Workforce Planning

Uno de los cambios más significativos en las empresas durante COVID-19 ha sido las políticas de trabajo desde el hogar a gran escala que casi todas las empresas implementaron. Si bien algunas empresas pueden haber practicado esto parcial o totalmente desde hace unos años, nunca en la historia del mundo había sucedido a este nivel.

Muchos propietarios de negocios están ansiosos por el retorno de su personal a la oficina, sin embargo, la mayoría de los miembros de su equipo han disfrutado de su nueva libertad de trabajar desde casa ahorrando los costos en tiempo y dinero de viajes.

Algunas empresas ya han anunciado que serán completamente trabajadas desde casa en el futuro. Algunos empleados pueden llegar a cambiar de empresa para encontrar un empleador más flexible si la presión para presentarse en la oficina cinco días a la semana es demasiado alta.

Lo más probable es que la tendencia de trabajo remoto acelerada por el COVID-19 no se desvanezca. Habrá otras tendencias que seguirán dando forma a los hábitos de trabajo desde el hogar, tales como:

  • Tecnología de realidad virtual
  • Tecnología de vídeo y colaboración (Equipos, Slack, Zoom, etc.)
  • Tiempos de viaje más largos debido a la reemergente congestión del tráfico
  • Molestia de todas las nuevas “reglas de limpieza” al entrar en la oficina
  • Los precios inmobiliarios que impulsan a los trabajadores a vivir más lejos del trabajo
  • Los precios inmobiliarios comerciales y tarifas de aparcamiento
  • Las preocupaciones de seguridad con respecto al internet en casa ya que a menudo es menos seguro que el utilizado en la oficina

Si el trabajo desde casa se está convirtiendo en la nueva normalidad para muchas organizaciones, surgen una serie de nuevas preguntas, entre ellas:

  • ¿Cómo aseguran las empresas que los miembros de su equipo son tan eficientes o más eficientes que cuando trabajan en la oficina?
  • ¿Cómo operan los gerentes cuando rara vez se encuentran con los miembros de su equipo por medios que no sean virtualmente en videollamadas?

Echemos un vistazo más de cerca a estos dos elementos importantes.

Estrategias y KPIs eficientes para la planificación de la fuerza de trabajo

Cada vez más, los ejecutivos se están duplicando en transparencia bidireccional. En otras palabras, el compartir cómo le está yendo como empresa y cómo está el desempeño de cada miembro del equipo en comparación con los objetivos acordados. Para que esto funcione se emplean planes y procesos de compensación basados en el rendimiento.

A continuación, se deben implementar herramientas para realizar un seguimiento de las métricas y proporcionar informes. Imagine cuadros de mando y cuadros de mando con KPI personales y semáforos. Este es el enfoque recomendado de acuerdo con muchos gurús de gestión. Utiliza estrategias compartidas tipo “top down” (que se imparte desde la gerencia y se distribuye hacia el resto de la organización) y metas que apoyen a los KPI’s, las cuales van a estar divididas en diferentes niveles, desde los departamentos de la compañía hasta los individuos. Después, a medida que llegan los resultados, estos serán compartidos desde el individuo hacia arriba para observar cómo fue el desempeño de los miembros del equipo y de los departamentos contra los objetivos establecidos.

Específicamente, con un crecimiento probable y fuerte en las tendencias del trabajo desde el hogar, los ejecutivos ya están reflexionando sobre cómo asegurar que los empleados estén comprometidos, sean eficientes y estén orientados a los objetivos mientras llevan a cabo su trabajo desde su dormitorio o sala de estar. Con una supervisión limitada y una micro-gestión de la vieja escuela que se desvanece rápidamente, los KPI personales para el trabajo están creciendo rápidamente en popularidad. Sin embargo, establecer los mejores objetivos posibles para los KPI de los empleados puede ser un poco de ciencia en sí mismo.

A menudo atribuido al gurú de la gestión, Peter Drucker, y utilizado por primera vez por George T. Doran en 1981, el acrónimo, SMART (por sus siglas en inglés, se utiliza para guiar la configuración de objetivos. A continuación, se ofrece una descripción general de los objetivos de SMART:

  • Specific (Especifico) – simple, sensible, significativo
  • Measurable (Medible) – significativo, motivador
  • Achievable (Alcanzable) – acordado, alcanzable
  • Relevant (Relevante) – razonable, realista y posible, basado en resultados
  • Time-based (Basado en Tiempos) – meta realista y ambiciosa

En los años venideros, las organizaciones tanto en el sector público como en el privado, explorarán y probarán cada vez más los KPI individuales, y quienes sean más exitosos con esto estarán mejor equipados para construir organizaciones prósperas que sean “a prueba de futuro”.

Elementos clave de la planificación remota de la fuerza de trabajo

Gestionar y hacer crecer a los empleados con éxito siempre ha sido un área que puede poner a una empresa por delante de sus competidores. Las empresas gastan dinero en beneficios, capacitación, educación y planes de compensación para mejorar su personal. Sin embargo, las organizaciones ascienden desde dentro, sin experiencia, y no capacitan a los nuevos gerentes. Este fue un proceso fallido y el futuro requerirá mejores gerentes con un mayor porcentaje de empleados que trabajan desde casa.

Definir descripciones de trabajo

El punto de partida es el más importante. Para cada puesto, un gerente necesita una descripción del trabajo con las seis a ocho responsabilidades principales del rol junto con los KPI que se establecerán cada año. Defina lo que hace que un candidato exitoso y un candidato que fallaría en el rol. Cada empleado recibe este documento del gerente y luego lo revisa con el gerente en una reunión para asegurarse de que ambos entienden las expectativas.

Hay muchas maneras de llegar a las principales funciones y responsabilidades del puesto. Entrevistar a personas actualmente en el rol, investigar en línea, hablar con el departamento de RRHH, y discutir con otros gerentes. Mantenga la lista de responsabilidades concisa, pero incluya detalles. Cuantos más detalles en torno a cada rol permitan al empleado comprender el rol y mejorar sus posibilidades de éxito.

Identifique los KPI que definirán el rol.

El gerente debe explicar cómo medirá cada KPI en el rol y qué es un éxito o un fracaso. Describir de dónde proceden los datos y cómo se calcula el KPI. A continuación, siéntese con el empleado y documente cuáles serán los objetivos para cada KPI por un período específico. Asegúrese de que el empleado está a bordo y acepta que puede alcanzar sus objetivos. Si se establecen números en los que no creen, entonces usted puede perder al empleado al principio del proceso.

Revisar y finalizar los KPI

Históricamente, los gerentes tenían una revisión anual que trataba de encapsular lo que sucedió a lo largo del año, pero por lo general sólo destacaba los últimos meses ya que eso es todo lo que la mayoría recuerda. En un año como 2020, se hace aún más difícil con el rápido cambio al trabajo remoto.

Comience ahora: reúnase con el empleado mensualmente, muestre el objetivo de KPI, los resultados hasta la fecha y una varianza. Incluya un semáforo en cada KPI para mostrar si el empleado está teniendo éxito (verde), fallando (rojo) o en el medio (amarillo). Para todos los elementos amarillos y rojos, los elementos de acción de documentos que el empleado necesita hacer para mejorar los que están por debajo del objetivo.

Ahora cuando se reúnan el gerente simplemente revisará los números y los elementos de acción anteriores. Muchos de los problemas de eficiencia del trabajo desaparecen y todo se trata de productividad. A continuación, se muestra un ejemplo de un cuadro de mando simple para que un gerente revise con un consultor que incluya datos reales, el objetivo, la varianza con los semáforos y los objetivos para los próximos cuatro trimestres.

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Al hacer esto en todos los ámbitos, la cultura cambia para convertirse en una fuerza de trabajo altamente productiva. Los buenos empleados quieren trabajar con otros buenos empleados. Esta cultura ayuda a construir una empresa rentable con alto crecimiento. Terminar con los empleados que regularmente no cumplen sus metas, pero de una manera que está clara desde el primer día.

Beneficios de un software automatizado de planificación de la fuerza de trabajo y la gestión de KPI’s

Ya sea que sus KPI’s y los requisitos de planificación de la fuerza de trabajo sean lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que actualmente utilicen herramienta moderna de planificación y presupuestación, ahora puede ser un buen momento para pensar en maneras de combinar la presupuestación, la planificación de la fuerza de trabajo, los informes y la administración de KPI en una única solución.

Por lo tanto, ya sea causado por un brote de virus desafortunado o tendencias tecnológicas que afectan a su industria, tener herramientas para la planificación de la fuerza de trabajo eficaces para estar listo para un reforecast siempre va a reducir el estrés y la presión arterial para el equipo de gestión de la organización.

 

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