Cómo volver a pronosticar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

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Es fácil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy rápido.

¿Cómo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?

A veces ocurren eventos inesperados y está claro que el rendimiento real de la empresa se está moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensación de empleados
  • Una descomposición financiera detallada de los objetivos estratégicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas señales de que su presupuesto se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administración comenta por qué se está produciendo una desviación del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzará a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es “inútil” o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pronóstico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la próxima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pronósticos.

Las técnicas de pronosticación de otras compañías solo incluyen una única versión presupuestaria anual como línea de base, y para estas empresas volver a pronosticar “forzadamente” debido a eventos inesperados podría implicar muchos más brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del próximo año
  2. Dejar el presupuesto tal cual está y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del año y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pronóstico.

La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo sólo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y algunas veces también para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de cálculo y luego volver a importar el pronóstico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y más grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por división o departamento. Estas empresas tienen o muchos más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.

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¿Cómo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pronóstico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa está usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto último es que el nuevo pronóstico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llevó a la volver a realizar el pronóstico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevaría a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestación y los pronósticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos está altamente controlado por fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticación puede calcular rápidamente todas las entradas necesarias automáticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducción/aumento en el número de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificación descendente
  • Modelado basado en el conductor
  • Modelado de retroceso (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuación)
  • Análisis de qué pasaría si

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Independientemente de cómo lo llame y del tipo de herramienta de planificación que utilice, un modelo de pronóstico automatizado puede volver a crear un pronóstico completo en minutos u horas frente a días o semanas con métodos manuales.

Un modelo automatizado también le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pronóstico “Mejor caso”, “Peor caso” o “Probable”, puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pronóstico. En su lugar, reemplace la versión presupuestaria “Probable” por el escenario “Mejor caso” o “Peor caso” y ya está listo.

Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y éste volverá a calcular y a almacenar las transacciones de pronóstico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compañía tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pronóstico presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores o una emocionante adquisición de un competidor. La planificación reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de su organización.

 

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Como elegir el mejor proveedor de CPM para sus necesidades de reportes financieros y presupuestos

¿Por qué las empresas están actualizando de hojas de cálculo a Gestion del Rendimiento Corporativo –Corporate Performance Management (CPM)?

Normalmente hay dos o tres motivadores claves por los que una organización comienza a buscar la solución de Gestión del Desempeño Corporativo (CPM):

1) La dificultad de en la presentación de informes manualmente o la presupuestación en la hoja de cálculo se está convirtiendo en una carga importante para el equipo financiero.

2) La administración ve una ventaja estratégica en la automatización de los procesos de informes, planificación y análisis para impulsar mejores y más rápidas decisiones que los competidores.

3) La empresa está migrando a un sistema ERP en la nube y también quiere actualizar los informes y la presupuestación a la mejor solución en la nube.

Sin embargo, ya sea para mejorar la eficiencia, las iniciativas estratégicas o la migración a la nube lo que impulsa la decisión de encontrar una solución de CPM, hay muchos obstáculos que se pueden evitar y así aumentar las posibilidades de éxito y un buen retorno de la inversión (ROI). Algunos de estos se discuten a continuación.

¿Por qué es importante seleccionar cuidadosamente a los proveedores de CPM?

  • Mercado de miembros y adquisiciones turbulento (M&A)

Al examinar ejemplos históricos, la mayoría de las veces cuando un proveedor es adquirido esto termina teniendo resultados negativos para los clientes. La razón más típica por la que surgen problemas es que las empresas adquisidoras suelen ser mucho más grandes que la empresa objetivo y, por lo tanto, la política y otras prioridades internas de la empresa matriz tienden a alejar a los empleados, perturbar el enfoque del desarrollo del producto, aumentar los precios y mucho más. Eventualmente, muchos productos adquiridos mueren lentamente, y los clientes terminan cambiando de producto y proveedor. Comshare, Adaytum, SRC Software y Clarity fueron sólo algunos proveedores que sufrieron este destino durante la oleada de fusiones y adquisiciones que tuvo lugar en el espacio CPM hace 15-20 años. En los últimos 3 años, se ha venido produciendo otra oleada de fusiones y adquisiciones, incluyendo la compra de Adaptive Insight por Workday, una empresa de PE que compra Host Analytics a su antiguo inversor, Wolters Kluwer comprando Tagetik, y PE adquiriendo Insight Software comprando Jet Global, Atlas, BizNet y a otros jugadores.

  • Proteger la inversión financiera

Las soluciones de CPM en estos días están cada vez más basadas en la nube y los clientes pueden registrarse por uno o más años de suscripción en lugar de tener que comprar el software por adelantado. Sin embargo, incluso si una suscripción es razonable, la cantidad de tiempo y esfuerzo requerido por el personal interno, a menudo con la ayuda de costosos consultores, para poner en marcha una solución de CPM completamente en funcionamiento con los informes, el modelo presupuestario y los paneles de visualización que necesita la administración puede ser muy significativo. Es de esperarse entre veinte mil dólares hasta varios cientos de miles de dólares en costos directos e indirectos para implementaciones completas. En otras palabras, elegir el proveedor y el producto adecuados conllevan un costo mucho mayor que simplemente el valor de un año de suscripción.

  • Proteger su trabajo

Si bien una buena selección de proveedores y una implementación exitosa pueden traer un beneficio significativo para las carreras del equipo directivo a cargo del proyecto, también, puede ser todo lo contrario si no funciona bien. Además, el estrés y las largas horas que a menudo conllevan las implementaciones de software empresarial, en caso de que no terminen bien, pueden ser una cicatriz que le siga durante mucho tiempo en su carrera.

Factores clave de selección de proveedores

Mientras que algunas organizaciones tienen procesos de selección de software demasiado rígidos cuando evalúan nuevas soluciones de CPM, otras sufren el problema opuesto.  Algunos consejos simples de regla general pueden incluir:

  • Evitar las licitaciones (RFP): A menos que las licitaciones (RFP) sean simples y se centren en los factores importantes determinados por los usuarios de negocios, tienden a jugar favorabilidades basadas en quién escribió el RFP y a menudo se basan en plantillas con demasiadas preguntas que ahogan los elementos importantes en los temas mucho menos relevantes. Además, pocos miembros del equipo terminan leyendo todas las respuestas de RFP, y los proveedores tienden a interpretar las preguntas a su manera con el fin de proporcionar un número máximo de respuestas positivas.
  • Conozca lo que desea: Indique los objetivos clave y las necesidades críticas para los proveedores y exija que se cubran en demostraciones.
  • Integraciones de ERP preconstruidas: asegúrese de que los proveedores de CPM que mire tengan una integración preconstruida con su sistema ERP, e idealmente proporcionen conectividad tanto a las tablas de contabilidad como a las tablas de contabilidad secundarias para que pueda informar, explorar en profundidad y presupuestar tanto detalle como lo deseen sus usuarios empresariales.
  • Compatibilidad con las mejores herramientas de visualización: en el pasado, la mayoría de los proveedores de CPM desarrollaron sus propias herramientas de visualización, a menudo muy limitadas. El resultado ha sido que muchas organizaciones, por lo tanto, también compraron las mejores herramientas de visualización para servir a otros usuarios y otras fuentes de datos en la empresa. Sin embargo, con el auge de soluciones avanzadas de visualización como Power BI y Tableau de Microsoft (adquiridas por Salesforce en 2019), la nueva tendencia es que las soluciones de CPM se centren en sus capacidades principales de generación de informes, consolidaciones y planificación y, en su lugar, entregan sus datos a las mejores soluciones de visualización según las integraciones que tengan preconstruidas.
  • Listo para la nube: Aunque muchas empresas siguen ejecutando varios de sus sistemas empresariales críticos en servidores locales, la tendencia de la nube es clara y las soluciones de CPM son generalmente más fáciles de administrar en la nube, con actualizaciones automatizadas, versiones frecuentes e interfaces fáciles de usar. Algunos, como Solver, incluso pueden consultar ciertos sistemas ERP locales en vivo desde la nube, proporcionando a los contadores información en tiempo real y profundizando directamente en su ERP. Asegúrese de que la solución de CPM que observa se ha diseñado para la nube y y que se trata de una arquitectura local “antigua” y de un solo inquilino que el proveedor aloja en algún lugar de la nube.
  • Estabilidad del proveedor: Como se discutió al principio de este blog, ha habido una enorme cantidad de adquisiciones en la industria de CPM en los últimos años, y la mayoría de los proveedores que no han sido adquiridos por un proveedor más grande, tienen fuertes inversiones de Private Equity (PE). Ejemplos son Vena,  Board  y   Excepciones notables a esto son  Prophix  y  Solver. Las empresas de PE generalmente quieren el retorno de su inversión dentro de los próximos 4-5 años después hacer su inversión para que puedan proporcionar rendimientos reales a sus inversionistas, y eso a menudo significa que los clientes encontrarán a su proveedor cambiando de propietario de nuevo, a menudo con el aumento de precios resultante y el enfoque de desarrollo cambiante.

Séa estratégico

Ya sea por la gran cantidad informes de hojas de cálculo y la dificultad que conlleva la presupuestación o encontrar una pista táctica para ventajas competitivas con una toma de decisiones más rápida y mejor lo que impulsa su búsqueda de una solución de CPM, un consejo final es ser estratégico al respecto. No vea una solución de CPM como una cura temporal, en vez de esto, vea esta tecnología por lo que puede ser cuando se elige e implementa correctamente con cuidado; una de sus herramientas de toma de decisiones más importantes que puede ayudar a impulsar el crecimiento y el éxito de su organización en los 2020s.