Este artículo es la quinta parte de una serie de 8 partes sobre la evaluación de las mejores herramientas de CPM para su negocio. La parte 5 se centra en las consideraciones del almacén de datos en las que hay que centrarse cuando se evalúan las mejores aplicaciones de software de CPM.

En la Era Digital, las empresas que toman decisiones más rápidas y mejores que sus homólogas son las que tienen más éxito, pero las decisiones precisas requieren información exacta. Dado que todas las empresas tienen numerosas fuentes de datos además de su sistema ERP, se necesita mucho tiempo y esfuerzo para extraer y recopilar información de todos los sistemas internos. El hecho de que la mayoría de estos sistemas estén ahora basados en la nube no lo hace más fácil.

Este requisito de rapidez en la toma de decisiones ha llevado a un número cada vez mayor de empresas a implantar un almacén de datos en la nube para agilizar la recopilación de datos, la elaboración de informes y el análisis. Algunas de estas plataformas de almacén de datos se incluyen en las soluciones de gestión del rendimiento corporativo (CPM). Dado que las soluciones de CPM ya utilizan bases de datos para almacenar datos financieros y presupuestos, estos proveedores a veces ofrecen un CPM ampliable que también puede servir como almacén de datos. Más adelante se hablará de ello.

Sin embargo, la implantación de un almacén de datos corporativo puede ser arriesgada y costosa si no se selecciona y planifica adecuadamente la tecnología. Y, por supuesto, el retorno de la inversión (ROI) tiene que ser positivo.

Cuando se trabaja en un proceso de selección de software para encontrar la mejor plataforma de almacén de datos para su organización, hay algunas características que son más importantes que otras.

Estas son algunas de las principales características que hay que buscar en una aplicación de almacén de datos

Aunque la mayoría de los proveedores probablemente puedan mostrar más de 100 funciones en su producto -algo que puede convertir la selección de software en una auténtica pesadilla-, existe una clara regla del 80/20 que puede aplicarse para centrarse en los factores críticos de éxito.

He aquí una lista de las cinco principales áreas de funcionalidad que hay que tener en cuenta:

 

  1. Plataforma de almacén de datos

En el mundo actual, los departamentos de TI y los directivos de las empresas están deseando sacar sus aplicaciones de la sala de servidores y llevarlas a la nube. Por lo tanto, la mayoría de los nuevos almacenes de datos se están desplegando en la nube. Todos los grandes proveedores de bases de datos ofrecen sus propias plataformas de almacén de datos, como Microsoft, Oracle, Amazon (AWS), IBM, Snowflake y otros.

El conocimiento interno, el coste y otros factores deben ser evaluados al elegir una solución. Cualquier proveedor de CPM en la nube que tenga una solución que se amplíe a un almacén de datos completo generalmente también se ejecuta en una de estas plataformas, ya sea con la base de datos del proveedor en la nube o con una base de datos propia.

 

  1. Almacén de datos casero frente a almacén de datos comercial

En el pasado, la mayoría de las empresas se las arreglaban para funcionar sin un almacén de datos o adquirían una licencia de base de datos como Microsoft SQL Server u Oracle y diseñaban un sistema propio. Para una empresa mediana, un proyecto de este tipo podía llevar hasta nueve meses o más y a menudo costaba más de 100.000 dólares en honorarios de consultoría (mucho más para una gran empresa).

Sin embargo, hoy en día hay una serie de almacenes de datos comerciales basados en la nube con interfaces fáciles de usar que ofrecen una configuración basada en menús que requiere pocos conocimientos técnicos para su funcionamiento. Como resultado, la mayoría de las empresas, especialmente las pequeñas y medianas, utilizan almacenes de datos comerciales en la nube que están prediseñados y son configurables a través de una interfaz web.

Por supuesto, es fundamental que los datos entren y salgan fácilmente de un almacén de datos, por lo que cualquier buen almacén de datos debe proporcionar interfaces de programación de aplicaciones (API) para permitir que las herramientas de integración y las soluciones de inteligencia empresarial (BI) se conecten a él.

Este es un ejemplo de la interfaz de un almacén de datos comercial:

Principales Funciones del Almacén de Datos en las Mejores Aplicaciones de Software de CPM

 

  1. ¿Almacén de datos independiente o combinado con la solución CPM?

Si el proceso de selección está dirigido por un departamento de TI y la solución de almacén de datos será gestionada por su equipo, a menudo prefieren un almacén de datos comercial independiente o puede que ya tengan un almacén de datos empresarial en uso. Una solución de CPM que incluya la funcionalidad de almacén de datos se convierte en una base de datos de planificación e informes única que puede aprovechar los datos almacenados en el almacén de datos de la empresa (si ya existe uno), así como en el ERP, la nómina y otros sistemas.

Este enfoque combinado puede ofrecer un coste menor y tiene la ventaja añadida de que las herramientas de CPM ofrecen potentes creadores de informes, que facilitan la consulta del almacén de datos de información y planificación directamente sin necesidad de adquirir otra herramienta de información de terceros.

 

  1. Extracción, transformación y carga de datos (ETL)

La ETL suele ser la parte más técnica y tediosa de un proyecto de almacenamiento de datos. Esto se debe a que implica la extracción de datos de varias fuentes de transacciones, su transformación en el formato necesario para almacenarlos en el almacén de datos y, a continuación, la configuración de la carga automática de datos. Muchas de las principales soluciones de almacén de datos y CPM ofrecen sus propias herramientas ETL nativas, a menudo con conectores pre configurados a fuentes de datos populares. Además, hay toda una industria de proveedores de ETL de terceros que pueden ser «middleware» entre sus fuentes de transacciones y el almacén de datos. Por supuesto, éstos tienen su propio coste de suscripción.

 

Siempre debe solicitar información detallada sobre la integración del proveedor con sus sistemas, incluyendo el tiempo y el coste que supone su configuración. Una integración realmente buena y pre construida debería tardar como mucho una hora en configurarse, mientras que las «cajas de herramientas» pueden tardar días en configurarse y conectarse a cada fuente de datos. Por lo tanto, cuál de ellas ofrece su proveedor suele quedar claro cuando vea sus estimaciones para el paso de integración en la implementación.

Sin unas buenas integraciones automatizadas a sus sistemas fuente, sus usuarios acabarán perdiendo mucho tiempo en la carga y posible «limpieza» de los datos.

 

  1. Módulos, dimensiones y árboles

En general, los almacenes de datos guardan transacciones y dimensiones y las conectan en su esquema. En las interfaces de usuario de los almacenes de datos comerciales, un administrador suele añadir lógica empresarial a las dimensiones (cuentas, empresas, etc.) mediante la creación de jerarquías representadas como árboles gráficos o atributos. Estas jerarquías son utilizadas por los redactores de informes y los cuadros de mando para automatizar los informes y las consolidaciones.

Para seleccionar la mejor solución de almacén de datos para las necesidades de su empresa, es aconsejable obtener una demostración del portal web. Esto le permitirá ver lo fácil (o no) que es para el usuario gestionar las dimensiones y los datos, y también comprender el esfuerzo que supone configurar la seguridad de los usuarios, así como controlar los derechos de acceso.

 

¿Cuánto cuesta una solución de almacén de datos?

Los almacenes de datos basados en la nube se venden por suscripción y los proveedores tienen varios modelos de precios que pueden incluir factores como

  • Número de usuarios
  • Número de conectores de fuentes de datos
  • Número de transacciones almacenadas en la base de datos
  • Cantidad de procesamiento de datos

 

Los proveedores que ofrecen soluciones multi arrendamiento frente a los sistemas independientes por cliente tienen una ventaja de costes, ya que las actualizaciones son más sencillas y los recursos de procesamiento se pueden compartir.

 

Más allá de las características y el precio cotizado, aquí hay algunas cosas en las que debe pensar cuando obtenga los precios de sus proveedores finalistas:

 

  • ¿La suscripción anual de cada proveedor contiene el mismo número de usuarios y módulos?
  • Si está recibiendo un descuento, ¿cuánto tiempo pasará hasta que se restablezca el precio de lista?
  • ¿Proporciona el proveedor una política escrita para los aumentos de precios anuales?
  • ¿Las estimaciones de implementación de cada proveedor son exactamente para el mismo trabajo?

 

Una buena regla general es pedir a cada proveedor el coste total de la suscripción para los primeros 5 años. Asegúrese de que esto incluye cualquier posible aumento de precios. Y, si el proveedor es propiedad de una empresa de capital privado, lo más probable es que se venda mientras usted siga siendo cliente, así que asegúrese de que recibe un documento en el que se indique su política de aumentos de precios en el futuro, incluidas las estipulaciones si se vende a otra empresa.

 

Aquí tienes una herramienta que te ayudará a comparar proveedores y a calcular el retorno de la inversión (ROI).

 

¿Por qué no utilizar el sistema ERP como almacén de datos?

Algunos proveedores de ERP y socios de implementación sugieren que los clientes utilicen el sistema ERP como almacén de datos. Esto podría funcionar si todos o la mayoría de los datos proceden del propio sistema ERP. Sin embargo, la mayoría de los casos de uso de almacenes de datos no funcionan bien dentro de una base de datos ERP por estas razones:

 

  • Las grandes cargas de datos y el procesamiento podrían ralentizar el sistema ERP y dificultar el trabajo diario de los contables.
  • Los requisitos de licencia del ERP pueden resultar más costosos de lo esperado.
  • Algunas API del ERP pueden no ser adecuadas para una importación y exportación de datos flexible y rápida.
  • Las bases de datos del ERP no suelen estar construidas para manejar fácilmente muchos detalles de otras fuentes de datos, como los datos del CRM, la información del servicio de asistencia técnica u otras soluciones.
  • Los sistemas ERP no suelen ofrecer los mejores informes, presupuestos y paneles de control, por lo que lo más probable es que acabe exportando datos del «almacén de datos» del ERP a los sistemas CPM y BI.

 

Conclusión

En resumen, la elección de una nueva solución de almacén de datos para centralizar sus datos importantes con el fin de apoyar las herramientas de front-end que impulsan una mejor y más rápida toma de decisiones se ha convertido cada vez más en una prioridad estratégica para las organizaciones de todos los sectores. Como hemos comentado anteriormente, algunas características son más importantes que otras y pueden ser factores clave para el éxito, además de un proceso de implementación bien ejecutado.

 

A continuación, se presenta una herramienta gratuita de comparación de proveedores y de retorno de la inversión que le ayudará a comparar los proveedores a través de una serie de características diferentes. Esta herramienta también incluye una sencilla calculadora de retorno de la inversión (ROI) que forma parte de la puntuación total del proveedor.

Enlaces a Recursos Útiles de Investigación y Evaluación de Software