Dieser Artikel ist Teil 1 einer 8-teiligen Serie ├╝ber die Evaluierung der besten CPM-Tools f├╝r Ihr Unternehmen. Teil 1 befasst sich mit der Bewertung der Planungsfunktionen der besten Softwareanwendungen f├╝r Budgetierung und Prognosen.

Planungssoftware, die zur Rationalisierung von Budgetierungs- und Prognoseprozessen eingesetzt wird, geh├Ârt zu einer Softwarekategorie, die ├╝blicherweise als Corporate Performance Management (CPM) bezeichnet wird. Ob aufgrund wirtschaftlicher Unsicherheiten oder eines wettbewerbsintensiveren Marktes – diese Art von Cloud-Software erfreut sich derzeit zunehmender Beliebtheit. Denn Unternehmen, die genaue Budgets f├╝r die Planung ihrer Ressourcenzuweisungen bereitstellen und ihre Prognosen kontinuierlich aktualisieren k├Ânnen, um die Ergebnisse vorherzusagen, haben einen Vorteil gegen├╝ber Unternehmen, die nicht ├╝ber diese F├Ąhigkeit verf├╝gen.

Die blo├če Implementierung einer CPM-Software zur Rationalisierung der Planungsprozesse ist jedoch nicht die einzige L├Âsung, um ein optimiertes System f├╝r die Budgetierung und Vorhersage zu schaffen. Zwar gibt es inzwischen Dutzende von Softwareanbietern, die CPM-Software mit Planungsfunktionen liefern k├Ânnen, aber Sie m├╝ssen auch sicherstellen, dass die L├Âsung f├╝r Ihr Unternehmen RICHTIG ist. Das bedeutet, dass die Funktionalit├Ąt f├╝r Ihr Unternehmen und seine Budgetierungs- und Prognoseanforderungen geeignet sein muss und dass sie auch branchenspezifische Anforderungen unterst├╝tzen muss. Und nat├╝rlich muss die Investitionsrendite (ROI) positiv sein.

Bei der Auswahl der f├╝r Ihr Unternehmen geeigneten Planungssoftware sollten Sie auf einige Funktionen achten, die wichtiger sind als andere.

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, um die beste Budgetierungs- und Prognose-App zu finden

W├Ąhrend die meisten Anbieter wahrscheinlich mehr als 100 Funktionen in ihrem Produkt vorweisen k├Ânnen (was die Softwareauswahl zu einem virtuellen Alptraum machen kann), gibt es eine klare 80/20-Regel, die angewendet werden kann, wenn Sie bereit sind, sich auf kritische Erfolgsfaktoren zu konzentrieren.

Hier ist eine Liste der f├╝nf wichtigsten Funktionsbereiche:

1. Flexibles Eingabeformular und Berichtsdesigner

Die besten Budgetierungs- und Prognosel├Âsungen verf├╝gen alle ├╝ber einen „Vorlagendesigner“. Zus├Ątzlich zu den vorgefertigten Eingabeformularen und Berichten, die eine CPM-L├Âsung standardm├Ą├čig bereitstellen sollte, kann ein geschulter Benutzer oder Berater mit dem Vorlagendesigner neue Vorlagen erstellen oder bestehende Vorlagen an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen.

Etwa die H├Ąlfte der CPM-Anbieter haben Add-Ins f├╝r Microsoft Excel entwickelt, mit denen Vorlagen erstellt werden k├Ânnen. Dies bietet in der Regel das beste Layout und die gr├Â├čte Auswahl an Formeln, und nat├╝rlich sind die meisten Finanzabteilungen bereits sehr vertraut mit Excel, was die Lernkurve verk├╝rzt. Andere Anbieter haben einen eigenen Vorlagendesigner entwickelt, der h├Ąufig Formeln enth├Ąlt, die denen von Excel ├Ąhnlich sind.

Payroll-Example

Beispiel f├╝r eine Gehaltsabrechnung mit einem Excel-Add-in

Hinweis: Achten Sie auf CPM-Anbieter, die ├╝ber zwei Vorlagendesigner verf├╝gen, denn das bedeutet doppelten Schulungsaufwand f├╝r Power-User. Es kann in Workflows, Berichtspaketen und anderen Bereichen un├╝bersichtlich werden, wenn Vorlagen mit zwei verschiedenen Technologien erstellt werden. Der Grund f├╝r zwei Tools ist fast immer, dass die Funktionalit├Ąt des herstellereigenen Designers f├╝r die Kunden nicht ausreichte, so dass sie einen Excel-Designer hinzuf├╝gten, um komplexe Kundenmodelle mit vielen Formatierungen zu bearbeiten.

Ohne einen leistungsf├Ąhigen Vorlagendesigner in Ihrer neuen Planungsl├Âsung besteht die Gefahr, dass Sie entweder Ihre bevorzugten Budgeteingabeformate erheblich ├Ąndern m├╝ssen, um sie an die M├Âglichkeiten des Tools des Anbieters anzupassen, oder dass Sie in vielen F├Ąllen einen Teil Ihrer Planungsmodelle in manuellen Tabellenkalkulationen behalten.

Ein flexibler und benutzerfreundlicher Vorlagendesigner erm├Âglicht auch die Erstellung von Budgetberichten, die w├Ąhrend des gesamten Budgetprozesses ausgef├╝hrt werden k├Ânnen, um Budgetaktualisierungen in Echtzeit zu sehen und m├Âgliche Problembereiche zu identifizieren. Auf diese Weise k├Ânnen Sie Probleme schnell und fr├╝h im Prozess angehen, was Ihnen einen besseren ├ťberblick und genauere Projektionen erm├Âglicht.

Hier finden Sie eine Liste mit etwa 500 Beispielen f├╝r Berichte, Budgetierungs- und Prognoseformulare sowie Dashboards. Es ist eine gute Idee, Ihre Anbieterkandidaten zu fragen, ob Sie Beispiele aus ihren Vorlagenbibliotheken sehen k├Ânnen. Je mehr Beispiele sie zur Verf├╝gung stellen, desto mehr k├Ânnen Sie sicher sein, dass ihre L├Âsung ├╝ber einen guten Vorlagendesigner verf├╝gt.

2. Einzelposten-Details und Kommentare

Insbesondere bei j├Ąhrlichen Budgetprozessen sind diese Funktionen sehr wichtig, um eine ordnungsgem├Ą├če Dokumentation und Begr├╝ndung von Umsatzzahlen, Ausgaben oder anderen Zahlen, die ein Benutzer in seiner Abteilung eingibt, sicherzustellen. Typische Beispiele f├╝r Bereiche, in denen Einzelpostendetails und Kommentare h├Ąufig verwendet werden, sind Reisekosten und B├╝romaterial. Wenn die Endbenutzer die Einzelpostendetails aktiv nutzen und ├╝berall dort, wo eine Erl├Ąuterung erforderlich ist, Kommentare eingeben, erh├Âht sich auch ihr Verantwortungsgef├╝hl f├╝r das Budget, das sie einreichen.

Dashboard der Unternehmensprognose-Software
Eingabe von Ausgaben auf der Ebene des GL-Kontos. Beinhaltet Einzelposten-Details, Aufteilung usw.

Ohne Einzelpostendetails muss ein Endbenutzer m├Âglicherweise detaillierte Aufstellungen in Tabellenkalkulationen f├╝hren. Alternativ k├Ânnen sie auch einfach Zahlen auf h├Âherer Ebene eingeben, ohne eine Bottom-up-Berechnung hinter ihren Zahlen durchzuf├╝hren. Beide Ans├Ątze k├Ânnen zu ungenauen Budgets und zu Verz├Âgerungen im Budgetprozess f├╝hren, da die Budgetgenehmiger und -├╝berpr├╝fer oft Abteilungsleiter und andere Endnutzer bitten m├╝ssen, Erkl├Ąrungen und zus├Ątzliche Details zur Untermauerung ihrer Zahlen zu liefern.

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3. Arbeitsabl├Ąufe und Checklisten

Organisationen, die sich f├╝r den Kauf einer Planungssoftware entscheiden, haben in der Regel 10 oder mehr Benutzer, manchmal sogar Hunderte von Benutzern. Starke Workflow-Funktionen k├Ânnen bei der Verwaltung eine enorme Zeitersparnis darstellen:

  • Fristen
  • Offene und geschlossene Budgets
  • Budgetstatus (eingereicht, genehmigt, abgelehnt, etc.)
  • Welche Eingabeformulare von den verschiedenen Abteilungen verwendet werden sollen
    und vieles mehr

W├Ąhrend die meisten modernen Cloud-basierten Planungsl├Âsungen Workflow-Module anbieten, sind Checklisten seltener. Eine Budget-Checkliste ist in der Regel eine chronologisch geordnete Liste aller Punkte, die ein Budgetverantwortlicher im Rahmen eines Unternehmensplanungsprozesses durchzuf├╝hren oder zu ├╝berwachen hat. Eine Checkliste k├Ânnte mit strategischen Zielen und Schritten zur Prognose f├╝r den Rest des laufenden Jahres beginnen, dann in den eigentlichen Budgetprozess ├╝bergehen und mit der Berichterstattung und Konsolidierung des endg├╝ltigen Budgets und Pr├Ąsentationen f├╝r die Gesch├Ąftsf├╝hrung enden. Checklisten tragen dazu bei, dass alles rechtzeitig erledigt wird, und enthalten h├Ąufig Funktionen wie Kontrollk├Ąstchen, Beschreibungen, Verantwortliche, einen Link zur Aktivit├Ąt, eine Frist und Benachrichtigungen.

Planning-and-reporting-process-manager

 

Ohne ein gutes Workflow-Modul und Checklisten verbringen Sie wahrscheinlich viel mehr Zeit damit, Ihre Mitarbeiter an Fristen zu erinnern, zu fragen, ob ihre Zahlen endg├╝ltig und genehmigungsf├Ąhig sind, und den Prozess anderweitig zu verwalten. In Unternehmen, die mehrere Budgetversionen im Auge behalten m├╝ssen, kann die manuelle Verwaltung von Prozessen noch frustrierender und komplexer werden.

4. ERP- und Gehaltsabrechnungsintegrationen

Zwar k├Ânnen alle guten CPM-L├Âsungen aktuelle Daten aus Quellsystemen wie ERPs und Gehaltsabrechnungssoftware importieren, aber die Qualit├Ąt und Komplexit├Ąt der Konfiguration automatisierter Integrationen variiert stark. Die Komplexit├Ąt nimmt zu, wenn Sie Datenquellen haben, die zwischen der Cloud und dem lokalen System verteilt sind. Es ist zum Beispiel nicht ungew├Âhnlich, dass das ERP-System eines Unternehmens eine alte, vor Ort installierte oder gehostete L├Âsung ist und andere Datenquellen wie die Gehaltsabrechnung eine Cloud-L├Âsung sind. Dies f├╝hrt zu mehreren verschiedenen direkten und/oder dateibasierten Integrationen.

Wenn Sie verschiedene CPM-Anbieter f├╝r Ihre Budgetierungs- und Prognoseanforderungen evaluieren, sollten Sie detaillierte Informationen ├╝ber die Integration der einzelnen L├Âsungen in Ihre Systeme anfordern, einschlie├člich des Zeit- und Kostenaufwands f├╝r deren Konfiguration. Eine wirklich gute, vorgefertigte Integration sollte sich in h├Âchstens einer Stunde konfigurieren lassen, w├Ąhrend die Einrichtung von „Toolboxen“ und die Anbindung an die einzelnen Datenquellen Tage dauern kann. Welche L├Âsung Ihr Anbieter anbietet, wird daher in der Regel deutlich, wenn Sie die Kostenvoranschl├Ąge f├╝r den Integrationsschritt bei der Implementierung sehen.

Ohne gute, automatisierte Integrationen in Ihre Quellsysteme werden Ihre Benutzer viel Zeit mit dem Laden und eventuellen „Bereinigen“ von Daten verbringen.

5. F├╝r die Cloud entwickelt
W├Ąhrend Planungsl├Âsungen vor Ort jahrzehntelang die Standardtechnologie waren, sind es heute die Cloud-L├Âsungen, die den Ton angeben. Planungsl├Âsungen, die mit einer nativen Cloud-Architektur aufgebaut sind, bieten viele Vorteile gegen├╝ber den klassischen On-Premises-L├Âsungen. Dazu geh├Âren Backend-Funktionen wie Multi-Tenancy, die effiziente und h├Ąufige Upgrades erm├Âglichen, die Verteilung von Verarbeitungs- und Datenlasten auf Hardwareressourcen und die Nutzung der Vorteile gro├čer ├Âffentlicher Cloud-Rechenzentren und Plattformen.

Ein Beispiel: In der alten On-Premises-Welt war es ├╝blich, ein j├Ąhrliches Upgrade einer Software durchzuf├╝hren, w├Ąhrend es in der Cloud-Welt die Norm ist, v├Âllig kostenlose und automatisierte monatliche Updates anzubieten. Auf diese Weise erhalten die Nutzer einen kontinuierlichen Strom neuer Funktionen und Fehlerbehebungen.

Ohne eine speziell entwickelte Cloud-Architektur wird ein Anbieter im Laufe der Zeit hinter seine Mitbewerber zur├╝ckfallen. Einige der alten On-Premises-Anbieter haben ihre Technologien nicht f├╝r die Cloud optimiert, so dass sie irgendwann ihr Produkt umbauen m├╝ssen oder ihre Kunden zu anderen Anbietern abwandern.

Wie viel kostet eine Software f├╝r Budgetierung und Prognosen?

Es ist zwar wichtig, dass Sie Ihre Hausaufgaben machen, um sicherzustellen, dass der von Ihnen gew├Ąhlte Anbieter ├╝ber die f├╝r eine erfolgreiche Einf├╝hrung erforderlichen Schl├╝sselfunktionen verf├╝gt, aber die Gesamtkosten und die Einsparungen an Zeit und Aufwand sowie die verbesserte Entscheidungsfindung sind ebenso wichtig.

Wenn Sie die Preise der in die engere Wahl gekommenen Anbieter einholen, sollten Sie einige Dinge beachten:

  • Enth├Ąlt das Jahresabonnement jedes Anbieters die gleiche Anzahl von Benutzern und Modulen?
  • Wenn Sie einen Rabatt erhalten, wie lange dauert es, bis der Listenpreis wieder erreicht ist?
  • Verf├╝gt der Anbieter ├╝ber eine schriftliche Richtlinie f├╝r j├Ąhrliche Preiserh├Âhungen?
  • Beziehen sich die Kostenvoranschl├Ąge der einzelnen Anbieter auf genau dieselbe Arbeit?

Eine gute Faustregel ist, jeden Anbieter nach den Gesamtkosten f├╝r die ersten 5 Jahre zu fragen. Vergewissern Sie sich, dass m├Âgliche Preiserh├Âhungen darin enthalten sind.

Wenn sich der Anbieter im Besitz einer Private-Equity-Firma befindet, besteht au├čerdem die M├Âglichkeit, dass er verkauft wird, w├Ąhrend Sie noch Kunde sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie vom Anbieter ein Dokument erhalten, in dem er seine Politik in Bezug auf k├╝nftige Preiserh├Âhungen darlegt, auch wenn er an ein anderes Unternehmen verkauft wird.

Hier finden Sie ein Tool, das Ihnen hilft, Anbieter zu vergleichen und die Kapitalrendite (ROI) zu berechnen.

Warum verwende ich nicht Excel oder die Budgetierungs- und Prognosefunktionen meines ERP-Systems?

Excel ist bei weitem das beliebteste Budgetierungswerkzeug der Welt, denn es ist kostenlos (wenn Sie Excel bereits besitzen), unglaublich flexibel und fast alle Buchhaltungs- und Finanzfachleute wissen, wie man es benutzt. Wenn Sie ein einfaches Budgetmodell und nur wenige Benutzer haben, kann Excel sehr wohl die beste Planungssoftware f├╝r Ihr Unternehmen sein – aber jeder wei├č, wann es an der Zeit ist, seine selbst erstellten Tabellenkalkulationen durch etwas Besseres zu ersetzen.

Warnsignale sind unter anderem:

  • Chaotisches Hin- und Hersenden
  • Probleme bei der Sammlung und Konsolidierung von Tabellenkalkulationen
  • Kaputte Verkn├╝pfungen
  • Schlechte Berichterstattung
  • Mangelnde Benutzersicherheit
  • Probleme mit der Versionierung

Alle ERP-Systeme verf├╝gen ├╝ber grundlegende Budgetierungsfunktionen, die jedoch selten ausreichen, um vollwertige Budgetierungs- und Prognoseprozesse zu bew├Ąltigen. Unabh├Ąngig davon, wie sehr ein ERP-Anbieter mit seinen integrierten Planungsfunktionen wirbt, landen Unternehmen mit ihren Budgetmodellen fast immer wieder bei Excel, selbst wenn sie eine brandneue Cloud-ERP-L├Âsung gekauft haben. Wenn Excel zu m├╝hsam wird, erwerben sie eine CPM-L├Âsung.

Fazit

Zusammenfassend l├Ąsst sich sagen, dass die Wahl einer neuen CPM-L├Âsung zur Automatisierung des Planungsprozesses sowie zur Unterst├╝tzung besserer und schnellerer Entscheidungen f├╝r Unternehmen aller Branchen zunehmend zu einer strategischen Priorit├Ąt wird. Wie wir bereits erw├Ąhnt haben, sind bestimmte Funktionen wichtiger als andere und k├Ânnen neben einem gut durchgef├╝hrten Implementierungsprozess ausschlaggebend f├╝r den Erfolg sein.

Hier finden Sie ein kostenloses Tool zum Anbietervergleich, mit dem Sie Anbieter anhand einer Reihe von Funktionen vergleichen k├Ânnen. Dieses Tool enth├Ąlt auch einen einfachen ROI-Rechner, der Teil der Gesamtbewertung des Anbieters ist.

Links zu n├╝tzlichen Software-Recherche- und Bewertungsressourcen

  • Anbietervergleichstool und ROI-Rechner
  • Solver Tour Central
  • Mehr als 500 Beispiele f├╝r Budgets und Berichte
  • Analystenberichte und -bewertungen: G2 und Dresner
  • Software-Auswahl-Blog