Workforce Planning

Planung der Mitarbeiterzahl
Eine der wichtigsten Ver├Ąnderungen f├╝r Unternehmen w├Ąhrend des COVID-19 waren die gro├č angelegten Ma├čnahmen zur F├Ârderung der Heimarbeit, die fast alle Unternehmen umgesetzt haben. Einige Unternehmen haben dies vielleicht schon seit einigen Jahren teilweise oder komplett umgesetzt, aber noch nie in der Weltgeschichte war dies auf diesem Niveau.

Da viele Unternehmer bestrebt sind, ihre Mitarbeiter wieder ins B├╝ro zu holen, werden sie vielleicht feststellen, dass die Mehrheit ihrer Teammitglieder die neu gewonnene Freiheit genossen haben, von zu Hause aus zu arbeiten, ohne Fahrzeit und ohne Reisekosten.

Einige Betriebe haben bereits angek├╝ndigt, dass sie in Zukunft komplett von zu Hause aus arbeiten werden. Manche Mitarbeiter k├Ânnten das Unternehmen verlassen, um einen flexibleren Arbeitgeber zu finden, wenn der Druck, an f├╝nf Tagen in der Woche im B├╝ro zu erscheinen, zu gro├č ist.

Es besteht die Chance, dass der Trend zur Heimarbeit, der durch COVID-19 beschleunigt wurde, nicht verblassen wird. Es wird andere Trends geben, die weiterhin die Gewohnheiten bei der Arbeit von zu Hause aus pr├Ągen werden, wie zum Beispiel:

  • Technologie der virtuellen Realit├Ąt
  • Video- und Kollaborationstechnologie (Teams, Slack, Zoom usw.)
  • L├Ąngere Fahrzeiten durch wieder aufkommende Verkehrsstaus
  • ├ärger ├╝ber all die neuen „Hygieneregeln“ beim Betreten des B├╝ros
  • Immobilienpreise treiben Arbeitnehmer dazu, weiter entfernt vom Arbeitsplatz zu wohnen
  • Preise f├╝r Gewerbeimmobilien und Parkgeb├╝hren
  • Sicherheitsbedenken, da das Internet zu Hause oft weniger sicher ist als im B├╝ro

Wenn die Arbeit von zu Hause aus f├╝r viele Organisationen zur neuen Normalit├Ąt wird, stellen sich eine Reihe neuer Fragen:

  • Wie stellen Unternehmen sicher, dass ihre Teammitglieder so effizient sind wie bei der Arbeit im B├╝ro?
  • Wie gehen Manager vor, wenn sie ihre Teammitglieder nur selten anders als virtuell per Videoanruf treffen?

Schauen wir uns diese beiden wichtigen Fragen n├Ąher an.

Effiziente Strategien und KPIs f├╝r die Personalplanung

Zunehmend verdoppeln sich die F├╝hrungskr├Ąfte bei der wechselseitigen Transparenz. In anderer Hinsicht ist der Austausch dar├╝ber, wie es Ihnen als Unternehmen geht und wie jedes Teammitglied die vereinbarten Ziele erreicht. Damit das funktioniert, sollten Sie leistungsbezogene Verg├╝tungspl├Ąne und -prozesse einsetzen.

Dann m├╝ssen Mittel implementiert werden, um Kennzahlen zu verfolgen und Berichte zu erstellen. Stellen Sie sich Dashboards und Scorecards mit pers├Ânlichen KPIs und Ampelanzeigen vor. Dies ist nach Ansicht vieler Management-Gurus der empfohlene Ansatz. Nutzen Sie das Top-Down-Sharing von Strategien und Zielen, die die KPIs unterst├╝tzen, aufgeschl├╝sselt nach Unternehmen, Abteilung und Einzelpersonen. Wenn die Ergebnisse eintreffen, teilen Sie dann von unten nach oben mit, wie die Teammitglieder wie auch die Abteilungen im Vergleich zu den Zielen abgeschnitten haben.

Insbesondere angesichts des wahrscheinlichen starken Wachstums des Heimarbeit-Trends ├╝berlegen F├╝hrungskr├Ąfte bereits, wie sie sicherstellen k├Ânnen, dass die Mitarbeiter engagiert, effizient und zielorientiert arbeiten, wenn sie ihre Arbeit vom Schlafzimmer oder Wohnzimmer aus erledigen. Aufgrund der begrenzten ├ťbersicht und des schnell verblassenden Mikromanagements herk├Âmmlicher Art erfreuen sich pers├Ânliche KPIs f├╝r die Arbeit rasch wachsender Beliebtheit. Allerdings kann die Festlegung der bestm├Âglichen Ziele f├╝r Mitarbeiter-KPIs schon ein bisschen Wissenschaft an sich sein.

Die Abk├╝rzung SMART wird oft dem Management-Guru Peter Drucker zugeschrieben und erstmals 1981 von George T. Doran verwendet, um Ziele zu setzen. Hier ist ein ├ťberblick ├╝ber die SMART-Ziele:

  • Spezifisch – einfach, sinnvoll, signifikant
  • Messbar – aussagekr├Ąftig, motivierend
  • Erreichbar – vereinbart, erreichbar
  • Relevant – angemessen, realistisch und mit Ressourcen ausgestattet, ergebnisorientiert

In den n├Ąchsten Jahren werden Organisationen sowohl im ├Âffentlichen als auch im privaten Sektor zunehmend einzelne KPIs untersuchen und ausprobieren, und diejenigen, die damit am erfolgreichsten sind, sind besser ger├╝stet, um florierende Organisationen aufzubauen, die „zukunftssicher“ sind.

Schl├╝sselelemente der Fernarbeitsplatzplanung

Mitarbeiter erfolgreich zu f├╝hren und weiterzuentwickeln ist seit jeher ein Bereich, der ein Unternehmen vor seine Konkurrenten bringen kann. Die Unternehmen geben Geld f├╝r Sozialleistungen, Schulung, Ausbildung und Verg├╝tungspl├Ąne aus, um ihre Mitarbeiter zu verbessern. Allerdings f├Ârdern Organisationen ohne Erfahrung aus den eigenen Reihen und bilden die neuen F├╝hrungskr├Ąfte nicht aus. Dieser Prozess ist fehlgeschlagen, und die Zukunft wird bessere Manager mit einem h├Âheren Prozentsatz von Mitarbeitern erfordern, die von zu Hause aus arbeiten.

Arbeitsplatzbeschreibungen definieren

Der wichtigste Ausgangspunkt ist der Beginn. F├╝r jede Position ben├Âtigt ein Manager eine Stellenbeschreibung mit den sechs bis acht Hauptaufgaben der jeweiligen Position zusammen mit den KPIs, die jedes Jahr festgelegt werden. Definieren Sie, was einen erfolgreichen Kandidaten und einen Kandidaten, der in der Funktion scheitern w├╝rde, ausmacht. Jeder Mitarbeiter erh├Ąlt dieses Dokument vom Manager, und der Manager ├╝berpr├╝ft es dann in einer Besprechung, um sicherzustellen, dass beide die Erwartungen verstehen.

Es gibt zahlreiche M├Âglichkeiten, die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten f├╝r die Position zu bestimmen. Sie k├Ânnen Personen interviewen, die derzeit die Position besetzen, online recherchieren, mit der Personalabteilung sprechen und mit anderen Managern diskutieren. Halten Sie die Liste der Verantwortlichkeiten kurz, aber f├╝gen Sie Einzelheiten hinzu. Je mehr Details zu jeder Position enthalten sind, desto besser k├Ânnen die Mitarbeiter die Rolle verstehen und ihre Erfolgschancen verbessern.

Legen Sie die KPIs fest, die die Position definieren werden.

Der Vorgesetzte sollte erkl├Ąren, wie er/sie jeden KPI in der jeweiligen Position messen wird und was ein Erfolg oder Misserfolg ist. Erkl├Ąren Sie, woher die Daten stammen und wie der KPI berechnet wird. Anschlie├čend setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter zusammen und dokumentieren, was die Ziele f├╝r jeden KPI bis zu einem bestimmten Zeitraum sein werden. Sorgen Sie daf├╝r, dass der Mitarbeiter an Bord ist und zustimmt, dass er seine Ziele erreichen kann. Wenn es Zahlen gibt, an die sie nicht glauben, k├Ânnen Sie den Mitarbeiter schon fr├╝h im Prozess verlieren.

Prüfen und vereinbaren Sie die KPIs  

In der Vergangenheit haben Manager einen Jahresr├╝ckblick erstellt, in dem versucht wurde, die Ereignisse des Jahres zusammenzufassen, wobei in der Regel nur die letzten Monate hervorgehoben wurden, da dies das Einzige ist, woran sich die meisten erinnern. Im Jahr 2020 wird es mit dem raschen ├ťbergang zur Fernarbeit noch schwieriger.

Start now ÔÇô meet with the employee monthly, show the KPI goal, the results to date, and a variance. Include a traffic light on each KPI to show whether the employee is succeeding (green), failing (red), or in the middle (yellow). For all yellow and red items document action items that the employee needs to do to improve upon those that are below the goal.┬á

Legen Sie jetzt los – besprechen Sie sich monatlich mit dem Mitarbeiter, zeigen Sie das KPI-Ziel, die bisherigen Ergebnisse und eine Abweichung auf. Setzen Sie bei jedem KPI eine Ampelanzeige ein, um darzustellen, ob der Mitarbeiter erfolgreich ist (gr├╝n), versagt (rot) oder in der Mitte liegt (gelb). Dokumentieren Sie f├╝r alle gelben und roten Punkte Aktionspunkte, die der Mitarbeiter durchf├╝hren muss, um diejenigen zu verbessern, die unterhalb des Ziels liegen.

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Wenn Sie nun ein Treffen abhalten, ├╝berpr├╝ft der Manager einfach die Zahlen und die vorherigen Aktionspunkte. Viele der Sorgen um die Effizienz zu Hause entfallen, und alles dreht sich um die Produktivit├Ąt. Nachstehend finden Sie ein Beispiel f├╝r eine einfache Scorecard, die ein Manager mit einem Berater besprechen kann und die Ist-Daten, das Ziel, die Abweichung mit Ampeln und die Ziele f├╝r die n├Ąchsten vier Quartale enth├Ąlt.

Auf diese Weise wandelt sich die Unternehmenskultur zu einer hochproduktiven Arbeitskraft. Ein guter Mitarbeiter m├Âchte mit anderen guten Mitarbeitern zusammenarbeiten. Diese Kultur tr├Ągt dazu bei, ein profitables Unternehmen mit hohem Wachstum aufzubauen. Entlassen Sie die Mitarbeiter, die ihre Ziele regelm├Ą├čig nicht erreichen, aber auf eine Art und Weise, die vom ersten Tag an klar ist.

Vorteile der automatisierten Personalplanungssoftware und des KPI-Managements
Egal, ob Ihre KPIs und Personalplanungsanforderungen einfach genug sind, um in Excel bearbeitet zu werden, oder ob Sie derzeit ein modernes Planungs- und Budgetierungstool verwenden, jetzt ist vielleicht ein guter Zeitpunkt, ├╝ber M├Âglichkeiten nachzudenken, Budgetierung, Personalplanung, Berichterstattung und KPI-Management in einer einzigen L├Âsung zu kombinieren.

Sowohl durch eine bedauerliche Virusepidemie als auch durch Technologietrends, die sich auf Ihre Branche auswirken, werden effektive Personalplanungs-Tools und -Pl├Ąne, die f├╝r eine Neuprognose bereit sind, den Stress und den Blutdruck f├╝r das Managementteam des Unternehmens immer reduzieren.