Workforce Planning

¿Los KPI personales formarán parte de la planificación estratégica de la plantilla?  

Uno de los cambios más significativos para las empresas durante el COVID-19 ha sido la política de trabajo desde casa a gran escala que han aplicado casi todas las empresas. Aunque algunas empresas pueden haber practicado esto parcial o totalmente desde hace algunos años, nunca en la historia del mundo se había llegado a este nivel.

Como muchos propietarios de empresas están ansiosos por conseguir que su personal vuelva a la oficina, es posible que descubran que la mayoría de los miembros de su equipo han disfrutado de su nueva libertad de trabajar desde casa con cero tiempo de desplazamiento y sin costes de viaje.

Algunas empresas ya han anunciado que en adelante trabajarán completamente desde casa. Algunos empleados pueden cambiar de empresa para encontrar un empleador más flexible si la presión de presentarse en la oficina cinco días a la semana es demasiado alta.

 

Lo más probable es que la tendencia al trabajo a distancia que se aceleró con el COVID-19 no desaparezca. Habrá otras tendencias que seguirán dando forma a los hábitos de trabajo desde casa, como:

  • Tecnología de realidad virtual
  • Tecnología de vídeo y colaboración (Teams, Slack, Zoom, etc.)
  • Tiempos de desplazamiento más largos debido a la reaparición de la congestión del tráfico
  • La molestia de todas las nuevas «normas de limpieza» al llegar a la oficina
  • Los precios de los inmuebles llevan a los trabajadores a vivir más lejos del trabajo
  • Los precios de los inmuebles comerciales y las tarifas de aparcamiento
  • Preocupación por la seguridad, ya que el Internet en casa suele ser menos seguro que en la oficina
  • Ahora es el momento de iniciar el proceso presupuestario anual

 

Si el trabajo desde casa se está convirtiendo en la nueva normalidad para muchas organizaciones, surgen una serie de nuevas preguntas:

  • ¿Cómo se aseguran las empresas de que los miembros de su equipo son tan o más eficientes que cuando trabajan en la oficina?
  • ¿Cómo actúan los directivos cuando rara vez se reúnen con los miembros de su equipo si no es virtualmente en videollamadas?

Veamos con más detalle estos dos importantes aspectos.

 

Estrategias de planificación eficiente de la mano de obra y KPIs

Cada vez más, los ejecutivos apuestan por la transparencia bidireccional. En otras palabras, el intercambio de información sobre los resultados de la empresa y el rendimiento de cada miembro del equipo en relación con los objetivos acordados. Para que esto funcione, hay que emplear planes y procesos de compensación basados en el rendimiento.

A continuación, hay que implantar herramientas para hacer un seguimiento de las métricas y proporcionar informes. Imagínese tableros y cuadros de mando con KPI personales y semáforos. Este es el enfoque recomendado por muchos gurús de la gestión.  Hay que compartir de arriba abajo las estrategias y los objetivos que apoyan los KPI, desglosados de la empresa al departamento y a los individuos. A continuación, a medida que se obtienen los resultados, se comparte de forma ascendente el rendimiento de los miembros del equipo y de los departamentos con respecto a los objetivos.

 

En concreto, con el probable fuerte crecimiento de las tendencias de trabajo desde casa, los ejecutivos ya están reflexionando sobre cómo garantizar que los empleados estén comprometidos, sean eficientes y se guíen por los objetivos mientras realizan su trabajo desde su dormitorio o sala de estar. Con la supervisión limitada y la microgestión de la vieja escuela desapareciendo rápidamente, los KPI personales para el trabajo están creciendo rápidamente en popularidad. Sin embargo, establecer los mejores objetivos posibles para los KPI de los empleados puede ser un poco de ciencia en sí mismo.

A menudo atribuido al gurú de la gestión, Peter Drucker, y utilizado por primera vez por George T. Doran en 1981, el acrónimo SMART se utiliza para guiar la fijación de objetivos.  He aquí una visión general de los objetivos SMART:

  • Específicos – simples, sensatos, significativos
  • Medible – significativo, motivador
  • Alcanzable – acordado, alcanzable
  • Relevante: razonable, realista y con recursos, basado en los resultados.

En los próximos años, las organizaciones, tanto del sector público como del privado, explorarán y probarán cada vez más los indicadores clave de rendimiento (KPI) individuales, y las que tengan más éxito con ellos estarán mejor equipadas para construir organizaciones prósperas y «a prueba de futuro».

Elementos clave de la planificación del personal a distancia

Gestionar y hacer crecer a los empleados con éxito siempre ha sido un área que puede poner a una empresa por delante de sus competidores. Las empresas gastan dinero en beneficios, formación, educación y planes de compensación para mejorar su personal. Sin embargo, las organizaciones promocionan desde dentro, sin experiencia, y no forman a los nuevos directivos. Esto es un proceso fallido y el futuro requerirá mejores gestores con un mayor porcentaje de empleados que trabajen desde casa.

 

Definir las descripciones de los puestos de trabajo

El punto de partida es el más importante. Para cada puesto, un directivo necesita una descripción del trabajo con las seis u ocho responsabilidades principales de la función junto con los KPI que se establecerán cada año. Define lo que hace que un candidato tenga éxito y otro que fracase en el puesto. Cada empleado recibe este documento del director y luego éste lo revisa en una reunión para asegurarse de que ambos entienden las expectativas.

Hay muchas maneras de definir las principales funciones y responsabilidades del puesto. Entrevístese con las personas que actualmente desempeñan el papel, investigue en Internet, hable con el departamento de RRHH y discuta con otros directivos. Mantén la lista de responsabilidades concisa, pero incluye detalles. Cuantos más detalles haya en torno a cada función, el empleado podrá entenderla y mejorar sus posibilidades de éxito.

 

Definir las descripciones de los puestos de trabajo

El directivo debe explicar cómo medirá cada KPI de la función y qué es un éxito o un fracaso. Describa de dónde proceden los datos y cómo se calcula el KPI. A continuación, siéntese con el empleado y documente cuáles serán los objetivos de cada KPI para un período determinado. Asegúrese de que el empleado está de acuerdo y acepta que puede alcanzar sus objetivos. Si se fijan cifras en las que no creen, es posible que pierdan al empleado al principio del proceso.

 

Revisar y finalizar los KPIs

Históricamente, los gerentes hacían una revisión anual que intentaba resumir lo que había sucedido durante el año, pero normalmente sólo destacaban los últimos meses, ya que eso es todo lo que la mayoría recuerda. En un año como el 2020, se hace aún más difícil con el rápido cambio al trabajo remoto.

Empiece ahora: reúnase con el empleado mensualmente, muéstrele el objetivo del KPI, los resultados hasta la fecha y una variación. Incluya un semáforo en cada KPI para mostrar si el empleado está teniendo éxito (verde), fallando (rojo), o en el medio (amarillo). Para todos los elementos amarillos y rojos, documente las acciones que el empleado debe realizar para mejorar los que están por debajo del objetivo.

Ahora, cuando se reúnan, el gerente simplemente revisará los números y los elementos de acción previos. Muchas de las preocupaciones sobre la eficiencia del trabajo desde casa desaparecen y todo gira en torno a la productividad.  A continuación, se muestra un ejemplo de un sencillo cuadro de mando para que un directivo lo revise con un consultor, que incluye los datos reales, el objetivo, la desviación con el semáforo y los objetivos para los próximos cuatro trimestres.

¿Los KPI personales formarán parte de la planificación estratégica de la plantilla?  

Al hacer esto de forma generalizada, la cultura cambia para convertirse en una fuerza de trabajo altamente productiva. Los buenos empleados quieren trabajar con otros buenos empleados. Esta cultura ayuda a construir una empresa rentable con un alto crecimiento. Despida a los empleados que regularmente no cumplen sus objetivos, pero de una manera que sea clara desde el primer día.

 

Ventajas del software de planificación automática de la plantilla y de la gestión de los KPI

Tanto si sus requisitos de planificación de personal y KPI son lo suficientemente sencillos como para ser manejados en Excel como si actualmente utiliza una herramienta moderna de planificación y presupuestación, ahora puede ser un buen momento para pensar en formas de combinar la presupuestación, la planificación de personal, la elaboración de informes y la gestión de KPI en una única solución.

Por lo tanto, ya sea a causa de un desafortunado brote de virus o de las tendencias tecnológicas que afectan a su sector, disponer de herramientas de planificación de la plantilla eficaces y de planes para estar preparados para una nueva previsión siempre va a reducir el estrés y la presión sanguínea del equipo de gestión de la organización.

 

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