Este art铆culo es la parte 1 de una serie de 8 partes sobre la evaluaci贸n de las mejores herramientas de CPM para su negocio. La Parte 1 se centra en evaluar las capacidades de planificaci贸n dentro de las mejores aplicaciones de software de聽presupuestaci贸n聽y previsi贸n.

El software聽de planificaci贸n, utilizado para agilizar los procesos de presupuestaci贸n y previsi贸n, pertenece a una categor铆a de software t铆picamente conocida como Gesti贸n del Desempe帽o Corporativo (CPM). Ya sea causado por la incertidumbre econ贸mica o un mercado m谩s competitivo, este tipo de software en la nube est谩 aumentando r谩pidamente en popularidad en este momento. Despu茅s de todo, las empresas que pueden ofrecer presupuestos precisos para planificar sus asignaciones de recursos, y que actualizan continuamente sus pron贸sticos para ayudar a predecir los resultados, obtienen una ventaja sobre las empresas que no tienen esta capacidad.

Sin embargo, simplemente implementar un software de CPM para agilizar los procesos de planificaci贸n no es la soluci贸n completa para ofrecer un sistema optimizado para la presupuestaci贸n y la previsi贸n. Si bien ahora hay docenas de proveedores de software que pueden ofrecer software CPM con funciones de planificaci贸n, tambi茅n debe asegurarse de que la soluci贸n sea CORRECTA para su negocio. Esto significa que la funcionalidad debe ser adecuada para su empresa 煤nica y sus necesidades de presupuesto y previsi贸n, y tambi茅n debe admitir los requisitos espec铆ficos de la industria. Y, por supuesto, el retorno de la聽inversi贸n聽(ROI) debe ser positivo.

Al trabajar聽sobre聽un proceso de selecci贸n para encontrar el software de planificaci贸n para su organizaci贸n, hay algunas caracter铆sticas que debe buscar que son m谩s importantes que otras.

Estas son algunas de las principales caracter铆sticas que debe buscar para encontrar la mejor aplicaci贸n de presupuesto y pron贸stico

Si bien la mayor铆a de los proveedores probablemente pueden mostrar m谩s de 100 caracter铆sticas en su producto (algo que puede hacer que la selecci贸n de software sea una pesadilla virtual), hay una regla clara de 80/20 que se puede aplicar cuando est茅 listo para acercarse a los factores cr铆ticos de 茅xito.

Aqu铆 hay una lista de cinco 谩reas de funcionalidad principales:

  1. Formulario de entrada flexible y dise帽ador de informes

Todas las mejores soluciones de presupuesto y previsi贸n tienen un 芦dise帽ador de plantillas禄. Adem谩s de los formularios de entrada e informes predise帽ados que una soluci贸n de CPM debe proporcionar de inmediato, el dise帽ador de plantillas es donde un usuario o consultor capacitado puede crear nuevas plantillas o adaptar las existentes a las necesidades espec铆ficas del negocio.

Aproximadamente la mitad de los proveedores de CPM han creado聽complementos para Microsoft Excel聽donde se聽dise帽an las plantillas. Esto generalmente proporciona el mejor dise帽o y las opciones de f贸rmulas m谩s ricas, y, por supuesto, la mayor铆a de los departamentos de finanzas ya est谩n muy familiarizados con Excel, lo que acorta la curva de aprendizaje. Otros proveedores han creado un dise帽ador de plantillas propietario, a menudo con f贸rmulas que son similares a Excel.

Nota: Tenga en cuenta a los proveedores de CPM que tienen dos dise帽adores de plantillas porque eso significa el doble de capacitaci贸n para los usuarios avanzados. Puede volverse desordenado en flujos de trabajo, paquetes de informes y otras 谩reas si las plantillas se crean con dos tecnolog铆as diferentes. La raz贸n de dos herramientas es casi siempre que la funcionalidad en el dise帽ador propietario del proveedor no era suficiente para sus clientes, por lo que luego agregaron un dise帽ador de Excel para manejar modelos de clientes complejos con mucho formato.

Sin un dise帽ador de plantillas s贸lido en su nueva soluci贸n de planificaci贸n, corre un alto riesgo de tener que cambiar significativamente sus formatos de entrada de presupuesto favoritos para adaptarse a la capacidad de la herramienta del proveedor o, en muchos casos, de mantener una parte de sus modelos de planificaci贸n en hojas de c谩lculo manuales.

Tener un dise帽ador de plantillas flexible y f谩cil de usar tambi茅n permite la creaci贸n de informes de presupuesto que se pueden ejecutar a lo largo del proceso presupuestario para ver actualizaciones presupuestarias en tiempo real e identificar posibles 谩reas de聽preocupaci贸n. Esto le ayuda a abordar los problemas de forma r谩pida y temprana en el proceso, lo que significa que tendr谩 una mejor visibilidad y proyecciones m谩s precisas.

Aqu铆 hay una lista de aproximadamente 500聽ejemplos聽de informes, formularios de presupuesto y previsi贸n, as铆 como paneles de control. Es una buena idea preguntar a los candidatos de sus proveedores si puede ver ejemplos de sus bibliotecas de plantillas. Cuantos m谩s ejemplos proporcionen, m谩s seguro estar谩 de que su soluci贸n tiene un buen dise帽ador de plantillas.

2. Detalles y comentarios del elemento de l铆nea

Especialmente en los procesos de presupuesto anual, estas son caracter铆sticas muy importantes para garantizar la documentaci贸n adecuada y la justificaci贸n de las cifras de ventas, gastos u otras cifras que un usuario ingresa en su departamento. Los ejemplos t铆picos de 谩reas donde los detalles y comentarios de los art铆culos de l铆nea se utilizan con frecuencia incluyen gastos de viaje y suministros de oficina. Cuando los usuarios finales utilizan activamente los detalles de la partida e ingresan comentarios donde sea que se necesite una explicaci贸n, tambi茅n tiende a aumentar su sentido de propiedad y responsabilidad en el presupuesto que est谩n enviando.

Entrada de gastos a nivel de cuenta GL. Incluye detalles de art铆culos de l铆nea, propagaci贸n, etc.

Sin detalles de elementos de l铆nea, un usuario final puede tener que mantener acumulaciones detalladas en hojas de c谩lculo. Alternativamente, pueden simplemente ingresar cifras de nivel superior sin un c谩lculo de abajo hacia arriba detr谩s de sus n煤meros. Ambos enfoques pueden resultar en presupuestos m谩s inexactos, as铆 como retrasos en el proceso presupuestario, ya que los aprobadores y revisores del presupuesto a menudo聽tienen que pedir a los jefes de departamento y otros usuarios finales que proporcionen explicaciones y detalles adicionales para respaldar sus n煤meros.

3. Flujo de trabajo y listas de comprobaci贸n

Las organizaciones que deciden comprar un software de planificaci贸n suelen tener 10 o m谩s usuarios y, a veces, cientos de usuarios. La s贸lida funcionalidad del flujo de trabajo puede ser un gran ahorro de tiempo al administrar:

  • Plazos
  • Presupuestos abiertos y cerrados
  • Estados presupuestarios (presentado, aprobado, rechazado, etc.)
  • Qu茅 formularios de entrada deben ser utilizados por los diferentes departamentos
  • Y m谩s

Si bien la mayor铆a de las soluciones modernas de planificaci贸n basadas en la nube ofrecen m贸dulos de flujo de trabajo, las listas de verificaci贸n son m谩s raras. Una lista de verificaci贸n de presupuesto suele ser una lista organizada cronol贸gicamente de todos los elementos que un gerente de presupuesto tiene que realizar o supervisar en un proceso de planificaci贸n corporativa. Una lista de verificaci贸n podr铆a comenzar con objetivos estrat茅gicos y pasos para pronosticar el resto del a帽o en curso, luego entrar en el proceso presupuestario real y terminar con la presentaci贸n de informes y consolidaci贸n del presupuesto final y las presentaciones ejecutivas. Las listas de verificaci贸n ayudan a garantizar que todo se haga a tiempo y, a menudo, incluyen funciones como casilla de verificaci贸n, descripci贸n, persona responsable, un enlace a la actividad, fecha l铆mite y notificaciones.

Gestor del proceso de planificaci贸n e informaci贸n

Sin un buen m贸dulo de flujo de trabajo y listas de verificaci贸n, es muy probable que聽se requiera聽mucho m谩s tiempo recordando a las personas los plazos, preguntando si sus n煤meros son finales y est谩n listos para su aprobaci贸n, y administrando el proceso. Los procesos pueden ser a煤n m谩s frustrantes y complejos de administrar manualmente en empresas que tienen m煤ltiples versiones de presupuesto para realizar un seguimiento.

4. Integraciones de ERP y n贸mina

Si bien todas las buenas soluciones de CPM pueden importar datos reales de sistemas de origen como聽ERPs聽y software de n贸mina, la calidad y complejidad para configurar integraciones automatizadas var铆a mucho. La complejidad aumenta cuando tiene or铆genes de datos repartidos entre la nube y las instalaciones. Por ejemplo, no es inusual que el sistema ERP de una empresa sea una soluci贸n heredada local o alojada y que tengan otras fuentes de datos, como la n贸mina, que pueden ser una soluci贸n en la nube. Esto da como resultado m煤ltiples integraciones directas y/o basadas en archivos diferentes.

Cuando eval煤e diferentes proveedores de CPM para sus necesidades de presupuestaci贸n y previsi贸n, debe solicitar informaci贸n detallada sobre la integraci贸n de cada soluci贸n con sus sistemas, incluido el tiempo y el costo que lleva configurarlos. Una integraci贸n realmente buena y聽preconstruyda聽deber铆a tardar聽como m谩ximo聽una hora en configurarse, mientras que las聽芦cajas de herramientas禄 pueden tardar d铆as en configurarse y conectarse a cada fuente de datos. Por lo tanto, cu谩l ofrece su proveedor generalmente se aclarar谩 cuando vea sus estimaciones para el paso de integraci贸n en la implementaci贸n.

Sin buenas integraciones automatizadas a sus sistemas de origen, sus usuarios terminar谩n gastando mucho tiempo perdido en la carga y la posible 芦limpieza禄 de datos.

5. Dise帽ado para la nube

Si bien las soluciones de planificaci贸n local fueron la tecnolog铆a est谩ndar durante d茅cadas, hoy en d铆a son las soluciones en la nube las que gobiernan. Las soluciones de planificaci贸n que se crean con arquitectura de nube nativa ofrecen muchos beneficios sobre las soluciones locales cl谩sicas. Estos incluyen la funcionalidad de back-end, como聽multi-tenancy聽para permitir actualizaciones eficientes y frecuentes, la distribuci贸n del procesamiento y las cargas de datos a trav茅s de los recursos de hardware, y de otra manera aprovechar lo que los grandes centros de datos y plataformas de nube p煤blica tienen para ofrecer.

Como ejemplo,聽localmente聽era normal realizar una actualizaci贸n anual de un software, mientras que en la nube es la norma proporcionar actualizaciones mensuales completamente gratuitas y automatizadas. Esta pr谩ctica tambi茅n proporciona a los usuarios un flujo continuo de nuevas caracter铆sticas y correcciones de errores.

Sin una arquitectura de nube especialmente dise帽ada, un proveedor se queda atr谩s de sus competidores con el tiempo. Varios de los proveedores locales heredados no reconstruyeron sus tecnolog铆as para optimizarlas para la nube y, como resultado, en alg煤n momento tendr谩n que reconstruir su producto o sus clientes migrar谩n a otros proveedores.

驴Cu谩nto cuesta el software de聽presupuestaci贸n聽y previsi贸n?

Si bien es importante hacer su tarea para asegurarse de que el proveedor que elija tenga las caracter铆sticas clave necesarias para una implementaci贸n exitosa, el costo total y los ahorros en tiempo y esfuerzo, as铆 como la mejora de la toma de decisiones, son igual de importantes.

Aqu铆 hay algunas cosas en las que debe pensar cuando obtenga precios de los finalistas de su proveedor:

  • 驴La suscripci贸n anual de cada proveedor contiene el mismo n煤mero de usuarios y m贸dulos?
  • Si est谩 recibiendo un descuento, 驴cu谩nto tiempo falta para que se restablezca al precio de lista?
  • 驴Tiene el proveedor una pol铆tica escrita para los aumentos anuales de precios?
  • 驴Las estimaciones de implementaci贸n de cada proveedor son聽exactamente聽el聽mismo trabajo?

Una buena regla general es preguntar a cada proveedor por el costo total de suscripci贸n durante los primeros 5 a帽os. Aseg煤rese de que esto incluya cualquier posible aumento de precios.

Adem谩s, si el proveedor es propiedad de una empresa de capital privado, es probable que se vendan mientras usted todav铆a es un cliente. Es una idea inteligente asegurarse de recibir un documento del proveedor que indique su pol铆tica para aumentos de precios en el futuro, incluso si se venden a otra empresa.

Aqu铆 hay una herramienta聽para ayudarlo a comparar proveedores y calcular el retorno de la inversi贸n (ROI).

驴Por qu茅 no usar Excel o la funcionalidad de presupuestaci贸n y previsi贸n en mi sistema ERP?

Excel es, con mucho, la herramienta de presupuesto m谩s popular del mundo porque es gratuita (si ya posee Excel), incre铆blemente flexible y casi todos los profesionales de contabilidad y finanzas saben c贸mo usarlo. Si tiene un modelo de presupuesto simple y pocos usuarios, Excel puede ser el mejor software de planificaci贸n para su negocio, pero todos saben cu谩ndo es el momento de reemplazar sus hojas de c谩lculo locales con algo mejor.

Las se帽ales de advertencia incluyen:

  • Distribuci贸n聽ineficiente
  • Problemas con la recopilaci贸n y consolidaci贸n de hojas de c谩lculo
  • Enlaces rotos
  • Informes deficientes
  • Falta de seguridad del usuario
  • Problemas de control de versiones

Todos los sistemas ERP tienen una funcionalidad b谩sica de presupuestaci贸n, pero eso rara vez es suficiente para manejar procesos completos de presupuestaci贸n y previsi贸n. Y, independientemente de la promoci贸n de un proveedor de ERP de sus caracter铆sticas de planificaci贸n integradas, casi siempre las empresas terminan de nuevo en Excel con sus modelos de presupuesto incluso despu茅s de comprar una nueva soluci贸n ERP en la nube. Cuando Excel se vuelve demasiado聽ineficiente, adquieren una soluci贸n CPM.

Conclusi贸n

En resumen, elegir una nueva soluci贸n de CPM para automatizar el proceso de planificaci贸n, as铆 como para respaldar decisiones mejores y m谩s r谩pidas, se est谩 convirtiendo cada vez m谩s en una prioridad estrat茅gica para las organizaciones de todas las industrias. Como discutimos anteriormente, ciertas caracter铆sticas son m谩s importantes que otras y pueden ser impulsores clave del 茅xito, adem谩s de un proceso de implementaci贸n bien ejecutado.

Aqu铆 hay una herramienta gratuita de comparaci贸n de proveedores para ayudarlo a comparar proveedores en una serie de caracter铆sticas diferentes. Esta herramienta tambi茅n incluye una calculadora simple de retorno de la inversi贸n (ROI) que forma parte de la puntuaci贸n total del proveedor.

Enlaces a activos 煤tiles de investigaci贸n y evaluaci贸n de software