Workforce Planning

Planung der Mitarbeiterzahl
Eine der wichtigsten VerĂ€nderungen fĂŒr Unternehmen wĂ€hrend des COVID-19 waren die groß angelegten Maßnahmen zur Förderung der Heimarbeit, die fast alle Unternehmen umgesetzt haben. Einige Unternehmen haben dies vielleicht schon seit einigen Jahren teilweise oder komplett umgesetzt, aber noch nie in der Weltgeschichte war dies auf diesem Niveau.

Da viele Unternehmer bestrebt sind, ihre Mitarbeiter wieder ins BĂŒro zu holen, werden sie vielleicht feststellen, dass die Mehrheit ihrer Teammitglieder die neu gewonnene Freiheit genossen haben, von zu Hause aus zu arbeiten, ohne Fahrzeit und ohne Reisekosten.

Einige Betriebe haben bereits angekĂŒndigt, dass sie in Zukunft komplett von zu Hause aus arbeiten werden. Manche Mitarbeiter könnten das Unternehmen verlassen, um einen flexibleren Arbeitgeber zu finden, wenn der Druck, an fĂŒnf Tagen in der Woche im BĂŒro zu erscheinen, zu groß ist.

Es besteht die Chance, dass der Trend zur Heimarbeit, der durch COVID-19 beschleunigt wurde, nicht verblassen wird. Es wird andere Trends geben, die weiterhin die Gewohnheiten bei der Arbeit von zu Hause aus prÀgen werden, wie zum Beispiel:

  • Technologie der virtuellen RealitĂ€t
  • Video- und Kollaborationstechnologie (Teams, Slack, Zoom usw.)
  • LĂ€ngere Fahrzeiten durch wieder aufkommende Verkehrsstaus
  • Ärger ĂŒber all die neuen “Hygieneregeln” beim Betreten des BĂŒros
  • Immobilienpreise treiben Arbeitnehmer dazu, weiter entfernt vom Arbeitsplatz zu wohnen
  • Preise fĂŒr Gewerbeimmobilien und ParkgebĂŒhren
  • Sicherheitsbedenken, da das Internet zu Hause oft weniger sicher ist als im BĂŒro

Wenn die Arbeit von zu Hause aus fĂŒr viele Organisationen zur neuen NormalitĂ€t wird, stellen sich eine Reihe neuer Fragen:

  • Wie stellen Unternehmen sicher, dass ihre Teammitglieder so effizient sind wie bei der Arbeit im BĂŒro?
  • Wie gehen Manager vor, wenn sie ihre Teammitglieder nur selten anders als virtuell per Videoanruf treffen?

Schauen wir uns diese beiden wichtigen Fragen nÀher an.

Effiziente Strategien und KPIs fĂŒr die Personalplanung

Zunehmend verdoppeln sich die FĂŒhrungskrĂ€fte bei der wechselseitigen Transparenz. In anderer Hinsicht ist der Austausch darĂŒber, wie es Ihnen als Unternehmen geht und wie jedes Teammitglied die vereinbarten Ziele erreicht. Damit das funktioniert, sollten Sie leistungsbezogene VergĂŒtungsplĂ€ne und -prozesse einsetzen.

Dann mĂŒssen Mittel implementiert werden, um Kennzahlen zu verfolgen und Berichte zu erstellen. Stellen Sie sich Dashboards und Scorecards mit persönlichen KPIs und Ampelanzeigen vor. Dies ist nach Ansicht vieler Management-Gurus der empfohlene Ansatz. Nutzen Sie das Top-Down-Sharing von Strategien und Zielen, die die KPIs unterstĂŒtzen, aufgeschlĂŒsselt nach Unternehmen, Abteilung und Einzelpersonen. Wenn die Ergebnisse eintreffen, teilen Sie dann von unten nach oben mit, wie die Teammitglieder wie auch die Abteilungen im Vergleich zu den Zielen abgeschnitten haben.

Insbesondere angesichts des wahrscheinlichen starken Wachstums des Heimarbeit-Trends ĂŒberlegen FĂŒhrungskrĂ€fte bereits, wie sie sicherstellen können, dass die Mitarbeiter engagiert, effizient und zielorientiert arbeiten, wenn sie ihre Arbeit vom Schlafzimmer oder Wohnzimmer aus erledigen. Aufgrund der begrenzten Übersicht und des schnell verblassenden Mikromanagements herkömmlicher Art erfreuen sich persönliche KPIs fĂŒr die Arbeit rasch wachsender Beliebtheit. Allerdings kann die Festlegung der bestmöglichen Ziele fĂŒr Mitarbeiter-KPIs schon ein bisschen Wissenschaft an sich sein.

Die AbkĂŒrzung SMART wird oft dem Management-Guru Peter Drucker zugeschrieben und erstmals 1981 von George T. Doran verwendet, um Ziele zu setzen. Hier ist ein Überblick ĂŒber die SMART-Ziele:

  • Spezifisch – einfach, sinnvoll, signifikant
  • Messbar – aussagekrĂ€ftig, motivierend
  • Erreichbar – vereinbart, erreichbar
  • Relevant – angemessen, realistisch und mit Ressourcen ausgestattet, ergebnisorientiert

In den nĂ€chsten Jahren werden Organisationen sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor zunehmend einzelne KPIs untersuchen und ausprobieren, und diejenigen, die damit am erfolgreichsten sind, sind besser gerĂŒstet, um florierende Organisationen aufzubauen, die “zukunftssicher” sind.

SchlĂŒsselelemente der Fernarbeitsplatzplanung

Mitarbeiter erfolgreich zu fĂŒhren und weiterzuentwickeln ist seit jeher ein Bereich, der ein Unternehmen vor seine Konkurrenten bringen kann. Die Unternehmen geben Geld fĂŒr Sozialleistungen, Schulung, Ausbildung und VergĂŒtungsplĂ€ne aus, um ihre Mitarbeiter zu verbessern. Allerdings fördern Organisationen ohne Erfahrung aus den eigenen Reihen und bilden die neuen FĂŒhrungskrĂ€fte nicht aus. Dieser Prozess ist fehlgeschlagen, und die Zukunft wird bessere Manager mit einem höheren Prozentsatz von Mitarbeitern erfordern, die von zu Hause aus arbeiten.

Arbeitsplatzbeschreibungen definieren

Der wichtigste Ausgangspunkt ist der Beginn. FĂŒr jede Position benötigt ein Manager eine Stellenbeschreibung mit den sechs bis acht Hauptaufgaben der jeweiligen Position zusammen mit den KPIs, die jedes Jahr festgelegt werden. Definieren Sie, was einen erfolgreichen Kandidaten und einen Kandidaten, der in der Funktion scheitern wĂŒrde, ausmacht. Jeder Mitarbeiter erhĂ€lt dieses Dokument vom Manager, und der Manager ĂŒberprĂŒft es dann in einer Besprechung, um sicherzustellen, dass beide die Erwartungen verstehen.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten fĂŒr die Position zu bestimmen. Sie können Personen interviewen, die derzeit die Position besetzen, online recherchieren, mit der Personalabteilung sprechen und mit anderen Managern diskutieren. Halten Sie die Liste der Verantwortlichkeiten kurz, aber fĂŒgen Sie Einzelheiten hinzu. Je mehr Details zu jeder Position enthalten sind, desto besser können die Mitarbeiter die Rolle verstehen und ihre Erfolgschancen verbessern.

Legen Sie die KPIs fest, die die Position definieren werden.

Der Vorgesetzte sollte erklĂ€ren, wie er/sie jeden KPI in der jeweiligen Position messen wird und was ein Erfolg oder Misserfolg ist. ErklĂ€ren Sie, woher die Daten stammen und wie der KPI berechnet wird. Anschließend setzen Sie sich mit dem Mitarbeiter zusammen und dokumentieren, was die Ziele fĂŒr jeden KPI bis zu einem bestimmten Zeitraum sein werden. Sorgen Sie dafĂŒr, dass der Mitarbeiter an Bord ist und zustimmt, dass er seine Ziele erreichen kann. Wenn es Zahlen gibt, an die sie nicht glauben, können Sie den Mitarbeiter schon frĂŒh im Prozess verlieren.

PrĂŒfen und vereinbaren Sie die KPIs  

In der Vergangenheit haben Manager einen JahresrĂŒckblick erstellt, in dem versucht wurde, die Ereignisse des Jahres zusammenzufassen, wobei in der Regel nur die letzten Monate hervorgehoben wurden, da dies das Einzige ist, woran sich die meisten erinnern. Im Jahr 2020 wird es mit dem raschen Übergang zur Fernarbeit noch schwieriger.

Start now – meet with the employee monthly, show the KPI goal, the results to date, and a variance. Include a traffic light on each KPI to show whether the employee is succeeding (green), failing (red), or in the middle (yellow). For all yellow and red items document action items that the employee needs to do to improve upon those that are below the goal. 

Legen Sie jetzt los – besprechen Sie sich monatlich mit dem Mitarbeiter, zeigen Sie das KPI-Ziel, die bisherigen Ergebnisse und eine Abweichung auf. Setzen Sie bei jedem KPI eine Ampelanzeige ein, um darzustellen, ob der Mitarbeiter erfolgreich ist (grĂŒn), versagt (rot) oder in der Mitte liegt (gelb). Dokumentieren Sie fĂŒr alle gelben und roten Punkte Aktionspunkte, die der Mitarbeiter durchfĂŒhren muss, um diejenigen zu verbessern, die unterhalb des Ziels liegen.

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Wenn Sie nun ein Treffen abhalten, ĂŒberprĂŒft der Manager einfach die Zahlen und die vorherigen Aktionspunkte. Viele der Sorgen um die Effizienz zu Hause entfallen, und alles dreht sich um die ProduktivitĂ€t. Nachstehend finden Sie ein Beispiel fĂŒr eine einfache Scorecard, die ein Manager mit einem Berater besprechen kann und die Ist-Daten, das Ziel, die Abweichung mit Ampeln und die Ziele fĂŒr die nĂ€chsten vier Quartale enthĂ€lt.

Auf diese Weise wandelt sich die Unternehmenskultur zu einer hochproduktiven Arbeitskraft. Ein guter Mitarbeiter möchte mit anderen guten Mitarbeitern zusammenarbeiten. Diese Kultur trĂ€gt dazu bei, ein profitables Unternehmen mit hohem Wachstum aufzubauen. Entlassen Sie die Mitarbeiter, die ihre Ziele regelmĂ€ĂŸig nicht erreichen, aber auf eine Art und Weise, die vom ersten Tag an klar ist.

Vorteile der automatisierten Personalplanungssoftware und des KPI-Managements
Egal, ob Ihre KPIs und Personalplanungsanforderungen einfach genug sind, um in Excel bearbeitet zu werden, oder ob Sie derzeit ein modernes Planungs- und Budgetierungstool verwenden, jetzt ist vielleicht ein guter Zeitpunkt, ĂŒber Möglichkeiten nachzudenken, Budgetierung, Personalplanung, Berichterstattung und KPI-Management in einer einzigen Lösung zu kombinieren.

Sowohl durch eine bedauerliche Virusepidemie als auch durch Technologietrends, die sich auf Ihre Branche auswirken, werden effektive Personalplanungs-Tools und -PlĂ€ne, die fĂŒr eine Neuprognose bereit sind, den Stress und den Blutdruck fĂŒr das Managementteam des Unternehmens immer reduzieren.