Dieser Artikel ist Teil 3 einer 8-teiligen Serie ĂŒber die Evaluierung der besten CPM-Tools fĂŒr Ihr Unternehmen. Teil 3 konzentriert sich auf Excel-Funktionen, die die besten Softwareanwendungen fĂŒr Planung und Finanzberichterstattung stĂ€rken.

Fast jeder Finanzexperte liebt und hasst Microsoft Excel zugleich. Es scheint, als könnten wir nicht damit und nicht ohne es leben!

Wenn Sie also eine neue Finanzberichts- oder -planungslösung anschaffen möchten und die Anbieter in der engeren Auswahl vergleichen, gehört die Interaktion der einzelnen Lösungen mit Excel zu den wichtigsten Anforderungen der Anwender.

WĂ€hrend zwischen 2010 und 2015 immer mehr Cloud-Lösungen auf den Markt kamen, vertraten die browserbasierten Anbieter die Meinung, dass ihre Tools Excel komplett ĂŒberflĂŒssig machen wĂŒrden. Doch schon nach kurzer Zeit vermissten ihre Kunden die Formatierungs- und Berechnungsmöglichkeiten von Excel (sowie dessen Vertrautheit) bei der Erstellung von Berichten und Budgetmodellen. Infolgedessen fĂŒgten die ersten Cloud-Anbieter Excel-Add-ins hinzu, um Excel-Fans eine alternative Design-Erfahrung zu bieten, und mehrere neuere Anbieter wie Vena und Solver machten Excel zu einem integralen Bestandteil ihrer Cloud-Lösungen.

FĂŒr die meisten Unternehmen ist die Excel-FunktionalitĂ€t DER SchlĂŒssel zum Erfolg, wenn sie die beste Planungs- und Finanzberichtssoftware einsetzen.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei Excel-Add-ins fĂŒr die Berichterstattung und Budgetierung achten sollten

FĂŒr die meisten Finanz-, Buchhaltungs- und Budgetierungsanwender gehört eine starke Excel-Integration zu den Top-5- oder Top-10-Funktionen, wenn sie Anbieter von Planungs- und Berichterstattungslösungen bewerten und vergleichen. Im Folgenden werden wir einige wichtige Funktionen erörtern, die in diesem Zusammenhang zu berĂŒcksichtigen sind.

Der Unterschied zwischen Excel-Export/Import und Excel-Add-ins

WĂ€hrend so gut wie jede Lösung fĂŒr Reporting, Planung und Corporate Performance Management (CPM) Daten aus Excel importieren und Berichte in Excel exportieren kann, sollten diese Prozesse nicht mit Excel-Add-ins verwechselt werden, bei denen es sich um Plug-ins fĂŒr Microsoft Excel handelt, die in der Multifunktionsleiste erscheinen.

Mit einem Excel-Add-in-Design-Tool können Benutzer dynamische, parametergesteuerte Berichte erstellen, die Daten aus der ERP- oder CPM-Datenbank beziehen. Die Daten können aktualisiert und zurĂŒckgeschrieben werden (Budgetierung und Prognosen), ohne dass ein Export- oder Importprozess erforderlich ist, was den Endbenutzern eine Selbstbedienung ermöglicht.

Auf dieser Seite finden Sie Hunderte von Beispielen fĂŒr Berichte und Budgetierungsformulare, die mit einem Excel-Add-in erstellt und in einem Browser ausgefĂŒhrt werden können. Wenn Sie sich Beispiele von Anbietern fĂŒr die Arten von Vorlagen ansehen, die Sie mit Ihrer neuen Lösung erstellen möchten, können Sie sicher sein, dass die Design- und Layout-Funktionen der von Ihnen gewĂ€hlten Lösung den Anforderungen Ihrer Organisation gerecht werden.

Beispiele fĂŒr reine Excel-Tools im Vergleich zu Webportalen mit Excel-Add-ins

In der Vergangenheit waren Excel-Add-Ins eigenstĂ€ndige Reporting-Tools, die auf dem Desktop (oder der virtuellen Maschine) jedes Benutzers installiert werden mussten. Wenn Sie also 50 Benutzer hatten, musste Ihre IT-Abteilung 50 Excel-Add-Ins warten und aktualisieren. GlĂŒcklicherweise hat sich dies geĂ€ndert. Seitdem Cloud-Architekturen auf dem CPM-Markt Einzug gehalten haben, haben fast alle Anbieter mandantenfĂ€hige Webportale entwickelt, die vom Anbieter verwaltet und automatisch aktualisiert werden.

Heute gibt es noch einige wenige klassische Excel-Add-Ins, und die meisten haben die FĂ€higkeit, sich mit Cloud-ERPs zu verbinden und die Daten bei der Verarbeitung von Berichten in Excel „durchzusickern“. Alle großen Anbieter verfĂŒgen jedoch ĂŒber Webportale, in denen Berichte gespeichert und in einigen FĂ€llen auch im Browser des Benutzers ausgefĂŒhrt werden, ohne dass Excel zur AusfĂŒhrung erforderlich ist. Diese Architektur ist besonders nĂŒtzlich fĂŒr Planungsprozesse, bei denen eine große Anzahl von Endanwendern einfach ihren Browser öffnen und Budgets und Prognosen eingeben kann, die direkt in der Cloud-Datenbank der CPM-Lösung gespeichert werden.

Die Bedeutung von dynamischen Excel-Zeilen und -Spalten gegenĂŒber statischen

Die meisten Unternehmen fĂŒgen ihrem ERP-System im Laufe des Jahres Konten, Abteilungen und andere Dimensionsmitglieder hinzu. Bei Ă€lteren Excel-Add-ins erfordert dies in der Regel eine manuelle Pflege von Berichten und Budgetvorlagen, um neue Zeilen oder Spalten einzufĂŒgen oder den Inhalt von Dropdowns fĂŒr Parameter (z. B. eine Liste von Abteilungen) zu pflegen. Das liegt daran, dass diese Add-Ins nur Formelverweise auf Zellebene in der Kalkulationstabelle setzen können.

Mit modernen Excel-Add-Ins können Sie dynamische Auflistungen von Zeilen oder Spalten und globale Berichtsparameter erstellen.

Hier sind einige kurze Beispiele:

Dynamische Zeilen

Wenn Sie z. B. 20 Betriebskostenkonten haben, können Sie eine Bereichsformel fĂŒr eine einzelne Zeile in Excel erstellen, die sich automatisch auf 20 Zeilen ausdehnt. Wenn jemand eine neue Kontonummer in diesem Bereich hinzufĂŒgt, erhalten Sie automatisch 21 Zeilen im Bericht (oder Budgetformular). In Ă€lteren Excel-Add-ins mĂŒssen Sie jede Zeile manuell erstellen, und da sie statisch sind, werden neue Konten nicht automatisch zu neuen Zeilen.

Dynamische Spalten

Angenommen, Sie möchten Ist-Daten von Januar bis zum aktuellen Monat und eine Prognose vom nĂ€chsten Monat bis Dezember. In einem modernen Excel-Add-In kann dieser Bericht dynamisch erstellt werden, unabhĂ€ngig davon, fĂŒr welchen Monat Sie ihn ausfĂŒhren. Bei statischen, alten Excel-Add-Ins mĂŒssen Sie die Formeln jeden Monat manuell Ă€ndern, 11 Versionen des Berichts erstellen oder grĂ¶ĂŸere „Tricks“ im Bericht anwenden, um ihn dynamischer zu gestalten.

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Dynamische globale Parameter

Typische Beispiele hierfĂŒr sind Berichtsfilter fĂŒr Unternehmen, Abteilung, Zeitraum oder Budgetversion. In Ă€lteren Excel-Add-Ins sind diese als regulĂ€re Excel-Dropdown-Boxen konzipiert, die auf der Grundlage von Daten (z. B. einer Liste von Monaten oder Abteilungen) ausgefĂŒllt werden, die irgendwo in der Arbeitsmappe versteckt sind. In modernen Excel-Add-Ins sind diese Parameter-Selektoren Dropdown-Felder in einem SeitenmenĂŒ oder in der Excel-Tabelle, die ihren Inhalt direkt aus der Datenbank beziehen.

Mit anderen Worten: Sie sind immer aktuell und benötigen keine versteckten Dimensionslisten in jedem Bericht oder jeder Budgetvorlage.

Zusammenfassend lĂ€sst sich sagen, dass moderne Excel-Add-Ins mit dynamischen Zeilen, Spalten und globalen Parametern einen schnelleren Berichtsentwurf und weniger Wartungsaufwand ermöglichen. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie falsche Berichte erstellen, da sie neue Konten und andere ERP-Dimensionen, die sich hĂ€ufig Ă€ndern, automatisch einbeziehen können.

Ist Excel das primÀre Entwurfswerkzeug oder eine zusÀtzliche Lösung, die es zu erlernen gilt?

Mitarbeiter im Finanz- und Rechnungswesen sind in der Regel sehr beschĂ€ftigt und nur wenige möchten mehr Zeit als nötig fĂŒr die Erstellung oder Pflege von Berichten aufwenden. Wie bereits erwĂ€hnt, ist dies einer der HauptgrĂŒnde dafĂŒr, dass Excel-Add-Ins so beliebt sind und als Teil von Cloud-CPM-Lösungen wieder Einzug gehalten haben. Wenn Sie jedoch Anbieter mit Excel-basierten Berichtsdesignern vergleichen, ist es wichtig zu prĂŒfen, ob ihr Excel-Tool ihr zweiter („optionaler“) Berichtsschreiber oder DER Berichtsschreiber ist.

Cloud-Lösungen mit einem proprietĂ€ren Web-Designer und einem optionalen Excel-Designer fĂŒhren dazu, dass die Benutzer nicht nur zwei Tools erlernen mĂŒssen, sondern auch stĂ€ndig entscheiden mĂŒssen, ob ein neuer Bericht in Excel oder im proprietĂ€ren Browser-Tool erstellt werden soll. Die Erstellung eines monatlichen Pakets von Berichten aus beiden Tools, falls möglich, kann unĂŒbersichtlich sein und zu viel manuellen Aufwand verursachen.

Lösungen mit einem einzigen, speziell entwickelten Excel-Designer haben den Vorteil, dass die Benutzer nur ein einziges Tool erlernen mĂŒssen, und die Erstellung und Verteilung von Berichten kann an einem einzigen Ort erfolgen.

FĂŒr die Cloud entwickelt

WĂ€hrend einige Ă€ltere Excel-Add-Ins noch reine On-Premises-Tools sind, können die meisten jetzt mit Cloud-ERPs verbunden werden. Die neueste Generation von Excel-Add-Ins kann nicht nur ĂŒber Cloud-Portale verwaltet werden (Installation, Benutzersicherheit usw.), sondern einige, wie Solver, können sogar Vorlagen automatisch von Excel in Webberichte und Eingabeformulare „konvertieren“. Bei diesen Tools können die Benutzer denselben Bericht als Webbericht ausfĂŒhren, ohne ein Excel-Add-in zu benötigen. Alternativ dazu können sie das Excel-Add-in verwenden, um den Bericht in Excel zu öffnen und dort auszufĂŒhren.

Mit anderen Worten: Ein Teil der Recherche und des Vergleichs der Berichts- und Budgetierungslösungen der Anbieter sollte darin bestehen, herauszufinden, ob ihre Planungs- und Finanzsoftware auf Legacy-Tools oder speziell entwickelten Cloud-Architekturen basiert.

Wie viel kostet eine CPM-Lösung mit Excel-basiertem Berichtswesen und Planung?

Es ist zwar wichtig, dass Sie Ihre Hausaufgaben machen, um sicherzustellen, dass der von Ihnen gewĂ€hlte Anbieter ĂŒber die fĂŒr eine erfolgreiche Implementierung erforderlichen SchlĂŒsselfunktionen verfĂŒgt, doch die Gesamtkosten und die Einsparungen an Zeit und Aufwand sind entscheidend – ebenso wie die verbesserte KapazitĂ€t fĂŒr eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen.

Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie berĂŒcksichtigen sollten, wenn Sie die Preise der in die engere Wahl gekommenen Anbieter einholen:

EnthÀlt das Jahresabonnement jedes Anbieters die gleiche Anzahl von Benutzern und Modulen?
Wenn Sie einen Rabatt erhalten, wie lange dauert es, bis der Listenpreis wieder erreicht ist?
VerfĂŒgt der Anbieter ĂŒber eine schriftliche Richtlinie fĂŒr jĂ€hrliche Preiserhöhungen?
Beziehen sich die KostenvoranschlÀge der einzelnen Anbieter auf genau dieselbe Arbeit?
Eine gute Faustregel ist, jeden Anbieter nach den Gesamtkosten fĂŒr die ersten 5 Jahre zu fragen. Vergewissern Sie sich, dass mögliche Preiserhöhungen darin enthalten sind. Wenn sich der Anbieter im Besitz einer Private-Equity-Firma befindet, besteht die Möglichkeit, dass er verkauft wird, wĂ€hrend Sie noch Kunde sind. Daher sollten Sie sich vergewissern, dass Sie ein Dokument erhalten, in dem die Preiserhöhungspolitik fĂŒr die Zukunft dargelegt ist (auch fĂŒr den Fall, dass der Anbieter an ein anderes Unternehmen verkauft wird).

Hier finden Sie ein kostenloses Tool zum Anbietervergleich und zur Ermittlung der Kapitalrendite (ROI), mit dem Sie Anbieter anhand verschiedener Merkmale vergleichen können. Dieses Tool enthÀlt auch einen einfachen ROI-Rechner, der Teil der Gesamtbewertung des Anbieters ist.

Fazit

Zusammenfassend lĂ€sst sich sagen, dass die Wahl einer der besten Softwarelösungen fĂŒr die Finanzberichterstattung zur Automatisierung des monatlichen Berichtswesens sowie zur Abdeckung anderer Anforderungen an die Managementberichterstattung letztlich zu einer besseren und schnelleren Entscheidungsfindung in Ihrem Unternehmen fĂŒhrt. Aus diesem Grund wird die Suche nach den besten Planungs- und Finanzberichtstools fĂŒr Unternehmen aller Branchen zunehmend zu einer strategischen PrioritĂ€t.

Wie wir bereits erörtert haben, sind bestimmte Funktionen im Evaluierungsprozess wichtiger als andere und können als SchlĂŒsselfaktoren fĂŒr den Erfolg dienen – natĂŒrlich zusĂ€tzlich zu einem gut durchgefĂŒhrten Implementierungsprozess.