¿Qué es un reporte de análisis de gastos de viaje y entretenimiento?

Los reportes de viajes y entretenimiento (V&E) son considerados herramientas de análisis de gastos y a menudo son utilizados por los contralores y contadores para gestionar y revisar los costos de V&E. Algunas de las funcionalidades clave de este tipo de reporte es que se ajusta a los parámetros y generalmente se revisa mensualmente. Las columnas muestran el departamento, el empleado, el tipo de viaje (gasto) y el monto. Las filas muestran los gastos por categoría y están agrupadas por empleado y departamento. En la parte inferior del reporte se muestra un gráfico que compara el gasto real total de V&E del departamento con el presupuesto. A continuación, encontrará un ejemplo de este tipo de reporte.

Propósito de los reportes de análisis de gastos V&E

Las empresas y organizaciones utilizan los reportes de análisis de gastos V&E para revisar fácilmente los gastos V&E a gran escala y con la opción de desglosar los detalles por empleado. Cuando se utilizan como parte de las buenas prácticas empresariales en el departamento de contabilidad, una empresa puede mejorar su control de costos y su resultado final, así como reducir las posibilidades de sobrepasar el presupuesto y de cometer abusos.

Ejemplo de reporte de análisis de gastos V&E

A continuación, se muestra un ejemplo de reporte de viajes y entretenimiento por empleado y departamento.

Reporte de Análisis de Gato de Viajes y Entretenimiento

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¿Quién utiliza este tipo de reporte?

Los usuarios típicos de este tipo de reportes son: Contralores y Contadores.

Otros reportes que se utilizan a menudo en conjunto con los reportes de análisis de gastos V&E

El Departamento de Contabilidad utiliza a menudo diferentes reportes de análisis de gastos V&E, junto con dashboards de V&E, reportes de pérdidas y ganancias por departamento y corporativos y otras herramientas de gestión y control.

¿De dónde provienen los datos para el análisis?

Los datos reales (transacciones históricas) suelen provenir de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite y otros.

En los análisis en los que se utilizan presupuestos o previsiones, los datos suelen provenir de modelos internos de hojas de cálculo Excel o de soluciones profesionales de gestión del rendimiento corporativo (CPM/EPM).

¿Qué herramientas se utilizan normalmente para la presentación de informes, la planificación y Dashboards?

Ejemplos de programas informáticos empresariales utilizados con los datos y los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP) mencionados anteriormente son:

  • Escritores de informes de ERP nativos y herramientas de consulta
  • Hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel)
  • Herramientas de gestión del rendimiento corporativo (CPM) (por ejemplo, Solver)
  • Dashboards (por ejemplo, Microsoft Power BI and Tableau)

Soluciones tecnológicas de gestión del rendimiento corporativo (CPM) y más ejemplos

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