Ad-hoc-vs-formatted-report-writers

Es gibt einen Grund dafĂŒr, dass Microsoft Excel, neben seinen vielen VorzĂŒgen, allgemein als das beliebteste Berichtstool der Welt anerkannt ist. Drei der wichtigsten GrĂŒnde sind:

  • Es ist einfach
  • Es ist den meisten GeschĂ€ftsanwendern vertraut
  • Es ist „kostenlos“ (wenn Sie bereits eine Excel-Lizenz besitzen.

Excel hat jedoch auch viele Nachteile, insbesondere wenn es um die Berichterstattung ĂŒber Finanzdaten geht…

  • Schlechte Benutzersicherheit
  • Keine Datenbank zur Verwaltung großer Datenmengen
  • Kein echtes Multi-User-Cloud-Tool fĂŒr die Berichterstattung
  • Modelle werden komplex und sind schwer zu pflegen

Diese Hassliebe zu Excel und die typische ein- bis mehrtĂ€gige Schulung, die die meisten professionellen Autoren von Finanzberichten benötigen, sind zwei der HauptgrĂŒnde dafĂŒr, dass Unternehmen den Anbietern von ERP- und Berichtssoftware zunehmend diese Frage stellen: „Wie einfach ist es zu lernen, wie man Berichte schreibt?“

NatĂŒrlich werden komplexe, formatierte Berichte wie Kapitalflussrechnungen und bestimmte andere Finanzberichtslayouts in den meisten Berichtstools immer ein gewisses Maß an Schulung und Fachkenntnissen erfordern, um sie zu erstellen. Mit anderen Worten, es scheint nicht die eine Lösung zu geben, die das Beste aus allen Welten bietet, wenn es um das Berichtswesen geht.

Der Unterschied zwischen Finanzberichtsschreibern und Ad-hoc-Berichtstools

Wenn alle Power-User und Endanwender von Berichten die Zeit hĂ€tten, eine neue Berichtstechnologie zu erlernen, und wenn sie genĂŒgend Zeit hĂ€tten, Berichte zu entwerfen, wann immer sie diese zur Beantwortung verschiedener GeschĂ€ftsfragen benötigen, dann wĂ€re die Welt mit klassischen Report-Writern in Ordnung. Diese verfĂŒgen ĂŒber ein hohes Maß an FlexibilitĂ€t, Finanzfunktionen und starken Formatierungen, um Berichte in PrĂ€sentationsqualitĂ€t zu erstellen. In den meisten FĂ€llen muss ein Benutzer jedoch nur einige Daten ĂŒberprĂŒfen oder schnell eine Frage beantworten. Beispiele fĂŒr solche Fragen sind:

Wie kann ich einen Konto-fĂŒr-Konto-Bericht mit allen wichtigen GL-Feldern und einer SaldenprĂŒfung anzeigen?
Wie hoch ist der Saldo des Kontos 4510 fĂŒr jeden Monat in diesem Jahr?
Wie viel hat Lisa im Mai verkauft?
Bei vollwertigen Berichtsschreibern wĂŒrde jede der oben genannten Fragen in der Regel die Kenntnis der Quellfelder, eine Schulung fĂŒr das Berichtstool und möglicherweise mehrere Stunden Arbeit bei der Berichtserstellung erfordern. Mit modernen Ad-hoc-Berichtstools wie dem Ad-hoc-Berichtswesen von Solver kann jeder Benutzer, der Zugriff auf die Daten hat, in wenigen Minuten und mit minimalen Kenntnissen Berichte erstellen. Sie können ihre Berichte auch speichern, um sie beim nĂ€chsten Mal wiederzuverwenden, wenn sie oder ihre Kollegen eine Ă€hnliche GeschĂ€ftsfrage haben. Mit anderen Worten: Ad-hoc-Berichtstools sind eine perfekte ErgĂ€nzung zu vollwertigen Berichtsschreibern, wobei beide unterschiedliche Anforderungen erfĂŒllen.

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Wie kann ich meinen Endbenutzern sowohl fortgeschrittene formatierte Berichte zur VerfĂŒgung stellen als auch sie ihre eigenen Berichte erstellen lassen?

Bestimmte Anbieter von Corporate Performance Management (CPM) wie Solver lösen dies, indem sie dem Benutzer drei Optionen fĂŒr seine Berichtsanforderungen anbieten:

  • Jeder Benutzer: Ad-hoc-Berichterstattung zur Erstellung von Berichten und zur Beantwortung von Fragen im laufenden Betrieb
  • Jeder Benutzer (keine Schulung): Vorgefertigte Berichts-, Budget- und Dashboard-Vorlagen, die von einem Marketplace heruntergeladen werden
  • Erfahrener Benutzer: Excel-basierter Berichtsdesigner mit mandantenfĂ€higer Cloud-Architektur

Mit anderen Worten: Professionelle Berichte in PrÀsentationsqualitÀt, die von Power-Usern erstellt werden, gehen Hand in Hand mit Ad-hoc-Berichten, die jeder Endbenutzer erstellen kann, wenn er Fragen hat, die er beantworten muss.

Wie können Ad-hoc-Berichte auch bei der Migration auf ein neues ERP-System helfen?

Da viele Unternehmen die Migration ihrer alten Buchhaltungslösungen von lokalen Servern in die Cloud planen oder bereits durchgefĂŒhrt haben, mĂŒssen sie nicht nur die ERP-Kernfunktionen ĂŒberprĂŒfen, um sicherzustellen, dass sie ihren aktuellen und zukĂŒnftigen Anforderungen entsprechen, sondern auch die Tools, die sie fĂŒr die Berichterstattung, Planung und Analyse verwenden werden. In der Regel sind native ERP-Berichtsschreiber weder fĂŒr Ad-hoc-Berichte noch fĂŒr professionell formatierte Berichte geeignet, so dass die Kunden eine von zwei Möglichkeiten haben:

  • Sie exportieren die Daten nach Excel und erstellen die benötigten Berichte in manuellen Tabellenkalkulationen. Dies hat sowohl die Vorteile als auch die EinschrĂ€nkungen, die zu Beginn dieses Blogs beschrieben wurden.
  • Sie kaufen eine erstklassige Berichts- und/oder CPM-Lösung. Zu dieser Kategorie gehören Cloud-Anbieter wie Solver mit skalierbaren Plattformen, die sowohl Ad-hoc-Berichte als auch formatierte Berichte, Konsolidierungen, Budgetierung, Prognosen und integrierte Power BI-Dashboards anbieten.

Ein Nebeneffekt guter Ad-hoc-Reporting-Tools ist, dass sie den Anwendern bei der ERP-Implementierung eine große Hilfe bei der Erstellung von Berichten im laufenden Betrieb sein können, um die Daten zu ĂŒberprĂŒfen, die sie in das neue ERP-System laden. Auf diese Weise erhalten sie einen schnellen Einstieg in die Erstellung grundlegender Berichte, wĂ€hrend Power-User vollstĂ€ndig formatierte Finanz- und Betriebsberichte entwerfen.

Wie hoch ist der Schulungsaufwand fĂŒr das Erlernen der Ad-hoc-Berichterstattung?

Wenn das Erlernen eines Ad-hoc-Berichtstools mehr als 10-15 Minuten videobasierte Schulung erfordert, sollte es wahrscheinlich nicht Ad-hoc-Berichtstool genannt werden. Einer der wichtigsten Vorteile dieser Art von Benutzererfahrung besteht darin, dass so gut wie jeder Benutzer mit beliebigem Hintergrund in der Lage sein sollte, das Tool schnell zu erlernen, so dass er von fast sofortigen Antworten auf seine Datenfragen profitieren kann.

Da die Einarbeitungsschwelle niedrig sein sollte und jeder Benutzer schnell einen Nutzen daraus ziehen kann, sollte jede dieser drei Arten von Schulungen ausreichen:

  • Learning-by-doing
    Lernen aus Videos
    Lernen von einem Kollegen

In jedem Fall sollte ein gutes Ad-hoc-Reporting-Tool fĂŒr ein Unternehmen eine hohe RentabilitĂ€t aufweisen, da es nur minimale Schulungen erfordert und die Benutzer ihre Fragen nahezu in Echtzeit beantworten können, ohne die Mitarbeiter der Buchhaltung oder die Superuser der Berichtersteller um Hilfe bitten zu mĂŒssen.

Fazit

Im Zuge der Weiterentwicklung der Berichtstechnologien werden die meisten modernen Cloud-Anbieter wahrscheinlich sowohl professionelle formatierte Berichte als auch Ad-hoc-Berichte anbieten und damit die Notwendigkeit fĂŒr die Benutzer einschrĂ€nken, Daten in manuelle Excel-Dateien zu exportieren, um ihre geschĂ€ftlichen Fragen zu beantworten. In den 2020er Jahren und in der Post-COVID-Ära werden Unternehmen, die es ihren Nutzern ermöglichen, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen, einen starken Wettbewerbsvorteil haben.