la oficina

Si el trabajo desde casa se está convirtiendo en la nueva normalidad para muchas organizaciones, surgen una serie de nuevas preguntas, entre ellas:

  • ¿Cómo aseguran las empresas que los miembros de su equipo son tan eficientes o más eficientes que cuando trabajan en la oficina?
  • ¿Cómo operan los gerentes cuando rara vez se encuentran con los miembros de su equipo por medios que no sean virtualmente en videollamadas?

Echemos un vistazo más de cerca a estos dos elementos importantes.

Estrategias y KPIs eficientes para la planificación de la fuerza de trabajo

Cada vez más, los ejecutivos se están duplicando en transparencia bidireccional. En otras palabras, el compartir cómo le está yendo como empresa y cómo está el desempeño de cada miembro del equipo en comparación con los objetivos acordados. Para que esto funcione se emplean planes y procesos de compensación basados en el rendimiento.

A continuación, se deben implementar herramientas para realizar un seguimiento de las métricas y proporcionar informes. Imagine cuadros de mando y cuadros de mando con KPI personales y semáforos. Este es el enfoque recomendado de acuerdo con muchos gurús de gestión. Utiliza estrategias compartidas tipo “top down” (que se imparte desde la gerencia y se distribuye hacia el resto de la organización) y metas que apoyen a los KPI’s, las cuales van a estar divididas en diferentes niveles, desde los departamentos de la compañía hasta los individuos. Después, a medida que llegan los resultados, estos serán compartidos desde el individuo hacia arriba para observar cómo fue el desempeño de los miembros del equipo y de los departamentos contra los objetivos establecidos.

Específicamente, con un crecimiento probable y fuerte en las tendencias del trabajo desde el hogar, los ejecutivos ya están reflexionando sobre cómo asegurar que los empleados estén comprometidos, sean eficientes y estén orientados a los objetivos mientras llevan a cabo su trabajo desde su dormitorio o sala de estar. Con una supervisión limitada y una micro-gestión de la vieja escuela que se desvanece rápidamente, los KPI personales para el trabajo están creciendo rápidamente en popularidad. Sin embargo, establecer los mejores objetivos posibles para los KPI de los empleados puede ser un poco de ciencia en sí mismo.

A menudo atribuido al gurú de la gestión, Peter Drucker, y utilizado por primera vez por George T. Doran en 1981, el acrónimo, SMART (por sus siglas en inglés, se utiliza para guiar la configuración de objetivos. A continuación, se ofrece una descripción general de los objetivos de SMART:

  • Specific (Especifico) – simple, sensible, significativo
  • Measurable (Medible) – significativo, motivador
  • Achievable (Alcanzable) – acordado, alcanzable
  • Relevant (Relevante) – razonable, realista y posible, basado en resultados
  • Time-based (Basado en Tiempos) – meta realista y ambiciosa

En los años venideros, las organizaciones tanto en el sector público como en el privado, explorarán y probarán cada vez más los KPI individuales, y quienes sean más exitosos con esto estarán mejor equipados para construir organizaciones prósperas que sean «a prueba de futuro».

Elementos clave de la planificación remota de la fuerza de trabajo

Gestionar y hacer crecer a los empleados con éxito siempre ha sido un área que puede poner a una empresa por delante de sus competidores. Las empresas gastan dinero en beneficios, capacitación, educación y planes de compensación para mejorar su personal. Sin embargo, las organizaciones ascienden desde dentro, sin experiencia, y no capacitan a los nuevos gerentes. Este fue un proceso fallido y el futuro requerirá mejores gerentes con un mayor porcentaje de empleados que trabajan desde casa.

Definir descripciones de trabajo

El punto de partida es el más importante. Para cada puesto, un gerente necesita una descripción del trabajo con las seis a ocho responsabilidades principales del rol junto con los KPI que se establecerán cada año. Defina lo que hace que un candidato exitoso y un candidato que fallaría en el rol. Cada empleado recibe este documento del gerente y luego lo revisa con el gerente en una reunión para asegurarse de que ambos entienden las expectativas.

Hay muchas maneras de llegar a las principales funciones y responsabilidades del puesto. Entrevistar a personas actualmente en el rol, investigar en línea, hablar con el departamento de RRHH, y discutir con otros gerentes. Mantenga la lista de responsabilidades concisa, pero incluya detalles. Cuantos más detalles en torno a cada rol permitan al empleado comprender el rol y mejorar sus posibilidades de éxito.

Identifique los KPI que definirán el rol.

El gerente debe explicar cómo medirá cada KPI en el rol y qué es un éxito o un fracaso. Describir de dónde proceden los datos y cómo se calcula el KPI. A continuación, siéntese con el empleado y documente cuáles serán los objetivos para cada KPI por un período específico. Asegúrese de que el empleado está a bordo y acepta que puede alcanzar sus objetivos. Si se establecen números en los que no creen, entonces usted puede perder al empleado al principio del proceso.

Revisar y finalizar los KPI

Históricamente, los gerentes tenían una revisión anual que trataba de encapsular lo que sucedió a lo largo del año, pero por lo general sólo destacaba los últimos meses ya que eso es todo lo que la mayoría recuerda. En un año como 2020, se hace aún más difícil con el rápido cambio al trabajo remoto.

Comience ahora: reúnase con el empleado mensualmente, muestre el objetivo de KPI, los resultados hasta la fecha y una varianza. Incluya un semáforo en cada KPI para mostrar si el empleado está teniendo éxito (verde), fallando (rojo) o en el medio (amarillo). Para todos los elementos amarillos y rojos, los elementos de acción de documentos que el empleado necesita hacer para mejorar los que están por debajo del objetivo.

Ahora cuando se reúnan el gerente simplemente revisará los números y los elementos de acción anteriores. Muchos de los problemas de eficiencia del trabajo desaparecen y todo se trata de productividad. A continuación, se muestra un ejemplo de un cuadro de mando simple para que un gerente revise con un consultor que incluya datos reales, el objetivo, la varianza con los semáforos y los objetivos para los próximos cuatro trimestres.

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Al hacer esto en todos los ámbitos, la cultura cambia para convertirse en una fuerza de trabajo altamente productiva. Los buenos empleados quieren trabajar con otros buenos empleados. Esta cultura ayuda a construir una empresa rentable con alto crecimiento. Terminar con los empleados que regularmente no cumplen sus metas, pero de una manera que está clara desde el primer día.

Beneficios de un software automatizado de planificación de la fuerza de trabajo y la gestión de KPI’s

Ya sea que sus KPI’s y los requisitos de planificación de la fuerza de trabajo sean lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que actualmente utilicen herramienta moderna de planificación y presupuestación, ahora puede ser un buen momento para pensar en maneras de combinar la presupuestación, la planificación de la fuerza de trabajo, los informes y la administración de KPI en una única solución.

Por lo tanto, ya sea causado por un brote de virus desafortunado o tendencias tecnológicas que afectan a su industria, tener herramientas para la planificación de la fuerza de trabajo eficaces para estar listo para un reforecast siempre va a reducir el estrés y la presión arterial para el equipo de gestión de la organización.

 

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios. Solver esta disponible en España, América Latina, Centro América, México, Colombia, Brasil, Peru, Ecuador, Argentina, Panama, Chile y en otros países.

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liquidityriskanalysis

A nadie le gusta un presupuesto que está lejos del objetivo, especialmente cuando podría resultar en una crisis de liquidez. Afortunadamente, la mayoría de las empresas rara vez tienen que experimentar un evento tan estresante. Aunque, en una economía turbulenta donde los tipos de interés y los índices bursátiles suben y bajan como yoyos y las noticias sobre despidos corporativos son parte de los titulares de las noticias diarias, una fuerte claridad financiera no parece una mala idea.

Entonces, ¿qué significa un pronóstico de flujo de caja para la mayoría de la gente?

Aquí hay una definición: Una previsión de flujo de caja es un plan que muestra cuánto dinero espera recibir y pagar una empresa en un período de tiempo determinado.

Basándose en la definición anterior, parece lógico que todas las empresas tengan una predicción del flujo de caja perfectamente integrada en sus procesos corporativos, pero ¿es esa la realidad? Echemos un vistazo más de cerca.

¿Todas las empresas están haciendo pronósticos de flujo de caja?

 

Por mucho que parezca tener sentido disponer de una buena estimación de sus futuras salidas y entradas de efectivo, muchas empresas nunca lo hacen. Esto es especialmente cierto en las pequeñas y medianas empresas.

Algunas de las razones de la falta de modelos de previsión de flujo de caja son las siguientes:

  • El personal de finanzas no tiene tiempo para prepararlo
  • Falta de herramientas para automatizar la previsión del flujo de caja
  • Complejidad en la creación de un buen modelo de flujo de efectivo
  • La falta de precisión en los modelos anteriores ha reducido el interés en repetirlo.
  • Otras tareas de negocios o incendios mantienen a los ejecutivos enfocados en otras áreas
  • El equipo de planificación financiera se cansa después del proceso de presupuesto anual y no tiene tiempo ni motivación para volver a pronosticar el presupuesto durante el año.

Independientemente de la razón por la que no se hace un pronóstico de flujo de caja, un flujo de caja correcto es esencial para todos los negocios, así que no hay falta de motivación.

Veamos los beneficios potenciales de una previsión precisa del flujo de efectivo.

¿Por qué las empresas quieren proyectar sus futuras salidas y entradas de efectivo?

 

La mayoría de los ejecutivos saben que dormirían mejor por la noche si dispusieran de un mecanismo que les indicara con bastante precisión si la liquidez de su negocio se mantendrá saludable o no en los meses venideros.

A continuación, se presenta un ejemplo de un informe que utiliza indicadores de color y gráficos sencillos para ayudar a los directivos a analizar la posición de efectivo proyectada de la empresa basándose en la previsión de flujo de efectivo subyacente.

liquidity risk analysis

Hay varias razones muy lógicas por las que una empresa puede beneficiarse de las pronósticos de flujo de caja regulares, entre ellas:

  1. Reducir el riesgo de insolvencia – al tener una idea clara de cualquier problema de liquidez que se presente, la administración puede reaccionar con prontitud y evitar el drama y el estrés
  2. Moverse más rápido en las oportunidades de inversión – si usted, gracias a una previsión de flujo de caja, sabe desde el principio que el negocio estará lleno de efectivo en los meses venideros, puede empezar a planificar las adquisiciones, el pago inicial de la deuda de alto interés, las compras de activos de capital estratégicos, etc.
  3. Satisfacer a los banqueros para permitir la financiación de la deuda u otras transacciones financieras respaldadas por el banco

En otras palabras, los pronósticos sólidos de flujo de caja pueden ser de gran valor para un equipo de administración. Sin embargo, si muchos equipos financieros temen el trabajo adicional de hacer la planificación y la realización de un análisis de flujo de caja, ¿cómo pueden las empresas todavía hacerlo?

¿Cómo automatizar las predicciones de flujo de caja?

 

Como en muchos otros casos, la tecnología puede ayudar a automatizar tareas laboriosas. En el caso de la predicción del flujo de caja, existe una categoría de software en la nube que a menudo se denomina soluciones de gestión del rendimiento corporativo (CPM) y que incluye proveedores como Adaptive Insights, Centage y Solver que se especializan en la planificación, la presupuestación y la predicción.

Los beneficios de las herramientas de CPM incluyen la previsión de escenarios «excelentes», «buenos» y «malos» para que los directivos puedan planificar de forma adecuada. En otros casos, las soluciones de CPM proporcionan procesos de previsión completos basados en controladores. Basado en controladores significa que el pronóstico incluye supuestos que ayudan a automatizar y simplificar la creación de pronósticos de ventas, nómina, gastos, balance general y flujo de caja.

A veces los administradores no tienen el tiempo o la necesidad de una predicción completa para analizar la liquidez proyectada, en cuyo caso pueden utilizar modelos de simulación para ajustar rápidamente los elementos de sus salidas y entradas de efectivo para ver el impacto en la posición de efectivo como se ve en este ejemplo:

 

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La mayoría de los ejecutivos estarían de acuerdo en que las predicciones exactas de flujo de caja proporcionan numerosos beneficios a su negocio. Durante las turbulencias económicas, las predicciones del flujo de caja pueden ayudar a reducir el riesgo de tener problemas de liquidez y aumentar la posibilidad de estar preparados para aprovechar las oportunidades de inversión. Independientemente de la motivación, hay buenas herramientas disponibles para ayudar a automatizar y simplificar esos procesos de planificación financiera.

 

En Solver, ofrecemos soluciones de gestión del rendimiento corporativo que le ayudan a establecer predicciones y análisis del flujo de caja y a prepararse para tiempos inciertos. Póngase en contacto con uno de los miembros de nuestro equipo de expertos para saber cómo podemos ayudarle a mejorar sus procesos de flujo de caja.

 

Con una comunidad en desarrollo y rápido crecimiento de miles de clientes globales y cientos de socios en todo el mundo, Solver ofrece una suite líder de gestión del rendimiento corporativo (CPM) en la nube para Microsoft Dynamics 365 Finance y Business Central, Acumatica, SAP Business One, SAP ByDesign, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, NetSuite y otros ERPs. Solver está clasificado en el cuadrante líder en la cuadrícula de software de Corporate Performance Management (CPM) en G2, y como socio de ISV de Microsoft Gold, Solver ha ganado innumerables premios, incluyendo el premio Microsoft BI Partner of Year, el reconocimiento en el Cuadrante Mágico de CPM del Grupo Gartner y los mejores lugares para trabajar para una cultura del lugar de trabajo que celebra el servicio al cliente, la integridad y la innovación. Solver se vende a través de sus 12 oficinas globales y una red mundial de socios. Solver esta disponible en España, América Latina, Centro América, México, Colombia, Brasil, Peru, Ecuador, Argentina, Panama, Chile y en otros países.

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Cómo volver a pronosticar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es fácil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy rápido.

¿Cómo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?

A veces ocurren eventos inesperados y está claro que el rendimiento real de la empresa se está moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensación de empleados
  • Una descomposición financiera detallada de los objetivos estratégicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas señales de que su presupuesto se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administración comenta por qué se está produciendo una desviación del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzará a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es «inútil» o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pronóstico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la próxima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pronósticos.

Las técnicas de pronosticación de otras compañías solo incluyen una única versión presupuestaria anual como línea de base, y para estas empresas volver a pronosticar “forzadamente» debido a eventos inesperados podría implicar muchos más brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del próximo año
  2. Dejar el presupuesto tal cual está y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del año y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pronóstico.

La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo sólo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y algunas veces también para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de cálculo y luego volver a importar el pronóstico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y más grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por división o departamento. Estas empresas tienen o muchos más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.

Profit and loss report

¿Cómo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pronóstico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa está usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto último es que el nuevo pronóstico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llevó a la volver a realizar el pronóstico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevaría a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestación y los pronósticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos está altamente controlado por fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticación puede calcular rápidamente todas las entradas necesarias automáticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducción/aumento en el número de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificación Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • Análisis de qué pasaría si, ‘what if’

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Independientemente de cómo lo llame y del tipo de herramienta de planificación que utilice, un modelo de pronóstico automatizado puede volver a crear un pronóstico completo en minutos u horas frente a días o semanas con métodos manuales.

Un modelo automatizado también le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pronóstico «Mejor caso», «Peor caso» o «Probable», puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pronóstico. En su lugar, reemplace la versión presupuestaria «Probable» por el escenario «Mejor caso» o «Peor caso» y ya está listo.

Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y éste volverá a calcular y a almacenar las transacciones de pronóstico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compañía tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pronóstico presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisición de un competidor. La planificación reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de su organización.