Este art铆culo es la tercera parte de una serie de 8 partes sobre la evaluaci贸n de las mejores herramientas de CPM para su negocio.聽Esta聽parte se centra en las funcionalidades de Excel que refuerzan las mejores aplicaciones de software聽para聽planificaci贸n y elaboraci贸n de informes financieros.

Casi todos los profesionales de las finanzas aman y odian a la vez a Microsoft Excel. Parece que no podemos vivir con 茅l y no podemos vivir sin 茅l.

Por eso, cuando se busca adquirir una nueva soluci贸n de planificaci贸n o de elaboraci贸n de informes financieros y se comparan los proveedores finalistas, lo bien que interact煤a cada soluci贸n con Excel suele formar parte de los principales requisitos de los usuarios.

Hay que tener en cuenta que, aunque entre 2010 y 2015 surgi贸 un n煤mero creciente de soluciones en la nube, el sentimiento popular de los proveedores basados聽en la web聽era que sus herramientas se deshar铆an completamente de Excel. Pero, en poco tiempo, sus clientes empezaron a echar de menos la potencia de formato y c谩lculo de Excel (as铆 como su familiaridad) cuando creaban informes y modelos presupuestarios. Como resultado, los primeros proveedores de la nube a帽adieron complementos de Excel para ofrecer una experiencia de dise帽o alternativa a los fans de Excel y varios proveedores m谩s recientes, como Vena y聽Solver, hicieron de Excel una parte integral de sus soluciones en la nube.

Para la mayor铆a de las empresas, la funcionalidad de Excel es LA clave del 茅xito cuando se utiliza el mejor software de planificaci贸n y elaboraci贸n de informes financieros.

Estas son聽Algunas de las聽Principales聽Caracter铆sticas que聽Hay que聽Buscar en los聽Complementos de Excel para la聽Elaboraci贸n de聽Informes y聽Presupuestos

La mayor铆a de los usuarios聽en聽finanzas, contabilidad y聽generaci贸n de聽presupuestos consideran que una fuerte integraci贸n con Excel es una de las 5 o 10 caracter铆sticas principales al evaluar y聽entre los proveedores聽de聽software para聽planificaci贸n y elaboraci贸n de informes. A continuaci贸n, analizaremos algunas caracter铆sticas importantes聽para聽tener en cuenta en este sentido.

1.La Diferencia entre Exportaci贸n/Importaci贸n de Excel y los Complementos de Excel

Si bien casi todas las soluciones de generaci贸n de informes, planificaci贸n y gesti贸n del rendimiento corporativo (CPM) pueden importar datos y exportar informes a Excel, estos procesos no deben confundirse con los complementos de Excel, que son聽plugins聽de Microsoft Excel que aparecen en su cinta de opciones.

Con una herramienta de dise帽o de complementos de Excel, los usuarios construyen informes din谩micos basados en par谩metros que extraen datos de la base de datos del ERP o del CPM. Los datos pueden actualizarse y volver a escribirse (presupuestaci贸n y previsi贸n) sin ning煤n tipo de proceso de exportaci贸n e importaci贸n, lo que proporciona autoservicio a los usuarios finales.

En esta p谩gina puede encontrar cientos de ejemplos聽de informes y formularios de presupuestos construidos con un complemento de Excel y hechos para ejecutarse en un navegador. Revisar los ejemplos de los proveedores de los tipos de plantillas que desea construir con su nueva soluci贸n puede ser una muy buena garant铆a de que el dise帽o y la capacidad de dise帽o en su soluci贸n elegida va a hacerse cargo de las necesidades de su organizaci贸n.

聽2. Ejemplos de聽Herramientas聽Puramente de Excel frente a聽Portales聽Web con聽Complementos de Excel

En el pasado, los complementos de Excel eran herramientas de generaci贸n de informes independientes que deb铆an instalarse en el escritorio (o m谩quina virtual) de cada usuario. Por lo tanto, si usted tiene 50 usuarios, su departamento de TI tendr铆a que mantener y actualizar 50 complementos de Excel. Por suerte, esto ha cambiado. Desde que surgieron las arquitecturas en la nube en el mercado de CPM, casi todos los proveedores han creado portales web multiusuario que son gestionados y actualizados autom谩ticamente por el proveedor.

Hoy en d铆a, todav铆a quedan algunos de los cl谩sicos complementos de Excel y la mayor铆a tienen la capacidad de conectarse a los ERP en la nube y 芦filtrar禄 los datos a Excel cuando se procesan los informes. Sin embargo, todos los principales proveedores tienen portales web en los que los informes se almacenan y, en algunos casos, tambi茅n se ejecutan en el navegador del usuario sin necesidad de que Excel los ejecute. Esta arquitectura es especialmente 煤til para los procesos de planificaci贸n, en los que un n煤mero importante de usuarios finales puede simplemente abrir sus navegadores e introducir presupuestos y previsiones que se almacenan directamente en la base de datos en la nube de la soluci贸n CPM.

聽3. La聽Importancia de las聽Filas y聽Columnas聽Din谩micas de Excel聽Frente a las聽Est谩ticas

La mayor铆a de las organizaciones a帽aden cuentas, departamentos y otros miembros de la聽organizaci贸n聽a su ERP durante el a帽o. En el caso de los complementos de Excel m谩s antiguos, esto suele requerir un mantenimiento manual de los informes y las plantillas de presupuesto para insertar nuevas filas o columnas, o para mantener el contenido de los desplegables de los par谩metros (por ejemplo, una lista de departamentos). Esto se debe a que estos complementos s贸lo pueden poner referencias a f贸rmulas a nivel de celda en la hoja de c谩lculo.

Con los complementos modernos de Excel, puedes tener listas din谩micas de filas o columnas y par谩metros globales de informes.

He aqu铆 algunos ejemplos r谩pidos:

  • Filas聽Din谩micas

Si tiene, por ejemplo, 20 cuentas de gastos de explotaci贸n, puede crear una f贸rmula de rango en una sola fila en Excel que se expanda autom谩ticamente a 20 filas. Si alguien a帽ade un nuevo n煤mero de cuenta en ese rango, autom谩ticamente obtendr谩 21 filas en el informe (o formulario de presupuesto). En los complementos de Excel m谩s antiguos, hay que crear manualmente cada fila y, como son est谩ticos, las nuevas cuentas no se convierten en nuevas filas autom谩ticamente.

  • Columnas聽Din谩micas

Supongamos que quiere datos reales desde enero hasta el mes actual y una previsi贸n desde el mes siguiente hasta diciembre. En un complemento de Excel moderno, este informe puede realizarse de forma din谩mica, independientemente del mes para el que se ejecute. Con los complementos est谩ticos y heredados de Excel, tendr谩 que cambiar manualmente las f贸rmulas cada mes, hacer 11 versiones del informe o hacer grandes 芦trucos禄 en el informe para hacerlo m谩s din谩mico.

Dise帽o de plantillas con filas y columnas din谩micas

Dise帽o de plantillas con filas y columnas din谩micas

  • Par谩metros聽Globales聽Din谩micos

Los ejemplos t铆picos son los filtros de informe para la empresa, el departamento, el per铆odo o la versi贸n del presupuesto. En los complementos antiguos de Excel, se dise帽an como cuadros desplegables normales de Excel que se rellenan en funci贸n de los datos (por ejemplo, una lista de meses o departamentos) ocultos en alg煤n lugar del libro. En los complementos modernos de Excel, estos selectores de par谩metros son cuadros desplegables en un men煤 lateral o en la hoja de Excel que extrae su contenido directamente de la base de datos.

En otras palabras, siempre est谩n frescos y no necesitan listas de dimensiones ocultas en cada informe o plantilla de presupuesto.

En resumen, los complementos modernos de Excel con filas, columnas y par谩metros globales din谩micos proporcionan un dise帽o de informes m谩s r谩pido y menos trabajo de mantenimiento. Tambi茅n es menos probable que produzcan informes err贸neos porque pueden incluir autom谩ticamente nuevas cuentas y otros miembros de las dimensiones del ERP que tienden a cambiar.

4. 驴Es Excel la Herramienta de Dise帽o Principal o una Soluci贸n Adicional que Hay que Aprender?

La gente de finanzas y contabilidad tiende a estar muy ocupada y a pocos les gusta dedicar m谩s tiempo del necesario a construir o mantener informes. Como hemos comentado聽anteriormente, esta es una de las principales razones por las que los complementos de Excel son tan populares y han vuelto como parte de las soluciones de CPM en la nube. Sin embargo, al comparar proveedores con dise帽adores de informes basados en Excel, es importante investigar si su herramienta de Excel es su segundo聽(芦opci贸n禄) escritor de informes o EL escritor de informes.

Las soluciones en la nube en las que hay un dise帽ador web propietario, adem谩s de un dise帽ador de Excel opcional, hacen que los usuarios no s贸lo tengan que aprender dos herramientas, sino que tambi茅n tengan que lidiar constantemente con las decisiones sobre si un nuevo informe debe construirse en Excel o en la herramienta propia聽del navegador. Elaborar un paquete mensual de informes a partir de ambas herramientas, si es posible, puede resultar desordenado y suponer demasiado esfuerzo manual.

Las soluciones con un dise帽ador de Excel 煤nico y espec铆fico tienen la ventaja de ofrecer a los usuarios una 煤nica herramienta que deben aprender, y el empaquetado y la distribuci贸n de los informes pueden realizarse en un solo lugar.

5. Creado para la Nube

Aunque algunos complementos de Excel heredados siguen siendo herramientas puramente locales, la mayor铆a pueden conectarse ahora a los ERP en la nube. La 煤ltima generaci贸n de complementos de Excel no s贸lo puede gestionarse (instalaci贸n, seguridad de los usuarios, etc.) desde los portales en la nube, sino que algunos, como聽Solver, pueden incluso 芦convertir禄 autom谩ticamente las plantillas de Excel en informes web y formularios de entrada. En estas herramientas, los usuarios pueden optar por ejecutar el mismo informe como un informe web sin necesidad de un complemento de Excel. Tambi茅n pueden utilizar el complemento de Excel para abrir el informe en Excel y ejecutarlo all铆.

En otras palabras, parte de la investigaci贸n y comparaci贸n de las soluciones de informes y presupuestos de los proveedores deber铆a consistir en averiguar si su software de planificaci贸n y finanzas se basa en herramientas heredadas o en arquitecturas en la nube creadas a prop贸sito.

驴Cu谩nto Cuesta una Soluci贸n de Informaci贸n Financiera?

Aunque es importante hacer los deberes para asegurarse de que el proveedor que elija tenga las caracter铆sticas clave necesarias para una implantaci贸n satisfactoria, tambi茅n es importante considerar el coste total y el ahorro de tiempo y esfuerzo, as铆 como el potencial de la soluci贸n para mejorar la toma de decisiones en su empresa.

A continuaci贸n, se indican algunos aspectos en los que debe pensar cuando obtenga los precios de los proveedores finalistas:

  • 驴La suscripci贸n anual de cada proveedor contiene el mismo n煤mero de usuarios y m贸dulos?
  • Si est谩 recibiendo un descuento, 驴cu谩nto tiempo pasar谩 hasta que se restablezca el precio de lista?
  • 驴Dispone el proveedor de una pol铆tica escrita para los aumentos de precios anuales?
  • 驴Las estimaciones de implementaci贸n de cada proveedor son exactamente para el mismo trabajo?

Una buena regla general es pedir a cada proveedor el coste total de la suscripci贸n para los primeros 5 a帽os. Aseg煤rese de que esto incluye cualquier posible aumento de precios. Y, si el proveedor es propiedad de una empresa de capital privado, lo m谩s probable es que se venda mientras usted sigue siendo cliente. En estos casos, es una opci贸n inteligente asegurarse de recibir un documento que indique su pol铆tica de aumentos de precios en el futuro, incluso si se venden a otra empresa.

Aqu铆 tienes una聽herramientaque te ayudar谩 a comparar proveedores y a calcular el retorno de la inversi贸n (ROI).

Conclusi贸n

En resumen, elegir una de las mejores soluciones de software de informes financieros para automatizar los informes mensuales, as铆 como para cubrir otras necesidades de informes de gesti贸n, impulsar谩 en 煤ltima instancia una toma de decisiones mejor y m谩s r谩pida en su empresa. Por ello, la tarea de encontrar las mejores herramientas de planificaci贸n y elaboraci贸n de informes financieros se est谩 convirtiendo cada vez m谩s en una prioridad estrat茅gica para las organizaciones de todos los sectores.

Como hemos comentado anteriormente, algunas caracter铆sticas son m谩s importantes que otras en el proceso de evaluaci贸n y pueden actuar como impulsores clave del 茅xito, adem谩s de un proceso de implementaci贸n bien ejecutado, por supuesto.

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