Budget Variance Analysis

Budgets k├Ânnen kompliziert sein. W├Ąhrend die richtige Analyse von Trends und Verhaltensmustern in Ihrer Finanzhistorie und -prognose ein wesentlicher Bestandteil der Budgetierung und Prognose ist, erfordert sie bei manueller Durchf├╝hrung stundenlange m├╝hsame Arbeit. Viele Unternehmen stellen sogar FP & A-Personal speziell f├╝r Aufgaben ein, die mit Abweichungen und Analysen zu tun haben.

 

Unabh├Ąngig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein etablierter Konzern sind, wissen Sie, dass nur wenige Dinge mehr Aufmerksamkeit und Analyse erfordern als Ihr Budget. Bei der Erstellung und Anpassung von Budgets spielen so viele Faktoren eine Rolle, dass es schwierig ist, alle Variablen und das potenzielle Ergebnis im Auge zu behalten. An dieser Stelle kommt jedoch ein ganz besonderer Prozess ins Spiel, der als Budgetabweichung bezeichnet wird.

Was ist eine Analyse der Budgetabweichung?

Die Analyse der Budgetabweichung bezieht sich auf den Prozess, der einem Unternehmen hilft, seine Ziele zu erreichen, indem mehrere Komponenten analysiert werden:

  • Budgetprognosen
  • Tats├Ąchliche Budgetergebnisse
  • Abweichungen innerhalb des Budgets
  • Abweichungen zwischen Budgetprognosen und Ergebnissen

Die Durchf├╝hrung einer standardm├Ą├čigen Budgetabweichungs-Analyse erfordert von der Unternehmensleitung, ihre Budgetprognosen mit den tats├Ąchlichen Ergebnissen zu vergleichen und die Unterschiede zwischen den beiden zu bewerten. Die Budgetabweichungs-Analyse hilft der Gesch├Ąftsleitung, g├╝nstige und ung├╝nstige Budgetabweichungen zu verfolgen und zu ermitteln, wie das Budget angepasst werden kann, um den Zielen des Unternehmens besser gerecht zu werden.

Durch die Untersuchung der Budgetabweichung eines Unternehmens kann die Gesch├Ąftsleitung unerwartete Ver├Ąnderungen in der Entwicklung erkennen – im Guten wie im Schlechten. Das hilft der Gesch├Ąftsleitung, realistische Zukunftserwartungen zu definieren und einen Weg zu planen, der zum zuk├╝nftigen Erfolg f├╝hrt. Es ist kaum ein linearer Weg, um von dem Punkt, an dem man sich jetzt befindet, zu seinen letztendlichen Zielen zu gelangen, und das Verst├Ąndnis der Budgetabweichung ist der Schl├╝ssel, um stetige Fortschritte zu erzielen und gleichzeitig finanzielle Fallstricke zu vermeiden.

Bei der Durchf├╝hrung von Berichten ├╝ber die Analyse der Budgetabweichung ziehen es einige kleinere Unternehmen vor, diese Aufgabe an Experten zu ├╝bertragen, die ├╝ber weitreichendere Erfahrungen mit Instrumenten zur Analyse der Budgetabweichung und der Berichterstattung verf├╝gen. Bei gr├Â├čeren Unternehmen wird die Analyse der Budgetabweichung in der Regel von einem Team durchgef├╝hrt, das speziell f├╝r die Aufgaben der FP & A-Abweichungsanalyse zusammengestellt wurde. Was auch immer in Ihrem Unternehmen der Fall sein mag, es ist wichtig, die Analyse der Budgetabweichung so fr├╝h wie m├Âglich zu beherrschen.

Die zwei Arten von Budgetabweichungen

 

Bei der Analyse der Budgetabweichung werden die Ergebnisse am h├Ąufigsten in zwei Typen kategorisiert – “positive” Abweichung und “negative” Abweichung. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Arten ist ziemlich selbsterkl├Ąrend. W├Ąhrend sich eine g├╝nstige Budgetabweichung auf eine positive Differenz zwischen prognostizierten und tats├Ąchlichen Budgetergebnissen, wie z.B. h├Âhere Gewinne, bezieht, zeigt eine negative Abweichung buchst├Ąblich ein negatives Ergebnis, wie z.B. einen Nettoverlust, an.

Im Folgenden erfahren Sie mehr ├╝ber jede Art von Budgetabweichung.

Positiv

Die positive Abweichung ist ein Indikator daf├╝r, dass es einem Unternehmen in einem bestimmten Bereich besser als erwartet l├Ąuft. Viele betrachten die positive Abweichung als “angenehme ├ťberraschung” – z.B. wenn ein Produkt mehr Verkaufserl├Âse erzielt als erwartet oder die Kosten f├╝r die Einf├╝hrung eines neuen Produkts oder Systems niedriger sind als erwartet. Es gibt viele Faktoren, die eine g├╝nstige Analyse der Budgetabweichung beeinflussen k├Ânnen.

Negativ

Wie die positive Varianz klingt auch die negative Varianz. Negative Varianzen signalisieren in der Regel einen Einnahmeverlust. Vielleicht hat sich ein bestimmtes Produkt nicht so gut verkauft wie geplant, oder vielleicht hat einer der Lieferanten des Unternehmens den Preis f├╝r bestimmte Waren oder Materialien erh├Âht. Was auch immer der Fall sein mag, negative Abweichungen m├╝ssen sehr ernst genommen werden.

Zum Gl├╝ck f├╝r Unternehmen mit einer guten Praxis bei der Analyse der Budgetabweichung f├╝hren negative Abweichungen zu einer positiven Anpassung der Gesch├Ąftsstrategie, um sich an zuk├╝nftige Herausforderungen anzupassen.

Best Practices f├╝r die Berichterstattung und Analyse der Budgetabweichungen

Die Analyse der Budgetabweichung ist ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagement-Prozesses eines jeden Unternehmens. Sie k├Ânnen jedoch nur dann von der Analyse der Budgetabweichung profitieren, wenn Sie sie korrekt durchf├╝hren.

Viele Experten in der Unternehmensf├╝hrung, die mit der Durchf├╝hrung einer Budgetabweichungs-Analyse nicht vertraut sind, neigen dazu, wichtige Budgetfaktoren zu ├╝bersehen oder die Berichterstattung und Analyse der Budgetabweichung sogar aufzuschieben. Das kann dazu f├╝hren, dass Gelegenheiten zur Verbesserung der Unternehmensleistung verpasst werden. Mit den richtigen Werkzeugen und Strategien muss die Analyse der Budgetabweichung zum Gl├╝ck keine gef├╝rchtete Aufgabe sein.

 

Hier sind einige bew├Ąhrte Verfahren, die Sie in Ihren Prozess der Analyse der Budgetabweichung einf├╝hren sollten:

  1. Planen Sie bestimmte Zeiten ein, um Aufgaben der Analyse der Budgetabweichung ├╝ber das ganze Jahr hinweg durchzuf├╝hren. Eine regelm├Ą├čige Abweichungsanalyse ist der Schl├╝ssel zur Verbesserung der Leistung eines Unternehmens.
  2. Korrekturma├čnahmen ergreifen, sobald Sie negative – oder positive – Abweichungen entdecken, um zu verhindern, dass ein bestehendes Problem sich verschlimmert, oder um eine goldene Gelegenheit auf dem Markt zu nutzen.
  3. Behalten Sie die wirtschaftlichen Bedingungen, die Ihr Unternehmen umgeben, genau im Auge.
  4. Automatisieren Sie, wo immer Sie k├Ânnen. Lassen Sie sich von einer Software zur Analyse der Budgetabweichung ein St├╝ck Arbeit abnehmen!

Schritte zur Durchf├╝hrung einer Analyse der Budgetabweichung

Die Schritte zur Durchf├╝hrung einer Analyse der Budgetabweichung sind einfach, aber sie werden durch die Umsetzung der Software-Automatisierung noch einfacher. Ihr FP & A-Personal oder Management wird diese Schritte bei der Abweichungsanalyse durchf├╝hren:

 

  1. Analysieren Sie die Unterschiede zwischen den tats├Ąchlichen Ergebnissen und dem Budget: Wenn signifikante Abweichungen entdeckt werden, typischerweise 10% oder mehr, dann m├╝ssen diese Abweichungen analysiert werden, um herauszufinden, warum sie ├╝berhaupt aufgetreten sind. W├Ąhrend die manuelle Analyse der Budgetabweichung Stunden von Tabellenkalkulationen in Anspruch nehmen kann, ben├Âtigt eine automatisierte L├Âsung f├╝r dieselbe Aufgabe nur Minuten.
  2. Finden Sie heraus, warum die Abweichung aufgetreten ist: Unabh├Ąngig davon, ob die Differenz positiv oder negativ ist, m├╝ssen Sie immer die zugrunde liegende Ursache herausfinden, damit Sie aus dem Auftreten lernen k├Ânnen. Wie lange dies dauert, h├Ąngt von den jeweiligen Abweichungen ab.
  3. Erstellen Sie einen Bericht: In diesem Bericht sollten die Analyse der Budgetabweichung und der Abweichung sowie die Gr├╝nde f├╝r die Abweichung dokumentiert werden. Automatisierte Software kann dies f├╝r Sie erledigen.
  4. Brainstorming mit Management- und Finanzanalysten: Nach Abschluss der Analyse werden Sie sich ├╝berlegen wollen, wie Sie auf der Grundlage der Ergebnisse weiter vorgehen m├Âchten.

Die grundlegenden Schritte zur Durchf├╝hrung einer Analyse der Budgetabweichung m├Âgen einfach erscheinen, aber sie k├Ânnen bei der Verwendung von Software viel schneller und pr├Ąziser ablaufen als bei einer manuellen Durchf├╝hrung des gesamten Prozesses.

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