¿Qué es un Panel de Análisis de Gastos para la Educación Superior?

Los tableros de gastos se consideran herramientas de análisis financiero y son utilizados por los directores financieros y de contabilidad para comprender rápidamente los usos de los fondos y las variaciones con respecto al plan y al año anterior. Algunas de las principales funcionalidades de este tipo de panel es que proporciona una forma sencilla de analizar los gastos operativos desde seis perspectivas diferentes: 1) Las cinco principales fuentes de gasto con la comparación de lo real, lo real del año pasado y el presupuesto. Las fuentes enumeradas en el ejemplo incluyen: Reparaciones y mantenimiento, becas, investigación, libros y biblioteca, licencias y otros, 2) Total de gastos anuales con comparación real y presupuestaria, 3) Tabla con el listado clasificado de todas las categorías de gastos y comparación de las cifras reales con las del año pasado, desviación (%), presupuesto y variación del presupuesto, 4) Acumulación de los componentes de los gastos reales, 5) Total de gastos por universidad, y 6) Gastos por campus. El usuario puede aplicar filtros utilizando el «Menú de filtros» en la parte superior de la pantalla. A continuación, encontrará un ejemplo de este tipo de tablero

Propósito de los Tableros de Análisis de Gastos

Las universidades y los centros de enseñanza superior utilizan los tableros de control de gastos para proporcionar a los ejecutivos diferentes formas de desglosar y comparar los gastos operativos. Cuando se utilizan como parte de las buenas prácticas empresariales en los departamentos de Planificación y Análisis Financiero (FP&A), una organización puede mejorar su velocidad de decisión y el superávit/déficit, y puede reducir las posibilidades de que los líderes pasen por alto áreas de gasto excesivo no planificado

Ejemplo de Panel de Gastos

Este es un ejemplo de un tablero de análisis de gastos con la comparación de los diferentes usos de los fondos, así como las variaciones del presupuesto.

Ejemplo de Panel de Análisis de Gastos para Instituciones de Educación Superior

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¿Quién utiliza este tipo de Tableros?

Los usuarios típicos de este tipo de cuadros de mando son: CFO, gerentes de contabilidad, gerentes de presupuesto, contadores de costos

Otros informes que suelen utilizarse junto con los Tableros de Gastos

Los departamentos de planificación y análisis financiero (FP&A) a menudo utilizan diferentes tableros de gastos, junto con estados financieros, informes de gastos detallados, presupuestos anuales, tableros de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI) y otras herramientas de gestión y control.

¿De dónde provienen los datos para el análisis?

Los datos reales (transacciones históricas) suelen provenir de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite y otros.

En los análisis en los que se utilizan presupuestos o previsiones, los datos suelen provenir de modelos internos de hojas de cálculo Excel o de soluciones profesionales de gestión del rendimiento corporativo (CPM/EPM).

¿Qué herramientas se utilizan normalmente para la presentación de informes, la planificación y Dashboards?

Ejemplos de programas informáticos empresariales utilizados con los datos y los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP) mencionados anteriormente son:

  • Escritores de informes de ERP nativos y herramientas de consulta
  • Hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel)
  • Herramientas de gestión del rendimiento corporativo (CPM) (por ejemplo, Solver)
  • Dashboards (por ejemplo, Microsoft Power BI and Tableau)

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