Payroll Forecast

La previsi贸n es siempre una parte esencial de cualquier negocio y la fuerza de trabajo suele ser el gasto m谩s importante. La planificaci贸n de la fuerza laboral incluye salarios, comisiones, beneficios, impuestos, jubilaci贸n y mucho m谩s. En promedio, los gastos de fuerza de trabajo comprenden m谩s del 30% de las ventas brutas, pero pueden superar el 50% seg煤n la industria. La previsi贸n de la fuerza laboral debe ser siempre la m谩xima prioridad para cualquier organizaci贸n. Nuestra gu铆a cubrir谩 muchas alineaciones con estrategias, acceso a datos y mejores pr谩cticas sobre planificaci贸n y previsi贸n de la fuerza laboral.

C贸mo desarrollar un plan estrat茅gico para la previsi贸n de la fuerza laboral

Hay muchas preguntas que hacer antes de comenzar cualquier tipo de pron贸stico, y los elementos relacionados con la fuerza laboral suelen ser algunas de las preguntas m谩s importantes. Las empresas no podr谩n pronosticar reducciones, aumentos o cambios con precisi贸n para la fuerza laboral sin un plan estrat茅gico. Los datos var铆an, pero la estimaci贸n es que aproximadamente el 90% de todas las organizaciones no logran ejecutar sus estrategias con 茅xito.

Hay muchas razones para el fracaso e incluyen la falta de comunicaci贸n, no vincular la estrategia con la planificaci贸n, solo el enfoque de arriba hacia abajo y la estrategia de implementaci贸n fallida. Aseg煤rese de que la organizaci贸n tenga una estrategia clara y comun铆quele claramente a la empresa que existe una ruta de ejecuci贸n bien definida.

Acceso a la bodega de datos para la planificaci贸n de la fuerza de trabajo

La capacidad de acceder a datos precisos y oportunos para el an谩lisis es una necesidad. Los datos deben ser accesibles para poder construir modelos de previsi贸n de la demanda de la fuerza laboral. Puede haber muchos datos y a continuaci贸n se muestra un ejemplo de algunos de los datos por empleado por mes que ser铆an beneficiosos para crear un modelo:

  • Salario
  • Comisiones
  • Bonificaciones
  • Promociones
  • Impuestos
  • Beneficios
  • Nuevas contrataciones
  • T铆tulo
  • Terminaciones
  • Tiempo extraordinario
  • Plantilla por puesto
  • Horas trabajadas
  • Elegibilidad para beneficios

La primera pregunta que debe hacerse es si puede acceder a los datos. Determine de d贸nde provienen los datos y cree un proceso para integrar los datos de modo que haya un proceso fluido mensual o trimestralmente, seg煤n la frecuencia con la que se realicen las previsiones.

Verifique los datos para asegurarse de que sean precisos, ya que la fuerza laboral representa m谩s del 30% de los gastos, por lo que una peque帽a variaci贸n puede tener un gran impacto. Por ejemplo, si un beneficio comprend铆a el 1% de los ingresos brutos de $ 100 millones y la suposici贸n estaba desviada en un 50%, entonces la variaci贸n ser铆a de aproximadamente $ 500,000 para un solo beneficio. Esta es una variaci贸n sustancial para un solo beneficio, que puede afectar la toma de decisiones.

Generalmente, los modelos de previsi贸n de la demanda de la fuerza laboral son las plantillas m谩s complejas que tienen las organizaciones. Cuanto m谩s precisos sean los datos, menos complejos deben ser los modelos y muchas de las suposiciones desaparecen. Un modelo permite que los gerentes y ejecutivos tomen decisiones r谩pidas y precisas en torno a los cambios que pueden tener que ocurrir. Pueden crear r谩pidamente m煤ltiples escenarios hipot茅ticos que proporcionan la base para la mejor toma de decisiones posible.

C贸mo pronosticar el cambio en la fuerza laboral

Hay muchas formas de planificar los cambios en la fuerza laboral. Primero, como se indic贸 anteriormente, establezca una estrategia para proporcionar a todos los que utilizan el modelo la claridad para tomar decisiones que cumplan con los planes estrat茅gicos.

Si la gerencia espera que la producci贸n aumente en un 50% en la manufactura, entonces normalmente deber铆a haber un aumento en la fuerza laboral o un plan sobre el uso de m谩s rob贸tica, lo que puede disminuir la fuerza laboral para satisfacer la demanda. Sin embargo, sin esta informaci贸n, la precisi贸n del plan no ser谩 exacta.

Decida si utilizar谩 un enfoque de top-down,o bottom-up o un h铆brido de los dos enfoques. Un enfoque de top-down es cuando la alta direcci贸n determina el plan y lo lleva al resto de la empresa. Un enfoque bottom-up es cuando los gerentes de l铆nea planifican y luego se acumula en un plan consolidado. Un h铆brido usa ambos m茅todos y luego compara como versiones diferentes.

Los ejecutivos pueden proporcionar una versi贸n de top-down como gu铆a para los gerentes. La clave para un enfoque top-down es un modelo que proporciona escenarios hipot茅ticos r谩pidos, por ejemplo, basados 鈥嬧媏n la adici贸n de nuevas contrataciones, la modificaci贸n de beneficios o la terminaci贸n de un porcentaje de la fuerza laboral.

El bottom-down generalmente tiene dos m茅todos y utiliza el enfoque que mejor se adapta a su organizaci贸n. Una forma es pronosticar a nivel de empleado. Los gerentes ingresar铆an nuevas contrataciones, posiblemente despidos, aumentos, horas extra y cualquier beneficio sobre el que un gerente tenga informaci贸n. Este m茅todo es muy preciso, pero puede tener fallas si hay mucha rotaci贸n. El segundo m茅todo consiste en planificar la plantilla por puesto. Este m茅todo enumerar铆a un t铆tulo de trabajo y la cantidad de personal junto con un salario promedio. Esto no es tan exacto como el salario promedio, pero funciona para organizaciones grandes que tienen muchas personas en puestos similares.

Finalmente, es importante comprender c贸mo ha sido la organizaci贸n en el pasado con respecto a su fuerza laboral. Haga preguntas como las siguientes:

 

  • 驴La organizaci贸n es buena para contratar o despedir?
  • 驴Contrata demasiado pronto o demasiado tarde?
  • 驴Suele dirigir una organizaci贸n muy ajustada o es demasiado grande?
  • 驴Algunos departamentos obtienen m谩s presupuesto que otros departamentos?

Comprender esta informaci贸n es vital, ya que debe incluirse en el plan.

La imagen a continuaci贸n ofrece un ejemplo de un formulario de pron贸stico parcial donde un usuario puede ingresar un objetivo, realizar cambios y ver cambios en tiempo real.

Pron贸stico de la fuerza laboral-proceso de presentaci贸n de informes

La presentaci贸n de informes es el 煤ltimo paso y se reduce a dos partes principales.

Primero, tenga informes para determinar las variaciones del pron贸stico de la fuerza laboral contra el real por departamento. A continuaci贸n, analice y documente las variaciones. Determine si las variaciones se deben a que los supuestos son incorrectos y luego modifique el modelo para que sea m谩s preciso en el futuro. Si las variaciones se deben a cambios en las decisiones, docum茅ntelo para que pueda ser accesible en el futuro, en caso de que surjan preguntas.

En segundo lugar, determine las m茅tricas de la fuerza laboral que son importantes para la organizaci贸n. A continuaci贸n, se muestran algunas m茅tricas que pueden resultar 煤tiles:

  • Ingresos / Empleado: realiza un seguimiento de la productividad de la organizaci贸n a lo largo del tiempo.
  • Rotaci贸n de empleados: n煤mero de despidos dividido por el n煤mero medio de empleados. Tenga en cuenta modificar para separar los despidos voluntarios e involuntarios.
  • Beneficios Costo / Empleado: determine la tendencia dividiendo todos los beneficios por empleado. Una variaci贸n es dividir esto por la n贸mina total.
  • Porcentaje de horas extraordinarias: las horas extraordinarias divididas por el total de la n贸mina.
  • Tiempo desde la 煤ltima promoci贸n: tiempo medio en meses desde la 煤ltima promoci贸n. Esto puede significar un problema si muchos de los empleados principales se van.
  • Tiempo para contratar: la cantidad de d铆as que, en promedio, toma desde que se publica un puesto hasta que se firma la carta de oferta.
  • Compromiso: utilice una encuesta para hacer preguntas a los empleados anualmente y compare a lo largo del tiempo.

 

Este ejemplo de tablero proporcionado por Microsoft muestra un an谩lisis visual de la fuerza laboral

鈥撀https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/sample-human-resources.

Solver ofrece una variedad de modelos de previsi贸n de demanda de la fuerza laboral para ayudarlo a prepararse para el 茅xito. Puede revisar algunos ejemplos en las im谩genes a continuaci贸n.

P贸ngase en contacto con Solver para obtener m谩s informaci贸n sobre la previsi贸n de la fuerza laboral

La previsi贸n de la fuerza laboral es una funci贸n imperativa para todas las organizaciones y todo comienza con un buen plan estrat茅gico. Una vez que est茅 completo y comunicado, proporcione acceso a los datos y cree modelos que permitan tomar decisiones de primer nivel. Finalmente, analice los informes, revise las m茅tricas y realice cambios basados 鈥嬧媏n el an谩lisis.

Nuestro equipo en Solver puede ayudarlo a prepararse para la planificaci贸n de la fuerza laboral y el pron贸stico del 茅xito. P贸ngase en contacto con nuestro equipo hoy o solicite una demostraci贸n para obtener m谩s informaci贸n sobre nuestras herramientas de gesti贸n del rendimiento corporativo.