Este artículo es la segunda parte de una serie de 8 partes sobre la evaluación de las mejores herramientas de CPM para su negocio. Esta parte se centra en las características de las mejores aplicaciones de software de informes financieros. 

El software de informes financieros que ofrece consolidaciones y funciones de planificación pertenece a una categoría de software que suele denominarse Gestión del Rendimiento Corporativo (CPM). Algunos también se refieren a esto como Gestión del Rendimiento Empresarial (EPM). Dado que la mayoría de las organizaciones están planeando o han trasladado recientemente sus sistemas ERP a la nube, las soluciones de informes financieros basadas en la nube son ahora más populares que nunca. 

Aunque los redactores de informes nativos del ERP son capaces de producir estados financieros e informes de sub-libros, por lo general no son muy buenos en cuanto a formato y fórmulas avanzadas. Además, al estar integrados en el sistema ERP, no pueden elaborar informes sobre datos de otras fuentes de datos. Así que, casi siempre, las empresas exportan algunos o muchos de sus informes a Excel para finalizarlos y montarlos allí.  Como resultado, ha surgido toda una industria de soluciones de informes basadas en la nube para llevar la automatización de los informes de las empresas y los procesos de cierre de mes al siguiente nivel. 

Hay numerosos proveedores de software que ahora ofrecen soluciones de informes independientes, ya sea por separado o como parte de un conjunto de CPM. Como resultado, durante el proceso de selección de software, tendrá que elegir cuidadosamente la solución que sea ADECUADA para su negocio. Esto significa que la funcionalidad debe ser la adecuada para su negocio y que debe soportar los requisitos específicos de su industria. Y, por supuesto, el retorno de la inversión (ROI) debe ser positivo. 

Cuando se trabaja en un proceso de selección de software para encontrar el mejor software de informes financieros para su organización, siempre hay algunas características que son más importantes que otras. 

Estas son Algunas de las Principales Características que Debe Tener el Mejor Software de Información Financiera 

Mientras que la mayoría de los proveedores pueden mostrar más de 100 características en su producto (algo que puede hacer que la selección de software sea un proceso tedioso), los principales criterios de éxito pueden reducirse a unas pocas áreas clave. A continuación, se enumeran y discuten cada una de ellas. 

  1. Formato Avanzado de Informes 

Por definici√≥n, todos los buenos creadores de informes tienen un ¬ędise√Īador de plantillas¬Ľ para crear informes reutilizables y basados en par√°metros. Adem√°s de los informes preconstruidos que los¬†proveedores deber√≠an proporcionar de forma inmediata, el dise√Īador de informes es el lugar en el que un usuario o consultor capacitado puede crear nuevas plantillas, como informes de p√©rdidas y ganancias y balances espec√≠ficos para las necesidades de la empresa.¬†

Aproximadamente la mitad de los proveedores de CPM ofrecen¬†complementos para Microsoft Excel donde se dise√Īan las plantillas. Esto suele proporcionar la mejor flexibilidad de formato y dise√Īo. Adem√°s, casi todos los miembros del departamento financiero est√°n familiarizados con Excel, por lo que tener un redactor de informes integrado en Excel acorta la curva de aprendizaje. Otros proveedores han creado dise√Īadores de informes propios para que los usuarios puedan dise√Īar informes financieros, pero √©stos nunca contienen toda la capacidad de formato de Excel. Algunos proveedores no s√≥lo ofrecen el dise√Īo de informes en Excel, sino que proporcionan un portal web en la nube donde los usuarios finales pueden ejecutar las plantillas como informes web desde cualquier dispositivo y sin necesidad de complementos de Excel.¬†

Informe de varianza en p√©rdidas y ganancias (Copyright –¬†Solver, Inc.)¬†

Nota 1: Tenga cuidado con los proveedores de CPM que ofrecen¬†dos dise√Īadores de¬†reportes¬†porque eso implica el doble de trabajo¬†para la¬†formaci√≥n¬†de¬†los usuarios avanzados. Esto puede llegar a ser desordenado¬†en¬†el proceso de cierre de fin de mes, los paquetes de informes y otras √°reas, si las plantillas se crean con dos tecnolog√≠as diferentes. La raz√≥n para tener dos herramientas casi siempre se debe a que la funcionalidad del dise√Īador del proveedor para propietario no¬†es¬†suficiente para sus clientes, por lo que¬†posteriormente¬†a√Īadieron un dise√Īador de Excel para manejar modelos complejos de clientes con muchos dise√Īos¬†de formatos.¬†

Nota 2: Adem√°s, tenga cuidado con las propuestas de venta¬†que utilizan¬†tableros de control¬†¬ęatractivos¬Ľ para desviar su atenci√≥n de las cuestiones relacionadas con el formato de los estados financieros. Mientras que¬†los tableros de control¬†son impresionantes herramientas de gesti√≥n centradas en el an√°lisis gr√°fico, NO est√°n construidos para ser escritores de informes financieros que puedan desarrollar y mantener f√°cilmente cosas como la¬†estructura del libro mayor¬†detr√°s de P√©rdidas y Ganancias, Balances, Estados de Flujo de Caja y otros informes cr√≠ticos.¬†¬†¬†

Sin un dise√Īador de informes en su nueva¬†soluci√≥n de planificaci√≥n,¬†corre el riesgo de tener que cambiar significativamente sus formatos de informes favoritos para adaptarse a la capacidad de la herramienta del proveedor. En muchos casos, incluso puede encontrarse a s√≠ mismo y a su personal confiando todav√≠a en sus sobrecargadas hojas de c√°lculo de Excel, ya que tendr√° que exportar los informes a Excel y luego reformatearlos manualmente cada mes.¬†

Aqu√≠ hay una lista de unos 500 ejemplos de informes,¬†tableros de control¬†y plantillas de presupuestos. Es una buena idea preguntar a sus potenciales proveedores si puede ver ejemplos de sus bibliotecas de plantillas. Cuantos m√°s ejemplos proporcionen, m√°s seguro estar√° de que su soluci√≥n tiene un buen dise√Īador de informes.¬†

2. Fórmulas Avanzadas 

Los informes financieros son algunos de los más difíciles de construir debido a los diversos calendarios contables, complejos y o cambiantes planes de cuentas y a los razones y cálculos personalizados necesarios para medir el rendimiento. Estas fórmulas y razones, normalmente creadas en Excel, pueden ser difíciles o imposibles de trasladar a una solución que utilice fórmulas propias o cálculos preestablecidos. 

La familiaridad con las f√≥rmulas tambi√©n es importante. Una vez m√°s, Excel es el est√°ndar de facto, no s√≥lo en cuanto a formato, sino tambi√©n en cuanto a f√≥rmulas. Por esta raz√≥n, la mayor√≠a de los proveedores de informes crean su dise√Īador de informes en Excel o tratan de imitar las f√≥rmulas de Excel en su propia herramienta.¬†

Si el nuevo dise√Īador de informes no cuenta con una capacidad de f√≥rmulas s√≥lida y conocida, existe un alto riesgo de que dependa de consultores para que le ayuden con el dise√Īo de los informes de forma continua y/o de que su equipo financiero pierda horas cada mes trasladando informes en Excel para ¬ęarreglarlos¬Ľ.¬†

 3. Consolidaciones Avanzadas 

Aunque todos los creadores de informes financieros pueden agregar datos entre cuentas y departamentos diferentes, un n√ļmero mucho menor de¬†soluciones¬†que¬†pueden¬†realizar verdaderas consolidaciones.¬†Adem√°s de consolidar los datos financieros de todas las filiales y divisiones para producir informes corporativos de alta calidad, las funciones m√°s importantes son las siguientes¬†

  • Entradas manuales de eliminaci√≥n entre empresas con comentarios y pista de auditor√≠a¬†
  • Eliminaciones autom√°ticas entre empresas¬†
  • Conversi√≥n de divisas¬†
  • Despliegue de los saldos de las filiales con diferentes planes de cuentas¬†
  • Posibilidad de introducir y hacer un seguimiento de los ajustes adicionales ¬ęde arriba¬Ľ cuando sea necesario¬†

Una solución óptima también tendrá reglas de negocio como árboles y/o atributos de dimensión que incluyan automáticamente las nuevas cuentas sin tener que actualizar manualmente los informes o correr el riesgo de que los informes financieros mensuales sean erróneos o estén incompletos. 

Algunos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) hacen un buen trabajo manejando esto internamente, pero normalmente con mucha menos flexibilidad que una verdadera solución de informes CPM. 

4. Lista de Comprobación Avanzada del Proceso de Cierre y Presentación de Informes 

Aunque la mayoría de las soluciones modernas de informes CPM basadas en la nube ofrecen un módulo de flujo de trabajo, las listas de verificación son más raras. Una lista de comprobación del proceso de elaboración de informes financieros suele ser una lista organizada cronológicamente de todos los elementos que un controlador tiene que realizar o supervisar en el cierre del mes en lo que respecta a la elaboración de informes. A veces esto incluye 100 o más tareas individuales con muchas personas involucradas. 

Los principales pasos son: 

  • Cierre de los libros en el sistema ERP y transferencia de los datos a la soluci√≥n de informes¬†
  • Visualizaci√≥n de los informes de excepci√≥n y de conciliaci√≥n para se√Īalar los problemas y conciliar los¬†items¬†
  • Ejecutar los informes de los balances de comprobaci√≥n¬†
  • Ajuste de las¬†entradas¬†(en el ERP o en la herramienta CPM)¬†
  • Ejecuci√≥n de todos los informes de fin de mes¬†
  • Realizaci√≥n de an√°lisis de desviaciones y tendencias con comentarios¬†
  • Publicaci√≥n (visualizaci√≥n en la web, correo electr√≥nico o Excel) de informes mensuales con comentarios¬†
  • Env√≠o de presentaciones en PowerPoint al equipo ejecutivo¬†

Las mejores soluciones de elaboración de informes ofrecen listas de comprobación interactivas para ayudar a garantizar que todo se haga a tiempo. Suelen incluir funciones como casillas de verificación, descripciones, responsables, enlaces a la actividad, plazos y notificaciones. 

Lista de comprobación interactiva para la elaboración de informes mensuales 

Sin un buen m√≥dulo de flujo de trabajo y listas de comprobaci√≥n, es muy probable que pase mucho m√°s tiempo recordando a las personas los plazos y pidi√©ndoles opiniones o comentarios. Este nivel de seguimiento constante puede resultar a√ļn m√°s frustrante y complejo si est√° atascado en la gesti√≥n manual de tareas en empresas que tienen m√ļltiples filiales y grandes equipos de contabilidad involucrados en el cierre de fin de mes.¬†

5. Integraciones de ERP Predise√Īadas¬†

Todas las buenas soluciones de informes de CPM, por definición, tienen que ser capaces de integrarse con los balances del libro mayor de su sistema ERP como mínimo. Sin embargo, no todas las herramientas son excelentes para informar sobre otros datos. En la misma línea, algunas soluciones de informes tienen mejores integraciones con ciertos ERP que otras. 

He aquí algunas preguntas que debe hacer a los distintos proveedores durante su proceso de selección: 

  • ¬ŅLa integraci√≥n con su ERP es en tiempo real o los datos se exportan a la base de datos en la nube de la soluci√≥n de CPM? (Hay pros y contras de ambos).¬†
  • ¬ŅCon qu√© frecuencia se pueden actualizar los datos del ERP en la herramienta de informes?¬†
  • ¬ŅEst√° preconfigurada la integraci√≥n del ERP o hay que mapearla y configurarla?¬†
  • ¬ŅEl redactor de informes s√≥lo funciona bien con los datos del libro mayor o tambi√©n se pueden introducir transacciones del libro auxiliar y datos que no sean del ERP?¬†
  • ¬ŅRecoger√° la integraci√≥n cambios como nuevas cuentas y empresas?¬†

Cuando est√© evaluando diferentes proveedores de CPM para sus necesidades de informes financieros y operativos, deber√≠a solicitar informaci√≥n detallada sobre la integraci√≥n de cada soluci√≥n con sus sistemas, incluyendo estimaciones sobre el tiempo y el coste que lleva configurarlos. Una integraci√≥n realmente buena y preconstruida deber√≠a tardar como m√°ximo una hora en configurarse, mientras que las ¬ęcajas de herramientas¬Ľ pueden tardar d√≠as en configurarse y conectarse a cada fuente de datos. Por lo tanto, lo que ofrece su proveedor suele quedar claro cuando vea sus estimaciones para el paso de integraci√≥n en la implementaci√≥n.¬†

Sin unas buenas integraciones automatizadas a sus sistemas fuente, sus usuarios acabar√°n perdiendo mucho tiempo en la carga y posible ¬ęlimpieza¬Ľ de los datos.¬†

 6. Construido para la Nube 

Mientras que las soluciones de informes financieros locales fueron la tecnolog√≠a est√°ndar durante d√©cadas, hoy en d√≠a son las soluciones en la nube las que mandan. Las herramientas de elaboraci√≥n de informes CPM construidas con una arquitectura nativa en la nube ofrecen muchas ventajas con respecto a las soluciones cl√°sicas locales. Estas ventajas incluyen funcionalidades de back-end¬†como el¬†multi-tenancy¬†para permitir actualizaciones eficientes y frecuentes, la distribuci√≥n de las cargas de procesamiento y de datos a trav√©s de los recursos de hardware y el aprovechamiento de lo que ofrecen los grandes centros de datos y plataformas de la nube p√ļblica.¬†

A modo de ejemplo, en el antiguo mundo on-premise, lo normal era realizar una actualización anual de su software, mientras que en el mundo de la nube lo normal es esperar actualizaciones mensuales completamente gratuitas y automatizadas. Estas actualizaciones periódicas también proporcionan a los usuarios un flujo continuo de nuevas funciones y correcciones de errores. 

Las soluciones en la nube altamente flexibles seguir√°n permitiendo a los usuarios finales ejecutar y ver informes tanto en Excel como en su navegador web (sin necesidad de instalar software en los ordenadores de los usuarios). Aseg√ļrese de que ambas interfaces utilicen las mismas definiciones de informes (no dos tecnolog√≠as de informes diferentes) y permitan¬†desglosar¬†en vivo de los detalles de las transacciones siempre que el usuario necesite analizar a un nivel m√°s profundo.¬†

Sin una arquitectura en la nube especialmente dise√Īada, un proveedor se quedar√° atr√°s respecto a sus competidores con el paso del tiempo. Algunos de los proveedores locales heredados no reconstruyeron sus tecnolog√≠as para optimizarlas para la nube y, como resultado, en alg√ļn momento tendr√°n que reconstruir su producto o sus clientes migrar√°n a otros proveedores.¬†

¬ŅCu√°nto¬†Cuesta una¬†Soluci√≥n de¬†Informaci√≥n¬†Financiera?¬†

Aunque es importante hacer los deberes para asegurarse de que el proveedor que elija tenga las características clave necesarias para una implantación satisfactoria, también es importante considerar el coste total y el ahorro de tiempo y esfuerzo, así como el potencial de la solución para mejorar la toma de decisiones en su empresa. 

A continuación, se indican algunos aspectos en los que debe pensar cuando obtenga los precios de los proveedores finalistas: 

  • ¬ŅLa suscripci√≥n anual de cada proveedor contiene el mismo n√ļmero de usuarios y m√≥dulos?¬†
  • Si est√° recibiendo un descuento, ¬Ņcu√°nto tiempo pasar√° hasta que se restablezca el precio de lista?¬†
  • ¬ŅDispone el proveedor de una pol√≠tica escrita para los aumentos de precios anuales?¬†
  • ¬ŅLas estimaciones de implementaci√≥n de cada proveedor son exactamente para el mismo trabajo?¬†

Una buena regla general es pedir a cada proveedor el coste total de la suscripci√≥n para los primeros 5 a√Īos. Aseg√ļrese de que esto incluye cualquier posible aumento de precios. Y, si el proveedor es propiedad de una empresa de capital privado, lo m√°s probable es que se venda mientras usted sigue siendo cliente. En estos casos, es una opci√≥n inteligente asegurarse de recibir un documento que indique su pol√≠tica de aumentos de precios en el futuro, incluso si se venden a otra empresa.¬†

Aquí tienes una herramienta que te ayudará a comparar proveedores y a calcular el retorno de la inversión (ROI). 

¬ŅPor qu√© no¬†Utilizar Excel o la¬†Funcionalidad de¬†Informes¬†Financieros de mi¬†Sistema ERP?¬†

Excel es, con diferencia, la herramienta de elaboración de informes más popular del mundo porque es gratuita (si ya se tiene Excel), increíblemente flexible y casi todos los profesionales de la contabilidad y las finanzas saben utilizarla. Si tiene un plan de cuentas sencillo y no tiene demasiadas unidades de negocio y usuarios departamentales, Excel puede ser perfectamente el mejor software de informes financieros para su empresa. 

Sin embargo, todo el mundo sabe cu√°ndo ha llegado el momento de sustituir sus informes de hoja de c√°lculo casera. Las se√Īales de advertencia incluyen¬†

  • Distribuci√≥n manual de informes dolorosa¬†
  • Problemas con la consolidaci√≥n de las hojas de c√°lculo¬†
  • Enlaces¬†da√Īados¬†
  • Poca flexibilidad de los informes¬†
  • Falta de seguridad del usuario¬†
  • Problemas de versiones¬†
  • y as√≠ sucesivamente…¬†

Todos los sistemas ERP disponen de una funcionalidad básica para la elaboración de informes, pero estas herramientas suelen fallar en cuanto a su gran formato, su capacidad para incluir datos que no son del ERP y su flexibilidad para gestionar las jerarquías de cuentas y empresas de forma dinámica dentro de las definiciones de los informes. La verdad es que, independientemente de la promoción de un proveedor de ERP de sus características de informes incorporados, las empresas casi siempre terminan de vuelta en Excel para algunos de sus informes, incluso después de comprar una nueva solución de ERP en la nube. Entonces, cuando Excel se vuelve demasiado tedioso, adquieren una solución CPM. 

Conclusión 

En resumen, la elecci√≥n de una nueva soluci√≥n de informes financieros para automatizar los informes mensuales, as√≠ como para cubrir otras necesidades de informes de gesti√≥n, promete, en √ļltima instancia, impulsar decisiones mejores y m√°s r√°pidas en una empresa. Por ello, la facilidad de los informes financieros se est√° convirtiendo cada vez m√°s en una prioridad estrat√©gica para las organizaciones de todos los sectores. Como hemos comentado anteriormente, algunas caracter√≠sticas son m√°s importantes que otras y¬†pueden ser factores clave para el √©xito, adem√°s de un proceso de implementaci√≥n bien ejecutado.¬†

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