Hay una razón por la que Microsoft Excel, entre sus muchos méritos, es generalmente reconocido como la herramienta de informes más popular del mundo. Tres de las principales razones son:

  • Es fácil
  • Es familiar para la mayoría de los usuarios empresariales
  • Es «gratis» (si ya tienes una licencia de Excel)

Sin embargo, Excel también tiene muchas desventajas, especialmente cuando se trata de informar sobre datos financieros…

  • Poca seguridad para el usuario
  • No hay base de datos para gestionar grandes cantidades de datos
  • No es realmente una herramienta multiusuario en la nube creada para la elaboración de informes
  • Los modelos se vuelven complejos y difíciles de mantener

Esta relación de amor/odio con Excel y los típicos uno (o varios) días de formación que requieren la mayoría de los redactores profesionales de informes financieros son dos de las razones clave por las que las empresas hacen cada vez más esta pregunta a los proveedores de software de ERP y de informes: «¿Qué tan fácil es aprender a escribir informes?»

Por supuesto, los informes complejos y formateados, como los estados de flujo de caja y algunos otros diseños de informes financieros, probablemente siempre requerirán un cierto nivel de formación y habilidad para producirlos en la mayoría de las herramientas de informes. En otras palabras, no parece haber una solución que ofrezca lo mejor de todos los mundos cuando se trata de informes.

La diferencia entre los redactores de informes financieros y las herramientas de elaboración de informes ad hoc

Si todos los usuarios avanzados y los usuarios finales de los informes tuvieran tiempo para aprender una nueva tecnología de elaboración de informes y dispusieran de tiempo suficiente para diseñar informes siempre que lo necesitaran para responder a diversas cuestiones empresariales, el mundo estaría bien con los redactores de informes clásicos. Éstos tienen mucha flexibilidad, funciones financieras y un sólido formato para ofrecer informes con calidad de presentación. Sin embargo, la mayoría de las veces, un usuario sólo necesita comprobar algunos datos o responder rápidamente a una pregunta. Ejemplos de estas preguntas son:

  • ¿Cómo puedo ver un informe cuenta por cuenta con todos los campos clave del libro mayor y una comprobación del saldo?
  • ¿Cuál es el saldo de la cuenta 4510 para cada mes en lo que va de año?
  • ¿Cuánto vendió Lisa en mayo?

Con los redactores de informes completos, cualquiera de los casos anteriores requeriría normalmente el conocimiento de los campos de origen, la formación sobre la herramienta de elaboración de informes y posiblemente varias horas de trabajo de diseño de informes. Con las modernas herramientas de elaboración de informes ad hoc, como Solver’s Ad Hoc Reporting, cualquier usuario al que se le haya proporcionado acceso a los datos puede elaborar informes en pocos minutos y con unos conocimientos mínimos. También pueden guardar sus informes para reutilizarlos la próxima vez que ellos o sus compañeros tengan una pregunta de negocio similar. En otras palabras, las herramientas de elaboración de informes ad hoc son perfectamente complementarias a los redactores de informes completos, y cada una de ellas responde a necesidades diferentes.

Información más rápida y sencilla con informes ad hoc para los datos de su ERP

¿Cómo puedo ofrecer a mis usuarios finales tanto informes con formato avanzado como permitirles crear los suyos propios?

Algunos proveedores de gestión del rendimiento corporativo (CPM), como Solver, se encargan de ello dando al usuario tres opciones para sus necesidades de información:

  • Cualquier usuario: Utilizar los informes ad hoc para diseñar informes y responder a preguntas sobre la marcha
  • Cualquier usuario (sin formación): Plantillas preconstruidas de informes, presupuestos y paneles descargadas de un Marketplace
  • Usuario avanzado: Diseñador de informes basado en Excel con arquitectura de nube multi-tenant

En otras palabras, los informes profesionales con calidad de presentación creados por los usuarios avanzados van de la mano de los informes ad hoc que cualquier usuario final puede diseñar cuando tenga preguntas que necesite responder.

¿Cómo pueden ayudar los informes ad hoc a la hora de migrar a un nuevo ERP?

A medida que un gran número de empresas planean migrar, o han migrado, sus soluciones de contabilidad heredadas de los servidores locales a la nube, no sólo tienen que revisar la funcionalidad principal del ERP para asegurarse de que satisface sus necesidades actuales y futuras, sino que también tienen que revisar las herramientas que utilizarán para la elaboración de informes, la planificación y el análisis. Por lo general, los redactores de informes nativos del ERP no son muy buenos ni para los informes ad hoc ni para los informes con formato profesional, por lo que los clientes hacen una de estas dos cosas

  • Exportar los datos a Excel y ocuparse de los informes necesarios en hojas de cálculo manuales. Esto tiene tanto las ventajas como las limitaciones comentadas al principio de este blog.
  • Adquirir la mejor solución de informes y/o CPM. Esta categoría incluye proveedores en la nube como Solver con plataformas escalables que ofrecen tanto informes ad hoc como informes formateados, además de consolidaciones, presupuestos, previsiones y cuadros de mando de Power BI integrados.

Un beneficio secundario de las buenas herramientas de elaboración de informes ad hoc es que pueden ser una gran ayuda para que los usuarios de la implementación del ERP creen informes sobre la marcha como comprobación de los datos que están cargando en el nuevo sistema ERP. Esto también les permitirá empezar a crear informes básicos mientras los usuarios avanzados diseñan informes financieros y operativos con un formato completo.

¿Cuánta formación se necesita para aprender a elaborar informes ad hoc?

Si se necesitan más de 10-15 minutos de formación en vídeo para aprender una herramienta de informes ad hoc, probablemente no debería llamarse informe ad hoc. Uno de los principales valores añadidos de este tipo de experiencia de usuario es que prácticamente cualquier usuario con cualquier formación debería ser capaz de aprender rápidamente la herramienta, de modo que pueda beneficiarse de respuestas casi inmediatas a sus preguntas sobre datos.

Dado que el umbral de formación debe ser bajo y el tiempo de valoración rápido para cada usuario, cualquiera de estos tres tipos de categorías de formación debería ser suficiente:

  • Aprender de la prueba y el error
  • Aprender de los vídeos
  • Aprender de un compañero

En cualquier caso, una buena herramienta de elaboración de informes ad hoc debería tener un alto retorno de la inversión para una empresa porque requerirá una formación mínima, y los usuarios pueden obtener respuestas a sus preguntas casi en tiempo real y sin tener que pedir ayuda a su personal de contabilidad o a los súper usuarios que elaboran los informes.

 

Resumen

A medida que evolucionan las tecnologías de elaboración de informes, es probable que veamos a la mayoría de los proveedores modernos de la nube ofrecer tanto informes con formato profesional como informes ad hoc, y por lo tanto limitar la necesidad de que los usuarios exporten datos a archivos manuales de Excel para obtener respuestas a sus preguntas de negocio. En la década de 2020 y en la era posterior al trabajo desde casa, las empresas que permitan a sus usuarios tomar decisiones más rápidas y mejores tendrán una gran ventaja competitiva.

 

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