¿Qué es un informe de resumen de tiempo y gastos?

Los informes de resumen de tiempo y gastos se consideran herramientas de análisis operativo y son utilizados por los directores de proyectos (PM) y los directores de consultoría para obtener una visión clara de los detalles de las horas y de los importes de facturación de los clientes. Algunas de las principales funcionalidades de este tipo de informe es que se puede ejecutar para cualquier rango de fechas y para uno o varios clientes. En este último caso, cada informe de cliente se genera dinámicamente en una pestaña separada del informe. Las filas (no todas son visibles en el ejemplo siguiente) incluyen tanto los gastos de bolsillo como las horas y los importes de facturación, todo ello sumado a un resumen en la parte inferior del informe. Cada sección de la fila está sub agrupada por consultor que trabaja para el cliente. Las columnas incluyen: Fechas, descripciones, tareas, horas/cantidad, tarifa e importe. A continuación, encontrará un ejemplo de este tipo de informe.

Propósito de los Informes de Resumen de Tiempos y Gastos por Cliente

Las organizaciones de Servicios Profesionales utilizan los Informes de Resumen de Tiempos y Gastos por Cliente para permitir un análisis claro de las horas y los gastos asociados a cada cliente para el rango de fechas seleccionado. Cuando se utiliza como parte de las buenas prácticas empresariales en los departamentos de PMO y Consultoría, una empresa puede mejorar sus estrategias y planificación de clientes, y puede reducir las posibilidades de que se tomen malas decisiones debido a la falta de informes de clientes buenos y claros.

Ejemplo de resumen de tiempo y gastos por informes de clientes

Este es un ejemplo de un informe de tiempo y gastos por cliente con varias pestañas, con los gastos del proyecto, las horas y las cantidades facturables.

Informe de Resumen de Tiempos y Gastos por Cliente para Empresas de Servicios Profesionales

Ejemplo de informe de resumen de tiempos y gastos por cliente para empresas de servicios profesionales

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¿Quién utiliza este tipo de informe?

Los usuarios típicos de este tipo de informe son: Líderes de servicio, gerentes de proyecto, consultores.

Otros informes que se utilizan a menudo junto con los informes de resumen de tiempo y gastos por cliente

Los departamentos progresivos de PMO y de consultoría a veces utilizan varios informes diferentes de Resumen de Tiempo y Gastos por Cliente, junto con informes de facturación de consultores, cuadros de mando de clientes, informes detallados de proyectos y de resumen, modelos de previsión de proyectos, modelos de presupuestos anuales y otras herramientas de gestión y control.

¿De dónde provienen los datos para el análisis?

Los datos reales (transacciones históricas) suelen provenir de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics SL, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Netsuite y otros.

En los análisis en los que se utilizan presupuestos o previsiones, los datos suelen provenir de modelos internos de hojas de cálculo Excel o de soluciones profesionales de gestión del rendimiento corporativo (CPM/EPM).

¿Qué herramientas se utilizan normalmente para la presentación de informes, la planificación y Dashboards?

Ejemplos de programas informáticos empresariales utilizados con los datos y los sistemas de planificación de los recursos empresariales (ERP) mencionados anteriormente son:

  • Escritores de informes de ERP nativos y herramientas de consulta
  • Hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel)
  • Herramientas de gestión del rendimiento corporativo(CPM) (por ejemplo, Solver)
  • Dashboards (por ejemplo, Microsoft Power BI and Tableau)

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