Cómo ajustar rápidamente el presupuesto de la empresa cuando ocurre lo inesperado
Es fácil predecir el futuro cuando todo va como de costumbre. Sin embargo, si el entorno empresarial se ve repentinamente afectado por algo como el coronavirus, un lanzamiento de producto retrasado o una adquisición no planificada, es posible que el presupuesto corporativo se vuelva obsoleto muy rápidamente.
¿Cómo sé cuándo es el momento de reemplazar el presupuesto por un pronóstico?
A veces ocurren eventos inesperados y queda claro que el desempeño real de la empresa se está alejando tanto por encima como por debajo del presupuesto anual, lo que ya no proporciona valor en los siguientes aspectos:
- Herramienta de control de costos.
- Objetivo para planes de compensación de empleados.
- Desglose financiero detallado de los objetivos estratégicos corporativos.
- Plan financiero para diversas iniciativas corporativas.
Existen muchas señales de que es necesario crear un pronóstico de presupuesto porque se está volviendo obsoleto debido a eventos inesperados, como:
- Comentarios de la gerencia sobre las variaciones presupuestarias de ingresos o gastos.
- Quejas de los equipos de ventas de que sus metas son demasiado altas debido a un evento XYZ.
- Falta de propiedad presupuestaria por parte de los jefes de departamento.
Además, comenzará a escuchar a ejecutivos decir que la columna de presupuesto en los estados financieros es «inútil» o que la cifra objetivo del presupuesto en un Indicador Clave de Desempeño (KPI) ya no es valiosa.
Algunas organizaciones tienen un proceso predefinido de reajuste mensual, trimestral o semestral del pronóstico, y cuando ocurre lo inesperado, simplemente lo tienen en cuenta la próxima vez que lo reajusten. Estas empresas suelen contar con software de presupuestación y pronóstico como Solver, Adaptive Insights o Planful para agilizar y automatizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear presupuestos y pronósticos.
Otras organizaciones solo incluyen una versión anual de presupuesto como referencia en sus técnicas de pronóstico, y para estas empresas, un reajuste «forzado» debido a eventos inesperados puede implicar mucho más trabajo y alteraciones en los horarios de trabajo de las personas.
¿Qué hacer cuando el presupuesto corporativo se vuelve obsoleto?
Generalmente, las empresas hacen una de las siguientes opciones cuando sus presupuestos se vuelven obsoletos:
No hacer nada y lidiar con los comentarios y preguntas no documentados hasta que se lance el presupuesto del próximo año. Dejar el presupuesto tal como está y utilizar comentarios en informes para explicar las grandes variaciones presupuestarias (ver captura de pantalla de ejemplo a continuación). Reajustar el resto del año y reemplazar el presupuesto ahora inoperativo con el nuevo pronóstico. La mayoría de las empresas ingresan sus pronósticos corporativos a un nivel más alto que el presupuesto anual, y a menudo solo se hace a nivel de cuenta de pérdidas y ganancias y, a veces, también para el balance y el flujo de efectivo.
En la mayoría de los casos, las organizaciones más pequeñas con modelos de Excel bien organizados pueden realizar pronósticos en sus hojas de cálculo y luego volver a importar el pronóstico en su sistema ERP o herramienta de informes de terceros. En las organizaciones medianas y grandes, incluso los pronósticos a nivel de cuenta del mayor general pueden requerir mucho trabajo debido a los requisitos de hacerlo por división o departamento. Estas empresas cuentan con más recursos humanos disponibles para realizar el trabajo o utilizan una herramienta de presupuestación para automatizarlo.
Cómo reajustar su presupuesto
Ya sea que sus requerimientos de pronóstico sean lo suficientemente simples como para manejarlos en Excel o que su empresa esté utilizando una herramienta moderna de presupuestación, existen formas de evitar el proceso lento y tedioso de entrada de datos desde cero. El problema con este último enfoque es que el nuevo pronóstico puede volverse obsoleto antes de que lo hayas completado. En estos casos, el evento inesperado que llevó al reajuste podría haber cambiado nuevamente, lo que te obligaría a comenzar desde cero.
La automatización del software de presupuestación y pronóstico generalmente significa que su modelo de entrada se basa en fórmulas. Por ejemplo, su modelo de pronóstico puede calcular rápidamente todas las entradas requeridas automáticamente, como el % de aumento de ingresos, el objetivo de ingresos netos, la reducción/aumento de personal, etc. Esta funcionalidad tiene varios nombres, como:
- Planificación de arriba hacia abajo
- Modelado basado en controladores
- Modelado desglosado (ver captura de pantalla de ejemplo a continuación)
- Análisis de escenarios
Independientemente de cómo lo llames y el tipo de herramienta de planificación que uses, un modelo de ajuste automatizado puede crear un pronóstico completo en cuestión de minutos u horas, en comparación con días o semanas utilizando métodos manuales.
Un modelo automatizado también te permite crear múltiples escenarios. Por ejemplo, con escenarios de pronóstico como «Mejor caso», «Peor caso» o «Probable», puedes estar preparado para eventos inesperados sin tener que apresurarte a reajustar el pronóstico. En su lugar, reemplazas la versión del presupuesto «Probable» con el escenario «Mejor caso» o «Peor caso» ya creado y listo.
Si la situación requiere un escenario completamente nuevo, ajustas los factores en el modelo automatizado y este recalculará y almacenará las transacciones de pronóstico a nivel de cuenta subyacente.
Cuando tu empresa cuenta con las herramientas adecuadas y los planes listos para un reajuste presupuestario, estará preparada para un brote de virus, un colapso del mercado de valores o la emocionante adquisición de un competidor. La planificación anticipada reducirá el estrés y la presión arterial para el equipo financiero de la organización.
