C贸mo volver a pronosticar r谩pidamente el presupuesto de la empresa cuando sucede lo inesperado

Es f谩cil predecir el futuro cuando el negocio se desarrolla con normalidad. Sin embargo, si su entorno empresarial se ve afectado repentinamente por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisici贸n no planificada, su presupuesto corporativo puede quedar obsoleto muy r谩pido.

驴C贸mo saber que es hora de reemplazar el presupuesto por un pron贸stico?

A veces ocurren eventos inesperados y est谩 claro que el rendimiento real de la empresa se est谩 moviendo muy por encima o por debajo del presupuesto anual que ya no proporciona valor de las siguientes maneras:

  • Una herramienta de control de costos
  • Un objetivo para los planes de compensaci贸n de empleados
  • Una descomposici贸n financiera detallada de los objetivos estrat茅gicos corporativos
  • Un plan financiero para diversas iniciativas corporativas

Hay muchas se帽ales de que su presupuesto se est谩 volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, tales como:

  • La administraci贸n comenta por qu茅 se est谩 produciendo una desviaci贸n del presupuesto de ingresos o gastos
  • Quejas de los equipos de ventas de que sus objetivos son demasiado altos debido al evento XYZ
  • Falta de propiedad presupuestaria de los jefes de departamento

Adicionalmente, comenzar谩 a escuchar por parte de los ejecutivos que la columna de presupuesto de los estados financieros es “in煤til” o que la cifra de presupuesto en un indicador clave de rendimiento (KPI) ya no es valiosa.

Algunas organizaciones tienen un proceso de pron贸stico mensual, trimestral o semestral predefinido, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente tienen esto en cuenta la pr贸xima vez que pronostiquen. Estas empresas a menudo tienen software de presupuestaci贸n y pron贸stico como Solver, Adaptive Insight o Planful para acelerar y automatizar el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crear presupuestos y pron贸sticos.

Las t茅cnicas de pronosticaci贸n de otras compa帽铆as solo incluyen una 煤nica versi贸n presupuestaria anual como l铆nea de base, y para estas empresas volver a pronosticar 鈥渇orzadamente” debido a eventos inesperados podr铆a implicar muchos m谩s brazos y piernas e interrupciones en los horarios de trabajo de las personas.

 

驴Qu茅 hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?

Por lo general, las empresas realizan una de las siguientes acciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:

  1. No hacer nada y vivir con los comentarios y preguntas indocumentados hasta que se inicie el presupuesto del pr贸ximo a帽o
  2. Dejar el presupuesto tal cual est谩 y utilizar los comentarios del reporte para explicar las grandes desviaciones del presupuesto (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuaci贸n).
  3. Volver a pronosticar lo que queda del a帽o y sustituir el ya obsoleto presupuesto por el nuevo pron贸stico.

La mayor铆a de las empresas ingresan sus pron贸sticos corporativos a un nivel m谩s alto que el presupuesto anual, y a menudo s贸lo se hace a nivel de cuenta de p茅rdidas y ganancias y algunas veces tambi茅n para la hoja de balance y flujo de caja.

En la mayor铆a de los casos, las organizaciones m谩s peque帽as con modelos de Excel bien organizados y propios pueden pronosticar en su hoja de c谩lculo y luego volver a importar el pron贸stico a su sistema ERP o herramienta externa de reportes. En organizaciones medianas y m谩s grandes, incluso los pron贸sticos a nivel de cuenta libro mayor pueden requerir mucho trabajo debido a que se requiere hacer esto por divisi贸n o departamento. Estas empresas tienen o muchos m谩s recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestaci贸n para automatizarlo.

Profit and loss report

驴C贸mo volver a pronosticar su presupuesto?

Ya sea que sus requisitos de pron贸stico son lo suficientemente simples como para ser manejados en Excel o que su empresa est谩 usando una herramienta de presupuesto moderna, hay maneras de evitar el doloroso y lento proceso de entrada de datos. El problema con esto 煤ltimo es que el nuevo pron贸stico ya puede ya ser antiguo para el momento en que se haya terminado. En estos casos, el evento inesperado que llev贸 a la volver a realizar el pron贸stico puede ya haber cambiado de nuevo, lo que le llevar铆a a empezar de nuevo.

El software para automatizar la presupuestaci贸n y los pron贸sticos normalmente significa que el modelo de entrada de datos est谩 altamente controlado por f贸rmulas. Por ejemplo, su modelo de pronosticaci贸n puede calcular r谩pidamente todas las entradas necesarias autom谩ticamente, como % aumento de ingresos, ingresos netos objetivo, reducci贸n/aumento en el n煤mero de empleados, etc. Esta funcionalidad tiene muchos nombres tales como:

  • Planificaci贸n Top Down (vea la captura de pantalla de ejemplo a continuaci贸n)
  • Modelado basado en parametros o ‘drivers’
  • An谩lisis de qu茅 pasar铆a si, ‘what if’

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Independientemente de c贸mo lo llame y del tipo de herramienta de planificaci贸n que utilice, un modelo de pron贸stico automatizado puede volver a crear un pron贸stico completo en minutos u horas frente a d铆as o semanas con m茅todos manuales.

Un modelo automatizado tambi茅n le permite crear varios escenarios. Por ejemplo, creado desde el inicio con escenarios de pron贸stico “Mejor caso”, “Peor caso” o “Probable”, puede estar preparado para eventos inesperados sin apresurarse a volver a realizar un pron贸stico. En su lugar, reemplace la versi贸n presupuestaria “Probable” por el escenario “Mejor caso” o “Peor caso” y ya est谩 listo.

Si la situaci贸n requiere un escenario completamente nuevo, puede ajustar los controladores dentro del modelo automatizado y 茅ste volver谩 a calcular y a almacenar las transacciones de pron贸stico a nivel de cuentas subyacentes.

Cuando su compa帽铆a tenga las herramientas y los planes adecuados y listos para volver a realizar el pron贸stico presupuestario, estar谩 preparada para un brote de virus, un desplome del mercado de valores, incertidumbre politica o una emocionante adquisici贸n de un competidor. La planificaci贸n reducir谩 el estr茅s y la presi贸n arterial para el equipo financiero de su organizaci贸n.