¿Qué es un informe de análisis de gastos de viajes y entretenimiento?

Los informes de viajes y entretenimiento (T&E) se consideran herramientas de análisis de gastos, estos son usados por los controladores y contadores para administrar y revisar los costos de T&E. Algunas de las funciones clave de este tipo de informe es que se basa en parámetros y, por lo general, se revisa mensualmente. Las columnas muestran Departamento, Empleado, Tipo de viaje (gasto) y Monto. Las filas muestran los gastos por categoría y están agrupadas por empleado y departamento. La parte inferior del informe muestra un gráfico que compara el gasto total de T&E departamental real con el presupuesto. A continuación, encontrará un ejemplo de este tipo de informe.

El propósito de los informes de análisis de gastos de T&E

Las empresas y organizaciones utilizan los informes de análisis de gastos de T&E para revisar fácilmente los gastos de T&E tanto a un alto nivel como con la opción de profundizar en los detalles granulares por empleado. Cuando se utiliza como parte de las buenas prácticas comerciales en un departamento de contabilidad, una empresa puede mejorar su control de costos y su resultado final, así como reducir las posibilidades de sobrecostos presupuestarios y abusos.

Ejemplo de informe de análisis de gastos de T&E

A continuación, se muestra un ejemplo de Informe de viajes y entretenimiento por empleado y departamento.

Ejemplo de informe de análisis de gastos de viajes y entretenimiento

Reporte de Análisis de Viajes y Entretenimiento por Departamento

Puede encontrar ejemplos adicionales aquí

¿Quién usa este tipo de informe?

Los usuarios típicos de este tipo de informes son: Controladores y Contadores.

Otros informes que se utilizan a menudo junto con los informes de análisis de gastos de T&E

Los departamentos de contabilidad progresiva a veces utilizan varios informes de análisis de gastos de T&E diferentes, junto con paneles de control de T&E, informes de pérdidas y ganancias departamentales y corporativas y otras herramientas de gestión y control.

¿De dónde proceden los datos para el análisis?

Los datos reales (transacciones históricas) generalmente provienen de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) como: Microsoft Dynamics 365 (D365) Finance, Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365 BC), Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics GP, Microsoft Dynamics SL, Sage Intacct, Sage 100, Sage 300, Sage 500, Sage X3, SAP Business One, SAP ByDesign, Acumatica, Netsuite y otros.

En los análisis en los que se utilizan presupuestos o previsiones, los datos de planificación suelen originarse en modelos internos de hojas de cálculo de Excel o en soluciones profesionales de gestión del rendimiento empresarial (CPM / EPM).

¿Qué herramientas se utilizan normalmente para informes, planificación y paneles de control?

Algunos ejemplos de software empresarial que se utilizan con los datos y los ERP mencionados anteriormente son:

  • Redactores de informes y herramientas de consulta nativos de ERP
  • Hojas de cálculo (por ejemplo, Microsoft Excel)
  • Herramientas de gestión del rendimiento corporativo (CPM) (por ejemplo, Solver)
  • Dashboards (por ejemplo, Microsoft Power BI y Tableau)

Soluciones en la nube de Corporate Performance Management (CPM) y más ejemplos