Este artículo es la parte 7 de una serie de 8 partes sobre la evaluación de las mejores herramientas de CPM para su negocio. La parte 7 se centra en los métodos de cálculo del ROI para encontrar las mejores aplicaciones de software de CPM.

Un proceso de selección de software empresarial puede ser agotador, ya que implica semanas o meses de demostraciones de productos, reuniones, puntuación de proveedores y otras tareas que consumen mucho tiempo. Por lo general, la mayor atención se presta a las demostraciones de productos. Sin embargo, una de las áreas más importantes pero ignoradas de la evaluación de un proveedor es la estimación del retorno de la inversión (ROI).

Como su nombre indica, un cálculo del ROI tiene como objetivo estimar el rendimiento que la empresa espera obtener con el paso del tiempo, basándose en la inversión que ha realizado en la suscripción al software, la formación y la implementación.

Una de las mejores prácticas para seleccionar el mejor software y proveedor de CPM es realizar un cálculo del ROI y hacerlo parte de la puntuación total del proveedor al comparar los candidatos finalistas entre sí. Aquí hay una herramienta interactiva gratuita de comparación de proveedores que tiene tres páginas de panel:

 

  • Puntuación de las 8 principales áreas de funcionalidad (insertar captura de pantalla debajo de esta sección)
  • Calculadora para llegar al ROI
  • Cuadro de mando resumido en el que se comparan los dos mejores software de CPM finalistas

Su equipo puede utilizar los controles deslizantes para ajustar todas las puntuaciones según los resultados de su evaluación:

¿Por qué debería utilizarse siempre el ROI cuando se evalúa el software empresarial?

 

Muchas empresas se saltan o se saltan el paso del ROI en su proceso de evaluación para comparar los principales proveedores de CPM en su tarjeta de puntuación finalista. ¿Por qué tantas organizaciones omiten este paso del ROI? Normalmente se debe a una o más de estas razones:

 

  • No tienen una calculadora de ROI
  • Creen que hay demasiadas variables para llegar a una buena estimación del ROI
  • Se inclinan por una solución conocida o recomendada por ellos
  • El proveedor que va en cabeza no quiere ser comparado con el segundo competidor

 

Sin embargo, debido a que tanto las características como los precios del CPM de los proveedores cambian con el tiempo, una buena estimación del ROI ayuda a capturar esto para proporcionar una imagen de cómo serían los beneficios del negocio en comparación con la inversión en suscripciones y servicios de implementación.

 

Cómo calcular el ROI para la mejor selección de software CPM

Casi siempre es fácil obtener los costes del software y las estimaciones de implementación del proveedor porque ya forman parte de las listas de precios estándar y de las herramientas de cotización que utilizan en sus procesos de venta.  Sin embargo, lo que es más difícil es calcular sus propios costes y ahorros relacionados con el proyecto.

Es importante que primero haga sus propios deberes enumerando y cuantificando ($$) los dolores de NO tener la nueva solución. Muchas organizaciones hacen una lista de los dolores actuales antes de aprobar la compra de un nuevo software. Estas mediciones también son valiosas después de la implementación del proyecto para validar el grado de éxito. También ayuda a mantener a los proveedores y a los miembros internos del proyecto responsables de las promesas de resultados, y los mantiene centrados en lo que es más importante cuando hay obstáculos en la implementación y para ayudar a respaldar las decisiones difíciles que hay que tomar.

He aquí una lista de los ingredientes típicos de un cálculo del ROI:

 

  1. Beneficios

Esta parte del cálculo del ROI es siempre la más difícil de estimar. Aquí es donde se cuantifica el valor anual (cantidad) que su empresa espera obtener de las decisiones mejoradas y más rápidas que espera conseguir de los proveedores de CPM que evalúa. Intente poner una cifra al beneficio resultante para la empresa cuando los directivos puedan tomar decisiones más rápidas y mejores porque la nueva solución proporciona acceso de autoservicio, desglose para responder a preguntas, gráficos para un mejor análisis, presupuestos más precisos y otras ventajas.

Nota: No incluya los costes o el ahorro de tiempo de la sección de costes (véase más abajo).

 

  1. Costos

Aquí es donde se recogen los costes de las soluciones nuevas y antiguas. Sus cifras deben incluir los gastos de software, hardware y mano de obra.

Coste de la nueva solución:

  • Suscripción anual al software
  • Servicios de implementación únicos

Coste de la antigua solución:

  • Costes de funcionamiento de las TI: Esto incluye el hardware y la electricidad del servidor, los costes de actualización, los costes anuales de mantenimiento/renovación, etc.
  • Coste del trabajo manual: Este debería ser el exceso de tiempo que su personal de TI y de finanzas invierte en comparación con lo que espera de la nueva solución. Utilice un coste por hora completo del personal propio y/o contratado.
  • Coste del riesgo: Aquí se recoge el coste anual estimado de los riesgos, como los errores en los informes mensuales, y el coste resultante de que los gestores no tengan acceso a información oportuna y detallada.

 

Si se dejan todas las cifras del cálculo del ROI como números positivos, el cálculo puede tener el siguiente aspecto (Coste de la antigua solución – Coste de la nueva solución + Beneficio de la nueva solución) / Coste de la antigua solución

 

Utilizar un año o varios años en el cálculo del ROI

Aunque puede haber algunas empresas que proporcionen puntos de referencia de la industria para cuantificar el ROI estándar de una nueva solución de software CPM y su esperada automatización de los procesos de planificación e informes financieros, los resultados pueden ser muy individuales en función de lo buena o mala que fuera la antigua solución y de lo bien que se implemente y utilice la nueva.

En casos muy especiales, puede conseguir un ROI positivo en el primer año, pero en la mayoría de los casos tardará más. Por este motivo, una buena regla general es calcular tanto el primer año como el ROI de 5 años (acumulado). De este modo, también se podrán tener en cuenta los descuentos que ofrecen los vendedores durante uno o más años antes de que su precio vuelva a ser el de catálogo.

Además, cuando pidas el coste de la suscripción de 5 años a cada proveedor, asegúrate de que incluye los aumentos de precio anuales.

¿Los cálculos del ROI tienen un coste adicional?

A todos los responsables de la toma de decisiones les gusta ver los cálculos del ROI cuando los funcionarios proponen inversiones en nuevas tecnologías. A veces, estos cálculos pueden ser el principal factor decisivo en una decisión si todas las demás áreas son algo iguales. En otras palabras, puede merecer la pena las horas que se tarda en elaborar las estimaciones del ROI.

Si utiliza una empresa profesional de selección de software o un consultor externo para que le ayude en su selección, asegúrese de preguntar si sus servicios incluyen la asistencia en el cálculo del ROI o si esto supone un coste aparte.

Puede utilizar esta herramienta de comparación de proveedores, que incluye una calculadora de ROI. Tiene tres pestañas: 1) Comparación de características, 2) Comparación del retorno de la inversión y 3) Resumen de la puntuación. Puedes utilizarla tal cual, o puede darte algunas ideas si quieres aplicarla, por ejemplo, a un modelo de hoja de cálculo de Excel que calcule el ROI de forma diferente.

 

Conclusión

Las mejores soluciones de software CPM tienen muchas características y funcionalidades. También son muy flexibles. Esto significa que las estimaciones de implementación pueden variar enormemente en función del número de sus informes o de la complejidad de sus modelos de presupuesto y previsión.

Suponiendo que la implantación sea un éxito, lo normal es permanecer con una solución de cinco a diez años o más. En esos periodos de tiempo, y si elige un proveedor estable, puede esperar ver numerosas mejoras a lo largo del camino que deberían ayudar aún más a sus gestores a tomar decisiones más rápidas y mejores. Este valor futuro esperado puede ser capturado en su cálculo de ROI multianual para ayudar a asegurar que usted está tomando la mejor decisión posible para elegir el mejor proveedor de CPM para su organización para asociarse.

 

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