¿Qué es un informe presupuestario de gastos por fondos?

Los informes de presupuesto de gastos por fondos se consideran herramientas de aprobación y análisis de presupuestos y son utilizados por los ejecutivos y gestores de presupuestos para revisar los presupuestos de gastos aprobados por fondos. Algunas de las principales funcionalidades de este tipo de informe es que muestra los resultados históricos así como las iteraciones del presupuesto actual. La información incluye: 1) Gastos reales del año anterior por fondo, 2) Presupuesto aprobado del año anterior, 3) Presupuesto revisado del año anterior, 4) Presupuesto solicitado, 5) Presupuesto recomendado, 6) Presupuesto aprobado, 7) Desviaciones en importes y porcentajes. Las filas agrupan y subtotalizan los gastos por cuenta (código de objeto) y fondo. Los semáforos ayudan a resaltar los importes significativos. A continuación, encontrará un ejemplo de este tipo de informe.

Propósito de los informes presupuestarios de gastos por fondos

Las organizaciones del sector público utilizan los informes presupuestarios de gastos por fondos para ofrecer a los dirigentes una imagen clara de cómo han llegado al presupuesto aprobado. Cuando se utilizan como parte de las buenas prácticas empresariales en los departamentos de Planificación y Ejecutivo, una entidad gubernamental puede mejorar sus decisiones estratégicas y las asignaciones de gastos, y puede reducir las posibilidades de que los gestores no se apropien de los presupuestos por fondos ni los supervisen.

Ejemplo de informe sobre el presupuesto de gastos por fondos

A continuación, se muestra un ejemplo de informe de gastos por fondos con detalles a nivel de cuentas por fondos, así como versiones presupuestarias detalladas.

Ejemplo de informe presupuestario de gastos por fondos para organizaciones del sector público

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¿Quién utiliza este tipo de informe?

Los usuarios típicos de este tipo de informe son: Ejecutivos, planificadores estratégicos, responsables de presupuestos, controladores.

Otros informes utilizados a menudo junto con los informes de presupuesto de gastos por fondos

Los departamentos ejecutivos y de planificación progresiva utilizan a veces varios informes de presupuesto de gastos por fondos, junto con cuadros de mando de presupuestos financieros, planes estratégicos, presupuestos anuales, estados financieros, cuadros de mando de indicadores clave de rendimiento del gobierno y otras herramientas de gestión y control.

¿Dónde se origina el análisis de la información?

Los datos reales (transacciones históricas) suelen provenir de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite y otros.

En los análisis en los que se utilizan presupuestos o previsiones, los datos suelen provenir de modelos internos de hojas de cálculo Excel o de soluciones profesionales de gestión del rendimiento corporativo (CPM/EPM).

¿Qué herramientas se utilizan normalmente para la presentación de informes, la planificación y Tableros de control?

Ejemplos de programas informáticos empresariales utilizados con los datos y los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP) mencionados anteriormente son:

  • Escritores de informes de ERP nativos y herramientas de consulta
  • Hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel)
  • Herramientas de gestión del rendimiento corporativo(CPM) (por ejemplo, Solver)
  • Dashboards (por ejemplo, Microsoft Power BI and Tableau)

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