Blog header image of a fast car racing along a road for the blog on the Faster, Easier Way to Manage KPIs in 2021 with Reporting Software blog from Solver, a developer of Corporate Performance Management / Budgeting and Reporting software

2022 ist endlich da – und es sieht so aus, als ob das Jahr fast so unsicher sein wird wie 2021 oder 2020. In den letzten Monaten hat Ihr Unternehmen sein Bestes getan, um die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) f├╝r das neue Jahr zu planen. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Pl├Ąne in die Tat umzusetzen.

Die Experten f├╝r Budgetierungs- und Berichtssoftware von Solver helfen Ihnen mit dieser Kurzanleitung zur Planung, ├ťberwachung und Verwaltung Ihrer Unternehmens-KPIs.

Um diesen Leitfaden ├╝bersichtlich zu gestalten, beginnen wir mit dem Beginn des KPI-Planungsprozesses, aber Sie k├Ânnen gerne zu den Schritten 5 und 6 ├╝bergehen, um die ├ťberwachungsschritte zu erlernen, wenn Sie unter Zeitdruck stehen oder Ihre KPIs f├╝r 2021 bereits festgelegt haben.

Ein ├ťberblick ├╝ber den KPI-Planungsprozess im Unternehmen mit Hilfe von Reporting-Software

Als Prozess ist die Erstellung von KPIs relativ einfach. Er ist sequentiell, d. h. jedes Element baut auf dem vorhergehenden auf.

Bew├Ąhrte Verfahren empfehlen die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge:

  • Bewerten Sie den aktuellen Stand Ihres Unternehmens anhand einer SWOT-Analyse.
  • Entwickeln Sie eine Vision davon, wo Sie in diesem Jahr und in den kommenden Jahren stehen wollen.
  • Entwickeln Sie Ihre Strategie, indem Sie quantifizierbare, zeitgebundene Ziele festlegen.
  • Erstellen Sie ein Budget auf der Grundlage dieser Ziele
  • Verfolgen Sie die Fortschritte bei Ihren KPIs
  • Passen Sie Ziele und KPIs bei Bedarf auf der Grundlage der Ergebnisse an.

Wie bei den meisten Gesch├Ąftsprozessen steckt der Teufel nat├╝rlich im Detail. Deshalb konzentriert sich dieser Leitfaden auf die Details und f├╝hrt Sie durch den vollst├Ąndigen, durchg├Ąngigen KPI-Prozess.

Sollen wir anfangen?

Schritt 1: Bewerten Sie den aktuellen Stand Ihres Unternehmens mithilfe einer SWOT-Analyse

Eine SWOT-Analyse ist ein Leitfaden zur Untersuchung der St├Ąrken, Schw├Ąchen, Chancen und Risiken Ihres Unternehmens. Sie hilft Ihnen, den aktuellen Stand Ihres Unternehmens klar zu erkennen, und gibt Ihnen Hinweise auf die n├Ąchsten Schritte, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Hier finden Sie eine sehr einfache Vorlage, die Ihnen den Einstieg in die SWOT-Analyse erleichtert, aber Sie k├Ânnen durchaus noch detaillierter werden (wie Sie sp├Ąter sehen werden).

SWOT-Solver-2

Ein Bild eines SWOT-Diagramms, das Ihrem Unternehmen helfen soll, sich auf die Verfolgung von KPIs und die Verwendung von Berichtssoftware vorzubereiten
Tragen Sie in jedes Feld Ihre St├Ąrken, Schw├Ąchen, Chancen und Risiken ein.

Nat├╝rlich k├Ânnen Sie auch von einer guten Planungs- und Budgetierungssoftware wie Solver erwarten, dass sie benutzerfreundliche Eingabeformulare bereitstellt, die Ihnen helfen, den Prozess des Ausf├╝llens einer SWOT-Analyse zu beschleunigen und gleichzeitig die Genauigkeit zu wahren.

Schritt 2: Entwerfen Sie eine Vision davon, wo Sie in diesem Jahr und in den kommenden Jahren sein wollen

In diesem Schritt werden Sie die Ergebnisse Ihrer SWOT-Analyse nutzen, um zu planen, wohin Sie Ihr Unternehmen in Zukunft f├╝hren wollen.

Arbeiten Sie mit dem Vorstand des Unternehmens zusammen, um Antworten auf Fragen wie diese zu finden:

  • Was ist Ihr Auftrag?
  • Was ist nicht Ihr Auftrag?
  • Wohin wollen Sie gehen?

Sobald Sie diese grundlegenden Fragen gekl├Ąrt haben, k├Ânnen Sie diesen Schritt abschlie├čen, indem Sie einen Rahmen f├╝r Ihre langfristigen Ziele schaffen. In dieser Phase ist es eine gute Idee, ├╝ber Ihre Ziele f├╝r folgende Bereiche nachzudenken:

  • Finanzen (z. B. Erreichen von 100 Millionen Dollar bis 2026)
  • Kundenerfahrung (z. B. Reduzierung der L├Âsungszeiten um 50 % bis 2021)
  • Betrieb (z. B. Steigerung der Produktion um 20 % bis 2022)
  • Mitarbeiter (z. B. Einstellung von 3 Vollzeit-Vertriebsmitarbeitern im Jahr 2021)

Die Budgetierungs- und Berichtssoftware von Solver erm├Âglicht die einfache Gestaltung praktischer Strategie- und Zieleingabeformulare (siehe unten), die Unternehmen dabei helfen, ihre KPIs bei der Erstellung und Anpassung im Auge zu behalten.

Strategie- und Zieleingabeformular
Eine organisierte Methode zur Erstellung, Verfolgung und Weitergabe von Zielen ist f├╝r den Erfolg von KPIs entscheidend.

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Schritt 3: Entwickeln Sie Ihre Strategie durch die Erstellung quantifizierbarer, zeitlich begrenzter Ziele

Im Rahmen Ihres j├Ąhrlichen Budgetierungsprozesses (wenn nicht sogar h├Ąufiger) wird Ihr F├╝hrungsteam erreichbare Taktiken festlegen wollen, um die langfristigen Ziele zu erreichen, die Sie im vorherigen Schritt skizziert haben. Es kann hilfreich sein, Ihre Ziele in Ziele f├╝r das Jahr 1, Ziele f├╝r das Jahr 2 usw. aufzuschl├╝sseln.

Wandeln Sie Ihre Ziele in messbare KPIs um, die Sie mit einer Berichtssoftware leicht verfolgen k├Ânnen, wenn Sie sich an die bew├Ąhrte Praxis halten, SMART-Ziele zu erstellen, die wie folgt lauten

  • Spezifisch – verwenden Sie einen engen Fokus anstelle eines breiten Fokus
  • Messbar – legen Sie fest, welche Messgr├Â├čen den Erfolg belegen
  • Achievable/Erreichbar – stellen Sie sicher, dass die Ziele innerhalb eines realistischen Zeitrahmens erreicht werden k├Ânnen
  • Relevant – stimmen Sie jedes Ziel mit Ihren Werten, Ihrem Auftrag und Ihren langfristigen Zielen ab
  • Timebound/Zeitgebunden – legen Sie ein vern├╝nftiges Enddatum fest, um Begeisterung und Priorit├Ąt aufrechtzuerhalten

Die nachstehende Vorlage von Verne Harnishs Unternehmen Growth Institute wird als One-Page Strategic Plan bezeichnet und hilft Ihnen, Ihre KPI-Ziele auf einer einzigen Seite zu organisieren.

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Bild eines einseitigen strategischen Plans

Vergessen Sie bei der Erstellung Ihrer unternehmensweiten KPIs nicht, auch die KPIs auf Abteilungsebene und die KPIs der einzelnen Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu planen. Individuelle KPIs sind oft an die Verg├╝tung oder Boni gebunden.

Wenden Sie die Schritte 1 bis 3 auf Ihre Abteilungs- und individuellen KPI-Planungsaktivit├Ąten an, um auf jeder Ebene Ihres Unternehmens auf Kurs zu bleiben.

Schritt 4: Entwerfen Sie ein Budget auf der Grundlage Ihrer KPIs

Sobald Sie Ihre KPIs kennen, sollten Sie die Ressourcen in Ihrem Budget auf die Erreichung Ihrer Ziele und die Umsetzung Ihrer Unternehmensstrategie ausrichten.

Der j├Ąhrliche Budgetierungsprozess ist ein zu langwieriges Thema, um es in diesem Artikel zu behandeln, aber gl├╝cklicherweise haben die Experten f├╝r Finanzplanungs- und Budgetierungssoftware von Solver einen ausf├╝hrlichen Leitfaden erstellt, der Ihnen dabei hilft, das Beste aus Ihren Budgetierungsaktivit├Ąten in unserer aktuellen Wirtschaftslandschaft herauszuholen.

Lesen Sie jetzt das Whitepaper „Best Practices im Budgetierungsprozess“, um mehr zu erfahren.

Bislang waren alle diese Schritte Teil des j├Ąhrlichen Planungsprozesses, der alles von der Dokumentation Ihrer Unternehmensvision bis zur Festlegung Ihres Jahresbudgets umfasst, wie Sie in der folgenden Grafik sehen k├Ânnen.

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Abbildung des Planungs-, Ausf├╝hrungs- und Analyseprozesses f├╝r KPIs von Anfang bis Ende
Die Verwendung einer Budgetierungs- und Berichterstattungsl├Âsung oder einer Corporate Performance Management-Softwarel├Âsung wie Solver hilft Ihnen, die Aufgaben und Instrumente im KPI-Planungsprozess aufeinander abzustimmen.

Eine gute Budgetierungssoftware oder Corporate Performance Management-L├Âsung wie Solver bietet zeitsparende Tools f├╝r jeden dieser Schritte, darunter:

Schritt 5: Verfolgen Sie den Fortschritt bei Ihren KPIs

In diesem Schritt beginnen Sie mit der Verwaltung Ihrer Unternehmens-, Abteilungs- und individuellen KPIs, indem Sie sicherstellen, dass jeder KPI von einer Liste geeigneter Aufgaben begleitet wird, die von bestimmten Personen zu erledigen sind.

Dieser Schritt mag kompliziert klingen, und ehrlich gesagt war dies in der Vergangenheit wahrscheinlich ein Alptraum f├╝r die Verwaltung von Tabellenkalkulationen. Gl├╝cklicherweise machen es moderne KPI-Tracking-Tools wie der Solver Process Manager einfach, die Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten und alle KPIs und verantwortlichen Parteien auf dem Laufenden zu halten.

In der Abbildung unten sehen Sie, wie der Solver Process Manager:

  • Anzeige einer Checkliste f├╝r Aufgaben
  • Zeigt die Verantwortlichen f├╝r jede Aufgabe an
  • Bereitstellung von Ressourcen f├╝r jede Aufgabe
  • Kl├Ąrt die Frist f├╝r jede Aufgabe
  • Verfolgt den Fortschritt auf der Checkliste

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Da der Solver-Prozessmanager cloudbasiert und vollst├Ąndig in die Solver-Budgetierungs- und Berichterstattungssoftware integriert ist, kann er von jedem Ort und zu jeder Zeit sicher aufgerufen und aktualisiert werden. Dies erleichtert den Informationsfluss zwischen dem Process Manager und den Vorlagen oder Berichten f├╝r die Strategieerstellung.

Apropos Berichte: Bew├Ąhrte Praktiken empfehlen, dass Sie es sich zur Gewohnheit machen, die wichtigsten Leistungsindikatoren mindestens einmal im Monat zu ├╝berpr├╝fen, wobei Sie sich in monatlichen Besprechungen auf die KPIs auf Unternehmensebene und in Abteilungsbesprechungen oder Einzelgespr├Ąchen mit den Managern auf die KPIs auf Abteilungsebene und auf einzelne Mitarbeiter konzentrieren sollten.

Um Sie bei der Verfolgung und ├ťberwachung Ihrer KPIs zu unterst├╝tzen, bieten moderne Budgetierungs- und Berichtssoftwarel├Âsungen wie Solver flexible Berichts- und Dashboard-Module mit Vorlagen wie z. B.:

Jedes dieser Tools bietet auch Drilldown-Funktionen und viele verf├╝gen ├╝ber Kommentarfelder, die Vorstandsmitgliedern, F├╝hrungskr├Ąften und Managern helfen, Abweichungen und andere ├ťberraschungen leicht zu erkl├Ąren.

Schritt 6: Passen Sie Ziele und KPIs nach Bedarf an, basierend auf den Ergebnissen in Ihrer Berichtssoftware

Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, regelm├Ą├čig ├╝ber den Fortschritt der KPIs Ihres Unternehmens zu berichten und diese zu ├╝berwachen, werden Sie auf nat├╝rliche Weise ein Wachstums- oder Verbesserungspotenzial in jedem Bereich oder Prozess in Ihrem Unternehmen erkennen.

Noch besser: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine leistungsorientierte Kultur schaffen, in der die KPIs konsequent verfolgt und gemessen werden, werden Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich auch innovative Ziele und KPIs vorschlagen!

Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter neue und aufregende Ideen f├╝r das Wachstum und die Leistung des Unternehmens entwickeln, ist es eine kluge Idee, die aktuellen Ergebnisse mit Prognosetools zu nutzen, um f├╝r den n├Ąchsten Monat, das n├Ąchste Quartal und das n├Ąchste Jahr zu planen.

Sie k├Ânnen diesen Prozess rationalisieren (und auch Ihren Budgetierungsprozess verk├╝rzen), indem Sie Prognosetools in Ihrer Berichtssoftware verwenden, wie z. B.:

Holen Sie mehr aus Ihren KPIs im Jahr 2021 und dar├╝ber hinaus heraus

Obwohl niemand genau wei├č, was die Zukunft bringen wird, wissen alle F├╝hrungskr├Ąfte in Unternehmen, dass die Zukunft voller ├ťberraschungen steckt. Agilit├Ąt ist der Schl├╝ssel zum Erfolg in unserer unsicheren Gesch├Ąftswelt.

Eine der besten M├Âglichkeiten, die Agilit├Ąt zu erhalten und gleichzeitig den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens treu zu bleiben, besteht darin, in Ihrem Unternehmen eine leistungsorientierte Kultur zu schaffen, in der jeder Mitarbeiter f├╝r bestimmte Aufgaben verantwortlich ist, die dem Unternehmen als Ganzes helfen.

Wenn Sie bereit sind, Ihre KPIs ab 2021 effektiv, schnell und einfach zu verfolgen, sprechen Sie mit den Experten f├╝r Planungs- und Berichtssoftware bei Solver, um mehr ├╝ber unsere marktf├╝hrenden Budgetierungs-, Berichts- und KPI-Tools zu erfahren.

Erhalten Sie Antworten von den KPI-Experten.

Mit Solver haben Sie Zugriff auf Hunderte von Finanzplanungsvorlagen und -berichten sowie auf ein umfangreiches Vorlagenglossar und erfahrene Mitarbeiter, die Ihnen gerne ihr Fachwissen zur Verf├╝gung stellen. Solver unterst├╝tzt Sie bei all Ihren Planungs- und Berichtsanforderungen, damit Sie die finanzielle Zukunft Ihres Unternehmens mit Zuversicht angehen k├Ânnen.