C贸mo volver a pronosticar r谩pidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es f谩cil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisici贸n no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy r谩pido.

驴C贸mo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pron贸stico?

A veces ocurren eventos inesperados y est谩 claro que el rendimiento real de la empresa se est谩 moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensaci贸n de empleados
  • Una descomposici贸n financiera detallada de los objetivos estrat茅gicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas se帽ales de que su presupuesto se est谩 volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administraci贸n comenta por qu茅 se est谩 produciendo una desviaci贸n del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzar谩 a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es “in煤til” o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pron贸stico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la pr贸xima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestaci贸n y pron贸stico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pron贸sticos.

Las t茅cnicas de pronosticaci贸n de otras compa帽铆as solo incluyen una 煤nica versi贸n presupuestaria anual como l铆nea de base, y para estas empresas volver a pronosticar 鈥渇orzadamente” debido a eventos inesperados podr铆a implicar muchos m谩s brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

驴Qu茅 hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del pr贸ximo a帽o
  2. Dejar el presupuesto tal cual est谩 y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuaci贸n).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del a帽o y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pron贸stico.

La mayor铆a de las empresas ingresan sus pron贸sticos corporativos a un nivel m谩s alto que el presupuesto anual, y a menudo s贸lo se hace a nivel de cuenta de p茅rdidas y ganancias y algunas veces tambi茅n para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayor铆a de los casos, las organizaciones m谩s peque帽as con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de c谩lculo y luego volver a importar el pron贸stico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y m谩s grandes, incluso los pron贸sticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por divisi贸n o departamento. Estas empresas tienen o muchos m谩s recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestaci贸n para automatizarlo.

Profit and loss report

驴C贸mo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pron贸stico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa est谩 usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto 煤ltimo es que el nuevo pron贸stico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llev贸 a la volver a realizar el pron贸stico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevar铆a a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestaci贸n y los pron贸sticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos est谩 altamente controlado por f贸rmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticaci贸n puede calcular r谩pidamente todas las entradas necesarias autom谩ticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducci贸n/aumento en el n煤mero de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificaci贸n Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuaci贸n)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • An谩lisis de qu茅 pasar铆a si, ‘what if’

Picture2

 

Independientemente de c贸mo lo llame y del tipo de herramienta de planificaci贸n que utilice, un modelo de pron贸stico automatizado puede volver a crear un pron贸stico completo en minutos u horas frente a d铆as o semanas con m茅todos manuales.

Un modelo automatizado tambi茅n le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pron贸stico “Mejor caso”, “Peor caso” o “Probable”, puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pron贸stico. En su lugar, reemplace la versi贸n presupuestaria “Probable” por el escenario “Mejor caso” o “Peor caso” y ya est谩 listo.

Si la situaci贸n requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y 茅ste volver谩 a calcular y a almacenar las transacciones de pron贸stico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compa帽铆a tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pron贸stico presupuestario, estar谩 preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisici贸n de un competidor. La planificaci贸n reducir谩 el estr茅s y la presi贸n arterial para el equipo financiero de su organizaci贸n.

 

Sales Analysis Dashboard

Como elegir el mejor proveedor de CPM para sus necesidades de reportes financieros y presupuestos

驴Por qu茅 las empresas est谩n actualizando de hojas de c谩lculo a Gestion del Rendimiento Corporativo –Corporate Performance Management (CPM)?

Normalmente hay dos o tres motivadores claves por los que una organizaci贸n comienza a buscar la soluci贸n de Gesti贸n del Desempe帽o Corporativo (CPM):

1) La dificultad de en la presentaci贸n de informes manualmente o la presupuestaci贸n en la hoja de c谩lculo se est谩 convirtiendo en una carga importante para el equipo financiero.

2) La administraci贸n ve una ventaja estrat茅gica en la automatizaci贸n de los procesos de informes, planificaci贸n y an谩lisis para impulsar mejores y m谩s r谩pidas decisiones que los competidores.

3) La empresa est谩 migrando a un sistema ERP en la nube y tambi茅n quiere actualizar los informes y la presupuestaci贸n a la mejor soluci贸n en la nube.

Sin embargo, ya sea para mejorar la eficiencia, las iniciativas estrat茅gicas o la migraci贸n a la nube lo que impulsa la decisi贸n de encontrar una soluci贸n de CPM, hay muchos obst谩culos que se pueden evitar y as铆 aumentar las posibilidades de 茅xito y un buen retorno de la inversi贸n (ROI). Algunos de estos se discuten a continuaci贸n.

驴Por qu茅 es importante seleccionar cuidadosamente a los proveedores de CPM?

  • Mercado de miembros y adquisiciones turbulento (M&A)

Al examinar ejemplos hist贸ricos, la mayor铆a de las veces cuando un proveedor es adquirido esto termina teniendo resultados negativos para los clientes. La raz贸n m谩s t铆pica por la que surgen problemas es que las empresas adquisidoras suelen ser mucho m谩s grandes que la empresa objetivo y, por lo tanto, la pol铆tica y otras prioridades internas de la empresa matriz tienden a alejar a los empleados, perturbar el enfoque del desarrollo del producto, aumentar los precios y mucho m谩s. Eventualmente, muchos productos adquiridos mueren lentamente, y los clientes terminan cambiando de producto y proveedor. Comshare, Adaytum, SRC Software y Clarity fueron s贸lo algunos proveedores que sufrieron este destino durante la oleada de fusiones y adquisiciones que tuvo lugar en el espacio CPM hace 15-20 a帽os. En los 煤ltimos 3 a帽os, se ha venido produciendo otra oleada de fusiones y adquisiciones, incluyendo la compra de Adaptive Insight por Workday, una empresa de PE que compra Host Analytics a su antiguo inversor, Wolters Kluwer comprando Tagetik, y PE adquiriendo Insight Software comprando Jet Global, Atlas, BizNet y a otros jugadores.

  • Proteger la inversi贸n financiera

Las soluciones de CPM en estos d铆as est谩n cada vez m谩s basadas en la nube y los clientes pueden registrarse por uno o m谩s a帽os de suscripci贸n en lugar de tener que comprar el software por adelantado. Sin embargo, incluso si una suscripci贸n es razonable, la cantidad de tiempo y esfuerzo requerido por el personal interno, a menudo con la ayuda de costosos consultores, para poner en marcha una soluci贸n de CPM completamente en funcionamiento con los informes, el modelo presupuestario y los paneles de visualizaci贸n que necesita la administraci贸n puede ser muy significativo. Es de esperarse entre veinte mil d贸lares hasta varios cientos de miles de d贸lares en costos directos e indirectos para implementaciones completas. En otras palabras, elegir el proveedor y el producto adecuados conllevan un costo mucho mayor que simplemente el valor de un a帽o de suscripci贸n.

  • Proteger su trabajo

Si bien una buena selecci贸n de proveedores y una implementaci贸n exitosa pueden traer un beneficio significativo para las carreras del equipo directivo a cargo del proyecto, tambi茅n, puede ser todo lo contrario si no funciona bien. Adem谩s, el estr茅s y las largas horas que a menudo conllevan las implementaciones de software empresarial, en caso de que no terminen bien, pueden ser una cicatriz que le siga durante mucho tiempo en su carrera.

Factores clave de selecci贸n de proveedores

Mientras que algunas organizaciones tienen procesos de selecci贸n de software demasiado r铆gidos cuando eval煤an nuevas soluciones de CPM, otras sufren el problema opuesto.聽 Algunos consejos simples de regla general pueden incluir:

  • Evitar las licitaciones (RFP): A menos que las licitaciones (RFP) sean simples y se centren en los factores importantes determinados por los usuarios de negocios, tienden a jugar favorabilidades basadas en qui茅n escribi贸 el RFP y a menudo se basan en plantillas con demasiadas preguntas que ahogan los elementos importantes en los temas mucho menos relevantes. Adem谩s, pocos miembros del equipo terminan leyendo todas las respuestas de RFP, y los proveedores tienden a interpretar las preguntas a su manera con el fin de proporcionar un n煤mero m谩ximo de respuestas positivas.
  • Conozca lo que desea: Indique los objetivos clave y las necesidades cr铆ticas para los proveedores y exija que se cubran en demostraciones.
  • Integraciones de ERP preconstruidas: aseg煤rese de que los proveedores de CPM que mire tengan una integraci贸n preconstruida con su sistema ERP, e idealmente proporcionen conectividad tanto a las tablas de contabilidad como a las tablas de contabilidad secundarias para que pueda informar, explorar en profundidad y presupuestar tanto detalle como lo deseen sus usuarios empresariales.
  • Compatibilidad con las mejores herramientas de visualizaci贸n: en el pasado, la mayor铆a de los proveedores de CPM desarrollaron sus propias herramientas de visualizaci贸n, a menudo muy limitadas. El resultado ha sido que muchas organizaciones, por lo tanto, tambi茅n compraron las mejores herramientas de visualizaci贸n para servir a otros usuarios y otras fuentes de datos en la empresa. Sin embargo, con el auge de soluciones avanzadas de visualizaci贸n como Power BI y Tableau de Microsoft (adquiridas por Salesforce en 2019), la nueva tendencia es que las soluciones de CPM se centren en sus capacidades principales de generaci贸n de informes, consolidaciones y planificaci贸n y, en su lugar, entregan sus datos a las mejores soluciones de visualizaci贸n seg煤n las integraciones que tengan preconstruidas.
  • Listo para la nube: Aunque muchas empresas siguen ejecutando varios de sus sistemas empresariales cr铆ticos en servidores locales, la tendencia de la nube es clara y las soluciones de CPM son generalmente m谩s f谩ciles de administrar en la nube, con actualizaciones automatizadas, versiones frecuentes e interfaces f谩ciles de usar. Algunos, como Solver, incluso pueden consultar ciertos sistemas ERP locales en vivo desde la nube, proporcionando a los contadores informaci贸n en tiempo real y profundizando directamente en su ERP. Aseg煤rese de que la soluci贸n de CPM que observa se ha dise帽ado para la nube y y que se trata de una arquitectura local “antigua” y de un solo inquilino que el proveedor aloja en alg煤n lugar de la nube.
  • Estabilidad del proveedor: Como se discuti贸 al principio de este blog, ha habido una enorme cantidad de adquisiciones en la industria de CPM en los 煤ltimos a帽os, y la mayor铆a de los proveedores que no han sido adquiridos por un proveedor m谩s grande, tienen fuertes inversiones de Private Equity (PE). Ejemplos son Vena,Board 聽y 聽 Excepciones notables a esto son聽 Prophix聽 y聽 Solver. Las empresas de PE generalmente quieren el retorno de su inversi贸n dentro de los pr贸ximos 4-5 a帽os despu茅s hacer su inversi贸n para que puedan proporcionar rendimientos reales a sus inversionistas, y eso a menudo significa que los clientes encontrar谩n a su proveedor cambiando de propietario de nuevo, a menudo con el aumento de precios resultante y el enfoque de desarrollo cambiante.

S茅a estrat茅gico

Ya sea por la gran cantidad informes de hojas de c谩lculo y la dificultad que conlleva la presupuestaci贸n o encontrar una pista t谩ctica para ventajas competitivas con una toma de decisiones m谩s r谩pida y mejor lo que impulsa su b煤squeda de una soluci贸n de CPM, un consejo final es ser estrat茅gico al respecto. No vea una soluci贸n de CPM como una cura temporal, en vez de esto, vea esta tecnolog铆a por lo que puede ser cuando se elige e implementa correctamente con cuidado; una de sus herramientas de toma de decisiones m谩s importantes que puede ayudar a impulsar el crecimiento y el 茅xito de su organizaci贸n en los 2020s.